Archivierung
mit inPoint
Demodigitale Archivierung: Definition, Fristen und gesetzliche Anforderungen
Archivierung spielt eine wesentliche Rolle in der modernen Informationsgesellschaft, in der Unternehmen und Institutionen täglich eine Fülle von Dokumenten und Daten generieren. Die fortschreitende Digitalisierung und gesetzliche Vorgaben haben es notwendig gemacht, neue Lösungen für die effiziente Verwaltung, den Schutz und die langfristige Erhaltung dieser Informationen zu entwickeln.
Im Folgenden werden wir uns mit den verschiedenen Aspekten der digitalen Archivierung beschäftigen, wie etwa Definitionen, gesetzliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen sowie die revisionssichere Archivierung und Anforderungen an einen Software-Anbieter, um ein besseres Verständnis für diesen wichtigen Prozess zu erlangen.
Themen im Überblick:
Archivierung EINFACH ERKLÄRT
Definition & Erklärung
Was heißt archivieren
Unter einer sicheren Archivierung versteht man die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von Dokumenten in einem Unternehmen. Archivierung bezeichnet den Prozess der systematischen und kontrollierten Sammlung, Speicherung und Organisation von Dokumenten, Daten oder Informationen, um diese langfristig zu erhalten und bei Bedarf wieder abrufen zu können.
Was bedeutet archivieren
Die Archivierung kann sowohl physisch als auch digital erfolgen. Bei der physischen Archivierung werden Dokumente, wie beispielsweise Papierakten, in entsprechenden Räumlichkeiten oder Archivsystemen gelagert. Die digitale Archivierung hingegen umfasst das Speichern von elektronischen Dokumenten und Daten im papierlosen Büro in digitalen Archivsystemen, die eine effiziente Suche, den Zugriff und den Schutz der archivierten Informationen ermöglichen.
Digitale Langzeitarchivierung ist für Unternehmen und öffentliche Institutionen von besonderer Bedeutung, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten, die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen zu gewährleisten und Informationen für zukünftige Generationen zu bewahren.
Archivierung von Dokumenten
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Die Archivierung von Daten und Dokumenten mit steuerlicher Bedeutung in Unternehmen ist ein besonders kritischer Aspekt der Unternehmensführung. Diese Dokumente können Belege, Rechnungen, Steuerbescheide, Jahresabschlüsse und Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfassen. In vielen Ländern, darunter auch Deutschland, Österreich und Schweiz, sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, diese Dokumente für einen bestimmten Zeitraum revisionssicher zu archivieren, der in der Regel 10 Jahre beträgt. Bei Verstoß gegen diese Vorschriften können schwerwiegende Strafen drohen.
Die folgende Liste umfasst einige der wichtigsten Arten von Dokumenten mit steuerrechtlicher Relevanz die der revisionssicheren Archivierungspflicht unterliegen:
Buchungsbelege
Dazu gehören alle Belege, die eine Geschäftstransaktion belegen, wie z.B. Kassenbelege, Bankauszüge, Quittungen und Rechnungen.
Geschäftsbücher
Dazu gehören Hauptbuch, Journal, Kontenrahmen und sonstige Bücher, in denen Geschäftsvorfälle chronologisch und systematisch erfasst werden.
Jahresabschlüsse
Dazu gehören Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Anhänge.
Steuererklärungen und Steuerbescheide
Dies sind offizielle Dokumente, die an das Finanzamt gesendet werden bzw. von diesem erhalten wurden.
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex.
Verträge
Dazu können Mietverträge, Kaufverträge, Arbeitsverträge und andere Verträge gehören, die finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
Inventarlisten
Aufzeichnungen über den Bestand an Vermögensgegenständen im Unternehmen.
Prüfungsberichte
Diese können von internen oder externen Prüfern erstellt werden.
Dokumentation von Geschäftsprozessen und -entscheidungen
Dazu gehören schriftliche Korrespondenzen zur Einleitung und Abwicklung von Geschäftsvorgängen.
Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (Reisekostenabrechnungen, Personalunterlagen, u.a)
Gesetzliche Vorschriften: Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und GoBD
Was gilt zu beachten
Die gesetzlichen Vorschriften rund um die Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) bilden einen wichtigen Aspekt der betrieblichen Compliance.
Die gesetzlichen Bestimmungen umfassen folgende Elemente:
- Aufbewahrungspflichten für spezifische Dokumente
- Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen abhängig von der Art des Dokuments
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten können je nach Art der Dokumente, dem Land, aber auch nach Branche in dem ein Unternehmen tätig ist, variieren. Im Allgemeinen sind Unternehmen jedoch verpflichtet, bestimmte Arten von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Diese Pflichten sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt, darunter das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und das Umsatzsteuergesetz (UStG).
Die gesetzlichen Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung verfolgen zwei primäre Ziele:
- Erstens ermöglicht eine korrekte und rechtskonforme Archivierung den Unternehmen selbst einen unkomplizierten Zugriff auf relevante Unterlagen.
- Zweitens gewährleistet sie dem Finanzamt einen reibungslosen Zugriff auf Geschäftsunterlagen, was insbesondere im Kontext einer Betriebsprüfung von Bedeutung ist.
Der Gesetzgeber bezieht sich mit korrekter und rechtskonformer Aufbewahrung auf die revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
Solange die Aufbewahrungspflicht für ein Dokument besteht, dürfen Unternehmen dieses nicht vernichten.
Weitere Details zu den spezifischen Aufbewahrungspflichten und -fristen in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden in dem Beitrag zum Thema Aufbewahrungspflichten: Alles, Was Unternehmen beachten müssen behandelt.
Aufbewahrungsfrist
Je nach Art der Dokumente variieren die Aufbewahrungsfristen. In der Regel sind buchführungspflichtige Unternehmen verpflichtet, Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Rechnungen und andere Dokumente für 10 Jahre aufzubewahren. Andere Unterlagen, wie Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote oder Exportunterlagen und Zollbelege müssen in der Regel für 6 Jahre aufbewahrt werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungspflichten nicht nur für physische Dokumente gelten, sondern auch für elektronisch gespeicherte Informationen. Dies beinhaltet digitale Dokumente, E-Mails, elektronische Rechnungen, digitale Aufzeichnungen, Datenbankinhalte und andere Formen digitaler Daten.
GoBD-konforme Archivierung
Als Unternehmer ist es unerlässlich, sich mit dem Thema GoBD Archivierung vertraut zu machen. GoBD-konforme Archivierung bezieht sich auf die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Regelungen sind besonders wichtig, da sie die Anforderungen und Standards für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten und Daten festlegen.
Die GoBD umfasst und erläutert folgende Hauptbereiche:
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- Revisionssichere Archivierung
- Archivierungssoftware gemäß GoBD
- Vollständige Verfahrensdokumentation
GoBD-konform Archivieren
Um GoBD-konform zu sein, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten digitalen Dokumente und Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass alle Dokumente und Daten in ihrer ursprünglichen Form ohne jegliche Änderungen gespeichert und jederzeit innerhalb der Frist abgerufen werden können.
Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die notwendigen Kontrollen und Verfahren implementiert haben, um die Sicherheit und Integrität der gespeicherten Dokumente und Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet den Schutz vor unbefugtem Zugriff, den Schutz vor Datenverlust und die Implementierung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems.
Zusätzlich müssen alle digitalen Dokumente und Daten in einem Format gespeichert werden, welches eine korrekte und vollständige Wiedergabe ermöglicht. Dies bedeutet, dass sie in einer Weise gespeichert werden müssen, die ihre ursprüngliche Darstellung, ihren Inhalt und ihren Kontext unverändert lässt. Die GoBD schreiben in diesem Kontext eine revisionssichere Archivierung vor.
Die GoBD-konforme Dokumentenarchivierung ist ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Compliance und kann erhebliche Auswirkungen auf die Fähigkeit eines Unternehmens haben, Steuerprüfungen zu bestehen und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die GoBD-Anforderungen vollständig verstehen und effektive Systeme und Verfahren implementieren um GOBD-konform archivieren zu können.
Die GoBD gelten uneingeschränkt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Dies bedeutet, dass sowohl große Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von diesen Grundsätzen betroffen sind. Die Pflicht zur Aufbewahrung muss immer erfüllt werden. Auch sensible Daten, wie z.B. Personalunterlagen, müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher aufbewahrt und zusätzlich gemäß den Vorschriften der DSGVO archiviert werden. Hier unterstützt eine Archivierungssoftware.
Nach den Vorgaben der GoBD ist es für die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen notwendig, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dieses Dokument dient dazu, die Nachvollziehbarkeit aller gespeicherten Informationen zu gewährleisten. Es sollte so detailliert wie möglich sein und alle relevanten Informationen enthalten, die für das Verständnis der archivierten Daten und Dokumente erforderlich sind. Mit anderen Worten, jede Person, die diese Dokumentation liest, sollte in der Lage sein, den Prozess der Datenarchivierung und die Struktur der gespeicherten Informationen zu verstehen.
Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten sind in den zehn Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ von der bitkom ausführlich zusammengefasst.
Revisionssichere Archivierung
Revisionssicherheit Definition
Revisionssicherheit ist ein Begriff, um zu beschreiben, dass Daten und Dokumente in einer Weise gespeichert werden, die ihre Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit über einen bestimmten Zeitraum sicherstellt. Dies ist besonders wichtig bei Daten und Dokumenten, die für steuerliche oder rechtliche Zwecke relevant sind. Die Revisionssicherheit ist ein zentraler Bestandteil der GoBD und anderer rechtlicher Anforderungen an die Datenspeicherung und -archivierung.
Revisionssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung bezieht sich schlussendlich auf den Prozess der Speicherung und Verwaltung von Dokumenten im Einklang mit der oben genannten Vorgehensweise.
Es gibt verschiedene Anforderungen an die revisionssichere Archivierung laut GoBD, welche auch eine Archivierungssoftware auszeichnet:
Unveränderbarkeit
Sobald ein Dokument oder eine Datei archiviert wurde, darf sie nicht mehr verändert werden. Das bedeutet, dass weder der Inhalt noch die Struktur des Dokuments oder der Datei verändert werden dürfen.
Nachvollziehbarkeit
Es sollte möglich sein, den Lebenszyklus eines Dokuments oder einer Datei nachzuvollziehen. Dazu gehören Informationen darüber, wann und von wem das Dokument erstellt, geändert oder archiviert wurde.
Vollständigkeit
Alle relevanten Dokumente und Dateien müssen gespeichert und archiviert werden. Es dürfen keine relevanten Daten oder Dokumente fehlen.
Schutz vor Datenverlust
Es müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um den Verlust von Daten oder Dokumenten zu verhindern. Dazu können regelmäßige Backups und andere Sicherheitsmaßnahmen gehören.
Zugriffskontrolle
Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die archivierten Daten und Dokumente haben.
Lesbarkeit und Wiedergabefähigkeit
Die archivierten Daten und Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und wiedergabefähig sein. Dies erfordert in der Regel, dass sie in einem gängigen, nicht proprietären Format gespeichert werden.
Archivierungssoftware
Anforderungen an die Software und den Anbieter
Wenn Sie bereits elektronisch gesteuerte Prozesse in Ihrem Unternehmen nutzen und das digitale Arbeiten schätzen, ist der nächste logische Schritt ein GoBD-konformes Archivierungssystem. Es gibt viele Faktoren, die bei der Auswahl einer passenden Archivierungssoftware beachtet werden sollten, und diese variieren je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Zum einen sollte die Software eine breite Vielfalt an Dokumentformaten unterstützen, damit sie mit verschiedenen Dokumenten- und Dateiformaten umgehen kann. Es ist auch wichtig, dass sie ein ausgereiftes und fein granuliertes Rollen- und Rechtekonzept hat, um den Zugriff auf Dokumente effektiv zu steuern.
Oberste Priorität liegt darin, die Anforderungen an die Compliance zu berücksichtigen. Die Software sollte internationalen Standards entsprechen, insbesondere den Anforderungen der DSGVO in der EU und den GoBD-Richtlinien in Deutschland. Achten Sie auf Zertifikate und Testate zur GoBD-Konformität, wie z.B. IDW PS-880.
Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie sich für eine Cloud-Lösung, eine On-Premises-Lösung oder eine hybride Mischung aus beiden entscheiden. Darüber hinaus ist es ideal, wenn die Archivierungslösung als SaaS-Lösung angeboten wird, da dies eine klarere Kalkulation in Bezug auf die Anzahl der Nutzer und Laufzeiten ermöglicht.
Eine ausgereifte und einfach zu bedienende Suchfunktion ist ein weiterer wichtiger Aspekt, ebenso wie die Möglichkeit der Anbindung an Drittsysteme, wie z.B. ERP- oder andere Warenwirtschafssysteme. Dies ermöglicht nahtlos digitale Prozesse, z.B. bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder im Vertragsmanagement.
Wenn es darum geht, einen Anbieter zu wählen, sollten Sie darauf achten, dass dieser mit langjähriger Erfahrung am Markt punkten kann. Zudem ist es wichtig, dass die Software mehrsprachig ist, insbesondere wenn Ihr Unternehmen international tätig ist.
Schließlich, falls Sie noch papierbasierte Dokumente haben, sollten Sie prüfen, ob die Software die Möglichkeit zur Digitalisierung dieser Dokumente bietet, um eine reibungslose Archivierung zu gewährleisten.
Insgesamt sollte Ihre Auswahl auf Ihren individuellen Anforderungen basieren und eine Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Funktionalität bieten.
Revisionssichere Archivierung mit dem inPoint Archivsystem
Unsere inPoint Archivierungslösungen sind speziell dafür entwickelt worden, um Ihre Bedürfnisse optimal zu erfüllen. Wir ermöglichen Ihnen eine rechtskonforme, revisionssichere Langzeitarchivierung, mit der Sie Altdaten und Dokumente sicher und kosteneffizient auslagern können. Dies schafft nicht nur mehr Platz auf Ihrem Produktivserver, sondern beschleunigt auch Ihre Backup-Prozesse. Und das Beste daran: Sie können ganz bequem aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf archivierte Daten und Dokumente zugreifen. Unser Ziel ist es, Ihnen das Leben leichter zu machen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und gesetzeskonform verwaltet werden.
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement, unterstützt H&S sie mit IDW PS-880 geprüften und zertifizierten Produkten in den Bereichen E-Mail Archivierung, Fileserver Archivierung, SAP Datenarchivierung, Microsoft Teams Archivierung und HCL Notes Archivierung.
Exchange E-Mail Archivierung
Verschieben Sie mit inPoint Content Server Exchange (CSE) E-Mails und Attachments nach unterschiedlichen Regelwerken auf Archivmedien. Der bekannte Doppelklick in MS Outlook genügt und schon steht die archivierte E-Mail zur Verfügung.
FILESERVER ARCHIVIERUNG
Mit inPoint Content Server Archivierung für Fileserver (CSF) wird aus einer vermüllten Datendeponie ein schneller und schlanker Fileserver. Bis zu 80% mehr Speicherplatz am Quellserver sind möglich.
SAP Datenachivierung
Mit der SAP zertifizierten Archivlösung inPoint Content Server SAP (CSS) werden Altdaten und Dokumente im Hintergrund archiviert. Ausgelagerte Daten und Dokumente können direkt mit und in der SAP Fachlösung aufgerufen und angezeigt werden.
HCL Notes E-MAIL ARCHIVIERUNG
Mit inPoint Content Server Archivierung für HCL Notes (CSD) entlasten Sie Ihren E-Mail Server. Anwender nutzen den gewohnten HCL Notes (früher IBM Notes) Client, um mit archivierten E-Mails zu arbeiten
MICROSOFT TEAMS ARCHIVIERUNG
Unsere inPoint Teams Online Archivierung (TOA) bietet Ihnen eine gesetzeskonforme Übersicht, Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Microsoft Teams Daten an einem zentralen Speicherort Ihrer Wahl – sichern Sie Ihre Kundenprojekte und greifen jederzeit wieder darauf zu.
ARCHIV SERVER
Sie sind Softwarehersteller und möchten ein OEM Hochleistungsarchiv in der eigenen Lösung einbauen? Oder Ihre Organisation an ein Universalarchiv für ein ERP/CRM System binden? Dann ist unser Archiv Server richtig!
Die häufigsten Fragen zum Thema Archivierung
Was versteht man unter sichere Archivierung ?
Die dauerhafte und unveränderliche Speicherung von Dokumenten und Daten bezeichnet man als sichere Archivierung. Dabei werden die Informationen so aufbewahrt und verwaltet, dass sie vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Zerstörung geschützt sind. Archivieren umfasst das geordnete und systematische Erfassen, Speichern und Organisieren von Dokumenten, Daten oder Informationen, um sie für eine langfristige Nutzung zu erhalten und bei Bedarf wieder abrufen zu können. Dieser Prozess kann sowohl physisch (z. B. Papierdokumente) als auch digital (elektronische Dokumente und Daten) durchgeführt werden.
Die sichere Archivierung ist insbesondere für Unternehmen und öffentliche Institutionen wichtig, um den Zugang zu und den Schutz von Informationen zu gewährleisten, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sicherzustellen und wertvolle Daten für zukünftige Generationen zu bewahren.
Was bedeutet elektronische Archivierung?
Elektronische Archivierung bezieht sich auf die Verwendung von elektronischen Medien, um physische Dokumente oder Akten zu speichern. Hierbei werden Papierdokumente gescannt und als digitale Kopien gespeichert, um Platz zu sparen und den Zugriff zu erleichtern.
Elektronische Dokumente und Informationen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit verfügbar bleiben. Sie müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und in einem Format gespeichert werden, das eine korrekte Wiedergabe ermöglicht. Auch der ursprüngliche Kontext, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde, sollte beibehalten werden.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, regeln in Deutschland, wie elektronische Dokumente und Daten aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Dokumente die gleiche Rechtsgültigkeit wie physische Dokumente haben und dass sie in Rechts- und Finanzprüfungen als Beweismittel dienen können.
Die Einhaltung der GoBD ist daher entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Aufbewahrungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen und dass sie in der Lage sind, elektronische Dokumente und Daten ordnungsgemäß zu archivieren, zu schützen und bei Bedarf abzurufen.
Outlook-Archivierung: Ist die integrierte Archivierungsfunktion revisionssicher?
Microsoft Outlook bietet eine einfache Archivierungsfunktion, die es ermöglicht, ältere oder weniger häufig benötigte E-Mails, Kalendereinträge und andere Elemente in einem separaten Archiv-Ordner zu speichern. Dies hilft, den Posteingang übersichtlich zu halten und die Leistungsfähigkeit des Mail-Servers zu verbessern, indem der Speicherplatz im primären Postfach reduziert wird.
Die Archivierungsfunktion in Microsoft Outlook an sich ist jedoch nicht revisionssicher im Sinne der gesetzlichen Anforderungen
Revisionssicherheit erfordert unter anderem, dass Dokumente während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können, dass alle Änderungen dokumentiert werden und dass die Dokumente jederzeit verfügbar und lesbar sind. Zudem müssen sie im Falle einer Prüfung schnell und geordnet vorgezeigt werden können.
Outlook ist primär ein Kommunikationswerkzeug und nicht für die revisionssichere Archivierung von E-Mails konzipiert. E-Mails können in Outlook gelöscht, verändert oder verschoben werden und es gibt keine automatische Protokollierung aller Aktionen.
Wenn Sie E-Mails oder andere Elemente aus Outlook revisionssicher archivieren müssen, sollten Sie eine spezielle E-Mail Archivierungssoftware in Betracht ziehen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Solche Programme können in der Regel direkt mit Outlook oder dem Mailserver interagieren und sorgen dafür, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch und unveränderlich archiviert werden.
Archivierung vs. Backup: Was sind die Unterschiede?
Archivierung und Backup sind beides wichtige Konzepte in der Datenverwaltung, haben aber unterschiedliche Zwecke und Anwendungsfälle.
Backup:
Ein Backup bezieht sich auf das Erstellen einer Kopie von Daten, die zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts verwendet werden kann. Das kann aufgrund von Hardware-Ausfällen, menschlichen Fehlern, Software-Fehlern oder Sicherheitsvorfällen wie Malware oder Ransomware-Angriffen notwendig sein. Backups werden normalerweise in regelmäßigen Abständen erstellt und überschrieben, um sicherzustellen, dass sie immer eine aktuelle Kopie der Daten enthalten. Backups sind in erster Linie für den kurz- bis mittelfristigen Datenverlustschutz gedacht.
Archivierung:
Archivierung bezieht sich auf den Prozess der langfristigen Speicherung von Daten, die nicht mehr aktiv verwendet werden, aber aus rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Im Gegensatz zu Backups, die dazu dienen, aktuelle Daten wiederherzustellen, dient die Archivierung dazu, ältere Daten zugänglich zu machen, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Archivierte Daten werden normalerweise nicht überschrieben und müssen oft über längere Zeiträume hinweg sicher und unverändert aufbewahrt werden.
Zusammengefasst: Backups sind für die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Verlusts gedacht, während die Archivierung für die langfristige Aufbewahrung von Daten gedacht ist, die zu Referenzzwecken oder zur Einhaltung von Vorschriften benötigt werden. Beide Prozesse sind wichtige Bestandteile einer umfassenden Datenmanagementstrategie.
Analoge versus digitale Archivierung:
Die analoge Archivierung, wie z.B. das Aufbewahren von physischen Dokumenten in Ordnern und Aktenschränken, hat den Vorteil, dass sie weniger technische Kenntnisse erfordert und weniger anfällig für technische Probleme ist. Allerdings erfordert sie viel physischen Platz, und das Abrufen von Dokumenten kann zeitaufwendig sein. Zudem besteht das Risiko von physischen Schäden oder Verlusten, z.B. durch Feuer oder Wasser.
Die digitale Archivierung hingegen kann diese Probleme minimieren, erfordert aber eine entsprechende technische Infrastruktur und Know-how. Sie ermöglicht eine effiziente und flexible Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, birgt jedoch auch Risiken in Bezug auf Datensicherheit und Langzeitarchivierung.
Vorteile & Nachteile für die digitale Archivierung
Vorteile der digitalen Archivierung:
- Platzersparnis: Digitale Dateien nehmen physisch keinen Platz in Anspruch, was zu erheblichen Einsparungen bei Lager- und Archivierungskosten führen kann.
- Zugänglichkeit: Digitale Dateien können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung. Dies verbessert die Flexibilität und Effizienz.
- Schnelle Suche: Digitale Dokumente können durchsucht und indexiert werden, wodurch die Suche und der Zugriff auf Informationen erheblich beschleunigt werden können.
- Sicherheit und Datenschutz: Digitale Dateien können verschlüsselt und durch Passwörter geschützt werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Zudem können Backups von digitalen Dateien erstellt werden, um den Verlust von Daten zu vermeiden.
Nachteile der digitalen Archivierung:
- Technische Anforderungen: Die digitale Archivierung erfordert technische Infrastruktur und Kenntnisse, sowohl in Bezug auf Hardware als auch auf Software.
- Kosten: Die Anfangsinvestition in eine digitale Archivierungslösung kann hoch sein, insbesondere wenn sie eine spezielle Software und Hardware sowie Schulungen für Mitarbeiter erfordert.
- Obsoleszenz der Technologie: Mit der schnellen Weiterentwicklung der Technologie besteht das Risiko, dass bestimmte digitale Formate oder Speichermedien veraltet werden, was den Zugriff auf archivierte Daten erschweren kann.
ihr ansprechpartner
Stephan Gehling
Leiter Archivierung
Willkommen bei H&S, mein Name ist Stephan Gehling.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Expertenwissen zu unseren Archivierungslösungen zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
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