inPoint.Go DMS

E-Rechnung Software

Mit inPoint.Go DMS e-Rechnungen effektiv verarbeiten
Demo

Die e-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem vollständig elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Sie dient demselben Zweck wie eine herkömmliche Papierrechnung, enthält jedoch alle notwendigen Rechnungsdaten in einem strukturierten digitalen Format, wie XML oder ZUGFeRD, das automatisch von einer e-Rechnungssoftware verarbeitet werden kann. Diese Formate gewährleisten, dass Informationen standardisiert und maschinenlesbar sind, was eine effiziente Datenverarbeitung und -integration ermöglicht.

Ab 2025 wird die E-Rechnung für fast alle Geschäftskundenverbindungen Pflicht. Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Bestimmte Unternehmen müssen auch ausgehende Rechnungen erstellen, abhängig vom Umsatz oder bei Beteiligung von Behörden. Mit inPoint DMS sind Sie dafür bestens gerüstet.

E-Rechnung Software mit inPoint.Go DMS

Mit der Erweiterung um das e-Rechnungs Modul, können Sie e-Rechnungen nach der gültigen Norm EN 16931 strukturiert in inPoint.Go DMS verarbeiten.

Um die Lesbarkeit dieser Dokumente zu erleichtern, haben wir ein e-Rechnungs Modul für unsere DMS Software inPoint.Go DMS entwickelt, welches die XML Rechnungen schnell und effizient in einer für den menschlichen Gebrauch leicht verständlichen Art und Weise anzeigt.

Dadurch können Sie die elektronischen Rechnungen einfach lesen, überprüfen und bearbeiten.

Wichtiges zur e-Rechnung

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 wurden mehrere gesetzliche Anpassungen vorgenommen. Eine bedeutende Änderung ist die verbindliche Umstellung auf die elektronische Rechnung (e-Rechnung) für alle B2B-Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, e-Rechnungen im XML-Format zu empfangen, die der Norm EN16931 entsprechen. Diese Norm umfasst die Formate UBL XML (Universal Business Language) und CII XML (Cross Industry Invoice). Diese hochstrukturierten Formate sind maschinenlesbar, jedoch ohne technische Hilfsmittel für Menschen schwer verständlich.

Unternehmen sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, elektronische Rechnungen über E-Mail oder andere elektronische Wege zu empfangen und dürfen auch selbst elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Bis zum Jahr 2028 wird die Ausstellung und Annahme von elektronischen Rechnungen zur Pflicht, wobei nur sehr begrenzte Ausnahmen zugelassen sind. Diese Regelung markiert das endgültige Ende der Verwendung von Papierrechnungen und traditionellen PDFs im geschäftlichen Rechnungsverkehr.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Blog zum Thema e-Rechnung und e-Rechnungspflicht.

Fristen der e-Rechnungspflicht

Die Einführung der e-Rechnungspflicht in Deutschland bringt eine schrittweise Umstellung auf elektronische Rechnungsformate mit sich, die bestimmte Fristen beinhaltet:

Ab 1. Januar 2025

Die Papierrechnung entfällt. Ab diesem Datum ist es für Unternehmen verpflichtend, e-Rechnungen zu empfangen und auf Wunsch des Empfängers auch zu versenden. Dies markiert den Start der Umstellung von traditionellen Rechnungsformaten wie Papier oder PDF auf das elektronische Format, das den Standard EN 16391 erfüllt.

Übergangsfristen bis 2027

Für B2B Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 EUR gibt es längere Übergangsfristen, um ihnen die Anpassung an die neuen Anforderungen zu erleichtern. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz größer als 800.000 EUR müssen e-Rechnungen versenden. 

Ab Anfang 2028

Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, vollständig auf e-Rechnungen umstellen. Dies besiegelt das Ende von Papier und klassischen PDFs im geschäftlichen Rechnungsverkehr.

Auswahl der richtigen Software für die elektronische Rechnung

Die Auswahl und Implementierung der richtigen Software sind für das Versenden und Empfangen von e-Rechnungen zentral. Eine effektive Software ermöglicht nicht nur das Verarbeiten von e-Rechnungen im XML-Format, sondern unterstützt auch die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie ERP und Buchhaltungssoftware. Dies erleichtert den Übergang zu neuen digitalen Prozessen und steigert die allgemeine Effizienz.

Darüber hinaus sollten bei der Auswahl der Software Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheitsfunktionen und Unterstützung für verschiedene e-Rechnungsstandards berücksichtigt werden. Eine zukunftssichere Software sollte zudem regelmäßig aktualisiert werden, um den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen und technischen Standards gerecht zu werden.

Eine umfassende Softwarelösung sollte auch die komplette Rechnungsakte abbilden können. Dies umfasst die sichere Entgegennahme und Aufbewahrung der gesamten Einkaufsakte, einschließlich Rechnungen, Lieferscheinen, Angeboten und Schriftverkehr. Die Software sollte in der Lage sein, alle gängigen Dateiformate wie XRechnung, eRechnung, PDF und Word zu verarbeiten, unabhängig davon, ob diese über E-Mail, Post oder EDI eingehen.

Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Unternehmen sicherstellen, dass sie eine nachhaltige und effiziente Lösung für ihr e-Rechnungsmanagement implementieren.

Hauptmerkmale des inPoint Modul zur e-Rechnung Software

Unsere Software inPoint.Go DMS bietet eine Reihe von Kernfunktionen, die darauf ausgerichtet sind, Ihre eRechnungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren:

inPoint.Go unterstützt die Erstellung von xRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.

Benutzer können verschiedene Felder ausfüllen, einschließlich Rechnungsdaten, Empfängerinformationen und Zahlungsdetails.

Benutzer können die eingegebenen Daten speichern und wiederverwenden. Dies erleichtert die Erstellung zukünftiger Rechnungen.

Automatisieren Sie den Empfang und die Verarbeitung eingehender Rechnungen durch integrierte Workflows

Optionale Mailbenachrichtigung für die Genehmigung

Optionale Übernahme der Kreditoren und Debitoren aus anderen Systemen

Optionale Anbindung externer Buchhaltung (Steuerberater)

Ein mehrsprachiger Viewer ermöglicht die komfortable Anzeige von eRechnungen. Die XML-Daten werden in einer speziellen Ansicht dargestellt, welche Felder und Werte klar strukturiert und leserlich anzeigt.

Unser System erkennt XML-Dateien automatisch und stellt sie leserlich dar, was den Verarbeitungsprozess vereinfacht.

Somit kann es feststellen, ob es sich um eine ZUGFeRD oder XRechnung handelt, und die entsprechenden Daten extrahieren.

Außerdem werden die PDF- und XML-Dateien getrennt und beide Dateien separat anzeigt. Dies ermöglicht eine klare Darstellung der strukturierten Daten und der visuellen Rechnung.

Optionales automatisches Auslesen von Rechnungsinhalten (Brutto,
Netto, Kreditor, IBAN, etc.) und Erstellung notwendiger Firmendaten, wenn diese noch nicht vorhanden sind

Speichern Sie empfangene Rechnungen 100% GDPdU konform dank Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer (IDW
PS 880)

Anwendungsfälle unserer Software zur Verarbeitung von e-Rechnungen

Unsere Software eignet sich für eine breite Palette von Anwendungen zu Verarbeitung von e-Rechnungen:

Für Kleine-mittelständische Unternehmen (KMU):

  • Digitale Ablage aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Ablage aller Begleitdokumente zu der XML Rechnung (z.B.: PDF-Version, Korrespondenz, Lieferscheine, Bestellinformationen, AGBs etc.)
  • Automatische Entgegennahme aller Eingangsrechnungen (z.B.: Mail, EDI etc.)
  • Automatische Ablage beim richtigen Mandanten und Kreditor
  • Kontrolle verschiedener Aufbewahrungsfristen
  • Ein schlichtes, standardisiertes Genehmigungsverfahren
  • Übergabe an das ERP/Buchhaltungssystem
  • Direktanzeige der XML Rechnung

Für Enterprise Unternehmen:

  • wie KMU, zusätzlich:

    • Digitales Eingangsrechnungsbuch

    • Einbindung in komplexe Abläufe und bestehende Prozesse

    • Digitalisierung aller derzeit eventuell manuell laufenden Prozesse

    • Auswertung der XML Daten für den Genehmigungsprozess

Für SAP:

  • wie KMU, zusätzlich:
    • Digitales Eingangsrechnungsbuch in SAP
    • Direktübernahme der XML Daten in SAP zur Erfassung
    • Buchung in SAP direkt aus dem Genehmigungsworkflow heraus

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