Unser digitales Qualitätsmanagementsystem mit inPoint fördert effiziente und transparente Prozesse in Ihrem Unternehmen. Diese Software bietet eine Lösung zur Einhaltung der Standards in der Dokumentenverwaltung, die ein zentraler Aspekt Ihres Qualitätsmanagements ist. Die Dokumentenlenkung umfasst verschiedene Verfahren, um eine systematische und nachvollziehbare Handhabung von Dokumenten zu gewährleisten.
Unsere Lösung: Qualitätsmanagementsystem
Normgerechte Dokumentenlenkung
Dokumentenlenkung ist ein wichtiges Element von Qualitätsmanagementsystemen. Es geht um den Dokumentenlebenszyklus, von der Erstellung über die Versionierung bis hin zur Archivierung. Es beschreibt wie Dokumente innerhalb der Organisation erstellt, verarbeitet, überprüft, veröffentlicht und verteilt werden.
Effiziente Handhabung
Wir bieten eine einfache und sichere Verwaltung von Qualitätsmanagement Dokumenten durch strukturierte Ablagen, welche mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows versehen sind. Zusätzlich steht eine leistungsfähige Volltext Suchmaschine zur Verfügung. Behalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Informationen, Daten und Dokumente.
Anwenderfreundlichkeit
Die hohe Anwenderfreundlichkeit unterstützt die oberste Leitung und QM Beauftragte bei der Durchsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen im Betrieb. Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint weitgehend ohne Schulung aus. Ein lebendiges und transparentes System, mit dem Sie Zeit und Kosten für die Dokumentenpflege sparen.
Qualitätsmanagementsystem: Dokumentenlenkung
Funktionen unseres digitalen Qualitätsmanagementsystems
QM Dokumente erstellen
Bringen Sie bereits bei der Erstellung neuer Qualitätsmanagement Dokumente, Qualität in Ihr System und nutzen Sie die integrierten Vorlagen für Prozesse, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen aus der Vorlagenbibliothek. Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in das geöffnete digitale Qualitätsmanagement Handbuch Indexregister gezogen und sicher zur Bearbeitung abgelegt werden.
QM dokumente verwalten
Je nach Berechtigung können Anwender in inPoint Qualitätsmanagement Dokumente öffnen und ändern. Alle Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist. Laden Sie im Einzelfall Experten ein und geben Sie das Dokument temporär zur Beurteilung frei.
QM Dokumente verteilen
Jedes neue oder geänderte Dokument kann via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit dieser Funktion ist sichergestellt, dass alle betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind. Die digitale Dokumentenlenkung unterstützt Sie durch einfach zu nutzende Wiedervorlagenfunktionen und verschickt rechtzeitig E-Mail Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an zuständige Mitarbeiter.
QM Dokumente im Alltag
Während Qualitätsmanagement Mitarbeiter mit dem QM Handbuch Index vertraut sind und daher mit wenigen Klicks das gewünschte QMH schnell finden, bevorzugen Fachabteilungen die integrierte Volltextsuche um gezielt nach Dokumenten zu suchen. Mit der Favoriten Funktion lassen sich diese Dokumente markieren und das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten entfällt.
Wartung
So einfach und sicher wie nur möglich wurde die Systemverwaltung im digitalen Qualitätsmanagement Handbuch gestaltet. Anwender können ganz einfach mit wenigen Mausklicks Qualitätsmanagement Kapitel ändern oder erweitern oder erforderliche Zugriffsberechtigungen konfigurieren, da inPoint komplett auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut.
Compliance
Zudem unterstzützt inPoint Ihre Compliance Politik mit revissionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, welche ein Abändern oder Löschen von Belegen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verhindern. Sollten Sie weitere inPoint Module z.B. die Langzeitablage von steuerrechtlichen Dokumenten planen, ist dies von besonderer Bedeutung. H&S Lösungen sind eine sichere Voraussetzung für die erfolgreiche Zertifizierung Ihres Unternehmens durch akkredierte Wirtschaftsprüfer.
Freigabeprozesse
Bevor ein neues Qualitätsmanagement Dokument veröffentlicht wird, kann dieses optional über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Freigabeprozess geprüft werden. Jeder Teilnehmer im Prüfprozess kann ein Dokument freigeben oder zurückweisen. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument archiviert.
Offline Dokumente
Durch die inPoint Offline Funktion können Qualitätsmanagement Dokumente, welche am Firmenserver abgelegt sind, problemlos auf ein Notebook kopiert werden. So haben Mitarbeiter im Außendienst auch an Orten ohne Internetverbindung, wichtige Qualitätsmanagement Dokumente zur Verfügung.
Dokumenten Preview
Meist genügt ein kurzer Blick in ein Qualitätsmanagement Dokument. Mit dem integrierten DocPreview Monitor können Anwender Qualitätsmanagement Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.
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