Der Umgang mit physischen Dokumenten kann schnell zeitaufwendig werden.
Mitarbeiter müssen unter Umständen täglich ins Archiv, den richtigen Ordner finden, viele Papiere durchblättern und schließlich alles wieder ordnungsgerecht hinterlassen.
Das kostet nicht nur mehrere Stunden am Tag, sondern strapaziert auch die Nerven.
Genau deshalb gilt die papierbasierte Ablage zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.
Aber was ist die Alternative?
Ganz klar: die elektronische Akte bzw. e-Akte.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was eine e-Akte ist und wie Sie von Ihr profitieren können.
Inhaltsangabe
Elektronische Akte / e-Akte: Definition
Die e-Akte ist eine Software zur elektronischen Aktenführung.
Als solche ist sie meistens Teil vom Enterprise-Content-Management (ECM) und idealerweise integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Software, die Organisationen zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen (die mit Hilfe eines Scanners erfasst wurden) verwenden.
Hier entlang zum Thema „Dokumentenmanagementsystem“.
Zweck und Sinn von einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.
Die digitale Ablage ist meistens nach der Struktur von physischen Akten aufgebaut und vereinfacht so die revisionssichere Verwaltung relevanter Informationen und Daten.
Vor allem Behörden, Banken und Versicherungen setzen auf e-Akten, aber auch KMU führen
e-Akten zunehmend ein.
E-Akten: Rechtliche Grundlage
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen nämlich, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren (mehr zur Ausgangssituation finden Sie hier).
E-Akten sind somit – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch private Unternehmen – schon per Verordnung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategien.
Aus diesem Grund ist die elektronische Aktenverwaltung in den deutschsprachigen Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz eine der am häufigsten implementierten E-Government-Maßnahmen.
Für viele Mitarbeiter bedeutet das jedoch eine Umstellung zu komplett neuen Arbeitsabläufen.
Das sollten Behörden und Unternehmen bei Ihren Überlegungen unbedingt berücksichtigen.
Eine gute interne Kommunikation und ein transparentes Change-Management können hier durchaus von Vorteil sein.
E-Akten: Vorteile
Lagerung
Klassischen Archivierungslösungen nehmen häufig einen beträchtlichen Teil Ihrer Räumlichkeiten ein.
Die digitale Aktenführung jedoch braucht keinen Platz und nimmt somit keine wertvolle Bürofläche ein, die anderweitig besser genutzt werden kann.
Kosten
Die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren.
Wenn Sie Ihre Dokumente in einer e-Akte digitalisieren, machen sie diese jedoch dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten.
Zeit
E-Akten sind auch durchsuchbar, was Ihre internen Prozesse weiter beschleunigen kann.
Die passenden Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern so nämlich schneller zur Verfügung und können produktiv genutzt werden.
Verfügbarkeit
Per Tablet, per Smartphone und auf dem Notebook – e-Akten können von jedem beliebigen Standort, zu jeder beliebigen Zeit und über jedes beliebige Endgerät eingesehen werden.
Die Verfügbarkeit von Informationen ist somit zu jeder Zeit sichergestellt.
Revisionssicherheit
Die meisten e-Akten sind mit einem umfassenden Lifecycle Management ausgestattet, das eine adäquate Revisionssicherheit mit sich bringt.
So können Sie stets die Unabänderlichkeit Ihrer Dokumente gewährleisten und gesetzliche Vorschriften einhalten.
Sicherheit & Compliance
E-Akten gewährleisten auch die sichere Aufbewahrung sensibler Informationen – der Datenzugriff kann über ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement granular verwaltet werden.
Compliance
Jede Organisation hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese einzuhalten.
Eine Nichteinhaltung führt jedoch nicht nur zu rechtlichen Problemen und potenziell hohen Geldstrafen, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und sich letztlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie stets in der Lage, Dateien gemäß den Vorschriften zu organisieren, zu sichern und aufzubewahren, ohne dass es zu Problemen kommt.
Papierloses Büro
Die Einführung von e-Akten kann auch als „Pilot-Projekt“ verstanden werden. Verläuft die Einführung erfolgreich, lassen sich gegebenenfalls weitere Prozesse digitalisieren, um so dem Ziel eines papierlosen Büros näherzukommen.
Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt.
Hier entlang zum Thema „Papierloses Büro“.
Heilig und Schubert: Ihr Partner, wenn es um e-Akten geht
Heilig und Schubert hat für Sie praxiserprobte Ablagemodelle vorbereitet, die Sie natürlich an Ihre Anforderungen anpassen können.
Alle Lösungen können gleichzeitig mit MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer, WebApp und der inPoint DMS Desktop Version genutzt werden.
Hier erfahren Sie mehr.
Sie finden keine passende Vorlage für Ihre Ideen?
Kein Problem – gerne helfen wir Ihnen beim Aufbau Ihrer speziellen digitalen Aktenverwaltung!
Fazit
Die papierbasierte Ablage gilt zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.
Die Alternative?
Die elektronische Akte bzw. e-Akte!
Die e-Akte ist eine Software zur elektronischen Aktenführung.
Sinn und Zweck einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren.
Deshalb setzen vor allem Behörden, Banken und Versicherungen auf e-Akten, aber auch KMU führen e-Akten zunehmend ein.
Wenn Sie e-Akten einführen, können Sie viele Vorteile genießen – von der Einsparung bei der Bürofläche bis zu einer besseren Sicherheit und Compliance.
Wir haben Ihr Interesse an e-Akten geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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