Intelligente DMS-Lösungen für KMU und Enterprise

Ein Dokumentenmanagement‑System (DMS) bildet den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung. Die Lösung von H&S sichert alle Versionen, verknüpft Dokumente mit Workflows und erleichtert das Auffinden durch zentrale Volltextsuche. inPoint wird seit über 30 Jahren in Europa entwickelt und ist auf die Einhaltung lokaler Anforderungen wie DSGVO und GoBD ausgelegt.

Die GoBD verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung. inPoint DMS erfüllt diese Anforderungen, indem es Versionen speichert, Änderungen lückenlos dokumentiert und gesetzliche Fristen einhält. Die integrierte E‑Mail‑Archivierung speichert Nachrichten unveränderbar und ordnet sie Geschäftsvorfällen zu – die Archive‑Funktion von Outlook genügt dafür nicht

• Cloud (inPoint.Go): Sofort einsetzbar ohne großes IT‑Projekt. Vorkonfigurierte Aktenstrukturen, Workflow‑Designer und KI‑Pakete sorgen für schnellen Nutzen. Die Lösung läuft auf Microsoft‑Azure und erfüllt hohe Sicherheitsstandards; Daten sind verschlüsselt und DSGVO‑konform. Das Preismodell startet bei 24 € pro Nutzer und Monat.

• On‑Premise (inPoint.Enterprise): Für individuelle Prozesse und komplette Kontrolle. Bewährt in regulierten Branchen – optional mit hybriden Szenarien. Regelbasierte Archivierung und PST‑Import unterstützen Administratoren bei der E‑Mail‑Archivierung.

Cloud‑DMS wie inPoint.Go sind sofort einsatzbereit, benötigen keine eigene Serverinfrastruktur und lassen sich monatlich pro Nutzer abrechnen. Sie ermöglichen Zugriff von überall und integrieren KI‑Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung.

On‑Premise‑Lösungen bieten hingegen maximale Kontrolle, individuelle Anpassungen und die Möglichkeit, sensible Daten im eigenen Rechenzentrum zu halten.

Die Lösung von H&S ermöglicht die effiziente Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Zu den Kernfunktionen gehören Aktenbildung, Versionierung, Volltextsuche sowie Freigabe‑ und Genehmigungsprozesse. Über Schnittstellen zu Dritt­systemen und Microsoft‑365‑Add‑Ons lässt sich das DMS nahtlos in bestehende IT‑Umgebungen integrieren.

Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. inPoint protokolliert jede Änderung, verwaltet Aufbewahrungsfristen und verhindert das nachträgliche Löschen. Anders als bei Backups dient die Archivierung der langfristigen rechtssicheren Aufbewahrung; ein Backup schützt nur kurzfristig vor Datenverlust.

H&S bietet maßgeschneiderte Archivierungslösungen für die langfristige und revisionssichere Speicherung von Dokumenten. Diese Lösungen sorgen dafür, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden und Daten – sowohl physische als auch digitale – sicher und strukturiert verwaltet werden können. Ergänzende Compliance‑Funktionen und digitale Workflows gewährleisten, dass Vorgaben wie GoBD und DSGVO erfüllt bleiben

Digitale Prozesse bedeuten bei H&S die Automatisierung von Geschäftsabläufen: Dazu zählen E‑Rechnung, digitale Unterschriften und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Effizienz und Transparenz zu steigern und so die Unternehmensprozesse zu beschleunigen

Das Ökosystem ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in hybride IT‑Landschaften einfügt. Es integriert sich in gängige Dateien und Anwendungen wie Word, Excel und Outlook sowie in CRM‑ und ERP‑Systeme wie Salesforce, SAP, Dynamics, Datev und BMD. Darüber hinaus werden digitale Signaturen und Microsoft‑365‑Dienste (Teams, SharePoint, OneDrive) eingebunden. Über Business‑Connectors und ein Import‑Toolset lassen sich Dokumente empfangen und dem DMS zur Weiterverarbeitung zuführen

inPoint bietet intelligente Business‑Connectors und ein umfassendes Integrationspaket. Diese ermöglichen es, Datenflüsse zu automatisieren, Dokumente in Echtzeit bereitzustellen und Informationen dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden – etwa in ERP‑, CRM‑ oder Microsoft‑365‑Anwendungen. Module für Transformation, Suche, Föderation, Identitätsmanagement und KI‑gestützte Verarbeitung unterstützen dabei die Automatisierung und strukturierte Steuerung von Dokumenten

• inPoint.Go DMS: Die SaaS‑Lösung richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Sie ist sofort einsatzbereit und erfordert keinen Implementierungsaufwand. Vorkonfigurierte Aktenpläne, ein benutzerfreundlicher Einstieg und eine kosteneffektive Preisstruktur zeichnen sie aus.

• inPoint.Enterprise DMS: Diese Variante eignet sich für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen. Sie kann als Cloud‑ oder On‑Premise‑Lösung betrieben werden, bietet vorkonfigurierte Module oder maßgeschneiderte Strukturen und skaliert je nach Bedarf. Sie ist ideal für mittelständische und größere Unternehmen, die hohe Sicherheits‑ und Compliance‑Ansprüche haben