Digitale Rechnungsverarbeitung
- Ein Rechnungsprozess für
E-Rechnungen und klassische Rechnungen - KI-Unterstützung bei der automatischen Prüfung und Freigabe
- Durchgängiger Workflow vom Eingang bis zur Buchung
Mit inPoint DMS automatisieren Sie den gesamten Eingangsrechnungsprozess, beschleunigen Freigaben und gewinnen Transparenz über alle Vorgänge.
KI-gestützte Workflows, lernende Vorschlagswerte und Echtzeit-KPIs machen Ihre digitale Rechnungsverarbeitung effizient und sicher.
Der Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung mit inPoint DMS ist einfach: Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen und entwickeln Sie Ihren Kreditorenworkflow Schritt für Schritt weiter. So ist es möglich, den Automatisierungsgrad sukzessive zu erhöhen – bis hin zur vollautomatischen Verarbeitung.
Weniger Aufwand, mehr Kontrolle – Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse
Warum digitale Rechnungsverarbeitung heute unverzichtbar ist
In vielen Unternehmen läuft die Rechnungsverarbeitung noch manuell: Rechnungen werden ausgedruckt, geprüft, verteilt, freigegeben – und irgendwo abgelegt. Das kostet Zeit, bindet Personal und führt zu Medienbrüchen.
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie inPoint DMS schafft hier Abhilfe:
Es erfasst Rechnungen automatisch, liest relevante Daten per KI aus und steuert die Freigabe über klar definierte, nachvollziehbare Workflows.
Alle Schritte sind dokumentiert, revisionssicher und transparent.
Ihre Vorteile mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung
- Weniger manuelle Erfassung, mehr Zeit für Wertschöpfung
- Schnellere Freigaben durch automatisierte Prozesse
- Revisionssichere Ablage nach GoBD, DSGVO und IDW PS 880
- Transparente KPIs zur Steuerung Ihrer Finanzprozesse
- Zukunftssicher im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht
Durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess
Rechnungszyklus: Von der Beschaffung bis zur Verarbeitung
Der Rechnungsprozess beginnt schon lange vor dem eigentlichen Rechnungseingang – nämlich in der Beschaffung.
Im sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess werden Bestellungen im ERP-System erfasst und digitale Belege bis zum Lieferschein erzeugt.
Mit inPoint DMS werden Rechnungen anschließend aus verschiedenen Quellen übernommen – ob per Scan, E-Mail oder als strukturierte E-Rechnung.
Der digitale Rechnungseingang sorgt dafür, dass Rechnungen schnell, sicher und ohne Medienbruch erfasst werden.
Sobald eine Rechnung im System ist, beginnt die Bearbeitung:
Rechnungsinhalte werden per OCR- und KI-Technologie automatisch erkannt und den entsprechenden Bestellpositionen zugeordnet.
Der automatische Abgleich mit dem Bestellsystem verhindert Fehlbuchungen und sorgt für ein reibungsloses Verarbeitungserlebnis – von der Bestellung bis zur Zahlung.
Von der Erfassung über die Freigabe bis zur Archivierung
So funktioniert der digitale
Rechnungseingangsworkflow in inPoint DMS
Ein effizienter Eingangsrechnungsprozess folgt klaren, digital gesteuerten Schritten – alle davon lassen sich mit inPoint’s digitaler Rechnungsverarbeitung vollständig abbilden, automatisieren und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren.
Rechnungseingang in allen Formaten
Eingangsrechnungen treffen auf unterschiedlichen Wegen ein – per E-Mail, als PDF, EDI, E-Rechnung im XML oder ZUGFeRD-Format oder als Papierbeleg.
inPoint DMS erfasst alle Formate zentral, liest sie mit KI-gestützter OCR-Technologie aus und übergibt sie automatisch an den entsprechenden Workflow bzw. Verbuchungsprozess.
Datenextraktion & Validierung
Rechnungsdaten werden automatisch erkannt, validiert und mit vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Zusätzlich findet eine Kreditoren-Fraudprüfung statt: Kreditor, UID und IBAN werden auf Übereinstimmung geprüft, sodass Manipulationen frühzeitig erkannt und verhindert werden können.
Fehlerhafte oder doppelte Belege werden automatisch markiert.
Workflow & Freigabe
Über den digitalen Rechnungseingangsworkflow werden Eingangsrechnungen an die zuständigen Personen oder Kostenstelle bzw. Kostenträger durch Einhaltung einer Betragsfreigabematrix weitergeleitet
Vertretungsregelungen, Eskalationsstufen und Genehmigungswege lassen sich flexibel abbilden.
Übergabe & Buchung
Im Eingangsrechnungsbuch werden alle Rechnungen erfasst, welche durch den Freigabeprozess laufen. Es kann hier der Status der Rechnung (gebucht / abgelehnt / inPrüfung bei Person) eingesehen werden. Weiters dient das Eingangsrechnungsbuch als Basis für KPI Auswertungen.
Nach der Freigabe überträgt inPoint DMS alle relevanten Daten automatisiert an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem – etwa SAP, Microsoft Dynamics, BMD, Navision, Business Central oder DATEV.
Revisionssichere Archivierung
Am Ende wird die digitale Eingangsrechnung inklusive aller Metadaten sowie Freigabeprotokolle und der Zugriffsberechtigungslogik auf Kostenstelle bzw. Kostenträger automatisch im DMS archiviert – unveränderbar und nachvollziehbar.
Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrungspflicht.
Intelligente Vorschlagswerte und automatische Entscheidungen
KI & Automatisierung: Lernende Workflows im Einsatz
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von inPoint DMS wird Ihr Rechnungsworkflow nicht nur digital – er wird sogar intelligent.
Dank moderner KI im DMS analysiert das System abgeschlossene Vorgänge und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse, um künftige Prozesse gezielt vorzubereiten.
Dabei kommt AI Data Capture zum Einsatz – eine lernende Komponente, die aus historischen Daten wie Dokumenten, Metadaten und Prozessverläufen automatisch Muster erkennt und Vorschlagswerte generiert.
So werden Freigabebenutzer, Kostenstellen und Kontierungen automatisch vorbelegt, was Ihre Rechnungsverarbeitung deutlich beschleunigt und die Datenqualität nachhaltig verbessert.
So entsteht ein selbstlernender Workflow, der Routineaufgaben reduziert und Entscheidungen aktiv vorbereitet.
Beispiele:
- Automatische Vorschläge für Freigabebenutzer: Die digitale Rechnungsverarbeitung erkennt anhand von Kreditor, Artikel und bisherigen Freigaben, wer typischerweise die nächste Freigabe erteilt – und schlägt diese Person automatisch vor.
- Intelligente Zuordnung von Kostenstellen und Kostenträgern: Wenn ein Lieferant regelmäßig mit einer bestimmten Kostenstelle verknüpft ist, schlägt das System diese automatisch vor
- Automatische Kontierung: Buchungskonten werden aus vorherigen Prozessen abgeleitet und als Vorschlagswerte angezeigt.
Diese lernenden Funktionen beschleunigen den gesamten Rechnungsprozess erheblich – und sorgen für konsistente Buchungsdaten.
Präzise Datenerkennung durch moderne OCR- und KI-Technologien
Aufbereitung und Validierung der Rechnungsdaten mit
IDL-OCR-Prozess
Für die Aufbereitung und Validierung der Rechnungsdaten nutzt inPoint DMS modernste Technologien aus den Bereichen OCR (Optical Character Recognition) und Künstliche Intelligenz.
Mithilfe von AI Content Understanding werden Rechnungsinhalte automatisch extrahiert, semantisch analysiert und inhaltlich bewertet. So erkennt das System relevante Datenfelder, prüft deren Plausibilität und unterstützt gezielt die Klassifizierung sowie die Weiterverarbeitung im nachgelagerten Workflow.
Der sogenannte IDL-Prozess (Intelligent Data Learning) bildet die zentrale Logikschicht für diese Datenaufbereitung und -validierung.
Er sorgt dafür, dass die erkannten Rechnungsdaten strukturiert, geprüft und optimiert an die folgenden Verarbeitungsschritte – etwa den Freigabe- oder Buchungsworkflow – übergeben werden.
Im Hintergrund arbeitet eine KI-Logik namens AI Data Capture, die aus Kreditorhistorie, Positionsdaten und Buchungsverläufen intelligente Vorschlagswerte ableitet – für maximale Effizienz und Konsistenz im gesamten Prozess.
Über den AI Invoice-to-Framework Check können Rechnungsinhalte zusätzlich automatisiert gegen bestehende Rahmenverträge geprüft werden.
So werden Abweichungen frühzeitig erkannt und manuelle Prüfaufwände deutlich reduziert.
Durch diese intelligenten Abläufe wird eine hohe Datenqualität gewährleistet und die Effizienz im gesamten Eingangsrechnungsprozess signifikant gesteigert. Dank der offenen Integration mit Partnertechnologien wie BCT (heute Verix) oder Insiders Technologies lässt sich der Prozess flexibel erweitern und nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren.
Alle Kennzahlen im Blick – analysieren, steuern und optimieren in Echtzeit
Volle Transparenz durch KPI-Abfragen und Dashboards
Für den täglichen Überblick stehen Ihnen vordefinierte Dashboards und KPI-Auswertungen zur Verfügung, die die Software direkt mitliefert
Die Lösung nutzt hierfür das Modul AI KPI Analytics, das historische Prozessdaten automatisch analysiert, berechnet und übersichtlich visualisiert. Wichtige Kennzahlen (KPIs) wie Bearbeitungszeiten, Durchlaufquoten oder Engpässe werden in Echtzeit dargestellt. Über Standardparameter oder dynamische Eingaben per Prompt lassen sich außerdem individuelle Auswertungen erstellen.
Standard-Dashboards:
- Eingangsrechnungsbuch: Alle laufenden Rechnungen mit Status, Beträgen und Freigabeinformationen
- Offene Aufgaben: Übersicht über laufende Prüfungen und Freigaben
- Skontoübersicht: Bevorstehende Fälligkeiten und genutzte Skontoquoten
Integrierte Filter und KPI-Abfragen:
Mit dynamischen Filtern oder gezielten Prompt-Abfragen können Anwender direkt in der vertrauten Oberfläche individuelle Auswertungen erstellen. Diese Funktionen ermöglichen eine flexible und bedarfsgerechte Analyse der Rechnungsdaten, sodass spezifische Fragestellungen schnell beantwortet werden können.
Zu den möglichen Filteroptionen zählen beispielsweise:
- Kreditor mit dem höchsten Rechnungsvolumen
- Kreditor mit den meisten Rechnungen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung
- Durchlaufzeiten und Engpässe pro Abteilung oder Standort
Darüber hinaus lassen sich mit Prompt-Abfragen komplexere Auswertungen durchführen.
Ein typisches Beispiel hierfür wäre die Analyse aller Eingangsrechnungen im Zeitraum vom 1.1.2025 bis 31.5.2025 von „Heilig und Schubert“ mit dem Artikel „Dienstleistung“.
Diese Transparenz sorgt dafür, dass Sie auf einen Blick erkennen, wo Ihr Prozess reibungslos läuft und an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht.
Ihr nächster Schritt: Rechnungsverarbeitung neu denken
Optimieren Sie Ihre digitale Rechnungsverarbeitung mit inPoint DMS – für effizientere Workflows, weniger Aufwand und maximale Transparenz.
Jetzt demo vereinbarenMehr Sicherheit und Effizienz durch integrierte Prüf-, Freigabe- und Kontrollmechanismen
Erweiterte Prozessfunktionen in der Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungsverarbeitung in inPoint DMS lässt sich flexibel um zusätzliche Prüf- und Kontrollmechanismen erweitern.
Diese Module stellen sicher, dass jede Eingangsrechnungen korrekt, gesetzeskonform und betrugssicher verarbeitet wird – vollständig integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Rechnungscheck
Jede eingehende Rechnung wird automatisch auf formale und rechtliche Anforderungen überprüft:
- Prüfung, ob es sich um eine gültige E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) handelt
- Validierung der Inhalte gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Rechnungsformaten
Fraud Check
Zur Betrugsprävention vergleicht das System automatisch die Kreditorinformationen aus der digitalen Eingangsrechnungen mit den Stammdaten im ERP-System:
- Abgleich von Name, UID-Nummer und IBAN
- Warnhinweise bei Abweichungen oder Unstimmigkeiten
3-Wege-Prüfung (Three-Way Match)
Zur Absicherung der Buchungsqualität prüft die Software Rechnungen automatisiert gegen das Bestellsystem und den Wareneingang bzw. Lieferscheine.
So wird sichergestellt, dass nur korrekte und vollständig gelieferte Bestellungen weiterverarbeitet werden.
Flexible Architektur und standardisierte Schnittstellen für jede Systemlandschaft
Technische Umsetzung & Integration
Die Workflow-Funktionen der Rechnungsverarbeitung mit inPoint DMS laufen als eigenständige Services innerhalb von Axon Ivx und sind vollständig in die bestehende Oberfläche integriert.
Dadurch bleibt die Lösung modular, updatefähig und flexibel in jede Systemlandschaft einbindbar – egal ob Cloud, On-Premises oder Hybrid.
Integration leicht gemacht:
- Anbindung an ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, BMD, Navision, Business Central oder DATEV, etc.)
- Nahtlose Verbindung zu Dokumentenarchiven und E-Mail-Systemen
- Weitere standardisierte Schnittstellen über H&S Business Connectors
- Unterstützung aktueller Rechnungsstandards (ZUGFeRD, XRechnung, XML)
Damit wird inPoint DMS zur zentralen Plattform für den gesamten Eingangsrechnungsprozess – von der Erfassung bis zur Buchung.
GoBD-, DSGVO- und IDW-PS-880-konform – sicher archivieren, prüfen und dokumentieren
Rechtskonforme und sichere Rechnungsverarbeitung auf Knopfdruck
Mit inPoint‘s Rechnungsverarbeitung erfüllen Sie sämtliche Anforderungen an eine revisionssichere und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung:
- Archivierung nach GoBD- und DSGVO-Richtlinien für maximale Rechtssicherheit
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch integrierten Audit Trail
- Granulare Zugriffskontrolle mittels Rollen- und Berechtigungskonzept
- Umfassende Datensicherheit durch Verschlüsselung und manipulationsgeschützte Speicherung
Darüber hinaus sind Sie mit inPoint DMS bereits bestens auf zukünftige gesetzliche Anforderungen – wie etwa die verpflichtende E-Rechnung – vorbereitet.
Praxisbeispiel: Automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Einblick in die digitale Rechnungsverarbeitung
mit inPoint DMS
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Welche Kernfunktionen bietet inPoint für Rechnungsverarbeitung?
Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die vollständige Abbildung Ihres Eingangsrechnungsprozesses: von der automatischen Erfassung aller Formate über die rechtskonforme Archivierung bis zur flexiblen Freigabe- und Buchungsstrecke. So sind Sie vom ersten Beleg bis zur ERP-Übergabe optimal aufgestellt.
Wie schnell lässt sich die Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung von H&S einführen?
Die Rechnungsverarbeitung kann modular aktiviert und schrittweise integriert werden – oft innerhalb weniger Wochen.
Für wen ist die Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung von H&S ideal?
Für CFOs und Buchhaltungsleiter:
Transparenz über alle digitalen Eingangsrechnungen, schnellere Freigaben, fundierte KPI-Auswertungen.
Für IT-Leitungen und DMS-Admins:
Stabile Integration in bestehende Systeme, zentrale Administration, Updatefähigkeit.
Für Mitarbeitende im Rechnungswesen:
Weniger Routinearbeit, klare Prozesse, einfache Bedienung über gewohnte Oberfläche.
Welche XML-Rechnungsformate kann inPoint anzeigen und verarbeiten?
DocuWare unterstützt XML-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Auch alle anderen XML-basierten Dokumente wie Lieferscheine, die zum Rechnungsprozess gehören, verarbeitet inPoint automatisch und zuverlässig.
Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Software für die Rechnungsverarbeitung mit inPoint verbunden?
Die Kosten für die Nutzung der Rechnungsverarbeitung mit inPoint DMS hängen von verschiedenen Faktoren ab – etwa Bereitstellungsform (Cloud, On-Premises oder Hybrid), Anzahl der Nutzer und dem Umfang der gewünschten Automatisierungs- und Integrationsfunktionen.
inPoint DMS bietet flexible Preismodelle, die speziell auf Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind.
Für ein individuelles Angebot kontaktieren Sie uns unverbindlich – unser Team berät Sie gerne.
Kann inPoint DMS mit meinem ERP-System verbunden werden?
Ja, über standardisierte Schnittstellen (H&S Business Connectors) lassen sich alle gängigen ERP-Systeme und CRM-Systeme anbinden.
Wie funktioniert die lernende Automatisierung?
Das System wertet abgeschlossene Prozesse aus und nutzt die gewonnenen Daten, um künftige Freigaben und Kontierungen vorzuschlagen.
Wie sicher sind die Daten in inPoint DMS?
inPoint DMS arbeitet revisionssicher, DSGVO-konform und speichert alle Daten verschlüsselt. Außerdem ist die Lösung IDW PS880 zertifiziert.
Wo wird das System betrieben?
Sie haben die Wahl: Das System kann lokal in Ihrer eigenen Infrastruktur, in der H&S Cloud oder als Cloud Service betrieben werden. So lässt sich die Lösung flexibel an Ihre individuellen Anforderungen und IT-Strategie anpassen.
Was ist ein Kreditorenworkflow?
In der Schweiz wird der Begriff „Kreditorenworkflow“ häufig synonym für den Rechnungsworkflowprozess verwendet. Gemeint ist damit der gesamte digitale Ablauf von der Erfassung eingehender Rechnungen über die Prüfung, Freigabe und Buchung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Ein moderner Kreditorenworkflow – wie er in inPoint‘s Rechnungsverarbeitung abgebildet wird – sorgt für Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit im gesamten Eingangsrechnungsprozess. Durch den Einsatz von KI und Automatisierung werden Routineaufgaben reduziert und Freigaben beschleunigt. So profitieren Unternehmen von weniger manueller Arbeit, klaren Prozessen und einer einfachen Integration in bestehende ERP-Systeme.
Entdecken Sie mit uns das passende DMS für Ihr Unternehmen
Ihr nächster Schritt: Rechnungsverarbeitung neu denken
Optimieren Sie Ihre digitale Rechnungsverarbeitung mit inPoint DMS.
Für effizientere Workflows, weniger Aufwand und maximale Transparenz.
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Florian Greischel
Partner- und Kundenbetreuer
Willkommen bei H&S, mein Name ist Florian Greischel.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How zu unserer Fachbereichsanwendung der digitalen Rechnungsverarbeitung zur Seite.
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