E-Akte: So vereinfachen Sie Ihre digitale Verwaltung [2023]

Der Umgang mit physischen Dokumenten kann schnell zeitaufwendig werden.

Mitarbeiter müssen unter Umständen täglich ins Archiv, den richtigen Ordner finden, viele Papiere durchblättern und schließlich alles wieder ordnungsgerecht hinterlassen.

Das kostet nicht nur mehrere Stunden am Tag, sondern strapaziert auch die Nerven.

Genau deshalb gilt die papierbasierte Ablage zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.

E-Akte--Elektronischen-Aktenführung

Aber was ist die Alternative?

Ganz klar: die elektronische Akte bzw. e-Akte.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was eine e-Akte ist und wie Sie von Ihr profitieren können.

Inhaltsangabe

Elektronische Akte / e-Akte: Definition

Die e-Akte ist eine Software zur elektronischen Aktenführung.

Als solche ist sie meistens Teil vom Enterprise-Content-Management (ECM) und idealerweise integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Software, die Organisationen zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen (die mit Hilfe eines Scanners erfasst wurden) verwenden.

 Zweck und Sinn von einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.

Die digitale Ablage ist meistens nach der Struktur von physischen Akten aufgebaut und vereinfacht so die revisionssichere Verwaltung relevanter Informationen und Daten.

Vor allem Behörden, Banken und Versicherungen setzen auf e-Akten, aber auch KMU führen
e-Akten zunehmend ein.

E-Akte--Digitale-Ablage

E-Akten: Rechtliche Grundlage

E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.

Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen nämlich, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren .

E-Akten sind somit – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch private Unternehmen – schon per Verordnung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategien.

Aus diesem Grund ist die elektronische Aktenverwaltung in den deutschsprachigen Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz eine der am häufigsten implementierten E-Government-Maßnahmen.

Für viele Mitarbeiter bedeutet das jedoch eine Umstellung zu komplett neuen Arbeitsabläufen.

Das sollten Behörden und Unternehmen bei Ihren Überlegungen unbedingt berücksichtigen.

Eine gute interne Kommunikation und ein transparentes Change-Management können hier durchaus von Vorteil sein.

E-Akte--Rechtliche-Grundlage

E-Akten: Vorteile

Lagerung

Klassischen Archivierungslösungen nehmen häufig einen beträchtlichen Teil Ihrer Räumlichkeiten ein.

Die digitale Aktenführung jedoch braucht keinen Platz und nimmt somit keine wertvolle Bürofläche ein, die anderweitig besser genutzt werden kann.

Kosten

Die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren.

Wenn Sie Ihre Dokumente in einer e-Akte digitalisieren, machen sie diese jedoch dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten.

Zeit

E-Akten sind auch durchsuchbar, was Ihre internen Prozesse weiter beschleunigen kann.

Die passenden Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern so nämlich schneller zur Verfügung und können produktiv genutzt werden.

Verfügbarkeit

Per Tablet, per Smartphone und auf dem Notebook – e-Akten können von jedem beliebigen Standort, zu jeder beliebigen Zeit und über jedes beliebige Endgerät eingesehen werden.

Die Verfügbarkeit von Informationen ist somit zu jeder Zeit sichergestellt.

Revisionssicherheit

Die meisten e-Akten sind mit einem umfassenden Lifecycle Management ausgestattet, das eine adäquate Revisionssicherheit mit sich bringt.

So können Sie stets die Unabänderlichkeit Ihrer Dokumente gewährleisten und gesetzliche Vorschriften einhalten.

Sicherheit & Compliance

E-Akten gewährleisten auch die sichere Aufbewahrung sensibler Informationen – der Datenzugriff kann über ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement granular verwaltet werden.

Compliance

Jede Organisation hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese einzuhalten.

Eine Nichteinhaltung führt jedoch nicht nur zu rechtlichen Problemen und potenziell hohen Geldstrafen, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und sich letztlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie stets in der Lage, Dateien gemäß den Vorschriften zu organisieren, zu sichern und aufzubewahren, ohne dass es zu Problemen kommt.

Papierloses Büro

Die Einführung von e-Akten kann auch als „Pilot-Projekt“ verstanden werden. Verläuft die Einführung erfolgreich, lassen sich gegebenenfalls weitere Prozesse digitalisieren, um so dem Ziel eines papierlosen Büros näherzukommen.

E-Akte--Vorteile

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt.

Hier entlang zum Thema Papierloses Büro“.

Heilig und Schubert: Ihr Partner, wenn es um e-Akten geht

Heilig und Schubert hat für Sie praxiserprobte Ablagemodelle vorbereitet, die Sie natürlich an Ihre Anforderungen anpassen können.

Alle Lösungen können gleichzeitig mit MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer, WebApp und der inPoint DMS Desktop Version genutzt werden.

Hier sind einige Beispiele:

Digitales Vertragsmanagement: Durch die Nutzung elektronischer Akten können Verträge effizient verwaltet werden. Alle relevanten Vertragsdokumente wie Vertragsabschlüsse, Änderungen oder Ergänzungen können elektronisch erfasst, organisiert und archiviert werden. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Verträgen oder Informationen und ermöglicht eine effiziente Vertragsverwaltung.

Digitale Rechnungsverwaltung: Elektronische Akten können auch zur effizienten Verwaltung von Rechnungen eingesetzt werden. Alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen können elektronisch erfasst, kategorisiert und gespeichert werden. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Rechnungen, unterstützt die automatisierte Verarbeitung von Zahlungen und erleichtert die Erstellung von Berichten und Analysen.

Digitales Personalmanagement: Elektronische Akten können auch im Bereich des Personalmanagements eingesetzt werden. Alle Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Zeugnisse, Schulungen oder Gehaltsabrechnungen können elektronisch erfasst und verwaltet werden. Dies erleichtert die Personalverwaltung und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiterinformationen.

Fazit

Die papierbasierte Ablage gilt zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.

Die Alternative?

Die elektronische Akte bzw. e-Akte!

Die e-Akte ist eine Software zur elektronischen Aktenführung.

Sinn und Zweck einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.

E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.

Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren.

Deshalb setzen vor allem Behörden, Banken und Versicherungen auf e-Akten, aber auch KMU führen e-Akten zunehmend ein.

Wenn Sie e-Akten einführen, können Sie viele Vorteile genießen – von der Einsparung bei der Bürofläche bis zu einer besseren Sicherheit und Compliance.

Wir haben Ihr Interesse an e-Akten geweckt?

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!

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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.

DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.

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