Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 Integration
- Arbeiten direkt in Microsoft-Anwendungen
- Zentrale, revisionssichere Ablage aller Inhalte
- KI-gestützte Prozesse & Workflows
Mit SharePoint und Microsoft 365 besitzen viele Unternehmen bereits die technische Grundlage ihrer digitalen Zusammenarbeit. inPoint DMS erweitert diese Umgebung um strukturierte Dokumentenprozesse, revisionssichere Archivierung und zentrale digitale Akten.
Dokumente, E-Mails und Informationen werden direkt aus den gewohnten Microsoft-Anwendungen übernommen, intelligent klassifiziert und im richtigen Geschäftskontext abgelegt. Mitarbeitende arbeiten weiterhin direkt in ihren gewohnten Microsoft-Anwendungen – ohne Medienbrüche und ohne zusätzlichen Systemwechsel.
Typische Herausforderungen ohne ein DMS mit Microsoft-Integration
Dokumente liegen verteilt in Microsoft-Systemen
Dateien befinden sich parallel in Teams, Outlook, SharePoint und Fileservern. Mitarbeitende suchen Informationen mehrfach oder arbeiten mit unterschiedlichen Versionen.
Microsoft 365 allein ersetzt kein revisionssicheres Archiv
Geschäftsrelevante Korrespondenz und Verträge werden in Microsoft 365 nicht automatisch revisionssicher gespeichert. Ohne eine manipulationssichere Langzeitablage fehlen die notwendigen Nachweise für gesetzliche Prüfungen.
Manuelle Dokumentenprozesse und unklare Arbeitsstände
Ohne automatische Versionierung werden Office-Dokumente oft unbemerkt überschrieben oder in mehreren Kopien parallel bearbeitet. Zudem blockieren Medienbrüche zu ERP- und Fachsystemen schnelle Workflows und erzwingen manuelle Datenübertragungen.
Microsoft intelligent erweitern
Microsoft 365 wird mit inPoint DMS zur zentralen Informationsbasis
inPoint DMS erweitert Outlook, Teams, Office und SharePoint um strukturierte Metadaten, digitale Akten und revisionssichere Archivierung. Dokumente werden automatisch im richtigen Geschäftskontext abgelegt statt in verteilten Ordnerstrukturen gespeichert. So verbinden Unternehmen kollaboratives Arbeiten mit klaren Governance- und Compliance-Strukturen.
Mitarbeitende arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Oberfläche. Im Hintergrund sorgt inPoint für zentrale Ablage, klare Versionierung und nachvollziehbare Prozesse. Somit entsteht ein Single Point of Truth statt verteilter Datenquellen.
Als zertifizierter Microsoft Solutions Partner für Digital App & Innovation sowie Data & AI verfügt H&S über offiziell bestätigte Expertise in der Microsoft-Cloud-Integration.
inPoint DMS in Microsoft integrieren
Arbeiten direkt in Outlook, Teams und Office
Mitarbeitende arbeiten weiterhin in ihren gewohnten Microsoft-Anwendungen. Dokumente, E-Mails und Informationen werden direkt aus Outlook, Teams, Word oder SharePoint im inPoint DMS verarbeitet, versioniert und archiviert.
Freigaben, Metadaten und Workflows laufen automatisch im Hintergrund. So entstehen strukturierte Prozesse ohne zusätzlichen Systemwechsel.
Integration in Microsoft Outlook & Exchange
E-Mails und Dokumente direkt aus Outlook ablegen
Geschäftliche E-Mails und Anhänge lassen sich per Drag-and-Drop oder automatisiert direkt im DMS speichern. Relevante Informationen wie Absender, Betreff oder Projektnummern erkennt inPoint automatisch und übernimmt die strukturierte Verschlagwortung.
So werden E-Mails automatisch der richtigen Kunden-, Projekt- oder Vertragsakte zugeordnet und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Funktionen
- Outlook Add-in für direkte Ablage von E-Mails und Anhängen
- Revisionssichere E-Mail-Archivierung
- Strukturierte Zuordnung zu digitalen Akten
Integration in Microsoft Office
Dokumente direkt aus Word und Excel ablegen
Office-Dokumente werden direkt aus Word, Excel oder PowerPoint im DMS gespeichert und versioniert. Änderungen bleiben jederzeit nachvollziehbar und lokale Dateikopien werden vermieden.
Freigaben und Dokumentenprozesse lassen sich direkt aus den Office-Anwendungen starten.
Funktionen
- Speichern, öffnen und ablegen direkt aus Office
- Transparente Versionierung für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Unkompliziertes gemeinsames Arbeiten
Integration in Microsoft Teams
Teams-Dateien und Chats zentral archivieren
Dokumente, Chats und Kanäle aus Microsoft Teams werden automatisch im DMS gesichert und strukturiert abgelegt. So bleiben Projektinformationen auch nach Projektabschluss vollständig nachvollziehbar.
Mitarbeitende greifen direkt aus Teams auf Dokumente und Aktenstrukturen zu – ohne Medienbrüche oder doppelte Ablagen.
Funktionen
- Zentrale Projektakten für einfaches kollaboratives Arbeiten
- Langfristige Compliance-Sicherung
Integration in Microsoft Copilot & KI
Mit den inPoint KI-Agenten bringen Sie intelligente Funktionen genau dorthin, wo Ihre Teams arbeiten. So erweitern Sie Ihr DMS um echte Produktivitätsfunktionen und nutzen KI dort, wo Kommunikation und Entscheidungen stattfinden.
Funktionen:
- Teams-Agent mit Power Automate: KI-Aktionen direkt in Workflows integrieren, z. B. automatische Freigaben oder Dokumentenupdates.
- Custom Connectors: DMS-Wissen sicher in M365-Chats oder Prozessen verwenden.
- Nahtlose Bereitstellung: Der Agent lässt sich in jeden Chat, Channel oder jede Gruppe einfügen – der Zugriff auf Dokumenteninhalte erfolgt kontrolliert und kontextbezogen.
Microsoft 365 und DMS live erleben
Sehen Sie, wie Outlook, Teams, SharePoint und inPoint DMS zu einer zentralen Arbeitsplattform zusammenwachsen.
Demotermin vereinbarenMehr Struktur im Microsoft-Alltag
Warum Unternehmen Microsoft 365 mit inPoint DMS erweitern
Informationen zentral statt in mehreren Systemen verteilt
Dokumente aus Outlook, Teams, SharePoint und ERP-Systemen werden in einer zentralen digitalen Akte gebündelt.
Keine Medienbrüche durch nahtlose Integration
Dokumente und Informationen fließen direkt zwischen Microsoft 365, inPoint DMS und angebundenen ERP- oder CRM-Systemen.
Arbeiten in gewohnter Microsoft-Umgebung
Mitarbeitende arbeiten direkt in Outlook, Teams oder Word weiter – ohne zusätzlichen Systemwechsel.
Revisionssichere Archivierung direkt aus Microsoft
Geschäftsrelevante Dokumente und E-Mails werden GoBD– und DSGVO-konform gespeichert.
Nachvollziehbare Prozesse statt manueller Übergaben
Freigaben, Versionierung und Dokumentenhistorien bleiben jederzeit transparent dokumentiert.
Volle Kontrolle über Microsoft-Daten
Unternehmen behalten die Datenhoheit jederzeit selbst – wahlweise als Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Lösung.
Typische Einsatzszenarien mit inPoint DMS und Microsoft
E-Mails, Dokumente und Teams-Dateien werden automatisch mit Kunden, Projekten, Rechnungen oder Verträgen verknüpft. So entsteht eine zentrale digitale Akte statt verteilter Einzelinformationen.
Von Outlook-Rechnungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen werden direkt aus Outlook an das DMS übergeben, automatisch erkannt und sofort in den digitalen Freigabe-Workflow eingesteuert. So entstehen nachvollziehbare Prozesse ohne manuelle Ablage oder Medienbrüche.
RechnungsverarbeitungVon Word-Verträgen zum digitalen Vertragsmanagement
Mitarbeitende erstellen und bearbeiten Verträge direkt in Word, während inPoint DMS im Hintergrund die lückenlose Versionierung, Freigaben und revisionssichere Archivierung übernimmt. So bleiben Vertragsstände jederzeit nachvollziehbar.
VertragsmanagementVon SharePoint-Dateien zur strukturierten Dokumentenablage
Dokumente aus SharePoint und OneDrive werden automatisch mit Projekten, Kunden oder Vorgängen verknüpft und revisionssicher im DMS abgelegt. So entstehen zentrale digitale Akten statt unübersichtlicher Ordnerstrukturen und verteilter Dateiablagen.
Digitale AblageVon Outlook-E-Mails zur zentralen Kundenakte
Sämtliche Kundeninformationen aus CRM, Microsoft-Anwendungen und dem DMS fließen in einer einzigen Oberfläche zusammen, was den Fachabteilungen eine vollständige 360-Grad-Sicht ermöglicht.
AuftragsverarbeitungVon Microsoft-Dokumenten zur digitalen Personalakte
Bewerbungen, Verträge, Zeugnisse und HR-Dokumente aus Outlook, Word oder Teams werden automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet. So entstehen strukturierte HR-Prozesse mit klaren Berechtigungen und revisionssicherer Archivierung.
PersonalakteVon Teams-Dateien zu strukturierten Projektakten
Chats, Kanäle und Dokumente aus Microsoft Teams werden fortlaufend im DMS gesichert und automatisch der richtigen Projektakte zugeordnet. Alle Informationen bleiben zentral verfügbar – auch nach Projektabschluss.
ProjektakteWenn Microsoft 365 an Grenzen stößt
Microsoft 365 ist bereits vorhanden – warum zusätzlich ein DMS?
„Wir haben doch schon Microsoft 365.“
Microsoft 365 ist eine starke Collaboration-Plattform. Ein DMS ergänzt Struktur, revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse.
„Wir wollen kein großes IT-Projekt.“
Mit vorkonfigurierten Strukturen starten Unternehmen schnell produktiv. Weitere Prozesse lassen sich schrittweise ergänzen.
„Unsere Daten sollen nicht in eine fremde Cloud.“
inPoint ist wahlweise als Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Lösung verfügbar. Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen.
„Wir haben bereits viele Systeme.“
inPoint integriert bestehende Microsoft-, ERP- und CRM-Systeme statt neue Datensilos aufzubauen.
Weitere Schnittstellen für Ihre Systeme
Schnittstellen FiBu
Buchhaltungsprozesse funktionieren nur dann effizient, wenn Belege, Buchungsdaten und Freigaben zusammenpassen. Oft liegen diese Informationen jedoch verteilt: im Finanzsystem, in
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Schnittstellen ERP
Viele Unternehmen arbeiten täglich mit mehreren Systemen: ERP, Buchhaltung, E-Mail, Microsoft Teams oder Fachanwendungen. Mit inPoint DMS verbinden Sie Ihre
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Schnittstellen CRM
Dokumente liegen oft verteilt in CRM-Systemen, Outlook-Postfächern, Fileservern oder Teams-Kanälen. Dadurch fehlen Zusammenhänge, Informationen müssen mehrfach gesucht werden und Prozesse
…Microsoft 365 und DMS live erleben
Sehen Sie, wie Outlook, Teams, SharePoint und inPoint DMS zu einer zentralen Arbeitsplattform zusammenwachsen.
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Mehr InformationenHäufige Fragen zur DMS mit Microsoft 365 Integration
Wie funktioniert die Integration von Microsoft 365 in ein DMS?
Die Integration ins inPoint DMS erfolgt über direkte Schnittstellen (APIs) und Add-Ons, die sich nahtlos in die vertrauten Oberflächen von Outlook, Word, Excel oder Teams einfügen. Mitarbeiter sichern Dokumente und E-Mails dadurch ohne Systemwechsel direkt aus der jeweiligen Microsoft-Anwendung heraus im inPoint Dokumentenmanagement-System. Das DMS übernimmt im Hintergrund automatisch die Strukturierung, Metadaten-Erfassung und revisionssichere Ablage der Daten.
Warum reicht Microsoft 365 allein für die Dokumentenverwaltung oft nicht aus?
Während Microsoft 365 seine Stärken in der cloudbasierten Zusammenarbeit und Dokumentenerstellung hat, fehlen standardmäßig tiefgehende Funktionen für strukturierte, automatisierte Workflows und die langfristige Governance. Ein dediziertes DMS wie inPoint ergänzt diese Plattform um eine kontrollierte Vorlagensteuerung, abteilungsübergreifende Prozessautomatisierung und die garantierte, unveränderbare Langzeitarchivierung.
Welche Microsoft-Anwendungen werden durch die inPoint DMS-Integration unterstützt?
Die inPoint-Integration erweitert die Kernanwendungen der Microsoft-Umgebung, darunter Outlook, Word, Excel und PowerPoint für die direkte Ablage und Versionierung aus der Oberfläche heraus. Zudem werden Microsoft Teams für die automatisierte Echtzeit-Archivierung von Chats und Kanälen sowie SharePoint und OneDrive als kollaborative Speicherorte angebunden.
Welche Vorteile bietet die Outlook-Integration im inPoint DMS?
Die Outlook-Integration ermöglicht das manuelle oder regelbasierte Übertragen von E-Mails und Anhängen in das DMS, wobei relevante Indexdaten wie Absender, Betreff oder Datum automatisch als Metadaten erfasst werden. Dadurch wird die geschäftliche Korrespondenz sofort dem richtigen Kunden- oder Projektkontext zugeordnet und für alle berechtigten Abteilungen durchsuchbar. Zudem lässt sich über inPoint eine lückenlose, serverbasierte E-Mail-Archivierung realisieren.
Ist die Microsoft-Integration ins DMS DSGVO- und GoBD-konform?
Ja, die Kombination aus Microsoft 365 und dem inPoint DMS stellt die Einhaltung rechtlicher Vorgaben im DACH-Raum sicher. Das DMS schützt die exportierten Daten vor nachträglichen Manipulationen, protokolliert alle Systemzugriffe lückenlos und steuert automatisierte Löschfristen sowie Aufbewahrungsregeln. Dies sichert Unternehmen sowohl bei Betriebsprüfungen (GoBD) als auch beim Umgang mit personenbezogenen Daten (DSGVO) rechtlich ab.
Was passiert mit bestehenden SharePoint-Daten bei der DMS-Einführung?
Bestehende Datenstrukturen in SharePoint und OneDrive können über standardisierte Migrationspfade bereinigt, mit automatisierten Metadaten angereichert und strukturiert in das inPoint DMS überführt werden. Das verhindert den Verlust historischer Projektdaten und überführt unstrukturierte Fileserver-Strukturen in ein revisionssicheres Archiv.
Ist SharePoint allein ein vollständiges DMS?
SharePoint unterstützt Zusammenarbeit und Dokumentenablage. inPoint ergänzt diese Umgebung um revisionssichere Archivierung, strukturierte Workflows und zentrale digitale Akten.
Können Teams-Chats revisionssicher archiviert werden?
Ja. Chats, Dateien und Kanäle aus Microsoft Teams lassen sich automatisch und nachvollziehbar archivieren.
Hier finden Sie weitere Beiträge:
Archivierung von Kanälen und Teams in Microsoft Teams: Notwendigkeit und Lücken
Microsoft Teams: Archivieren, Exportieren & Wiederherstellen
Können bestehende Microsoft-Strukturen weiter genutzt werden?
Ja. Outlook, Teams, SharePoint und bestehende Berechtigungsstrukturen bleiben erhalten und werden durch inPoint erweitert.
Wie integriert sich inPoint technisch in Microsoft 365 und bestehende Systeme?
inPoint integriert sich über Microsoft APIs, Add-ins und Business Connectors direkt in Anwendungen wie Outlook, Teams, Word, SharePoint oder Exchange. Dokumente, E-Mails und Informationen fließen dadurch nahtlos zwischen Microsoft 365, dem DMS sowie angebundenen ERP- und CRM-Systemen wie SAP, DATEV oder Business Central. Single Sign-On (SSO), Microsoft Entra ID sowie Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Szenarien werden dabei vollständig unterstützt. So arbeiten Mitarbeitende weiterhin in ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung, während inPoint im Hintergrund strukturierte Prozesse, revisionssichere Archivierung und zentrale digitale Akten bereitstellt.