So gelingt die DMS-Einführung: 7 Tipps aus der Praxis

Martin Leitner
Juni 24, 2025
Dokumentenmanagement

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. Doch zwischen Theorie und Praxis liegen oft Stolpersteine. Ohne ein durchdachtes Konzept und eine strukturierte Herangehensweise kann das Projekt scheitern – sei es durch mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, unzureichende Planung oder technische Hürden.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen 7 praxisbewährte Tipps für die erfolgreiche DMS-Einführung, basierend auf einer umfassenden Checkliste und unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten.

Warum ein Konzept zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entscheidend ist

Bevor Sie ein DMS einführen, sollten Sie sich klar machen: Es geht nicht nur um Software. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems verändert Arbeitsweisen, Prozesse und Denkweisen. Ein durchdachtes Konzept ist daher unerlässlich – von der Zieldefinition bis zum Rollout.

Die folgende Checkliste zur Einführung eines DMS hilft Ihnen, systematisch vorzugehen und alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen. Daraus leiten sich die folgenden 7 Tipps ab.

🎓 Tipp 1: Anforderungen systematisch erfassen

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung eines DMS ist eine gründliche Analyse der Unternehmensstruktur und Anforderungen. Stellen Sie sich unter anderem folgende Fragen:

Wie ist Ihr Unternehmen aufgebaut (Anzahl der Standorte, Länder, Abteilungen)?
Müssen Mitarbeitende auch offline auf Dokumente zugreifen?
Gibt es rechtliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung (z. B. in signierter oder verschlüsselter Form)?

Auch der aktuelle Umgang mit Datenschutz und der DSGVO sollte analysiert werden: Welche Daten werden heute aktiv gelöscht? Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Praxis-Tipp: Binden Sie frühzeitig alle relevanten Fachabteilungen ein – insbesondere IT, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Compliance.

🎓 Tipp 2: Bestehende Prozesse analysieren

Ein DMS kann nur dann echte Effizienzgewinne bringen, wenn es zu den tatsächlichen Prozessen im Unternehmen passt – oder diese gezielt optimiert. Analysieren Sie daher:

Wie laufen Dokumentenprozesse aktuell ab?
Wo bestehen Medienbrüche (z. B. von Papier zu digital)?
Welche Prozesse sind besonders kritisch oder fehleranfällig?

Je besser Sie die Ausgangslage verstehen, desto passgenauer können Sie das Konzept zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems gestalten.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Prozessvisualisierungen oder Tools wie BPMN, um die Abläufe greifbar zu machen.

🎓 Tipp 3: Dokumentenarten und Metadaten definieren

Struktur ist das A und O im digitalen Dokumentenmanagement. Legen Sie daher schon im Vorfeld fest:

Welche Dokumententypen im DMS abgebildet werden sollen (z. B. Rechnungen, Verträge, Protokolle)?
Welche Metadaten (z. B. Erstellungsdatum, Projektzuordnung, Status) erforderlich sind?
Wie Sie eine einheitliche Versionierung und Dokumentenfreigabe umsetzen?

Praxis-Tipp: Binden Sie Power-User oder Mitarbeitende aus der Praxis in die Definition mit ein – sie wissen am besten, worauf es im Alltag ankommt.

🎓 Tipp 4: Migration und Altbestände planen

Die Einführung eines DMS heißt meist auch: Alte Daten müssen übernommen werden. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt. Fragen, die Sie klären sollten:

Welche Daten sollen in das neue System übernommen werden?
Wie ist die bestehende Datenstruktur aufgebaut (z. B. Ordnerstrukturen, Papierarchive)?
Sollen Migration und Erfassung intern oder extern erfolgen?

Ein häufiger Fehler ist die unreflektierte Übernahme aller Altbestände – mit der Folge eines überladenen, unübersichtlichen Systems.

Praxis-Tipp: Planen Sie eine Pilotmigration mit ausgewählten Dokumenten, um Erkenntnisse für den Gesamtlauf zu gewinnen.

🎓 Tipp 5: Technische und organisatorische Rollen klären

Ein DMS-Projekt braucht klare Verantwortlichkeiten – sowohl technisch als auch organisatorisch. Klären Sie daher frühzeitig:

Wer ist für die Pflege der Inhalte im DMS verantwortlich?
Gibt es einen internen Systemarchitekten oder Administrator?
Soll das System selbst betrieben oder gehostet werden (z. B. durch den Hersteller)?
Wer übernimmt den Applikationssupport?

Praxis-Tipp: Halten Sie alle Rollen und Zuständigkeiten schriftlich fest – so vermeiden Sie spätere Reibungsverluste.

🎓 Tipp 6: Zeitplan und Priorisierung festlegen

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfolgt idealerweise schrittweise – nicht mit einem „Big Bang“. Beginnen Sie mit ausgewählten Abteilungen oder Prozessen und entwickeln Sie das System iterativ weiter.

Gibt es bereits einen konkreten Fahrplan oder muss dieser noch erarbeitet werden?
Welche Abteilungen sind geeignet für den Pilotbetrieb?
Welche Meilensteine sollen gesetzt werden?

Praxis-Tipp: Agiles Projektmanagement mit kurzen Sprints und regelmäßigen Reviews sorgt für Transparenz und Flexibilität.

🎓 Tipp 7: Schulung und Support sicherstellen

Selbst das beste DMS nützt nichts, wenn es nicht genutzt wird. Schulung und Support sind daher zentrale Erfolgsfaktoren. Beachten Sie:

Gibt es Vorerfahrung mit DMS-, ERP- oder CRM-Systemen?
Werden interne Multiplikatoren geschult, die Wissen weitergeben?
Wer übernimmt den First-Level-Support?

Praxis-Tipp: Verstehen Sie Schulung nicht als einmaliges Event, sondern als fortlaufenden Prozess mit regelmäßigem Feedback.

Ihre nächsten Schritte zur DMS Einführung

Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste zur DMS-Einführung zur Selbstdiagnose
Lassen Sie sich von unseren Experten individuell beraten
Starten Sie mit einer Pilotabteilung und skalieren Sie Schritt für Schritt

Fazit: Strukturierte Einführung zahlt sich aus

Die Einführung eines DMS ist kein IT-Projekt, das „nebenbei“ erledigt werden kann – sondern eine strategische Entscheidung mit langfristiger Wirkung.

Mit einem strukturierten Konzept zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems, einer klaren Priorisierung und praxisnaher Vorbereitung – wie sie die vorgestellte Checkliste zur DMS-Einführung bietet – lassen sich typische Risiken vermeiden und die Weichen auf Erfolg stellen.

Unternehmen, die die Einführung eines DMS ganzheitlich denken, schaffen nicht nur Ordnung im Dokumentendschungel, sondern auch die Grundlage für effiziente, sichere und transparente Geschäftsprozesse – heute und in Zukunft.

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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.