Dokumentenmanagement Software

Bei der Auswahl eines DMS-Anbieters sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden. Hier sind einige wichtige Aspekte:

Funktionsumfang: Stellen Sie sicher, dass das DMS die Funktionen bietet, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Benutzerfreundlichkeit: Eine benutzerfreundliche und intuitiv gestaltete Oberfläche.

Skalierbarkeit: Wählen Sie einen Anbieter, dessen Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Integration: Das DMS sollte sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und andere Geschäftsanwendungen integrieren lassen.

Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass der Anbieter über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.

Mobiler Zugriff: Ein DMS sollte auch auf mobilen Geräten zugänglich sein, um den Mitarbeitern einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente zu ermöglichen.

Kundensupport und Schulung: Wählen Sie einen Anbieter mit einem zuverlässigen und hilfsbereiten Kundensupport, der auch Schulungsressourcen und -materialien zur Verfügung stellt.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleichen Sie die Kosten der verschiedenen Anbieter und deren Leistungsumfang, um eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht und in Ihr Budget passt.

Anpassungsfähigkeit: Ein gutes DMS sollte anpassungsfähig sein und die Möglichkeit bieten, benutzerdefinierte Funktionen und Prozesse zu implementieren.

Referenzen und Bewertungen: Recherchieren Sie Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden mit dem DMS-Anbieter, um ein besseres Verständnis für die Qualität der Lösung und des Kundensupports zu erhalten.

Obwohl die Begriffe “elektronisches” und “digitales” Dokumentenmanagement oft synonym verwendet werden, gibt es einen subtilen Unterschied zwischen den beiden.

Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) bezieht sich in erster Linie auf die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate, wie zum Beispiel das Scannen von Papierdokumenten und deren Speicherung in einer elektronischen Datenbank. EDM beinhaltet auch die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, wie zum Beispiel E-Mails, die in einem Unternehmen empfangen und bearbeitet werden.

Auf der anderen Seite bezieht sich digitales Dokumentenmanagement (DDM) auf die vollständige Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form, einschließlich der Erfassung, Speicherung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Im Gegensatz zum EDM können bei DDM Dokumente von Anfang an in elektronischer Form erstellt werden und der gesamte Lebenszyklus der Dokumente wird in einem digitalen Format verwaltet.

Dokumentenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) kann ein effektives DMS jedoch besonders wichtig sein, da diese Unternehmen oft begrenzte Ressourcen haben und produktiver arbeiten müssen. Durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows und die Verbesserung der Zugriffe auf wichtige Informationen können kleine Unternehmen effizienter arbeiten und Zeit und Geld sparen. Dies kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter produktiver sind und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Die Kosten und Preise für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können je nach Anbieter und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens variieren. Einige Faktoren, die den Preis beeinflussen können, sind:

Funktionalität: Je mehr Funktionen, Möglichkeiten und individuelle Anpassungen ein DMS bietet, desto höher ist in der Regel der Preis.

Nutzeranzahl: Die Anzahl der Benutzer, die das DMS nutzen werden, kann ebenfalls den Preis beeinflussen.

Implementierung: Die Kosten für die Implementierung und Anpassung des DMS an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens können variieren.

Wartung und Support: Die Kosten für Wartung und Support des DMS können ebenfalls in den Preis einbezogen werden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein DMS als eine Investition in die Zukunft des Unternehmens betrachtet werden kann, da es Zeit und Ressourcen sparen kann und die Effizienz steigert. Einige Anbieter bieten kostenlose Demo-Versionen ihres DMS an, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Funktionalität und Leistung des Systems zu testen, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden.

Oft ein wenig vernachlässigt, aber eine effektive Schulung im Bereich digitales Dokumentenmanagement ist entscheidend, um Mitarbeitern die Fähigkeiten und das Wissen zu vermitteln, um effizient mit digitalen Dokumenten umzugehen und somit die Akzeptanz und erfolgreiche Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen zu fördern. Schulungen sollten die Grundlagen des Dokumentenmanagements sowie die spezifischen Funktionen und Anwendungen des eingesetzten DMS-Systems abdecken. 

Wir bieten Ihnen unser 30-jähriges Know-how im Zuge Ihrer DMS Einführung an, um sicherzustellen, dass es von Anfang an erfolgreich verläuft. Zusammen mit Ihren Schlüsselkräften erarbeiten wir während eines Workshops konkrete Umsetzungsvorschläge.

Der zweitägige Workshop ist eine sinnvolle Investition, um ein reibungsloses Projekt zu gewährleisten und unerwartete Probleme von Beginn an zu vermeiden. Wenn Sie sich dazu entschließen, uns mit der Durchführung Ihres DMS-Projekts zu beauftragen, werden die Kosten für die Beratung selbstverständlich verrechnet. Unsere DMS-Beratung und Consulting sorgen für den Erfolg Ihres Projekts. 

Dokumentenscanner sind ein wichtiger Bestandteil von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Ein DMS-Scanner ermöglicht es, Papierdokumente in elektronische Formate umzuwandeln und sie in einem digitalen Archiv zu speichern. Das spart Platz und Zeit, da Papierdokumente nicht mehr physisch aufbewahrt werden müssen. Moderne Scanner verfügen über leistungsstarke Funktionen wie automatische Dokumentenzuführung (ADF), Duplex-Scannen (d.h. beidseitiges Scannen), Bildoptimierung, Erkennung von Farben, Barcode-Scannen und vieles mehr.

OCR (Optical Character Recognition) ist eine weitere wichtige Funktion von Dokumentenmanagement-Systemen. OCR ermöglicht es, Texte aus gescannten Dokumenten automatisch zu erkennen und in durchsuchbare digitale Dokumente umzuwandeln. Dadurch wird die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erleichtert, da die Inhalte digital durchsucht und bearbeitet werden können.

In Kombination bieten Dokumentenscanner und OCR-Funktionen eine leistungsstarke Lösung für das effiziente und sichere Dokumentenmanagement. Durch die Verwendung von OCR können Dokumente automatisch indiziert und archiviert werden, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird. Darüber hinaus können durchsuchbare digitale Dokumente schnell gefunden werden, was Zeit und Mühe spart. Zusammen mit einem DMS können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern.