Als europäischer Softwarehersteller entwickeln wir seit über 30 Jahren Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement (DMS). Mit unserer inPoint DMS Software fokussieren wir uns auf den digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter und Partner. In einer dynamischen und zunehmend digitalen Geschäftswelt ist es entscheidend, flexible und skalierbare Dokumentenmanagement-Lösungen zu haben, die sich den spezifischen Bedürfnissen jedes Unternehmens anpassen.
inPoint bietet eine Reihe von Lösungen, die den unterschiedlichen Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen gerecht werden. Die inPoint-Produkte sind darauf ausgelegt, die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten effizient zu gestalten und dabei verschiedene Implementierungs- und Anpassungsmöglichkeiten zu bieten.
Unsere 3 Kernbereiche
Dokumentenmanagement, digitale Prozesse & Archivierung mit inPoint DMS
Dokumentenmanagement (DMS)
Mit dem inPoint Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht H&S die effiziente Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Funktionen wie Aktenbildung, Versionierung, Volltextsuche und Freigabeprozesse optimieren den Zugriff und die Zusammenarbeit, während Schnittstellen zu Drittsystemen und Microsoft 365 Add-Ons die Integration in bestehende IT-Umgebungen erleichtern.
Digitale Prozesse (Workflow)
H&S unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch digitale Workflows. Dies umfasst die Implementierung von e-Rechnungen, die Integration digitaler Unterschriften und die Nutzung von Künstlicher Intelligenz zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und die Effizienz sowie Transparenz innerhalb des Unternehmens zu steigern.
Archivierung (Compliance & Governance)
Für die langfristige und revisionssichere Speicherung von Dokumenten bietet H&S maßgeschneiderte Archivierungslösungen. Diese gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützen Unternehmen dabei, ihre Daten sicher und strukturiert zu verwalten. Die Lösungen sind sowohl für physische als auch digitale Dokumente konzipiert und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.
Das inPoint Ökosystem
Nahtlose Integration und smarte Prozesse mit inPoint DMS
Das inPoint Ökosystem bietet eine leistungsstarke, flexible Lösung für Dokumentenmanagement in hybriden IT-Landschaften. Es integriert sich nahtlos in Filesysteme (z. B. Word, Excel, Outlook), CRM- und ERP-Systeme (z. B. Salesforce, SAP, Dynamics, Datev, BMD), digitale Signaturen und Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
Über Business Connectors und ein Import-Toolset lassen sich Dokumente empfangen und inPoint DMS zur effizienten Verwaltung und Weiterverarbeitung zuführen.
inPoint DMS ist die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und digitale Prozesse. Leistungsstarke Module für Transformation, Suche, Föderation, Identitätsmanagement und KI-gestützte Verarbeitung ermöglichen automatisierte Abläufe.
Intelligente Klassifizierung, Extraktion und mobiler Zugriff erleichtern die Nutzung. Ergänzend sorgen digitale Workflows, revisionssichere Archivierung und Compliance-Funktionen für eine strukturierte, rechtskonforme Dokumentensteuerung.
Dank skalierbarer Architektur und Hybrid-Store-Optionen bietet inPoint DMS eine zukunftssichere Lösung für modernes Dokumentenmanagement.
inPoint DMS Ausbaustufen
Finden Sie die perfekte DMS-Lösung für Ihr Unternehmen!
Dokumentenmanagement muss einfach, effizient und sicher sein. Unsere inPoint DMS-Lösungen bieten Ihnen genau das – eine intuitive Benutzeroberfläche, kombiniert mit leistungsstarker Technologie im Hintergrund.
Ob eine sofort einsatzbereite Cloud-Lösung mit inPoint.Go DMS oder eine maßgeschneiderte Enterprise-Lösung mit inPoint.Enterprise DMS – wir bieten die perfekte Lösung für Ihre individuellen Anforderungen.
Entdecken Sie die beiden Hauptlösungen von inPoint DMS:
Sofort startklar mit unserer günstigen SaaS-Lösung
inPoint.Go DMS
inPoint.Go DMS ist eine cloudbasierte, benutzerfreundliche und kosteneffektive Lösung für die digitale Dokumentenablage mit fertigen Aktenplänen für kleine und mittelständische Unternehmen
Starten Sie ohne Umwege – unsere Software-as-a-Service-Lösung ist sofort einsatzbereit. Sie können direkt einsteigen und loslegen, ohne komplizierte Implementierungen. Alles, was Sie brauchen, ist bereits integriert.
Ob Verträge, Rechnunge, Einkauf oder Kundenakten, Sie finden vorgefertigte Grundstrukturen für alle Firmenbereiche. Legen wir sofort los – let’s go!
Hauptmerkmale und Vorteile
- Cloud (SaaS)
- Kein Implementierungsaufwand
- Benutzerfreundlicher Einstieg
- Vorgefertigte Grundstruktur für den ganzen Firmenbereich
- Effizienz und Sicherheit in einem System
- Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
Die richtige Wahl für mittlere bis komplexe Anforderungen
inPoint.Enterprise DMS
Unsere inPoint.Enterprise DMS Lösung bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten: vorkonfigurierte Vorlagen für eine schnellere, kosteneffiziente Implementierung sowie die Möglichkeit, Ihre Lösung vollständig an individuelle Anforderungen anzupassen. Dank nahtloser Integrationen in Ihre bestehenden Systeme (ERP, CRM, Buchhaltung etc.) können Sie klein starten und je nach Bedarf skalieren – ideal für Unternehmen, die agil wachsen möchten.
Auch für Unternehmen mit besonders hohen Anforderungen an Sicherheit, Skalierbarkeit und Compliance ist inPoint.Enterprise DMS die richtige Lösung. Es erfüllt auch die komplexesten unternehmensspezifischen Vorgaben und bietet eine leistungsstarke Infrastruktur für ein effizientes Dokumentenmanagement in allen Branchen und Bereichen.
Hauptmerkmale und Vorteile
- Cloud oder On-Premise (PaaS)
- Definierter Implementierungsaufwand
- Vorkonfigurirte Module oder maßgeschneiderte Strukturen
- Auch für komplexere Geschäftsprozesse
- Für Unternehmen mit gehobenen Anforderungen
- Für mittelständische und Enterprise Unternehmen
Die perfekten Erweiterungen zu inPoint DMS
Module, Integrationen & Funktionsblöcke für inPoint DMS
Mit inPoint DMS erhalten Sie nicht nur ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System, sondern auch die Möglichkeit, Ihre bestehenden Systeme und Prozesse nahtlos miteinander zu verbinden. Über intelligente Business Connectors und umfassende Integrationen sorgt inPoint dafür, dass Datenflüsse automatisiert, Informationen in Echtzeit verfügbar und Dokumente immer dort sind, wo sie benötigt werden – ob in Ihrer ERP-Lösung, in Microsoft 365 oder im CRM-System.
Erleben Sie, wie inPoint DMS zur Drehscheibe für Ihre Unternehmensprozesse wird und Ihnen hilft, Effizienz, Transparenz und Compliance nachhaltig zu steigern.
Synchronisation – Übersicht
Die Synchronisationsfunktionen sorgen für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen dem lokalen Dateisystem und inPoint DMS – sowohl unter Windows (inPoint.WinExplorer) als auch macOS (inPoint.MacFinder).
Offline-Zugriff wird unterstützt, sodass Benutzer jederzeit über inPoint.Drive auf Dokumente zugreifen können.
- Cloud-Synchronisation: Nahtlose Anbindung und Synchronisation von Daten zwischen Cloud-Diensten und dem inPoint DMS für stets aktuelle Datenstände.
- Automatische Versionierung: Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert und archiviert.
Transformation – Übersicht
inPoint DMS bietet ein robustes Framework zur sicheren und skalierbaren Konvertierung von Dokumenten in verschiedene Formate.
- PDF/A-Generierung: Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen durch die Umwandlung in das langlebige PDF/A-Format.
- Office-Dokumentenkonvertierung: Automatische Umwandlung von Word, Excel und PowerPoint-Dateien für die dauerhafte Speicherung.
- Intelligente Medienverarbeitung: Bilder, Videos und andere Medien können automatisch mit Metadaten angereichert und kategorisiert werden.
- eRechnung & XML-Transformation: Strukturierte XML-Dokumente, wie elektronische Rechnungen, werden automatisch in lesbare und prüfbare PDF-Dateien umgewandelt.
Such- und Analysefunktionen – Übersicht
inPoint DMS stellt umfangreiche Such- und Analysefunktionen zur Verfügung, um große Datenmengen übersichtlich und schnell auszuwerten.
- Volltextsuche: Durchsucht alle Inhalte, Metadaten und Dokumentennamen.
- Elasticsearch-Integration: Hohe Geschwindigkeit und Skalierbarkeit für die Suche auch bei großen Datenbeständen.
- MongoDB-Unterstützung: Flexible Datenstruktur-Verwaltung zur intelligenten Indexierung.
- Automatisierte Berichtserstellung: Erzeugung von Berichten direkt aus Suchergebnissen, zur Analyse und Weiterverwendung.
- Erweiterte Analysen: Visualisierung und Interpretation von Nutzungshäufigkeiten, Suchverhalten und Prozessoptimierungen.
Integration – Übersicht
inPoint DMS bietet eine nahtlose Integration in führende Business-Anwendungen, insbesondere Microsoft 365, und erleichtert so die Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten.
- Mini Views: Direkte Dokumentenansicht innerhalb externer Systeme für schnellen Zugriff, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.
- Web Add-ons für Microsoft 365: Integrierte Lösungen für Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive und Teams. Diese Add-ons ermöglichen die einfache Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten direkt aus den Microsoft-Anwendungen.
- REST-API: Die inPoint REST-APIs bieten eine standardisierte, plattformunabhängige Schnittstelle zur Verwaltung von Dokumenten und Metadaten im DMS.
- CRUD-Operationen: Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten.
- Metadatenverwaltung: Bearbeitung und Zuweisung relevanter Dokumenteninformationen.
- Workflows: Steuerung und Automatisierung von Dokumentenprozessen.
- Berechtigungsmanagement: Zugriffskontrollen mit Unterstützung für OAuth 2.0 und API-Schlüssel.
Vorteile der REST-API
- Plattformunabhängig –> Funktioniert mit jeder Programmiersprache und jedem Betriebssystem.
- Einfache Integration –> Anbindung an ERP, CRM, Microsoft 365, SharePoint und andere Drittsysteme.
- Automatisierung & Workflows –> Dokumentenprozesse können automatisiert gesteuert werden.
- Höchste Sicherheit –> Unterstützung für OAuth 2.0, API-Schlüssel und Zugriffskontrollen.
Microsoft 365-Integrationen im Detail
Outlook-Integration für DMS
- Direkte Ablage von E-Mails und Anhängen im DMS.
- Automatische Verschlagwortung (Tagging) und Metadaten-Extraktion für eine strukturierte Ablage.
- Revisionssichere E-Mail-Archivierung zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Word & Excel Add-ons für DMS
- Speichern & Abrufen von Dokumenten direkt aus Microsoft Word und Excel.
- Versionierung & Dokumentenhistorie für eine transparente Nachverfolgung von Änderungen.
- Integration in unternehmensweite Workflows und Freigabeprozesse.
Identitätsmanagement – Übersicht
Das Identitätsmanagement in inPoint sorgt für Sicherheit und einfache Handhabung.
- Single Sign-On (SSO): Zentralisierte Anmeldung für alle Anwendungen.
- OAuth 2.0 & OIDC: Höchste Sicherheitsstandards für Authentifizierungsprozesse.
- Anbindung an Azure, Salesforce & Windows Authentication: Komplette Integration in Unternehmensverzeichnisse.
Künstliche Intelligenz – Übersicht
inPoint DMS nutzt KI, um die Dokumentenverarbeitung und Arbeitsprozesse gezielt zu unterstützen und zu automatisieren. Die Funktionen des KI-Assistenten umfassen:
- OCR & KI-Dokumentenklassifizierung: Vollautomatische Texterkennung und Klassifikation.
- Klassifizieren / Extrahieren: Automatische Erkennung von Dokumententypen und Extraktion relevanter Inhalte und Metadaten.
- Inhaltsanalyse von Einzeldokumenten: Detaillierte Analyse, Erkennung von Schlüsselinformationen und Datenpunkten innerhalb einzelner Dokumente.
- GenAI-Funktionen: Erstellen von Zusammenfassungen, Generieren ähnlicher Dokumente und textbasierte Vorschläge.
- Suche: Umwandlung von Anfragen in präzise Suchabfragen innerhalb des Archivs oder verknüpfter Datenquellen.
- Aktionen: Ausführung von Folgeaktionen wie das Versenden von E-Mails, Erstellen neuer Objekte (z. B. Ordner, Aufgaben) oder Anstoßen von Workflows.
Speicherlösungen – Übersicht
inPoint unterstützt vielfältige Speicheroptionen für eine sichere Ablage und Langzeitarchivierung.
- Hybrid Storage: Unterstützung für hybride Speicherlösungen, inklusive Cloud- und On-Premise-Speicher.
- S3 Connector: Integration mit Amazon S3 für skalierbare, kosteneffiziente Speicherlösungen.
- Microsoft Azure Storage: Speicherung von Dokumenten in Microsoft Azure Blob Storage.
- Archivspeicher (Cold Storage): Langzeitspeicherung von selten genutzten Dokumenten mit optimierten Kosten.
Business Connectors – Übersicht
inPoint DMS ermöglicht die Anbindung externer Systeme, um eine durchgängige und effiziente Dokumentenverwaltung und Archivierung zu gewährleisten. Durch eine Vielzahl an Business Connectors können Unternehmen ihre bestehenden IT-Systeme optimal erweitern.
SAP-Integration
- Content Server SAP (inPoint.CSS): Direkte Integration mit SAP R/3 & S/4HANA zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
- EPO Connector: Bindet Business-Softwarelösungen direkt an inPoint an, um Unternehmensdaten effizient zu synchronisieren.
E-Mail & Kommunikationsplattformen
- Content Server Exchange (inPoint.CSE): Direkte Ablage und Zugriff auf E-Mails und Anhänge aus Microsoft Exchange – nahtlos in Outlook integriert.
- Exchange Monitor: Automatische Überwachung und Archivierung relevanter E-Mail-Inhalte.
- Teams Online Archivierung (inPoint.TOA): Automatischer Export von Microsoft Teams-Chats und Kanälen, inklusive revisionssicherer Langzeitarchivierung.
HCL Domino & Windows Fileserver
- Content Server für HCL Domino Notes (inPoint.CSD): Hochleistungs-Archivlösung zur Entlastung des HCL Domino Servers.
- Fileserver Archivierung (cA File): Archivsystem für u.a Windows Fileserver, reduziert Speicherlast und optimiert die Performance.
- Filemonitor: Überwachung und Automatisierung der Dateiarchivierung.
ERP- und Finanzsysteme
- inPoint.ERP: Nahtlose Anbindung an führende ERP-Systeme zur Dokumentenverwaltung, darunter:
- DATEV: Optimierte Verwaltung und Archivierung von Finanz- und Steuerdokumenten.
- BMD: Direkte Integration für Buchhaltungs- und Steuerprozesse.
- Microsoft Business Central: Automatische Verarbeitung und Speicherung von Geschäftsunterlagen.
- Infoniqa: Leistungsstarke Schnittstelle und idealer Anknüpfungspunkt zum ONE 50 Rechnungswesen für die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen und Finanzbelege mit automatischer Archivierung und revisionssicherer Dokumentation.
- SAP: Integrierte Abläufe für Finanzbuchhaltung, Controlling und Dokumentenmanagement
- Sage: Reibungslose Übergabe von Finanz- und Lohndaten inklusive automatischer Archivierung.
Microsoft 365 & Cloud-Speicher
- OneDrive & SharePoint: Synchronisation und Ablage von Dokumenten direkt in inPoint DMS.
- inPoint Cloud Sync: Verknüpft Dateien aus Microsoft-Cloud-Quellen (SharePoint, OneDrive, Teams) mit inPoint. Änderungen werden automatisch synchronisiert und versioniert. Bearbeitungen sind sowohl in inPoint als auch in der Cloud möglich.
- Microsoft Office Connector (inPoint.Office): Direkter Dokumentenzugriff aus Word, Excel und PowerPoint für eine optimierte Bearbeitung und Archivierung.
eSignatur-Lösungen
- Elektronische Unterschriften mit führenden Anbietern: Rechtsgültige und sichere elektronische Signaturen für Vertrags- und Dokumentenprozesse.
Import Toolset – Übersicht
Das Import Toolset von inPoint ermöglicht eine effiziente Verarbeitung, Migration und Integration von Dokumenten und Daten in inPoint oder andere Unternehmenssysteme. Durch automatisierte Workflows werden manuelle Prozesse minimiert und die Datenverwaltung optimiert.
Scanclient & Dokumentenerfassung
- Erfassung von Papierdokumenten: Digitalisierung und automatisierte Ablage in inPoint DMS.
- Barcode-Erkennung, OCR & Metadaten-Extraktion: Intelligente Zuordnung und Kategorisierung der Dokumente.
PowerShell Framework – Automatisierung & Integration
Das PowerShell-Framework dient zur strukturierten Datenverarbeitung, Migration und Systemintegration. Die Hauptfunktionen umfassen:
- Dokumenten- & Ordnerverwaltung: Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Verwalten von Dokumentenstrukturen.
- Datenquellen-Integration: Verarbeitung von XML, CSV, Datenbanken & API-Schnittstellen.
- Workflows & Automatisierung: Steuerung von Importprozessen, Metadaten-Anreicherung & E-Mail-Benachrichtigungen.
- Massenimport: Automatische Extraktion, Kategorisierung, Ordnerstruktur-Erstellung & Speicherung.
- Migration: Struktur-Analyse von Quellsystemen, Erstellung neuer Hierarchien, Validierung & Reporting.
- Monitoring & Alerts: System-Health-Checks, KPI-Analysen & automatische Benachrichtigungen bei Fristenüberschreitungen.
- Integrationen: Unterstützung für REST, SOAP, SFTP, Microsoft Teams, Power BI, SAP, Clockify, Monday u.v.m.
Zweck & Nutzen
- Optimierung der Massenverarbeitung: Schnelle & fehlerfreie Verarbeitung großer Datenmengen.
- Automatisierung von Importprozessen: Reduzierung manueller Aufwände durch strukturierte Workflows.
- Einfache Integration in Unternehmenssysteme: Nahtlose Anbindung an bestehende ERP-, CRM- & DMS-Systeme.
DMS Feature Set – Übersicht
inPoint DMS bietet eine umfassende Plattform zur digitalen Verwaltung, Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten in Unternehmen. Es optimiert Dokumenten-Workflows, verbessert den Zugriff auf Informationen und stellt eine revisionssichere Archivierung sicher.
Dokumentenerfassung & Import
- Manuelle Erfassung: Hochladen von Dateien aus lokalen Verzeichnissen oder per Drag & Drop.
- Automatischer Import: Integration mit Scannern, E-Mail, OCR-Software & APIs für eine nahtlose Dokumentenerfassung.
- Massenimport: Verarbeitung großer Dokumentenmengen aus Dateisystemen, CSV, XML oder Datenbanken.
Dokumentenspeicherung & Verwaltung
- Zentrale Ablage: Einheitliche Speicherung mit kontrolliertem Zugriff & Revisionssicherheit.
- Versionierung: Historie von Änderungen, Vergleich & Wiederherstellung älterer Versionen.
- Check-in / Check-out: Vermeidung paralleler Bearbeitung zur Datenintegritätssicherung.
- Metadaten & Verschlagwortung: Strukturierte Speicherung durch Tags, Kategorien & Indizes.
- Hierarchische Ordnerstrukturen: Individuelle oder vordefinierte Ablagestrukturen.
- Automatische Klassifizierung: KI-gestützte Dokumenten- & Kategorienzuordnung.
Dokumentensuche & Zugriff
- Volltextsuche: OCR-gestützte Durchsuchung von Inhalten, Metadaten und Dateinamen.
- Erweiterte Filter & Suchabfragen: Kombination aus Datum, Nutzer, Tags, Dokumententypen.
- Zugriffsrechte & Rollenverwaltung: Berechtigungen für individuelle Nutzer oder Gruppen.
- Mobiler Zugriff & Cloud-Synchronisation: Nutzung auf verschiedenen Geräten und Standorten.
Workflows & Automatisierung
- Dokumenten-Workflows: Automatische Verarbeitung, Genehmigung & Weiterleitung von Dokumenten.
- Aufgaben- & Fristenmanagement: Erinnerungen & Eskalationen bei ausstehenden Aufgaben.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Updates zu Änderungen oder Genehmigungen.
- Elektronische Signaturen: Rechtskonforme digitale Unterschriften für Dokumentenfreigaben.
Sicherheit & Compliance
- Zugriffssicherheit & Verschlüsselung: Schutz sensibler Daten durch Berechtigungen & Datenverschlüsselung.
- Revisionssicherheit: DSGVO-, GoBD- und ISO-konforme Speicherung unveränderlicher Dokumente.
- Audit-Trails & Protokollierung: Nachvollziehbare Änderungen & Zugriffe für Compliance-Anforderungen.
Integration mit anderen Systemen
- ERP, CRM & Buchhaltungssysteme: Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und weitere Business-Anwendungen.
- Microsoft 365 & SharePoint: Integration in Outlook, Word, Excel & Microsoft Teams.
- Externe Cloud-Speicher: OneDrive, Google Drive, Dropbox, SFTP für nahtlosen Zugriff auf Dokumente.
- REST & API-Schnittstellen: Einfache Anbindung an Drittsysteme & individuelle Unternehmensanwendungen.
Ihr Ansprechpartner
Martin Leitner
Geschäftsführer
Willkommen bei H&S, mein Name ist Martin Leitner.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How als DMS-Experte zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
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