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Stephan Gehling
- Archivierung
Wir alle wissen und spüren es! Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitswelt komplett auf den Kopf gestellt, allem voran das gewohnte Arbeitsumfeld.
Überraschenderweise ging die Mitarbeiterproduktivität jedoch nicht breitflächig zurück, als weltweit immer mehr Arbeitnehmer davon betroffen waren, von zuhause aus zu arbeiten.
Studien zeigen sogar, dass die geleisteten Arbeitsstunden in den ersten Monaten von 2020 schneller zurückgingen als der Output. Aber als die Wirtschaft wieder in Gang kam, stiegen die geleisteten Arbeitsstunden schneller als der Output.
Diese Ergebnisse überraschen, wenn man bedenkt, dass nun mehr Menschen ortsunabhängig arbeiten als vor der Pandemie.
Daraus lässt sich schlussfolgern, dass ortsunabhängiges Arbeiten für viele Organisationen und ihre Mitarbeiter ein echter Gewinn war und immer noch ist.
Jetzt, nachdem die Pandemie langsam wieder in den Hintergrund tritt, steigen dennoch immer mehr Organisationen zunehmend auf ein hybrides Arbeitsmodell über.
Um dieses hybride Arbeitsmodell zu optimieren, setzen Organisationen wieder verstärkt auf Fileserver.
In diesem Ratgeber frischen wir Ihr Wissen über Fileserver auf und gehen darauf ein, wie Fileserver sich von anderen Speicherlösungen unterscheiden und wie Sie von diesen profitieren können.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Fileserver: Definition
Ein Fileserver ist eine zentrale Serverinstanz in einem geschlossenen Netzwerk, die es Benutzern ermöglicht, von einem externen Standort aus, auf Dateien und Dokumente zuzugreifen, diese zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten.
Aufgrund dessen können Benutzer auf USB-Geräte oder externe Festplatten verzichten, was wiederum die Datensicherheit erhöht.
Fileserver ermöglichen also mehr Flexibilität, da Mitarbeiter unterwegs sowohl produktiv als auch sicher arbeiten können.
Hybrides Arbeiten
Die letzten Jahre der Pandemie haben bewiesen, dass hybrides Arbeiten funktioniert und den Arbeitnehmern viele Vorteile bringt, weswegen auch die Produktivität steigt.
Unter hybriden Arbeiten wird die Aufteilung der Arbeitszeit zwischen Büro und ortsunabhängigen Arbeiten verstanden. Den Mitarbeitenden wird ermöglicht einen Teil ihrer Arbeitszeit im Büro und den anderen ortsunabhängig zu arbeiten.
Da nun wie weiter oben schon erwähnt die Covid-19 Pandemie allmählich abklingt, steht jedoch schon eine neue Herausforderung vor der Türe. Die Inflation.
Auch in diesem Bezug gewinnt hybrides Arbeiten immer mehr an Bedeutung.
Denn laut einer Studie von Owl Labs(2022), kostet ein Arbeitstag im Büro, inkl. Pendeln und Mahlzeiten, einen Mitarbeiter durchschnittlich 45 US-Dollar pro Tag.
Weiters lässt sich aus den Ergebnissen von Owl Labs herausnehmen, dass sich die zusätzlichen täglichen Kosten für die Arbeit vor Ort auf 863 US-Dollar pro Monat aufsummieren.
Diese Summe ist doppelt so hoch als die 432 US-Dollar pro Monat, welche laut Owl Labs für die ortsunabhängige Arbeit aufgewendet werden müssen.
Fileserver vs. DMS vs. Cloud-Speicher
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ähnelt einem Fileserver, da es für die Speicherung von Dateien und Dokumenten bestimmt ist.
Ein DMS ergänzt einen Fileserver jedoch um Funktionen zur Indizierung, Suche und Aufbewahrung von Dateien und eignet sich auch für die revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß GoBD bzw. GeBüV.
In diesem Zusammenhang ist inPoint ein Beispiel für ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem.
Dokumentenmanagementsysteme allein eignen sich jedoch nicht für BLOB-Daten, d. h. große binäre Datenobjekte, wie beispielsweise Videos.
Allerdings ist die Speicherung von BLOB-Daten genau die Stärke von Fileservern.
Cloud-Speicher
Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox, OneDrive und Box werden für die Speicherung von Dateien und Dokumenten immer beliebter.
Diese Dienste können Dateien und Dokumente automatisch synchronisieren, sichern und Backups erstellen.
Aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und Ortsunabhängigkeit eignen sie sich für Organisationen jeder Größe.
Allerdings sind Cloud-Dienste für die Speicherung großer Mengen teurer und können kompliziert zu verwalten sein.
Deswegen entscheiden sich manche Organisationen für traditionelle Fileserver.
Fileserver: Vorteile
Ortsunabhängiger Zugriff
Der Fileserver-Zugang kann mit einem VPN (Virtual Private Network) gekoppelt werden.
Dadurch können Mitarbeiter ganz einfach von zu Hause oder unterwegs aus sicher auf Dateien und Dokumente zugreifen.
Das steigert die Effizienz und Produktivität in der gesamten Organisation.
Gewährleistete Datenhoheit
Cloud-Lösungen werden zunehmend zur Norm.
Viele Organisationen besitzen jedoch sensible Daten, die sie selbst speichern, archivieren und verwalten wollen.
Genau das kann vor Ort mit einem Fileserver umgesetzt werden, wodurch die Datenhoheit stets gewährleistet werden kann.
Zentralisierte Daten
Ein lokaler Fileserver ermöglicht Ihnen auch, Ihre Daten an einem zentralen Ort zu speichern.
So können wichtige Dateien und Dokumente problemlos verwaltet werden.
Da Ihre Daten zentralisiert sind, können Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter, Partner und Kunden zudem jederzeit einfach verwaltet werden
Zuverlässige Backups
Bei einem lokalen Fileserver sind normalerweise redundante Festplatten, redundante Stromversorgungen sowie automatische Backups vorhanden.
Diese Konfiguration macht Sie unabhängiger von Drittanbietern und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Single Points Of Failure (SPOF).
Außerdem wird die Betriebszeit erhöht, denn wenn eine Festplatte oder eine Stromversorgung ausfällt, sind Sie nach wie vor betriebsbereit und können Ihr Tagesgeschäft fortsetzen.
Leichte Datenwiederherstellung
Aus Unachtsamkeit gelöschte Dateien und Dokumente sind in jeder Organisation ein Ärgernis.
Mit einem privaten Fileserver können Sie jedoch jederzeit auf Kopien von zuvor gelöschten Daten zugreifen.
Sie können auch einen früheren Speicherstand wiederherstellen, sodass Sie von einem stundenlangen Neuschreiben von Daten verschont bleiben.
Bessere Kapazitäten & Leistung
Für die meisten Organisationen ist die Speicher- und Archivierungskapazität von Cloud-Diensten zu gering und Erweiterungen zu kostenintensiv.
Fileserver lassen sich jedoch kosteneffizient erweitern und individuell anpassen.
Zudem gibt es bei Fileservern weniger leistungsbezogene Einschränkungen, da die Datenrate stets optimiert und skaliert werden kann.
inPoint CSF: Entlastung für Ihren Fileserver
Wenn Sie sich dazu entschieden, Ihre Daten auf Fileservern zu speichern, werden Sie mitunter schnell feststellen, dass Ihr Bedarf an Speicherplatz enorm ist – und täglich weiter steigt.
Mit unserer Lösung – inPoint Content Server für Fileserver (CSF) – können Sie Ihre Fileserver entlasten, indem Ihre Daten fortlaufend in einem Langzeitarchiv gesichert werden.
Das setzt nicht nur Speicherkapazitäten auf Ihren Fileservern frei, sondern verkürzt auch Ihre täglichen Backup-Laufzeiten nachhaltig.
Mehr zu inPoint Content Server für Fileserver (CSF) erfahren Sie hier.
Fazit
Hybrides Arbeiten wird sich immer mehr zu einem beliebten Arbeitsmodell am Arbeitsmarkt etablieren, da Studien zeigen, dass Mitarbeiter flächenmäßig produktiver und zufriedener mit diesem Arbeitsmodell sind.
Auch in Anbetracht der Inflation wird hybrides Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Im Rahmen dessen, werden Fileserver immer wichtiger werden, da diese eine kostengünstige Möglichkeit sind, große Mengen an komplexen Daten vor Ort zu speichern, auf welche Mitarbeiter jederzeit sicher und ortsunabhängig zugreifen können.
Des Weiteren ermöglichen Fileserver zuverlässige Backups, eine leichte Datenwiederherstellung und eine performante Datenrate.
Mit inPoint CSF können Sie zudem Ihre Fileserver entlasten, was besonders Ihrer Speicherkapazität und Backup-Laufzeiten zugutekommt.
Wir zeigen Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie auch Sie von inPoint profitieren können!
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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