Digitale Archivierung

Elektronische Archivierung bezieht sich auf die Verwendung von elektronischen Medien, um physische Dokumente oder Akten zu speichern. Hierbei werden Papierdokumente gescannt und als digitale Kopien gespeichert, um Platz zu sparen und den Zugriff zu erleichtern.

Elektronische Dokumente und Informationen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit verfügbar bleiben. Sie müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und in einem Format gespeichert werden, das eine korrekte Wiedergabe ermöglicht. Auch der ursprüngliche Kontext, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde, sollte beibehalten werden.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, regeln in Deutschland, wie elektronische Dokumente und Daten aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Dokumente die gleiche Rechtsgültigkeit wie physische Dokumente haben und dass sie in Rechts- und Finanzprüfungen als Beweismittel dienen können.

Die Einhaltung der GoBD ist daher entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Aufbewahrungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen und dass sie in der Lage sind, elektronische Dokumente und Daten ordnungsgemäß zu archivieren, zu schützen und bei Bedarf abzurufen.

Microsoft Outlook bietet eine einfache Archivierungsfunktion, die es ermöglicht, ältere oder weniger häufig benötigte E-Mails, Kalendereinträge und andere Elemente in einem separaten Archiv-Ordner zu speichern. Dies hilft, den Posteingang übersichtlich zu halten und die Leistungsfähigkeit des Mail-Servers zu verbessern, indem der Speicherplatz im primären Postfach reduziert wird.

Die Archivierungsfunktion in Microsoft Outlook an sich ist jedoch nicht revisionssicher im Sinne der gesetzlichen Anforderungen

Revisionssicherheit erfordert unter anderem, dass Dokumente während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können, dass alle Änderungen dokumentiert werden und dass die Dokumente jederzeit verfügbar und lesbar sind. Zudem müssen sie im Falle einer Prüfung schnell und geordnet vorgezeigt werden können.

Outlook ist primär ein Kommunikationswerkzeug und nicht für die revisionssichere Archivierung von E-Mails konzipiert. E-Mails können in Outlook gelöscht, verändert oder verschoben werden und es gibt keine automatische Protokollierung aller Aktionen.

Wenn Sie E-Mails oder andere Elemente aus Outlook revisionssicher archivieren müssen, sollten Sie eine spezielle E-Mail Archivierungssoftware in Betracht ziehen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Solche Programme können in der Regel direkt mit Outlook oder dem Mailserver interagieren und sorgen dafür, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch und unveränderlich archiviert werden.

Archivierung und Backup sind beides wichtige Konzepte in der Datenverwaltung, haben aber unterschiedliche Zwecke und Anwendungsfälle.

Backup:

Ein Backup bezieht sich auf das Erstellen einer Kopie von Daten, die zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts verwendet werden kann. Das kann aufgrund von Hardware-Ausfällen, menschlichen Fehlern, Software-Fehlern oder Sicherheitsvorfällen wie Malware oder Ransomware-Angriffen notwendig sein. Backups werden normalerweise in regelmäßigen Abständen erstellt und überschrieben, um sicherzustellen, dass sie immer eine aktuelle Kopie der Daten enthalten. Backups sind in erster Linie für den kurz- bis mittelfristigen Datenverlustschutz gedacht.

Archivierung:

Archivierung bezieht sich auf den Prozess der langfristigen Speicherung von Daten, die nicht mehr aktiv verwendet werden, aber aus rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Im Gegensatz zu Backups, die dazu dienen, aktuelle Daten wiederherzustellen, dient die Archivierung dazu, ältere Daten zugänglich zu machen, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Archivierte Daten werden normalerweise nicht überschrieben und müssen oft über längere Zeiträume hinweg sicher und unverändert aufbewahrt werden.

Zusammengefasst: Backups sind für die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Verlusts gedacht, während die Archivierung für die langfristige Aufbewahrung von Daten gedacht ist, die zu Referenzzwecken oder zur Einhaltung von Vorschriften benötigt werden. Beide Prozesse sind wichtige Bestandteile einer umfassenden Datenmanagementstrategie.

Die analoge Archivierung, wie z.B. das Aufbewahren von physischen Dokumenten in Ordnern und Aktenschränken, hat den Vorteil, dass sie weniger technische Kenntnisse erfordert und weniger anfällig für technische Probleme ist. Allerdings erfordert sie viel physischen Platz, und das Abrufen von Dokumenten kann zeitaufwendig sein. Zudem besteht das Risiko von physischen Schäden oder Verlusten, z.B. durch Feuer oder Wasser.

Die digitale Archivierung hingegen kann diese Probleme minimieren, erfordert aber eine entsprechende technische Infrastruktur und Know-how. Sie ermöglicht eine effiziente und flexible Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, birgt jedoch auch Risiken in Bezug auf Datensicherheit und Langzeitarchivierung.

 

• Platzersparnis: Digitale Dateien nehmen physisch keinen Platz in Anspruch, was zu erheblichen Einsparungen bei Lager- und Archivierungskosten führen kann.
• Zugänglichkeit: Digitale Dateien können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung. Dies verbessert die Flexibilität und Effizienz.
• Schnelle Suche: Digitale Dokumente können durchsucht und indexiert werden, wodurch die Suche und der Zugriff auf Informationen erheblich beschleunigt werden können.
• Sicherheit und Datenschutz: Digitale Dateien können verschlüsselt und durch Passwörter geschützt werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Zudem können Backups von digitalen Dateien erstellt werden, um den Verlust von Daten zu vermeiden.

 

• Technische Anforderungen: Die digitale Archivierung erfordert technische Infrastruktur und Kenntnisse, sowohl in Bezug auf Hardware als auch auf Software.
• Kosten: Die Anfangsinvestition in eine digitale Archivierungslösung kann hoch sein, insbesondere wenn sie eine spezielle Software und Hardware sowie Schulungen für Mitarbeiter erfordert.
• Obsoleszenz der Technologie: Mit der schnellen Weiterentwicklung der Technologie besteht das Risiko, dass bestimmte digitale Formate oder Speichermedien veraltet werden, was den Zugriff auf archivierte Daten erschweren kann.