Cloud DMS Software

Cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem

Einfacher Zugriff, sichere Ablage – überall und jederzeit.

Der Weg in die Cloud ist für Unternehmen längst keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Doch während viele Prozesse bereits digitalisiert sind, bleibt das Dokumentenmanagement häufig außen vor – und damit einer der zentralen Bereiche, in dem täglich Informationen fließen, Entscheidungen getroffen und Fristen eingehalten werden müssen.

Unstrukturierte Ablagen, dezentrale Speicherorte, fehlende Transparenz und zeitaufwändige Abstimmungen gehören für viele Teams nach wie vor zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: rechtssichere Archivierung, standortunabhängiger Zugriff, klare Verantwortlichkeiten – und das alles unter wachsendem Zeitdruck.

Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement bietet die Chance, diese Herausforderungen systematisch zu lösen – und den Umgang mit Dokumenten auf ein neues, zukunftsfähiges Niveau zu heben.

Schnell, sicher, skalierbar – in der Cloud

Warum Unternehmen auf Cloud DMS setzen

Moderne Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Informationen jederzeit verfügbar, rechtskonform und teamübergreifend zugänglich zu halten – bei gleichzeitigem Bedarf nach Effizienz und klaren Prozessen.

Ohne ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement stoßen viele an ihre Grenzen: Der Zugriff ist oft eingeschränkt, Ablagestrukturen sind unübersichtlich, Wartung und Updates verursachen hohen Aufwand. Auch Transparenz bei Bearbeitungen und die Sicherheit sensibler Daten bleiben häufig auf der Strecke.

Ein Cloud-DMS schafft hier Abhilfe – mit zentraler Struktur, automatisierten Prozessen und sicherem, standortunabhängigem Zugriff.

Ihre Vorteile mit einem cloudbasierten DMS auf einen Blick

Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem schafft die Grundlage für strukturierte, sichere und effiziente Arbeitsabläufe:

Einheitliche Ablagestruktur statt Dateichaos
Kosten sparen und flexibel skalieren
Schnelle Einführung ohne aufwendige IT-Projekte
DSGVO-konform, revisionssicher und zukunftssicher
Automatisierte Workflows und einfache Zusammenarbeit

Unsere Antwort: inPoint.Go

Ihr idealer Einstieg ins cloudbasierte Dokumentenmanagement

Mit inPoint.Go DMS setzen Sie auf eine moderne Cloud-Lösung (SaaS), die Ihnen jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Dokumente ermöglicht – sicher, zuverlässig und ohne lokale IT-Infrastruktur. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Ihre Daten sind geschützt gespeichert und für autorisierte Nutzer jederzeit verfügbar, was eine ortsunabhängige Zusammenarbeit deutlich vereinfacht.

Dank vorgefertigter, intuitiver Aktenpläne sparen Sie wertvolle Zeit bei der Dokumentenorganisation. Die strukturierte Ablage ist direkt einsetzbar und lässt sich flexibel an die Anforderungen verschiedener Unternehmensbereiche anpassen – ganz ohne komplizierte Konfiguration.

inPoint.Go eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie einzelne Fachabteilungen in größeren Organisationen. Der Einstieg ist einfach, der Betrieb ressourcenschonend – ganz ohne hohen IT-Aufwand. So digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse schnell, effizient und zukunftssicher.

Maximale Sicherheit für Ihre Dokumente

Ihre Daten sind bei uns in sicheren Händen. Unser Cloud-DMS nutzt modernste Sicherheitsstandards und speichert alle Informationen ausschließlich in deutschen Rechenzentren – DSGVO-konform und mehrfach gesichert. So bleiben Ihre Dokumente jederzeit geschützt.

Nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft

Unser Cloud-DMS lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren – ob ERP, CRM oder Buchhaltung. So vermeiden Sie Medienbrüche, beschleunigen Ihre Prozesse und sorgen für ein durchgängig digitales Arbeiten ohne Umwege.

Bereit für die Zukunft: Automatisierung & KI

Digitalisierung endet nicht beim Speichern von Dokumenten – sie beginnt dort. Unser System unterstützt Sie aktiv bei der Automatisierung von Prozessen und der intelligenten Dokumentenanalyse, dank integrierter Workflows und smarter Tools.

Unsere Kunden erzählen

Cloud Dokumentenmanagement als optimale Lösung

Wir waren auf der Suche nach einer effizienten, digitalen und audit-sicheren Cloud DMS-Lösung, die schnell einsatzbereit ist und gleichzeitig alle Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllt. Mit inPoint.Go konnten wir genau das realisieren – und haben selbst beim Audit durch klare Strukturen und hohe Sicherheitsstandards überzeugt.

Jörg DinkatCFO, Geschäftsführer | LIVA Power Management Systems GmbH

Alles in einer Lösung

Alle Funktionen, die ein modernes Cloud DMS braucht

Es hält sich das Missverständnis, dass Cloud-Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich zu On-Premises-Lösungen eingeschränkte Funktionen aufweisen. Dies entspricht jedoch nicht der Wahrheit, da fortschrittliche Anbieter wie H&S, unabhängig von der Bereitstellungsform, äquivalente Funktionsspektren bereitstellen. Bei Ihrer Auswahl sollten folgende Schlüsselfunktionen daher im Mittelpunkt stehen:

Kluge Dokumentenablage & Archivierung

Beenden Sie das manuelle Sortieren von Akten und das Verwalten von physischem Schriftgut und unübersichtlichen Dateiordnern. Ein übersichtliches DMS wie inPoint wird zum zentralen Knotenpunkt für Ihr Unternehmen, insbesondere im Homeoffice. Alle Dokumente werden gemäß gesetzlicher Vorgaben revisionssicher archiviert – strukturiert, unveränderbar und nachvollziehbar.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Mit der Integration künstlicher Intelligenz wird das Dokumentenmanagement noch effizienter. KI übernimmt die automatische Klassifizierung von Dokumenten, extrahiert relevante Informationen und versteht sogar komplexe Suchanfragen. Dadurch lassen sich Inhalte schneller finden, Abläufe beschleunigen und Prozesse weiter automatisieren – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeiter.

Anbindung an Systeme

Daten und Dokumente werden in vielen Unternehmenssystemen erzeugt. Damit diese im digitalen DMS gespeichert werden können, wird eine Verbindung zu diesen Systemen hergestellt. Vollständig integriert, kann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zugegriffen werden.

Schnelle Suche

Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche im DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden. Durch die Verschlagwortung der Dokumente, d.h. die Zuordnung von Stichworten wie Kundenname, Dokumentenart etc., findet man immer das gesuchte Dokument.

Prozessautomatisierung

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme gehen weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mit integrierten Workflow-Funktionen ermöglicht ein DMS die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Kollaboration

Sobald ein Dokument automatisch abgelegt und verschlagwortet wurde, kann es von Mitarbeitern und externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Insbesondere die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung fördert viele Prozesse.

Was passt zu Ihnen

Cloud-Dokumentenmanagement vs. On-Premises vs. Hybrid

	Cloud-DMS	On-Premises	Hybride Lösung
Betrieb	Extern beim Anbieter	Interne Server & IT	Kombination aus Cloud & intern
IT-Aufwand	Minimal	Hoch	Mittel
Zugriff	Überall & jederzeit	Nur im Firmennetz	Variabel, je nach Architektur
Sicherheit	DSGVO-konform, verschlüsselt	Abhängig von interner IT	Mischung
Skalierung	Schnell & flexibel	Teuer & aufwendig	Teilweise skalierbar
Kostenmodell	Monatliche Gebühr (OPEX)	Hohe Initialkosten (CAPEX)	Mischmodell

Gerne beraten wir Sie bei der Wahl der passenden Lösung.

Interesse an einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem

Stephan Gehling

Prokurist, Microsoft 365 Experte

Ob Einstieg, Umstieg oder Erweiterung: Wir zeigen Ihnen gern, wie modernes Dokumentenmanagement in der Cloud funktioniert – und wie Sie mit inPoint.Go sofort davon profitieren.

stephan.gehling@hs-soft.com

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