Unternehmen stehen bei der Dokumentenarchivierung vor einer zentralen Herausforderung: Jeden Tag entstehen Unmengen an Dokumenten und Daten – von Rechnungen und Verträgen bis hin zu E-Mails, Projektdokumenten und Chatprotokollen. Die Datenflut wächst stetig, während gleichzeitig die Anforderungen an Datensicherheit und gesetzeskonforme Aufbewahrung steigen.
Die Frage lautet: Wie lassen sich Dokumente so archivieren, dass sie jederzeit auffindbar, unverändert und langfristig gesichert sind – und zugleich alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen?
Auf dieser Seite erhalten Sie Antworten. Wir zeigen Ihnen, was digitale Archivierung im Unternehmenskontext bedeutet, warum die GoBD-konforme Dokumentenverwaltung mit Archivierungssoftware am einfachsten ist, und wie unsere inPoint DMS Lösung als ein revisionssicheres Langzeitarchiv aussieht. Außerdem erfahren Sie, wie sich auch Ihre Inhalte aus Plattformen wie SAP oder Microsoft Teams einfach archivieren lassen.
Themen im Überblick:
Dokumente mit System aufbewahren
Was ist Dokumentenarchivierung?
Was heißt archivieren? Archivieren bedeutet, Dokumente systematisch und sicher aufzubewahren, sodass sie langfristig verfügbar, unverändert und jederzeit auffindbar bleiben. In Unternehmen heißt das: Verträge, Rechnungen, Personalakten oder E-Mails werden so gespeichert, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig im Arbeitsalltag schnell zugänglich sind.
Archivierung kann auf zwei Wegen erfolgen: analog (physisch) oder digital archivieren. Bei der analogen Archivierung werden Papierunterlagen in Aktenordnern, Regalen oder speziellen Archiven aufbewahrt. Bei der digitalen Archivierung oder auch elektronischen Archivierung speichern Unternehmen ihre digitalen und auch physischen Dokumente elektronisch in einem Archivierungssystem oder DMS, um Suche, Zugriff und Schutz deutlich effizienter zu ermöglichen.
Gerade für Unternehmen ist die digitale Langzeitarchivierung entscheidend. Sie sorgt dafür, dass Aufbewahrungspflichten eingehalten werden, Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar sind und Informationen über viele Jahre sicher erhalten bleiben.
Unterschied: Analoge vs. digitale Archivierung
Aus der Perspektive eines Mitarbeitenden wird der Unterschied besonders deutlich: In der analogen Welt heißt Archivieren Ordner durchsuchen, Ablagen pflegen, auf Unterschriften warten und Platz schaffen. In der digitalen Welt dagegen lassen sich Dokumente mit wenigen Klicks und unabhängig von Ort und Zeit finden, teilen und sicher ablegen.
Fazit also: Während die analoge Archivierung vor allem Verwaltungsaufwand und Platz beansprucht, bietet die digitale Archivierung zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System wie dem inPoint DMS mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit – und ist damit für moderne Unternehmen der Standard.
Warum reicht einfaches Ablegen nicht aus?
Viele Unternehmen nutzen heute bereits digitale Tools wie SharePoint, Google Workspace oder klassische Fileserver um Dokumente zu speichern und im Team zu teilen. Zurecht, denn diese Lösungen bieten auch Vorteile: Sie erleichtern die Zusammenarbeit, ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff und sorgen für ein besseres Inhaltsmanagement im Alltag.
Doch für die rechtssichere Archivierung reichen sie nicht aus. Der Grund:
- Unveränderbarkeit ist nicht gewährleistet – Dateien können überschrieben oder gelöscht werden.
- Reproduzierbarkeit ist nur eingeschränkt möglich – ein Dokument lässt sich nicht jederzeit in der exakten Form nachweisen
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen endet oft bei der letzten Version – ein lückenloses Änderungsprotokoll fehlt.
- Gesetzliche Anforderungen wie GoBD oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten werden damit nicht automatisch erfüllt. Ein Backup reicht nicht aus.
Merkzettel: Backup schützt vor Datenverlust, Archivierung sichert Daten für die Zukunft und für die Einhaltung von Vorschriften.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine nur in Collaboration-Tools oder auf dem Fileserver erfüllt nicht die Kriterien einer revisionssicheren Archivierung. Genau hier setzt ein DMS mit integriertem Archiv an. Die DMS-Lösungen von H&S stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – von der Unveränderbarkeit über die Nachvollziehbarkeit bis hin zur vollständigen Prüfbarkeit.
Unternehmen jeder Größe setzen auf inPoint DMS
Wer muss Dokumente archivieren?
Die Pflicht zur Archivierung von Dokumenten betrifft ausnahmslos alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler, sobald sie zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen Einzelkaufleute genauso wie OHGs, KGs und GmbHs. Für sie alle gilt, wichtige Dokumente von Belegen bis Geschäftsunterlagen sicher zu lagern. Das kann in Archivräumen passieren, oder aber elektronisch. GoBD-konform archivieren muss dann jeder, der steuerrelevante Unterlagen digital führt oder digitalisiert. Das gilt auch für kleine Betriebe oder Freiberufler, sobald Rechnungen oder Belege elektronisch vorliegen.
Welche gesetzlichen Anforderungen & Aufbewahrungspflichten gelten?
Aufbewahrungspflichten gelten für bestimmte Dokumente und je nach Art des Dokumentes kommen bestimmte Aufbewahrungsfristen hinzu. Denn nicht jedes geschäftliche Dokument muss über den gleichen Zeitraum fürs Finanzamt aufbewahrt werden. Unternehmen stehen daher immer wieder vor der Frage: Was muss 6, 8 oder sogar 10 Jahre aufbewahrt werden? Was darf ich dieses Jahr vernichten?
Die wesentlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Dabei beginnt eine Aufbewahrungsfrist immer mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Dokument entstanden oder eingegangen ist bzw. zuletzt bearbeitet wurde. Außerdem gelten die Aufbewahrungsfristen für Dokumente nicht nur für physische, sondern auch für elektronisch gespeicherte Informationen wie digitale Dokumente, E-Mails, elektronische Rechnungen, digitale Aufzeichnungen, Datenbankinhalte und andere Formen digitaler Daten.
In unserem Ratgeber zu Aufbewahrungspflichten erklären wir das alles noch einmal ausführlicher.
Unser Experte Stephan Gehling weiß zur Dokumentenarchivierung:
Gesetzliche Anforderungen immer im Blick
Was ist GoBD-konform archivieren?
Was früher die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) waren, sind heute die GoBD. Und GoBD steht als Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wie der Name es sagt, sind damit eben Vorgaben für eine „ordnungsmäßige Buchführung“ bei Dokumenten in digitaler Form gemeint, die das Bundesfinanzministerium regelmäßig aktualisiert.
Wie sieht revisionssichere Archivierung nach GoBD Richtlinien aus?
Um konform arbeiten zu können, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten digitalen Dokumente und Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass alle Dokumente und Daten in ihrer ursprünglichen Form ohne jegliche Änderungen gespeichert und jederzeit innerhalb der Frist abgerufen werden können.
Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die notwendigen Kontrollen und Verfahren implementiert haben, um die Sicherheit und Integrität der gespeicherten Dokumente und Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet den Schutz vor unbefugtem Zugriff, den Schutz vor Datenverlust und die Implementierung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems.
Welche Archivierungssoftware gemäß GoBD Unternehmen einsetzen, ist dabei nicht vorgeschrieben. Dennoch sind diese Anforderungen entscheidend:
- GoBD-konforme Arbeitsweise unterstützen: D.h. zeitnah archivieren können, im besten Fall automatisiert
- Revisionssichere Archivierung sicherstellen: Alle digitalen Dokumente und Daten müssen so gespeichert werden, dass ihre ursprüngliche Darstellung, ihr Inhalt und ihr Kontext unveränderbar ist.
- Formatfreiheit: Auch in Zukunft muss eine Archivierungssoftware Lesbarkeit und ggf. die maschinelle Auswertbarkeit sicherstellen
- Verfahrensdokumentation: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist besonders für Prüfer wichtig. Deswegen ist die vollständige Verfahrensdokumentation zum Verständnis der Buchführung Pflicht. Sie ist wie ein Handbuch, das den Überblick über alle gespeicherten Informationen und Bücher ermöglicht.
Unser Tipp zum Nachlesen: Die bitkom hat die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in den zehn Merksätzen “Elektronische Archivierung und GoBD“ übersichtlich zusammengefasst
So bleibt Ihr digitales Dokumentenarchiv wirklich sicher
Um GoBD- und DSGVO-Anforderungen nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis zu erfüllen, sollten Unternehmen auf folgende Maßnahmen achten:
Dokumente verschlüsseln und Zugriffe kontrollieren – nur berechtigte Personen dürfen auf Daten zugreifen, abgesichert durch starke Authentifizierung, Rollenrechte und Protokollierung.
Archivierung und Backups kombinieren – Backups schützen vor kurzfristigem Datenverlust, die Archivierung sichert Informationen langfristig und revisionssicher.
Unveränderbarkeit gewährleisten – Signaturen, Versionierung und Protokolle sorgen dafür, dass Inhalte nicht manipuliert werden können.
Aufbewahrungsfristen und Löschregeln einhalten – automatische Regeln stellen sicher, dass Daten so lange aufbewahrt werden wie vorgeschrieben und danach zuverlässig gelöscht werden.
Alle relevanten Dokumente sichern – mit H&S kinderleicht
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Nicht jedes Dokument im Unternehmen ist archivierungspflichtig – wohl aber alle steuerlich relevanten Unterlagen. Für sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die in der Regel zehn Jahre beträgt.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Dokumentarten, die revisionssicher archiviert werden müssen:
Buchungsbelege
Dazu gehören alle Belege, die eine Geschäftstransaktion belegen, wie z.B. Kassenbelege, Bankauszüge, Quittungen und Rechnungen.
Geschäftsbücher
Dazu gehören Hauptbuch, Journal, Kontenrahmen und sonstige Bücher, in denen Geschäftsvorfälle chronologisch und systematisch erfasst werden.
Jahresabschlüsse
Dazu gehören Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Anhänge.
Steuererklärungen und Steuerbescheide
Dies sind offizielle Dokumente, die an das Finanzamt gesendet werden bzw. von diesem erhalten wurden.
Artikel 15 und Artikel 163
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex.
Verträge
Dazu können Mietverträge, Kaufverträge, Arbeitsverträge und andere Verträge gehören, die finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
Inventarlisten
Aufzeichnungen über den Bestand an Vermögensgegenständen im Unternehmen.
Prüfungsberichte
Diese können von internen oder externen Prüfern erstellt werden.
Dokumentation von Geschäftsprozessen und -entscheidungen
Dazu gehören schriftliche Korrespondenzen zur Einleitung und Abwicklung von Geschäftsvorgängen.
Weitere steuerlich relevante Unterlagen
Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (Reisekostenabrechnungen, Personalunterlagen, u.a)
Digitale Archivierung mit dem inPoint Archivsystem
Archivierung in der Praxis: von Belegen bis E-Mails und Chats
Im Unternehmensalltag entstehen längst nicht nur Rechnungen, Verträge oder Bücher. Auch E-Mails, Chatverläufe und Dokumente aus Collaboration-Tools gehören heute zu den geschäftsrelevanten Informationen – und damit häufig zur Archivierungspflicht.
Gesetzliche Vorgaben wie GoBD oder DSGVO machen eine revisionssichere Ablage unverzichtbar. Gleichzeitig eröffnet die digitale Archivierung Chancen: Informationen lassen sich schneller finden, Prozesse werden nachvollziehbar und sicher, und Unternehmen können ihre IT-Governance nachhaltig stärken.
Wie eine sichere und effiziente Archivierung in der Praxis aussieht, zeigt unser Kunde Rivella:
Gemeinsam haben wir die Lösung inPoint.TOA eingeführt, um MS Teams-Daten automatisiert zu archivieren. Damit werden Unterhaltungen und Dateien rechtssicher abgelegt und sind zugleich vor versehentlichem Löschen oder unbefugtem Zugriff geschützt – ein wesentlicher Beitrag zu einer optimierten IT-Governance.
Die inPoint Archiv-Suite
Doch Micrsoft Teams ist nur ein Beispiel. In der Praxis betrifft die Archivierung viele weitere Systeme – von klassischen E-Mail-Servern bis hin zu komplexen ERP-Lösungen. Mit der inPoint Suite bietet H&S ein umfassendes Portfolio an integrationsnahen Archivierungslösungen. So archivieren Sie nicht nur Microsoft Teams, sondern auch SAP-Daten, Exchange-E-Mails, Fileserver-Inhalte oder HCL Notes zuverlässig und rechtskonform.
Exchange E-Mail Archivierung
Verschieben Sie mit inPoint Content Server Exchange (CSE) E-Mails und Attachments nach unterschiedlichen Regelwerken auf Archivmedien und entlasten somit Ihren MS Exchange Server.
Fileserver Archivierung
Das cA File Archiv ist ein leistungsstarkes Archivsystem zur effizienten Entlastung Ihrer Windows-Fileserver. Mit bis zu 80% mehr Speicherplatz am Quellserver und verkürzten Backupzeiten.
SAP Datenachivierung
Mit der SAP zertifizierten Archivlösung inPoint Content Server SAP (CSS) werden Altdaten und Dokumente im Hintergrund archiviert. Ausgelagerte Daten und Dokumente können direkt mit und in der SAP Fachlösung aufgerufen und angezeigt werden.
Microsoft Teams Archivierung
Unsere inPoint Teams Online Archivierung (TOA) bietet Ihnen eine gesetzeskonforme Übersicht, Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Microsoft Teams Daten an einem zentralen Speicherort Ihrer Wahl – sichern Sie Ihre Kundenprojekte und greifen jederzeit wieder darauf zu.
Anforderungen an eine Archivierungssoftware
Was ist die beste Software für die digitale Archivierung?
Viele Unternehmen stellen sich die Frage: Welche Software eignet sich für die Archivierung – eine reine Archivlösung oder ein DMS mit integriertem Langzeitarchiv? Je nach Bedarf gibt es zwei Wege. Eine gute Archivlösung sollte mindestens diese Anforderungen erfüllen:
- Formatvielfalt: Unterstützung verschiedener Dokument- und Dateiformate.
- Rechtekonzept: Klare Rollen- und Rechteverwaltung schützt sensible Daten.
- Compliance: Zertifikate wie IDW PS 880 sichern GoBD- und DSGVO-Konformität ab.
- Flexibles Betriebsmodell: Cloud, On-Premises oder Hybrid – passend zur IT-Strategie.
- Internationalität: Mehrsprachigkeit für international tätige Unternehmen.
- Zuverlässigkeit: Stabile Performance auch bei großen Datenmengen.
- Datensicherheit: Verschlüsselung und Schutzmechanismen für maximale Sicherheit.
- Langzeitarchivierung: Verfügbarkeit und Lesbarkeit über viele Jahre hinweg.
- Kosteneffizienz: Wirtschaftlichkeit in Anschaffung und Betrieb.
Eine Archivierungssoftware erfüllt diese Anforderungen zuverlässig und eignet sich, wenn der Fokus auf reiner, rechtskonformer Ablage liegt.
Wenn zusätzlich Prozesse optimiert und Dokumente aktiv im Arbeitsalltag genutzt werden sollen, ist ein DMS mit integriertem Langzeitarchiv die passende Wahl. H&S bietet Ihnen beide Optionen – so entscheiden Sie flexibel, welche Lösung zu Ihren Anforderungen passt
Zukunftssicher mit dem inPoint DMS
Warum ein DMS eine gute Wahl ist
Kleine und große Unternehmen sollten bei einer Archivierungssoftware nicht nur auf die reine Datenspeicherung achten, sondern auch auf nahtlose Integration in die eigenen Prozesse, Compliance und Sicherheit.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie inPoint DMS geht weit über reine Archivierung hinaus. Es verbindet revisionssichere Ablage und Langzeitarchiv mit Funktionen, die im Alltag echten Mehrwert schaffen. Deshalb kommen zu den Archiv-Anforderungen weitere Punkte hinzu:
- Aktenbildung, Versionierung und Volltextsuche erleichtern das schnelle Finden von Informationen und die transparente Zusammenarbeit.
- Freigabeprozesse und digitale Workflows unterstützen die Automatisierung von Geschäftsabläufen, zum Beispiel bei der Rechnungsprüfung oder Vertragsfreigabe.
- Schnittstellen zu Drittsystemen wie Microsoft 365 binden die Archivierung nahtlos in Ihre bestehende IT-Umgebung ein.
- Digitale Unterschriften und e-Rechnungen lassen sich direkt integrieren.
- KI-gestützte Dokumentenerkennung macht Verarbeitung schneller und effizienter.
- Benutzerfreundlichkeit für eine intuitive Bedienung für alle Anwender.
- Skalierbarkeit für steigende Datenmengen und Unternehmensanforderungen.
Unsere Kunden setzen auf inPoint DMS, weil sie wissen: Sie erhalten ein GoBD-konformes Archivierungssystem, das nicht nur die Pflicht erfüllt, sondern auch echten Nutzen für tägliche Arbeit und Prozesse bietet.
So wird aus der Pflicht zur Archivierung ein Werkzeug, das Ihre Organisation nachhaltig entlastet und Prozesse zukunftssicher macht. Denn genau hier zeigt sich, warum ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem wie inPoint in den meisten Fällen die richtige Wahl ist.
Warum inPoint DMS mehr ist als nur Archivierung
Digitale Archivierung mit einem DMS wie inPoint
Eine reine Archivierungssoftware erfüllt in erster Linie eine Aufgabe: Dokumente sicher ablegen. Für einige Unternehmen kann das reichen, aber dann bleiben viele Chancen liegen. Denn im Alltag geht es nicht nur darum, Unterlagen aufzubewahren, sondern auch darum, sie schnell wiederzufinden, Prozesse zu steuern und gesetzliche Vorgaben ohne Zusatzaufwand einzuhalten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie inPoint ist die beste Lösung, denn es kombiniert diese Anforderungen. Es bietet ein revisionssicheres Langzeitarchiv, das nach IDW PS 880 zertifiziert ist und damit Aufbewahrungspflichten zuverlässig erfüllt. Gleichzeitig erleichtern eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine leistungsstarke Suchfunktion den täglichen Umgang mit Dokumenten. Auch Papierunterlagen lassen sich einfach digitalisieren und so nahtlos in digitale Prozesse überführen.
Das Ergebnis: Statt Papierakten oder parallelen Ablagestrukturen arbeiten Teams vollständig digital, Dokumente werden automatisch archiviert und lassen sich mit wenigen Klicks finden. Unternehmen können Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Personalaktenverwaltung digital abbilden und automatisieren. Auch moderne Anforderungen wie die Verarbeitung von E-Rechnungen, digitale Signaturen oder KI-gestützte Dokumentenerkennung sind bereits integriert.
Ergänzt durch Funktionen wie Workflows, Volltextsuche, Versionierung oder fertige digitale Aktenstrukturen entsteht ein Werkzeug, das nicht nur archiviert, sondern die tägliche Arbeit spürbar unterstützt.
Die häufigsten Fragen zum Thema Archivierung
Wie archiviere ich Dokumente richtig und sicher?
Dokumente müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Eine sichere Archivierung stellt vor allem sicher, dass Informationen so aufbewahrt und verwaltet werden, dass sie auch vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Zerstörung geschützt sind. Ein DMS sorgt dafür, dass Unternehmen Dokumente langfristig nutzen können und dabei Aufbewahrungsfristen eingehalten und Änderungen lückenlos protokolliert werden.
Wie kann ich E-Mails und Chats archivieren?
E-Mails und Kommunikationsdaten aus Tools wie Microsoft Exchange oder Microsoft Teams sind häufig geschäftsrelevant und müssen daher revisionssicher archiviert werden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich diese Systeme direkt anbinden, sodass Nachrichten und Dateien automatisch, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden.
Ein Beispiel ist die Microsoft Teams Archivierung mit inPoint.TOA. Die Lösung exportiert Teams und Kanäle automatisch, sichert Unterhaltungen sowie gemeinsam genutzte Dokumente in Echtzeit und stellt ein Archiv bereit, in dem auch versehentlich gelöschte Inhalte wieder auffindbar sind. Über die Journalisierung wird ein rechtssicherer Nachweis aller Chats geführt – wichtig für Compliance und interne Untersuchungen. Für die langfristige Aufbewahrung werden die gesammelten Daten revisionssicher in ein Zielarchiv wie das inPoint DMS übertragen.
So stellen Unternehmen sicher, dass auch moderne Kommunikationsdaten wie Chats und Teamdokumente rechtlich einwandfrei und dauerhaft archiviert sind.
Ist die integrierte Archivierungsfunktion in Outlook revisionssicher?
Nein, die Archivierungsfunktion in Microsoft Outlook ist nicht revisionssicher. Sie dient lediglich dazu, ältere E-Mails in separaten Ordnern abzulegen und Postfächer zu entlasten.
Revisionssicherheit erfordert, dass E-Mails während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können, dass Änderungen protokolliert werden und die Unterlagen jederzeit verfügbar sind. Outlook erfüllt diese Anforderungen nicht: Nachrichten können gelöscht, verändert oder verschoben werden, ohne dass dies nachvollziehbar dokumentiert wird.
Wer E-Mails revisionssicher archivieren muss, benötigt eine spezielle E-Mail-Archivierungssoftware, die automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten unveränderlich speichert und bei Bedarf rechtssicher verfügbar macht.
Warum reicht SharePoint oder Google Drive nicht für die Archivierung aus?
Solche Tools erleichtern die Zusammenarbeit, bieten aber keine revisionssichere Archivierung. Unveränderbarkeit, Fristenverwaltung und vollständige Nachvollziehbarkeit sind dort nicht gewährleistet.
Wie funktioniert die Digitalisierung von Papierdokumenten im Archiv?
Papierunterlagen lassen sich einscannen, revisionssicher abspeichern und mit Indexfeldern versehen. Im DMS stehen sie dann genauso zur Verfügung wie digitale Dokumente und können in Workflows eingebunden werden.
Archivierung vs. Backup: Was sind die Unterschiede?
Archivierung und Backup sind beides wichtige Konzepte in der Datenverwaltung, haben aber unterschiedliche Zwecke und Anwendungsfälle.
Backup:
Ein Backup bezieht sich auf das Erstellen einer Kopie von Daten, die zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts verwendet werden kann. Das kann aufgrund von Hardware-Ausfällen, menschlichen Fehlern, Software-Fehlern oder Sicherheitsvorfällen wie Malware oder Ransomware-Angriffen notwendig sein. Backups werden normalerweise in regelmäßigen Abständen erstellt und überschrieben, um sicherzustellen, dass sie immer eine aktuelle Kopie der Daten enthalten. Backups sind in erster Linie für den kurz- bis mittelfristigen Datenverlustschutz gedacht.
Archivierung:
Archivierung bezieht sich auf den Prozess der langfristigen Speicherung von Daten, die nicht mehr aktiv verwendet werden, aber aus rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Im Gegensatz zu Backups, die dazu dienen, aktuelle Daten wiederherzustellen, dient die Archivierung dazu, ältere Daten zugänglich zu machen, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Archivierte Daten werden normalerweise nicht überschrieben und müssen oft über längere Zeiträume hinweg sicher und unverändert aufbewahrt werden.
Zusammengefasst: Backups sind für die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Verlusts gedacht, während die Archivierung für die langfristige Aufbewahrung von Daten gedacht ist, die zu Referenzzwecken oder zur Einhaltung von Vorschriften benötigt werden. Beide Prozesse sind wichtige Bestandteile einer umfassenden Datenmanagementstrategie.
Gibt es auch Nachteile bei der digitalen Archivierung?
Ja, es gibt Punkte, die Unternehmen bedenken sollten. Digitale Archivierung erfordert eine passende IT-Infrastruktur, Know-how und eine Investition in Software, Hardware oder Schulungen. Zudem können sich Dateiformate und Technologien im Laufe der Zeit ändern, was eine regelmäßige Aktualisierung oder den passenden Anbieter an der Seite nötig macht, der Anforderungen und Rechtslage automatisch auf dem Schirm hat.
Gerade deshalb lohnt es sich, in die richtige Software zu investieren. Ein DMS wie inPoint ist zukunftssicher, bietet ein revisionssicheres Langzeitarchiv und wird durch ein erfahrenes, beratendes Team begleitet. So erhalten kleine wie große Unternehmen Lösungen, die zu ihren Anforderungen passen und mit ihnen wachsen
Welche Software eignet sich für die Archivierung von Dokumenten?
Wir bei H&S empfehlen die Arbeit mit dem inPoint DMS und nicht nur mit einer reinen Archivierungssoftware. Klar ist: Beide Arten von Software sollten immer revisionssicher sein, sodass Dokumente unverändert, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert sind, und gesetzliche Vorgaben wie GoBD, DSGVO oder IDW PS 880 erfüllen. Aber das inPoint DMS deckt weitere Anforderungen ab, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen:
- die Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365, damit Archivierung nicht als separates Werkzeug nebenherläuft.
- eine benutzerfreundliche Oberfläche für schnelle Lernkurven.
- eine stabile Performance auch bei großen Datenmengen und Skalierbarkeit, damit die Lösung mit den Anforderungen wächst,
- ein Rollen- und Rechtekonzept, damit sensible Daten geschützt sind,
- präzise Suchfunktionen für schnelles Finden.
Ein modernes DMS wie inPoint vereint all diese Anforderungen und bietet dazu Unterstützung durch smarte Workflows und Automatisierung.
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Stephan Gehling
Leiter Archivierung
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