Beschaffungsprozess
- Zentraler Überblick auf alle Liefer- und Rechnungsdaten und Dokumente
- Smarter 3-Way-Match von Bestellung, Lieferung und Rechnung
- Automatisierung von Freigabeworkflows und Rechnungsverarbeitung
Der Beschaffungsprozess bildet das Rückgrat Ihres Einkaufs – von der Bedarfsanforderung bis zur finalen Zahlung.
Ein reibungsloser Ablauf scheitert in der Praxis jedoch oft nicht an den Kernprozessen im ERP, sondern an den begleitenden Dokumenten. Angebote, Korrespondenzen und Lieferscheine liegen verteilt in Postfächern oder Ordnern. Zu viele manuelle Schritte und fehlende Strukturen führen zu Ineffizienzen und womöglich Fehlern.
inPoint DMS schließt diese Lücke, indem es alle beschaffungsrelevanten Informationen in einer digitalen Einkaufsakte bündelt und mit KI viele Prozesse automatisiert.
Vorteile des digitalisierten Einkaufs
Warum Unternehmen mit inPoint ihre Beschaffung optimieren
- Zentrale digitale Einkaufsakte: Alle belegrelevanten Dokumente an einem Ort logisch verknüpft
- Schnelle Auffindbarkeit: Dokumente über Volltextsuche, Lieferantendaten oder Bestellnummern sofort finden
- Automatisierte Datenerfassung: Wegfall manueller Eingaben durch KI-gestützte Extraktion von Rechnungsdaten
- Transparente Freigabeprozesse: Jederzeitige Einsicht in Bearbeitungsstände, Skonto-Fristen und Zuständigkeiten
- Nahtloser Datenfluss: Direkter Abgleich und Übergabe von Buchungsinformationen an Ihr ERP-System
- Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Ablage und lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte
Ein nahtloser Purchase to Pay Prozess
Dokumente automatisch in den P2P-Prozess integrieren
Mit inPoint DMS automatisieren Sie Ihren dokumentenbasierten Purchase to Pay Prozess – von der ersten Bedarfsanforderung bis zur Buchung. Manuelle Schritte entfallen, Informationen sind jederzeit verfügbar und alle Beteiligten arbeiten auf einer einheitlichen Datenbasis.
Die intelligente Einkaufsakte verknüpft Dokumente und Daten automatisch. Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden KI-gestützt zugeordnet und im richtigen Kontext bereitgestellt – ohne manuelle Ablage oder Nacharbeit.
Ein zentraler Bestandteil dabei ist ebenfalls die digitale Rechnungsverarbeitung, die eingehende Belege automatisch erfasst, prüft und in strukturierte Freigabeprozesse überführt. So wird der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch sicher gesteuert.
Während vorhandene E-Procurement-Systeme den operativen Einkauf steuern, übernimmt inPoint DMS die strukturierte und revisionssichere Verwaltung aller dokumentenbasierten Prozesse im digitalen Einkauf.
Beschaffungsprozesse ohne manuelle Zwischenschritte
So funktioniert moderne Beschaffung mit inPoint DMS
inPoint DMS stellt sicher, dass im Beschaffungsprozess keine Informationen verloren gehen. Dokumente werden zentral abgelegt und automatisch den passenden Akten zugeordnet – etwa zum Lieferanten, Projekt oder Zeitraum. So entsteht eine virtuelle Dokumentenklammer, die alle zusammengehörigen Informationen eines Beschaffungsvorgangs bündelt. Sie greifen jederzeit aus unterschiedlichen Kontexten auf dieselben Informationen zu – ohne doppelte Ablagen. Das reduziert Suchzeiten im Einkauf und in den Fachabteilungen deutlich.
Intelligente Einkaufsakte statt manueller Ablage
Die Einkaufsakte in inPoint dient Unternehmen als zentraler Ankerpunkt. Sobald ein Dokument eingeht, erkennt die integrierte KI Stammdaten wie Bestellnummern oder Lieferant und ordnet es automatisch der richtigen Einkaufsakte zu – oder erstellt passende Akten, wenn noch keine existieren. Sie müssen nichts manuell verschieben. Alle Beteiligten arbeiten auf einer identischen Datenbasis, in der die Historie vom ersten Angebot bis zur Zahlung lückenlos nachvollziehbar ist.
Freigaben steuern, statt hinterherzulaufen
inPoint DMS überführt eingehende Rechnungen und Belege direkt in definierte Prüf- und Freigabeprozesse und leitet Anforderungen automatisch an die Verantwortlichen weiter – ohne Medienbrüche. Bearbeitungsstände sind jederzeit einsehbar, sodass Engpässe sofort erkannt werden. Das Ergebnis ist ein kontrollierter Dokumentendurchlauf, der sicherstellt, dass Skontofristen gewahrt bleiben und Zuständigkeiten zweifelsfrei geklärt sind.
Berührungslose Belegverarbeitung durch Three-Way-Match
Eingehende Rechnungen werden automatisiert mit der ursprünglichen Bestellung und dem erfassten Wareneingang abgeglichen. Bei einer vollständigen Übereinstimmung (Drei-Wege-Abgleich) ermöglicht das System die Dunkelverarbeitung: Die Rechnung wird ohne manuellen Eingriff direkt zur Buchung übergeben. Nur bei Abweichungen wird ein Klärungsworkflow angestoßen. Das entlastet Ihre Buchhaltung von repetitiven Prüfaufgaben und beschleunigt die Durchlaufzeiten massiv.
Beziehungen zwischen Dokumenten sehen
inPoint verknüpft Dokumente automatisch, etwa Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen. So entsteht eine durchgängige End-to-End-Sicht statt isolierter Dokumente, bei der Zusammenhänge sofort sichtbar werden.
Die digitale Einkaufsakte macht diese Beziehungen transparent: Sie zeigt auf einen Blick, welche Dokumente zusammengehören und wie sie miteinander verknüpft sind. So verstehen Sie jeden Vorgang im Kontext – vom Angebot bis zur Zahlung.
Revisionssicherheit und Compliance als Standard
In der DMS-gestützten Beschaffung mit inPoint ist die Einhaltung von GoBD- und DSGVO-Vorgaben kein zusätzlicher Arbeitsschritt, sondern ein natürliches Ergebnis des digitalen Prozesses. Jeder Bearbeitungsschritt, jede Freigabe und jede Änderung werden in einem lückenlosen Audit Trail dokumentiert. Die revisionssichere Archivierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sodass Sie bei Prüfungen jederzeit aussagekräftig sind, ohne Dokumente mühsam aus verschiedenen Quellen zusammensuchen zu müssen.
Transparenz durch Echtzeit-Analytics
Mit integrierten Dashboards behalten Sie die volle Kontrolle über den Purchase-to-Pay-Prozess. Das digitale Eingangsrechnungsbuch liefert in Echtzeit Informationen über offene Aufgaben, das aktuelle Verbindlichkeitsvolumen und genutzte Skontoquoten. Statt statischer Berichte nutzen Sie flexible Abfragen über einen integrierten Chat, um Auswertungen in Echtzeit auszuführen. So wird das DMS von der reinen Ablage zum strategischen Steuerungsinstrument.
Suchen Sie den „roten Faden“ in Ihrem Beschaffungsprozess?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie ein digitaler Prozess im Einkauf aussehen kann.
Jetzt persönliche Demo vereinbarenSmarte Funktionen für optimierte Beschaffung
inPoint DMS ermöglicht automatisierte P2P-Prozesse
inPoint DMS unterstützt Sie durch spezifische Funktionen, um den gesamten Weg von der Anforderung bis zur Zahlung technisch abzusichern und zu beschleunigen.
KI-gestützte Automatik
inPoint extrahiert Kopf- und Zeilendaten automatisch und ordnet Dokumente anhand von Bestellnummern und Lieferanten direkt der richtigen Einkaufsakte zu.
Bidirektionale System-Integration
Die Software ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch von Stammdaten und Buchungsinformationen mit Ihrem ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV).
Multiformat-Rechnungsempfang
Das System verarbeitet papierbasierte Scans ebenso wie E-Mail Anhänge oder strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) in einem automatisierten Prozess.
Integrierte Zahllauf-Unterstützung
Automatisierte Workflow-Schritte bereiten die notwendigen Daten für den Zahllauf vor. Nach erfolgreicher Freigabe erfolgt die nahtlose Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Dashboards & KPI-Monitoring
Zentralisierte Ansichten bieten vollen Einblick in Durchlaufzeiten und offene Posten des Purchase-to-Pay-Prozesses. Engpässe lassen sich auf Knopfdruck identifizieren.
Kollaborative Kommunikation
Die Anbindung an MS Teams oder interne Chat-Funktionen ermöglicht die sofortige Klärung von Rückfragen ohne Medienbruch oder Mail-Verkehr.
inPoint DMS im Einsatz
Mehr Transparenz im gesamten Einkaufsprozess
Warum inPoint DMS für Ihr E-Procurement
Ganzheitliche Unterstützung für Ihre Prozesse
Rechtssicherheit und Datenstandort DACH
Entwicklung, Support und Hosting erfolgen in Deutschland und Österreich. Damit sind die Einhaltung der DSGVO sowie die revisionssichere Archivierung nach GoBD-Vorgaben fester Bestandteil der Lösung, nicht nur ein optionales Feature.
Modularer Aufbau für schnellen Produktivstart
Vermeiden Sie langwierige Großprojekte. Mit vorkonfigurierten Standardszenarien in inPoint.Go bringen Sie Kernprozesse schnell live und erweitern den Automatisierungsgrad sowie die Nutzerzahl schrittweise nach Ihrem Bedarf.
Unterstützung aktueller E-Rechnungsstandards
Das System verarbeitet XML-basierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung nativ. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht ohne zusätzliche Drittsoftware oder komplexe Umwege.
Integration in bestehende Systeme
inPoint ist auf Datenaustausch ausgelegt. Über bidirektionale Schnittstellen synchronisiert das System Stammdaten und Buchungsinformationen direkt mit Ihren führenden Anwendungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV.
Hohe Nutzerakzeptanz im Arbeitsalltag
Die Oberfläche ist leicht verständlich und für die wesentlichen Arbeitsschritte der Fachabteilungen gemacht. Ein schnelles Onboarding stellt sicher, dass das System ohne Zeitverlust produktiv genutzt wird.
Wartungsarmer Betrieb und Updates
In der Cloud-Variante übernehmen wir die technische Wartung und das Einspielen von Sicherheitsupdates. Ihre internen IT-Ressourcen werden von administrativen Routineaufgaben entlastet und die Infrastruktur bleibt stets aktuell.
Für wen sich ein digitaler Beschaffungsprozess besonders lohnt
Für wen ist inPoint DMS im Einkauf sinnvoll?
inPoint DMS entfaltet seinen größten Mehrwert überall dort, wo Beschaffungsprozesse heute noch durch manuelle Abläufe, Medienbrüche und fehlende Transparenz geprägt sind.
Typische Einsatzszenarien:
- Mittelständische Unternehmen mit wachsendem Belegvolumen
Wenn Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen zunehmen, stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. inPoint schafft Struktur und entlastet Einkauf und Buchhaltung spürbar. - Unternehmen mit ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV
inPoint ergänzt bestehende Systeme um die fehlende Dokumenten- und Prozessebene und sorgt dafür, dass alle Informationen vollständig und im richtigen Kontext verfügbar sind. - Organisationen mit komplexen Freigabeprozessen
Wenn Rechnungen mehrere Stationen durchlaufen oder Wertgrenzen berücksichtigt werden müssen, sorgt inPoint für klare Workflows und transparente Zuständigkeiten. - Unternehmen mit verteilten Standorten oder Abteilungen
Eine zentrale digitale Einkaufsakte stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis arbeiten – unabhängig vom Standort. - Unternehmen mit Compliance- und Audit-Anforderungen
Revisionssichere Archivierung, vollständige Nachvollziehbarkeit und strukturierte Ablage sind fest im Prozess integriert – ohne zusätzlichen Aufwand.
Einkaufsakten mit inPoint testen
Möchten Sie sehen, wir ein optimierter P2P-Prozess in Ihrem Unternehmen aussehen kann? Wir beraten Sie gerne.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von HubSpot. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenHäufige Fragen zum Beschaffungsprozess
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Procurement-Plattform und inPoint DMS?
Während E-Procurement-Systeme (wie SAP Ariba oder Coupa) den Marktplatz, das Katalogmanagement und die operative Bestellung fokussieren, fungiert inPoint DMS als zentrale Informationsklammer für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. inPoint führt unstrukturierte Dokumente wie Angebote, Verträge und Lieferscheine mit den strukturierten Daten aus dem ERP zusammen und sichert die prozessübergreifende Compliance, die workflowbasierte Freigabe und die revisionssichere Archivierung aller belegrelevanten Daten.
Wie unterstützt inPoint DMS den automatischen 3-Way-Match?
Der Drei-Wege-Abgleich erfolgt in inPoint durch die automatisierte Zusammenführung von Bestellung, Wareneingang (Lieferschein) und Rechnung. Die KI-gestützte IDP-Technologie extrahiert die Positionsdaten der Rechnung und gleicht diese gegen die im ERP hinterlegten Bestelldaten und die erfassten Liefermengen ab. Bei vollständiger Übereinstimmung ermöglicht inPoint eine Dunkelverarbeitung (Direktbuchung); bei Differenzen wird sofort ein Klärungsworkflow an die zuständige Fachabteilung initiiert.
Können individuelle Freigabeworkflows und Wertgrenzen ohne Programmierung abgebildet werden?
Ja, inPoint DMS verfügt über eine flexible Workflow-Engine, mit der sich Freigabematrizen und Berechtigungskonzepte konfigurativ abbilden lassen. Administratoren können Genehmigungsketten basierend auf Warengruppen, Kostenstellen oder Projektzugehörigkeiten definieren. Auch komplexe Wertgrenzen (z. B. Vier-Augen-Prinzip ab 5.000 EUR) und mehrstufige Eskalationsszenarien lassen sich über die grafische Benutzeroberfläche einstellen, ohne dass Eingriffe in den Quellcode der Software notwendig sind.
Wie stellt inPoint DMS die GoBD-Konformität und Revisionssicherheit sicher?
inPoint dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt im digitalen Beschaffungsprozess in einem lückenlosen Audit Trail. Von der ersten Erfassung über die fachliche Prüfung bis zur finalen Buchungsfreigabe bleibt jede Interaktion manipulationssicher nachvollziehbar. Die integrierte Archivierung stellt sicher, dass Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unveränderbar gespeichert bleiben und im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit im Originalkontext mit allen Prüfvermerken abgerufen werden können.
Welche ERP-Systeme lassen sich nahtlos an den P2P-Workflow anbinden?
inPoint DMS ist auf Interoperabilität ausgelegt und bietet standardisierte Schnittstellen zu den marktführenden ERP-Lösungen. Dazu gehören insbesondere SAP (S/4HANA, Business One), Microsoft Dynamics 365 (Business Central, F&O) sowie DATEV. Durch die bidirektionale Anbindung werden Stammdaten wie Kreditor- und Bestelldaten in Echtzeit synchronisiert und fertige Buchungssätze nach der Freigabe automatisch an das Rechnungswesen übergeben