Steht Ihr Unternehmen vor Herausforderungen wie rechtlichen Unsicherheiten, verlorenen E-Mails, Beschränkungen bei Postfachgrößen oder langsamen E-Mail-Servern? inPoint bietet Lösungen für die E-Mail-Archivierung, die speziell darauf ausgerichtet sind, diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen.
inPoint Exchange E-Mail-Archivierung passt sich an die dynamischen Anforderungen moderner Unternehmen an und bietet eine zukunftssichere Lösung für die E-Mail-Archivierung, die sowohl Leistung als auch Compliance-Anforderungen berücksichtigt.
Unsere Lösung: Content Server für Microsoft Exchange (inPoint.CSE)
Mehr Power und Compliance für den Exchange Server
Das Hauptziel der inPoint.CSE Mail Archivierung besteht darin, den MS Exchange Server zu entlasten, indem nicht mehr benötigte E-Mails auf Archivmedien ausgelagert werden. Gleichzeitig gewährleistet das System die Einhaltung rechtlich verbindlicher Aufbewahrungsfristen.
Nachdem die E-Mail-Archivierung abgeschlossen ist, kann eine Reduktion des Speicherbedarfs im Exchange Store um bis zu 80% erreicht werden. Dies führt nicht nur bei onPremise Exchange Servern, sondern auch bei Microsoft 365, zu einer erheblichen Speicherplatzersparnis und verkürzt die Zeiten für Datensicherungen um bis zu 50%. Zudem ermöglicht das System das schnelle Wiederherstellen versehentlich gelöschter oder verloren gegangener E-Mails im laufenden Betrieb, wobei dieser Prozess nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt.
Revisionssichere Archivierung
Im heutigen Geschäftsumfeld spielt E-Mail-Kommunikation eine zentrale Rolle in der Abwicklung von Geschäftsprozessen. Dies macht die revisionssichere Archivierung von E-Mail-Dokumenten gemäß den Grundsätzen des Handels- und Steuerrechts unerlässlich.
inPoint bietet hierfür eine effektive Lösung: E-Mails können mit einem Löschschutz (Retentiontime) versehen und auf revisionssicheren Speichermedien gesichert werden. Diese Funktion stellt sicher, dass E-Mails selbst bei versehentlicher Löschung durch Benutzer im Archiv erhalten bleiben, bis die festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Einfach zu nutzen
Anwender bemerken häufig erst durch das veränderte E-Mail-Icon in MS-Outlook, dass eine E-Mail archiviert wurde. Dieses geänderte Symbol signalisiert, dass der ursprüngliche Speicherbedarf der E-Mail von mehreren Megabyte auf nur einige wenige KiloBytes reduziert wurde. Das gewohnte Vorgehen bleibt dabei erhalten: Ein einfacher Doppelklick auf die archivierte E-Mail genügt, und schon kann die E-Mail wieder geöffnet werden.
Diese Benutzerfreundlichkeit gewährleistet einen nahtlosen Übergang und minimiert die Anpassungszeit für die Nutzer.
E-Mail-Archivierung für Microsoft Exchange
Die inPoint E-Mail-Archivierung für Microsoft Exchange ab Version 2013, sowie Microsoft Online / Microsoft 365, erfüllt die Anforderungen der modernen Unternehmenskommunikation mit fortschrittlicher Technologie
Die Architektur dieser Plattform nutzt die Shortcut-Technologie, um eine transparente und nahtlose Integration in MS Outlook und MS Outlook Web Access (OWA/WebApp) zu ermöglichen. Durch diese Integration werden E-Mails effektiv aus dem primären Mailserver ausgelagert und in einem dedizierten Archivierungssystem gespeichert, was eine erhebliche Entlastung der Exchange Server zur Folge hat.
Das System archiviert E-Mails in einer Weise, dass sie jederzeit schnell auffindbar und zugänglich bleiben, während gleichzeitig die Integrität und Sicherheit der Daten gewährleistet ist. Dies ist besonders wichtig für Organisationen oder Kleinunternehmen, die eine große Menge an E-Mail-Kommunikation verwalten und schnell auf archivierte Informationen zugreifen müssen.
Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine effiziente Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen, was die Gesamtleistung und Zuverlässigkeit des E-Mail-Systems verbessert.
Wir bieten Unterstützung sowohl für die Mail Archivierung von Exchange On-Premises als auch für Exchange Online oder Microsoft 365 in der Cloud. Diese umfassende Unterstützung ermöglicht es Unternehmen, unabhängig davon, ob sie ihre E-Mail-Dienste lokal auf eigenen Servern betreiben oder die Cloud-basierten Dienste von Exchange Online nutzen, von unseren effizienten und sicheren Archivierungslösungen zu profitieren.
Was sagen unsere Kunden
Funktionen der Mail Archivierung im Überblick
Einfache Handhabung
Eine benutzerfreundliche Oberfläche im MS Office-Stil erleichtert Administratoren, mühelos das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Archivierungsjobs. Postfächer oder Postfachgruppen werden einfach aus dem in inPoint integrierten Active Directory ausgewählt.
Datenverlust vermeiden
Die kontinuierliche Archivierung aller E-Mails, sowohl bei Ein- als auch bei Ausgang, stellt sicher, dass diese über lange Zeiträume hinweg verfügbar bleiben. Diese Methode sorgt für eine dauerhafte Speicherung und einfache Zugänglichkeit der E-Mail-Daten.
E-Mail Server entlasten
Durch das mehrstufige Lösch-Management von E-Mails nach deren Archivierung lässt sich das E-Mail-Volumen auf dem Server konstant auf einem niedrigen Niveau halten. Diese Methode hilft, die Serverleistung durch Reduzierung unnötiger Datenmengen zu optimieren.
Backup & Restore
Die Verringerung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server führt zu einer deutlichen Verkürzung der benötigten Zeiten für Backups und das Wiederherstellen von Daten.
PST dateien abschaffen
PST-Dateien sind als E-Mail-Speicher riskant und unternehmensfremd. Unser optionales PST-Import-Tool integriert diese in das Archiv, wobei die gewohnte Outlook-Umgebung durch das Erstellen von Shortcuts erhalten bleibt.
Archivierungsregeln
Unterschiedlichste Archivierungsregeln, die auf diverse Filterkriterien, wie z.B. dem Alter, der Größe oder der Nachrichtenklasse von E-Mails basieren, ermöglichen maßgeschneiderte Archiv-Jobs gemäß den Unternehmensanforderungen. Neben dieser jobgesteuerten Archivierung, ermöglicht inPoint auch die manuelle Archivierung von E-Mails.
IDW PS880 und DSGVO Zertifiziert
inPoint fördert Ihre Compliance-Politik mit revisionssicheren Speichersystemen führender Hersteller, die das Ändern und Löschen von E-Mails und Anhängen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist unterbinden.
Lifecycle-Management
Die Lifecycle Management Funktion erlaubt das Einrichten von Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten und Postfächer, wobei E-Mails nach festgelegten Fristen auf Langzeitspeicher verschoben und anschließend gelöscht werden können.
SIS Single Instance Store
Die inPoint Einzelinstanz-Speicherung (SIS) entfernt automatisch Duplikate von Dokumenten, die an mehrere Benutzer gesendet werden, wodurch Speicherplatz gespart und die Stabilität des Microsoft Exchange Servers durch reduzierten Datenverkehr erhöht wird.
Einblick in die inPoint CSE Mail Archivierung
Weitere innovative Lösungen
Teams Daten Archivierung
inPoint Teams Online Archivierung (TOA) bietet Ihnen eine gesetzeskonforme Übersicht, Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Microsoft Teams Daten an einem zentralen Speicherort Ihrer Wahl – Private Cloud, Public Cloud oder Hybrid Cloud.
SAP Daten Archivierung
Mit der SAP zertifizierten Archivlösung inPoint Content Server für SAP (CSS) werden Altdaten und Dokumente im Hintergrund archiviert.
Ausgelagerte Daten und Dokumente können direkt mit und in der SAP Fachlösung aufgerufen und angezeigt werden.
Microsoft 365 Add-Ons
Machen Sie Ihre Microsoft 365 Anwendungen produktiver und effektiver, mit unseren innovativen inPoint M365 Add-Ons. Auf diese Weise können Microsoft Anwender digitale Geschäftsprozesse und Dokumente schneller und einfacher als je zuvor digital speichern, verwalten, bearbeiten und bereitstellen.
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