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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Der Umgang mit physischen Dokumenten kann schnell zeitaufwendig werden.
Mitarbeiter müssen unter Umständen täglich ins Archiv, den richtigen Ordner finden, viele Papiere durchblättern und schließlich alles wieder ordnungsgerecht hinterlassen.
Das kostet nicht nur mehrere Stunden am Tag, sondern strapaziert auch die Nerven.
Genau deshalb gilt die papierbasierte Ablage zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.
Aber was ist die Alternative?
Ganz klar: die elektronische Akte bzw. e-Akte.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was eine e-Akte ist und wie Sie von Ihr profitieren können.
Inhaltsangabe
Definition einer elektronischen Akte (eAkte)
Eine e-Akte, auch als elektronische Akte bekannt, ist eine Sammlung von elektronischen Dokumenten, die miteinander in Beziehung stehen und zusammen als Einheit behandelt werden. Sie dient als digitales Pendant zu einer physischen Akte und ist ein zentraler Bestandteil des Dokumentenmanagements im papierlosen Büro.
In einer e-Akte können verschiedene Arten von Informationen gespeichert werden, beispielsweise Textdokumente, E-Mails, PDFs, Bilddateien, Tabellen, Präsentationen, Audio- und Videodateien und viele mehr. Die spezifische Zusammensetzung einer e-Akte hängt von der Art ihrer Verwendung ab.
Das Prinzip der elektronischen Aktenführung findet breite Anwendung in verschiedenen Bereichen und Kontexten wie beispielsweise zur effizienten Verwaltung von Verträgen und Rechnungen oder können in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden und alle relevanten Dokumente für einen bestimmten Kunden, Vertrag oder Auftrag enthalten.
Zweck und Sinn von einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.
Die digitale Ablage ist meistens nach der Struktur von physischen Akten aufgebaut und vereinfacht so die revisionssichere Verwaltung relevanter Informationen und Daten.
E-Akten und rechtliche Grundlagen
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen nämlich, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren .
E-Akten sind somit – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch private Unternehmen – schon per Verordnung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategien.
Aus diesem Grund ist die elektronische Aktenverwaltung in den deutschsprachigen Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz eine der am häufigsten implementierten E-Government-Maßnahmen.
Für viele Mitarbeiter bedeutet das jedoch eine Umstellung zu komplett neuen Arbeitsabläufen.
Das sollten Behörden und Unternehmen bei Ihren Überlegungen unbedingt berücksichtigen.
Eine gute interne Kommunikation und ein transparentes Change-Management können hier durchaus von Vorteil sein.
Ziele der e-Akte
Die e-Akte dient als zentraler Speicherort für Informationen und als Werkzeug für das Informationsmanagement. Sie unterstützt die Aufbewahrung, Abruf, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen. Gleichzeitig ermöglicht sie es, dass verschiedene Nutzer – mit den entsprechenden Zugriffsrechten – die Informationen einsehen, bearbeiten und austauschen können. Darüber hinaus bietet sie Mechanismen zur Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten, wie dem Protokollieren von Änderungen und Zugriffen, und zur Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes. Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren. Mehr Informationen zu den rechtlichen Grundlagen und Vorteilen einer e-Akte erfahren Sie in unserem Ratgeber.
Vorteile der e-Akte
Lagerung
Klassischen Archivierungslösungen nehmen häufig einen beträchtlichen Teil Ihrer Räumlichkeiten ein.
Die digitale Aktenführung jedoch braucht keinen Platz und nimmt somit keine wertvolle Bürofläche ein, die anderweitig besser genutzt werden kann.
Kosten
Die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren.
Wenn Sie Ihre Dokumente in einer e-Akte digitalisieren, machen sie diese jedoch dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten.
Zeit
E-Akten sind auch durchsuchbar, was Ihre internen Prozesse weiter beschleunigen kann.
Die passenden Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern so nämlich schneller zur Verfügung und können produktiv genutzt werden.
Verfügbarkeit
Per Tablet, per Smartphone und auf dem Notebook – e-Akten können von jedem beliebigen Standort, zu jeder beliebigen Zeit und über jedes beliebige Endgerät eingesehen werden.
Die Verfügbarkeit von Informationen ist somit zu jeder Zeit sichergestellt.
Revisionssicherheit
Die meisten e-Akten sind mit einem umfassenden Lifecycle Management ausgestattet, das eine adäquate Revisionssicherheit mit sich bringt.
So können Sie stets die Unabänderlichkeit Ihrer Dokumente gewährleisten und gesetzliche Vorschriften einhalten.
Sicherheit & Compliance
E-Akten gewährleisten auch die sichere Aufbewahrung sensibler Informationen – der Datenzugriff kann über ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement granular verwaltet werden.
Compliance
Jede Organisation hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese einzuhalten.
Eine Nichteinhaltung führt jedoch nicht nur zu rechtlichen Problemen und potenziell hohen Geldstrafen, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und sich letztlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie stets in der Lage, Dateien gemäß den Vorschriften zu organisieren, zu sichern und aufzubewahren, ohne dass es zu Problemen kommt.
Papierloses Büro
Die Einführung von e-Akten kann auch als „Pilot-Projekt“ verstanden werden. Verläuft die Einführung erfolgreich, lassen sich gegebenenfalls weitere Prozesse digitalisieren, um so dem Ziel eines papierlosen Büros näherzukommen.
Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt.
Hier entlang zum Thema „Papierloses Büro“.
Einführung elektronischer Akten
Die Einführung von e-Akten im digitalen Büro geht in der Regel mit der Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen einher und ist oft Teil eines umfassenderen Konzepts des elektronischen Managements und der digitalen Transformation in Organisationen. Dabei wird häufig ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt, welches die Verwaltung von e-Akten unterstützt.
Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Einführung von e-Akten in Betracht ziehen sollten:
- Analyse der aktuellen Situation und Anforderungen
Zunächst sollte eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und Systeme durchgeführt werden. Welche Art von Informationen werden gespeichert? Wie werden sie derzeit verwaltet? Welche Anforderungen gibt es in Bezug auf Zugriff, Sicherheit, Compliance und Archivierung? Was sind die Ziele und Anforderungen für das neue System?
- Auswahl eines geeigneten Systems
Es gibt eine Vielzahl von Systemen auf dem Markt, die das Management von e-Akten unterstützen, darunter Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Die Auswahl des richtigen Systems hängt von vielen Faktoren ab, darunter die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, die Größe und Komplexität der zu verwaltenden Informationen, die Anforderungen in Bezug auf Integration in bestehende Systeme und Prozesse, und natürlich das Budget.
- Planung und Umsetzung der Migration
Die Migration von physischen zu elektronischen Akten kann eine komplexe Aufgabe sein, die sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Es müssen Entscheidungen getroffen werden, wie z.B. welche Dokumente digitalisiert werden sollen, wie die Digitalisierung durchgeführt wird (z.B. durch Scannen oder manuelle Dateneingabe), wie die Datenqualität sichergestellt wird, und wie die Daten migriert und in das neue System importiert werden.
- Schulung der Nutzer
Die Einführung von e-Akten erfordert oft auch eine Veränderung in der Art und Weise, wie die Mitarbeiter mit Informationen umgehen. Daher ist es wichtig, die Nutzer ausreichend zu schulen und zu unterstützen, damit sie das neue System effektiv nutzen können.
- Pflege und Weiterentwicklung des Systems
Nach der Einführung des Systems ist es wichtig, es regelmäßig zu überprüfen und weiterzuentwickeln, um sicherzustellen, dass es weiterhin den Anforderungen entspricht und effektiv genutzt wird. Dies kann die Aktualisierung von Prozessen, die Verbesserung der Datenqualität, die Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen und die Anpassung an neue Anforderungen oder Technologien beinhalten.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Einführung von e-Akten oft Teil eines größeren Prozesses der digitalen Transformation ist und daher in den Kontext einer breiteren Strategie und Vision für die Organisation gestellt werden sollte.
Heilig und Schubert: Ihr Partner, wenn es um e-Akten geht
Elektronische Akten können in verschiedenen Kontexten und für verschiedene Zwecke genutzt werden.
Bei H&S verstehen wir die Anforderungen und haben deshalb die richtigen digitalen Lösungen entwickelt, die sich nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse integrieren lassen. Unsere elektronischen Akten sind darauf ausgerichtet, sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit Ihrer Dokumentenverwaltung zu steigern.
Hier sind einige unserer praxiserprobten e-Akten:
Digitales Vertragsmanagement: Eine digitale Vertragsakte enthält alle Dokumente im Zusammenhang mit einem bestimmten Vertrag. Dies umfasst den ursprünglichen Vertrag, eventuelle Änderungen oder Anhänge, Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Vertrag, Rechnungen und Zahlungsnachweise. Eine solche Akte kann bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen oder bei der Durchführung von Rechtsprüfungen hilfreich sein.
Digitale Rechnungsverwaltung: Eine digitale Rechnungsakte beinhaltet alle Dokumente im Zusammenhang mit Rechnungen und Zahlungen für einen bestimmten Kunden, Lieferanten oder Zeitraum. Dies könnte Rechnungen, Zahlungsnachweise, Mahnungen und Korrespondenz umfassen. Eine solche Akte kann bei der Verwaltung von Finanzen und Buchhaltung helfen.
Digitales Personalmanagement: Eine digitale Personalakte umfasst alle Informationen über einen Mitarbeiter, darunter Anstellungsverträge, Gehaltsinformationen, Leistungsbeurteilungen, Schulungsnachweise, Krankmeldungen und andere relevante Dokumente. Eine solche Akte kann HR-Abteilungen dabei helfen, Mitarbeiterinformationen effizient zu verwalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Fazit
Die papierbasierte Ablage gilt zunehmend als verstaubt und als ein Relikt der analogen Welt.
Die Alternative?
Die elektronische Akte bzw. e-Akte!
Die e-Akte ist eine Software zur elektronischen Aktenführung.
Sinn und Zweck einer e-Akte ist es, eine nachvollziehbare, strukturierte digitale Ablage zu schaffen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren.
Deshalb setzen vor allem Behörden, Banken und Versicherungen auf e-Akten, aber auch KMU führen e-Akten zunehmend ein.
Wenn Sie e-Akten einführen, können Sie viele Vorteile genießen – von der Einsparung bei der Bürofläche bis zu einer besseren Sicherheit und Compliance.
Wir haben Ihr Interesse an e-Akten geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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