Digitale Kundenakte
mit inPoint DMS
DemoErleichtern Sie Ihr Kundenmanagement mit unserer digitalen Kundenakte! Vergessen Sie Papierberge und verwirrende Dateiordner. Mit unserer Lösung haben Sie alle Informationen schnell zur Hand, optimieren Ihre Geschäftsprozesse und sparen wertvolle Zeit.
Mit unserer DMS Software werden alle wesentlichen Kundendokumente an einem einzigen, digitalen Ort zusammengeführt. Darüber hinaus hilft die digitale Kundenakte dabei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Durch den schnellen Zugriff auf Kundeninformationen können Sie effizienter auf Anfragen reagieren und individuelle Lösungen anbieten. Dies führt zu einer stärkeren Kundenbindung und einem nachhaltigen Geschäftswachstum.
Unsere lösung: Die digitale Kundenakte
ZENTRALE ABLAGE
Unsere digitale Kundenakte bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Softwarelösung, die eine sichere und zentrale Ablage für alle Kundeninformationen und Vorgänge gewährleistet. Sobald Sie eine Kundenakte aufrufen, erhalten Sie Zugriff auf alle grundlegenden Informationen, Dokumente und Dateien aus den verschiedenen Informationssystemen Ihrer IT-Landschaft. Dies vereinfacht den Informationszugriff, beschleunigt Ihre Arbeitsabläufe und bietet eine hohe Datensicherheit.
EFFIZIENTE NUTZUNG
Mit unserer digitalen Kundenakte können Sie eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Einzelverkaufsakten für jeden Kunden erstellen und bearbeiten. Die Dateien können entweder manuell per Drag & Drop hinzugefügt oder automatisch über entsprechende Schnittstellen in die Akte integriert werden. Zusätzlich bietet unser integriertes Reporting-Tool einen Überblick über alle Angebote und Aufträge. Unsere Wiedervorlagenfunktion bietet Ihnen zudem eine zuverlässige Verwaltung von Angeboten und Fristen.
SICHERES KUNDENMANAGEMENT
Gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe transparenter mit unserer digitalen Kundenakte. Sie bietet eine klare Nachvollziehbarkeit von Änderungen und eine effektive Verwaltung von Zugriffsrechten. Darüber hinaus sorgen wir für die rechtssichere Aufbewahrung hypersensibler digitaler Dokumente, die gemäß den DSGVO-Vorschriften geschützt sind. Unser System ist zudem nach IDW PS 880 zertifiziert, was die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Anforderungen gewährleistet.
Digitale Kundenakte: Ihr Weg zu einem verbesserten Kundenlebenszyklus
Unsere digitale Kundenakte begleitet Ihre Kunden auf ihrer gesamten Reise. Von der ersten Kontaktaufnahme über den Kauf und darüber hinaus – jede Interaktion und jede Transaktion wird in der Kundenakte dokumentiert. Dies gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über den Kundenlebenszyklus.
Sie können alle Informationen und Erkenntnisse zentral speichern und verwalten. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Kundendienst, sondern hilft Ihnen auch dabei, einen klaren Überblick über Ihre Kundenbasis zu bewahren. Der Customer Life Cycle besteht aus verschiedenen Phasen:
FUNKTIONEN UNSERER DIGITALEN KUNDENAKTE IM ÜBERBLICK
akten anlegen
Mit unserer einfachen Aktenformular-Vorlage können Sie mühelos eine digitale Kundenakte erstellen. inPoint generiert automatisch eine Projektakte mit den nötigen Unterregistern. Die Aktenstruktur ist flexibel anpassbar, sodass Ihre Mitarbeiter nahtlos und effizient mit der digitalen Kundenakte arbeiten können.
Akten verwalten
Finden Sie mit Suchformularen oder der Volltextsuche schnell die benötigten Kundenakten oder Dokumente. Markieren Sie oft genutzte Akten als Favoriten und navigieren Sie durch die hierarchische Struktur. Dank des inPoint DocPreview können Dokumente auch ohne spezielle Software (z.B. MS Office) eingesehen werden.
dokumente erstellen & bearbeiten
Erstellen Sie Dokumente direkt in einer Kundenakte und nutzen Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass sie automatisch mit Vorgangsdaten (z.B Auftragsnummer.) gefüllt werden. Jede Änderung erzeugt eine neue, chronologische Dokumentenversion. Optional zeigt inPoint Änderungen zwischen Versionen an.
Dokumente scannen & zuordnen
Mit geeigneten Multifunktionsgeräten können Dokumente direkt in die digitale Kundenakte gescannt werden. Wählen Sie am Gerät den Kunden, Geschäftsfall und Dokumententyp aus, drücken Sie Start und das Dokument wird automatisch abgelegt. Der Vorgang wird durch Barcode-Technologie unterstützt. Bei neuen Dokumenten werden berechtigte Nutzer per E-Mail inklusive Link informiert.
Stammdatenverwaltung
Daten sind ein wertvolles Gut. Daher beinhaltet unsere digitale Kundenakte ein integriertes Adressbuch. Neben dem Standard-Import/Export via XLS/CSV ermöglicht es auch zyklische Aktualisierungen aus Drittsystemen, etwa ERP-Systemen.
zugehörige Unterlagen
Die digitale Kundenakte kann automatisch E-Mails zu einem Geschäftsfall speichern. Dokumente und Daten aus Drittsystemen, wie Angebote oder Rechnungen, können über bidirektionale Schnittstellen importiert werden. Natürlich können auch alle anderen Dokumententypen per Drag & Drop hinzugefügt werden
Zugriffsrechte
Digitale Kundenakten oder deren Dokumente können anderen Fachabteilungen über die inPoint Begegnungszone zugänglich gemacht werden. Die Zugriffsrechte können temporär oder unbefristet vergeben werden, entweder nur lesend oder schreibend. Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed in MS Outlook bereitgestellt werden.
abläufe optimieren
Manuelle Prozesse mit Papier- und Medienbrüchen verursachen lange Liegezeiten und Informationsverluste. Unsere digitalen Prozesse bieten innovative Workflowkomponenten für effiziente, regelbasierte Abläufe. Ein Adhoc Workflow steht für einfache Vorgänge bereit. Alle Abläufe werden protokolliert und in der Projektakte dokumentiert.
Sachverhalte darstellen
Dokumentenbeziehungen können in Listenform oder grafisch visualisiert werden. Diese Funktion ermöglicht eine klare Darstellung von Zusammenhängen zwischen Sachverhalten. Dies ist sowohl für Beweiserbringung und Schuldbefreiung als auch für einen besseren Überblick vorteilhaft. Die Verknüpfung von E-Mails erfolgt entweder automatisch oder manuell durch Anwender.
Reporting
Mit dem inPoint Reportmanager erhalten Sie einen einfachen Überblick. Sie können auf Knopfdruck die Qualität Ihrer Leads und Sales Pipeline überprüfen. Auch Informationen über Projekte, die nicht im Zeit- und Kostenplan liegen, sind schnell verfügbar. Dank des offenen SQL Standards können Sie außerdem eigene Reportingtools nutzen, um individuelle Auswertungen zu erstellen.
offline funktion
Autorisierte Mitarbeiter können die digitale Kundenakte vom Firmenserver auf ein Notebook kopieren. Dadurch haben Sie wichtige Geschäftsdokumente auch im Außeneinsatz immer griffbereit, selbst wenn keine Internetverbindung besteht. Falls Dokumente unterwegs geändert werden, erfolgt die Synchronisierung mit dem zentralen inPoint Server später, wobei mögliche Versionskonflikte beobachtet werden.
Vertraute oberfläche
Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt die inPoint Kundenakte weitgehend ohne Schulung aus. inPoint steht in mehreren Varianten zur Verfügung, um Vertriebsaktivitäten dort zu nutzen, wo sie einlangen und bearbeitet werden. Im Webclient, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer und über eine eigenständige Desk App.
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