Digitale Kundenakte
mit inPoint

akten anlegen

Das Anlegen einer digitalen Kundenakte ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint legt automatisch eine leere Projektakte mit allen erforderlichen Unterregistern an. Die Aktenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter sofort produktiv mit der digitalen Kundenakte arbeiten können.

Stammdatenverwaltung

Zu den wertvollsten Assets ihrer Organisation zählen Daten. Aus diesem Grund wurde in die digitale Kundenakte ein Adressbuch integriert. Zusätzlich zum Standard Import / Export über XLS / CSV Dateien, gibt es auch die Option das Adressenmaterial zyklisch über Drittsysteme ( bspw. ERP Systeme) zu aktualisieren.

Akten verwalten

Verwenden Sie Suchformulare oder die integrierte Volltextsuche um eine gewünschte Kundenakte oder ein Dokument ausfindig zu machen und navigieren Sie durch die hierarchisch aufgbeuate Aktenstruktur. Sie können häufig genutzte Kundenakten als Favoriten markieren. Dank des integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender Dokumente auch dann aufrufen, wenn die notwendige Software (bspw. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.

dokumente & bearbeiten

Verfassen Sie ein Dokument direkt in einer Kundenakte und nützen Sie dabei die integrierte Vorlagenbibliothek. Des Weiteren können Wordvorlagen derart konfiguriert werden, dass diese automatisch mit Daten aus der Vorgangsakte ( beispielsweise Auftragsnummer) versehen werden.
Änderungen führen automatisch zur Bildung einer neuen, chronologisch abrufbaren, Dokumentenversion. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im highlighting Verfahren.

Dokumente scannen & zuordnen

Die Möglichkeit Dokumente direkt in eine digitale Kundenakte zu scannen, steht mittels geeigneter Multifunktionsgeräte offen. Wählen Sie zunächst am Bedienerpaneel des Multifunktionsgerätes den Kunden, Geschäftsfall und Dokumententyp (z.B. Angebot, Rechnung, Schriftverkehr, ..) aus, daraufhin Starknopf drücken und das gescannte Dokument wird automatisch in der digitalen Kundenakte abgelegt. Der Ablage/Indizierungsvorgang wird zusätzlich durch Barcode Technologie unterstützt. Berechtigte Anwender erhalten daraufhin eine E-Mail Verständigung mit dem Link, welcher zum neuen Dokument in der digitalen Kundenakte führt.

zugehörige Unterlagen

Die digitale Kundenakte kann so konfiguriert werden, dass E-Mail Schriftverkehr zu einem Geschäftsfall automatisch in der richtigen Vorgangsakte abgelegt wird.

Die Betankung mit Dokumenten und Daten aus Drittsystemen kann über bidirektionale Schnittstellen realisiert werden, um z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem automatisch in die jeweilige Kunden/Vorgangsakte zu importieren. Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop gezogen oder abgelegt werden.

Zugriffsrechte

Digitale Kundenakten oder deren Dokumente können anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Begegnungszone bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Geschäftsdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.

Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit der ABO Funktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind.

abläufe optimieren

Viele Prozesse in der Vorgangsbearbeitung sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement. Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung. Natürlich werden alle Workflowabläufe protokolliert, dokumentiert und in der jeweiligen Projektakte abgelegt.

Sachverhalte darstellen

Die Beziehung einzelner Dokumente zueinander kann sowohl in Listenform als auch graphisch dargestellt werden. Mittels dieser Funktion können Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig dargetsellt werden. Dies ist im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung oder einfach nur für einen besseren Überblick von Vorteil. Die Verknüpfung bei E-Mails passiert entweder automatisch oder manuell durch Anwender.

Reporting

Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager einen Überblick. Informieren Sie sich mit einem Knopfdruck über die Qualität Ihrer Leads und Sales Pipieline. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen. Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.

offline funktion

Autorisierte Mitarbeiter haben die Möglichkeit durch die inPoint Offline Funktion die digitale Kundenakte, welche am Firmenserver abgelegt ist, auf ein Notebook zu kopieren. Dies ermöglicht Mitarbeiter im Außeneinsatz wichtige Geschäftsdokumente stets parat zu haben, auch falls keine Internetverbindung möglich ist. Sollten Unterwegs Dokumente abgeändert werden, werden diese später, unter Beobachtung möglicher Versionskonflikte am zentralen inPoint Server synchronisiert.

Vertraute oberfläche

Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint Kundenakte weitgehend ohne Schulung aus. inPoint steht in mehreren Varianten zur Verfügung, um Vertriebsaktivitäten dort zu nutzen wo sie einlangen und bearbeitet werden. Im Webclient, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer und über eine eigenständige Desk App.