E-Rechnung im Dokumentenmanagement System verwalten: Eine integrierte Lösung
Die E-Rechnung wird schrittweise zum Standard im geschäftlichen Rechnungsverkehr. Doch im Arbeitsalltag vieler Unternehmen fehlt noch eine effiziente Handhabung. Unternehmen können E-Rechnungen zwar bereits erzeugen oder empfangen, aber häufig gibt es keine zentrale Basis für die strukturierte Verwaltung: Rechnungen gehen per E-Mail ein, liegen als PDF im Postfach, werden manuell geprüft und anschließend in unterschiedlichen Systemen oder Ordnern abgelegt.
Bei der E-Rechnung kommt nun hinzu, dass Verantwortliche diese erstmal visualisieren müssen, um sie auch lesen zu können. Medienbrüche, doppelte Arbeitsschritte und Unsicherheiten bei der Archivierung sind die Folge. Genau hier wird deutlich: E-Rechnung verwalten ist komplexer. Und ohne ein Dokumentenmanagementsystem, das die E-Rechnung nahtlos integriert, fehlt die Grundlage für Rechtssicherheit, Transparenz und effiziente Prozesse.
DMS-Lösungen für nahtlose Abläufe
Warum ist ein DMS essenziell für die E-Rechnungsverarbeitung?
Um manuellen Aufwand zu reduzieren, Fehler bei der Datenübernahme zu vermeiden und die revisionssichere Archivierung sicherzustellen, ist ein Dokumentenmanagementsystem als E-Rechnungssoftware die richtige Grundlage. Es schafft klare Strukturen und verbindet Erfassung, Workflow, Integration und Archivierung zu einem durchgängigen Prozess.
Zentrale Erfassung mit
digitaler Rechnungsakte
Im DMS werden E-Rechnungen zentral empfangen, automatisch erkannt und strukturiert abgelegt. Alle relevanten Informationen werden in einer digitalen Rechnungsakte zusammengeführt. So vermeiden Unternehmen Insellösungen und schaffen eine einheitliche, durchgängige Basis für die weitere Verarbeitung.
Systemintegration und transparente Prozesse
Ein DMS integriert E-Rechnungen nahtlos in bestehende Systemlandschaften. Rechnungsdaten werden strukturiert an Buchhaltung oder ERP übergeben. Gleichzeitig sorgen definierte Prüf- und Freigabeprozesse für Transparenz, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Bearbeitungsstände.
Revisionssichere Archivierung und Rechtemanagement
E-Rechnungen werden im Dokumentenmanagementsystem revisionssicher, vollständig und GoBD-konform archiviert. Zugriffsrechte lassen sich zentral steuern und rollenbasiert vergeben. So bleiben Rechnungen jederzeit auffindbar, geschützt vor unbefugtem Zugriff und dauerhaft prüfbereit.
E-Rechnungssoftware
E-Rechnungen erstellen und verwalten mit inPoint.Go DMS
Die inPoint DMS-Lösungen verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz und machen aus der E-Rechnung einen durchgängigen, beherrschbaren Prozess. Die E-Rechnung ist als Modul im DMS integriert – Empfang, Verarbeitung, Freigabe, Übergabe und Archivierung greifen somit nahtlos ineinander.
Sicher und effizient beim Thema E-Rechnung
Vorteile durch den Einsatz von inPoint DMS
Der Einsatz von inPoint DMS schafft klare Vorteile bei der Verarbeitung von E-Rechnungen – sowohl im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen als auch auf den Arbeitsalltag:
Zentrale Rechnungsakte statt verteilter Dateien
Rechnungen und zugehörige Dokumente sind zentral gespeichert und strukturiert verknüpft. Inhalte lassen sich sofort finden – ohne Durchsuchen von E-Mails, Ordnern oder Papierablagen.
Weniger manueller Aufwand und kürzere Durchlaufzeiten
Automatisierte Erkennung, strukturierte Workflows und die direkte Übergabe an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme reduzieren wiederkehrende Tätigkeiten und vermeiden Medienbrüche.
Nachvollziehbare Prozesse und klare Zuständigkeiten
Der Bearbeitungsstatus von Rechnungen ist jederzeit ersichtlich, Zuständigkeiten sind nachvollziehbar dokumentiert und Rückfragen lassen sich schnell klären.
Rechtssicherheit
und Archivierung
E-Rechnungen werden regelkonform verarbeitet und unveränderbar und revisionssicher archiviert. Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit und Prüfbereitschaft sind dadurch jederzeit gewährleistet.
Einheitliche und kanalübergreifende Verarbeitung
E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, Briefpost oder E-Mail-Eingänge werden in einem einheitlichen Prozess verarbeitet. Das schafft Standards und vermeidet unterschiedliche Abläufe je Eingangskanal.
Mobiles Arbeiten und ortsunabhängiger Zugriff
Verantwortliche können Rechnungen unabhängig vom Standort prüfen und freigeben. Das beschleunigt Prozesse und unterstützt flexible Arbeitsmodelle.
Herausforderungen beim Umgang mit E-Rechnungen
Typische Probleme beim Verarbeiten von E-Rechnungen
Die Herausforderung
In der Praxis zeigen sich bei der Verarbeitung von E-Rechnungen immer wieder dieselben Schwachstellen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Sie entstehen dort, wo Abteilungen E-Rechnungen zwar empfangen können, Prozesse jedoch nicht durchgängig digital organisieren.
Eine doppelte Dringlichkeit entsteht: Der gesetzliche Druck rund um E-Rechnung und Aufbewahrungspflichten steigt, während sich Effizienz- und Qualitätsprobleme im Arbeitsalltag zusätzlichverschärfen.
Typische Schmerzpunkte aktueller Abläufe sind
- Hoher manueller Aufwand bei Prüfung und Erfassung
- Fehleranfällige Datenübernahme trotz digital vorliegender Informationen
- Fehlende oder eingeschränkte Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme
- Unsicherheiten bei der revisionssicheren Archivierung
- Kein durchgängiger Überblick über Bearbeitungsstatus und Verantwortlichkeiten
Mit inPoint DMS gesetzliche und unternehmerische Anforderungen abdecken
Welche Aufgaben kommen auf Verantwortliche mit der E-Rechnung zu?
Seit 2025 sind Unternehmen im B2B-Umfeld verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Verpflichtung zur Ausstellung greift je nach Unternehmensgröße und Übergangsregelung schrittweise bis spätestens 2028.
Viele Unternehmen haben erste Schritte bereits umgesetzt. Ein strukturierte Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung bildet dafür die Grundlage. E-Rechnungsfunktionen in der Buchhaltungssoftware und der Empfang per E-Mail sind gängige Praxis.
Welche Aufgabenfelder muss ein DMS wie inPoint also abdecken, um Unternehmen die Arbeit zu erleichtern?
Empfang und Verarbeitung
Beim Empfang und der Verarbeitung müssen E-Rechnungen zuverlässig erkannt, eingelesen und als strukturierte XML-Daten weiterverarbeitet werden.
Prüfung und Freigabe
In der Prüfung und Freigabe gilt es, Rechnungsdaten zu validieren und Genehmigungsprozesse klar und nachvollziehbar abzubilden. Idealerweise durch automatisierte Workflows.
Systemintegration
Für die Integration in bestehende Systeme müssen Rechnungsdaten sauber an Finanzbuchhaltung oder ERP übergeben und mit Stamm- und Kreditorendaten verknüpft werden.
Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Verantwortliche müssen jederzeit nachvollziehen können, wo sich eine E-Rechnung im Prozess befindet – vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Archivierung.
Revisionssichere Archivierung
Eine zentrale Rolle spielt zudem die revisionssichere Archivierung. Rechnungen müssen vollständig, unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden – jederzeit prüfbereit.
Zukunftsfähigkeit
Darüber hinaus geht es um Zukunftsfähigkeit: manuelle Tätigkeiten reduzieren, Abläufe standardisieren und Fehlerquellen nachhaltig minimieren. Denn die manuelle Erfassung in Buchhaltungssystemen – egal ob von E-Rechnung, PDF oder Papierformat – ist langfristig nicht wirtschaftlich.
Alle E-Rechnungs-Funktionen in inPoint DMS
Funktionen für die Arbeit mit E-Rechnungen in inPoint DMS
Die Verarbeitung von E-Rechnungen in inPoint DMS basiert auf aufeinander abgestimmten Funktionen. Statt isolierter Viewer-Lösungen oder reiner ERP-Funktionen entsteht so ein End-to-End-Workflow – von der Rechnungserstellung über die Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung im DMS.
E-Rechnung erstellen
Mit inPoint.Go DMS lassen sich E-Rechnungen direkt im System erstellen. Rechnungen können wahlweise im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung erzeugt werden. Stammdaten und Zahlungsbedingungen lassen sich speichern und wiederverwenden. Steuerbeträge und Gesamtsummen werden automatisch berechnet, sodass E-Rechnungen normkonform und effizient erstellt werden.
Automatische Erkennung von XRechnung- und ZUGFeRD
inPoint DMS unterstützt die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD gemäß EN 16931. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, eingelesen und dem passenden Prozess zugeordnet. Die strukturierten Rechnungsdaten stehen für Prüfung, Freigabe, Weiterverarbeitung und Übergabe an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme zur Verfügung.
HTML-Viewer für E-Rechnungen
Der integrierte HTML-Viewer stellt strukturierte XML-Rechnungen übersichtlich und für den Anwender lesbar dar. Felder und Werte sind klar gegliedert, sodass Rechnungen einfach geprüft, nachvollzogen und freigegeben werden können – ohne zusätzliche externe Tools.
IDP-Extraktor für Positionsdaten & Attribute
Für strukturierte E-Rechnungen stehen die XML-Daten direkt zur Verfügung. Der IDP-Extraktor ergänzt aber auch die Verarbeitung bei PDF- oder gescannten Rechnungen und liest relevante Rechnungsdaten wie Brutto- und Nettobeträge, Kreditor, IBAN oder Rechnungsnummer automatisch aus. Darüber hinaus werden Leitpositionen und einzelne Positionsdaten erkannt und strukturiert übernommen – inklusive Mengen, Einzelpreisen und Steuerinformationen.
Workflow-Unterstützung für Prüfung und Freigabe
Eingehende Rechnungen lassen sich über definierte Workflows prüfen und freigeben. Genehmigungsschritte, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände sind jederzeit transparent. Optional können Benachrichtigungen per E-Mail ausgelöst und externe Buchhaltungen oder Steuerberater angebunden werden.
Archivierung und zentrale Rechnungsakte
Alle E-Rechnungen werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Die Software wurde nach IDW PS 880 geprüft und unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Alle rechnungsrelevanten Dokumente – von der E-Rechnung über Begleitdokumente bis zur Korrespondenz – sind an einem Ort gebündelt und logisch verknüpft.
Möchten Sie Ihre E-Rechnungen effizienter organisieren?
Lernen Sie inPoint in einer unverbindlichen, kostenlosen Demo kennen und erfahren Sie, wie sich die E-Rechnung sinnvoll in Ihre Prozesse integrieren lässt.
Persönliche DemoVon KMU bis Konzern von der E-Rechnung im DMS profitieren
Für wen eignet sich welches inPoint DMS?
Die inPoint DMS-Lösungen richten sich mit dem Modul zur E-Rechnung-Software genauso an KMU wie auch große Enterprise-Unternehmen, die eine einfache und skalierbare Lösung zum Verwalten von E-Rechnungen suchen: nicht isoliert, sondern als Teil ihrer täglichen Prozesse rund um Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse.
inPoint.Go DMS
inPoint.Go bietet für kleinere und mittlere Unternehmen einen strukturierten Einstieg in die E-Rechnungsverarbeitung, ohne umfangreiche IT-Projekte. Die digitale Ablage führt alle relevanten Dokumente zusammen.
inPoint.Enterprise DMS
inPoint.Enterprise ermöglicht die Verarbeitung von E-Rechnungen auch in komplexen Organisationsstrukturen – skalierbar, systemübergreifend und nahtlos integrierbar in bestehende IT-Landschaften.
Unsere inPoint DMS-Lösungen zur E-Rechnungsverarbeitung sind flexibel und passen sich den Bedürfnissen unterschiedlicher Unternehmensgrößen an, von KMU bis zu großen Enterprise-Kunden mit komplexen SAP-Umgebungen.
Für Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU)
- Digitale Ablage aller Rechnungen & Begleitdokumente
- Automatische E-Rechnungseingänge (Mail, EDI)
- Standardisiertes Genehmigungsverfahren
- Nahtlose Übergabe an ERP/Buchhaltung
Für Enterprise-Unternehmen
Alle KMU-Funktionen, plus:
- Digitales Eingangsrechnungsbuch
- Integration in komplexe Abläufe
- Auswertung von XML-Daten für Genehmigungen
- Digitalisierung manueller Prozesse
Für SAP-Anwender
Alle KMU-Funktionen, plus:
- Digitales Eingangsrechnungsbuch direkt in SAP
- Direktübernahme von XML-Daten in SAP
- Buchung in SAP aus dem Genehmigungsworkflow
E-Rechnung ohne Aufwand verwalten
Fazit: E-Rechnung nachhaltig und strukturiert umsetzen
Die E-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Anforderungen – rechtlich wie organisatorisch. Entscheidend ist nicht allein, E-Rechnungen empfangen oder erstellen zu können, sondern sie dauerhaft sicher, nachvollziehbar und effizient in die eigenen Prozesse zu integrieren.
Mit den DMS-Lösungen inPoint.Go und inPoint.Enterprise schaffen Sie eine zentrale Basis für die E-Rechnungsverarbeitung. Statt Einzellösungen setzen Sie auf ein integriertes Dokumentenmanagement, das E-Rechnungen strukturiert verwaltet und Raum für weitere Digitalisierungsschritte bietet.
Möchten Sie Ihre E-Rechnungen effizienter organisieren?
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Persönliche DemoHäufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht eine Buchhaltungssoftware für die E-Rechnung aus?
Buchhaltungssoftware unterstützt in der Regel den Versand oder Empfang von E-Rechnungen. Sie ersetzt jedoch kein Dokumentenmanagementsystem. Für eine revisionssichere Archivierung, nachvollziehbare Prüf- und Freigabeprozesse sowie die strukturierte Ablage aller rechnungsrelevanten Dokumente ist ein DMS erforderlich. Erst das Zusammenspiel von E-Rechnung und DMS schafft eine durchgängige Lösung.
Warum sollte die E-Rechnung in einem DMS integriert sein?
Die E-Rechnung endet nicht beim Empfang. Rechnungen müssen geprüft, freigegeben, archiviert und bei Bedarf mit weiteren Dokumenten verknüpft werden. Ohne DMS entstehen Medienbrüche und Insellösungen. Eine integrierte Lösung wie im inPoint DMS stellt sicher, dass E-Rechnungen Teil eines konsistenten Prozesses sind – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Aufbewahrung.
Können weiterhin PDF-Rechnungen verarbeitet werden?
Ja. inPoint DMS verarbeitet sowohl strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) als auch PDFs und eingescannte Belege. Diese werden gemeinsam verwaltet und archiviert. Langfristig ist jedoch zu berücksichtigen, dass einfache PDFs die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nicht vollständig erfüllen.
Wie werden E-Rechnungen revisionssicher archiviert?
E-Rechnungen werden im DMS unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert. Die Aufbewahrung erfolgt GoBD- und DSGVO-konform. inPoint DMS ist nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt damit die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Ist eine Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme möglich?
Ja. Rechnungsdaten lassen sich über Schnittstellen an bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übergeben. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung und die Weiterverarbeitung erfolgt medienbruchfrei.
Worin unterscheidet sich inPoint DMS von reinen E-Rechnungslösungen?
Viele Lösungen decken nur einzelne Schritte wie Empfang oder Visualisierung ab. inPoint DMS integriert die E-Rechnung vollständig in das Dokumentenmanagement. Unternehmen erhalten keine isolierte Funktion, sondern eine zentrale Plattform für Rechnungen, Begleitdokumente und weitere Geschäftsprozesse.
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