Personalakte

Digitale personalakte
mit inPoint

Demo

Die digitale Personalakte bietet eine benutzerfreundliche und sichere Verwaltung aller Personalunterlagen. Es werden keine zusätzlichen HR-Software Lizenzen oder große Anwendungsschulungen mehr benötigt, um auf Personendokumente zugreifen zu können. Dies erleichtert Führungskräften und Personalverantwortlichen den Arbeitsprozess außerordentlich.

lösung: digitale personalakte

ZENTRALE ABLAGE

Wir verbinden Ihre HR-Software (z.B. SAP HCM) mit der digitalen inPoint Personalakte zur gemeinsamen Nutzung von Mitarbeiter Stammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb Ihrer HR-Lösung. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Dokumente.

EFFIZIENTE HANDHABUNG

Die digitale Vorgangsbearbeitung verbessert die Durchlaufgeschwindigkeit und Transparenz verschiedener Prozesse wie Urlaubsantrag und Bewerbermanagement. Die fristgerechte Erledigung wird über ToDo Liste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail- und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der Personalakte abgelegt.

REVISIONSSICHERE personalMANAGEMENT SOFTWARE

Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt. Hypersensible digitale Dokumente werden somit rechtssicher abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben konform. Bestätigte inPoint Rechtskonformität gemäß IDW PS 880 finden Sie HIER.

Digitale Personalakte: effizientes personalmanagement

Digitale Personalakte -Funktionsweise

Funktionen

ablage zusammenführen

Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen, was zusammengehört. Personenbezogene Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop in die Personalakte gezogen und zentral abgelegt.

Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden.

datenschutz

Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar.

Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt).

multiclient

Die digitale Personalakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden.
Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung und einfach zu bedienender Baumstruktur.

mitarbeiterservice

Die Wiedergabefunktion der digitalen Personalakte unterstztützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig an z.B. fällige Schulungen zu erinnern. inPoint versendet E-Mailbenachrichtigungen an die betroffenen Mitarbeiter über bevorstehende Termine.

Importieren Sie automatisch die Belege zu Gehaltsabrechnungen als PDF Datei nach inPoint und senden Sie diese sofort als RSS Feed den jeweiligen Mitarbeitern.

prozessoptimierung

Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit (optional) HR Prozesse zu digitalisieren. Via Onlineformulare sind Mitarbeiter in der Lage Dienstfreistellungen (z.B. Urlaub) und Änderungen persönlicher Daten der Personalabteilung mitzuteilen.

Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden.

zugriffsrechte

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht der eigenen Personalakte. inPoint ermöglicht Ihnen diesem Recht in lesender Form nachzukommen. Entweder temporär oder unbefristet.

Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.

Ausblick

Haben sie noch Fragen oder wünschen eine demo?

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