-
Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Die elektronische Rechnung, kurz eRechnung, ist ein zentraler Bestandteil moderner Geschäftskommunikation. Sie erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern bietet auch Unternehmen und Behörden zahlreiche Vorteile. Mit standardisierten Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung wird die Erstellung, Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen effizienter, kostengünstiger und zukunftssicherer.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserem inPoint.Go DMS ganz einfach eine e-Rechnung erstellen, empfangen und gleichzeitig von den Vorteilen digitalisierter Rechnungsprozesse profitieren können.
Machen Sie die Pflicht zur Chance – steigen Sie um auf die e-Rechnung und vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung!
Inhaltsangabe
Warum ist das Erstellen von e-Rechnungen so wichtig?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei inländischen B2B-Umsätzen elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu empfangen. Die Pflicht zur Erstellung und zum Versand elektronischer Rechnungen gilt ab 2026. Dies macht die Fähigkeit, eine eRechnung zu erstellen, zu einer geschäftskritischen Anforderung.
Jährlich werden in Deutschland Millionen von Rechnungen ausgestellt – ein Prozess, der ohne digitale Unterstützung zeitaufwendig und teuer ist. Die Einführung der eRechnung löst diese Herausforderungen und bietet gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung.
Mehr Informationen zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
H&S macht den Umstieg einfach
Testen Sie unsere e-Rechnungslösung 30 Tage lang und überzeugen Sie sich selbst.
Kontaktieren Sie uns, um Ihren Zugang zu erhalten.
Demo e-rechnungDie Vorteile, wenn Sie e-Rechnungen erstellen
Kosteneffizienz
Das Erstellen und Verarbeiten von e-Rechnungen automatisiert viele Schritte im Rechnungsprozess, von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehlerquote deutlich reduziert. Insbesondere bei hohen Rechnungsvolumina entfällt der manuelle Aufwand, was zu erheblichen Einsparungen führt.
Standardisierung
Dank internationaler Standards wie ZUGFeRD und XRechnung wird das Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen in strukturierter Form deutlich erleichtert. Einheitliche Datenstrukturen sorgen dafür, dass Rechnungen systemübergreifend und ohne Missverständnisse verarbeitet werden können. Dies optimiert nicht nur interne Prozesse, sondern erleichtert auch den Datenaustausch mit Geschäftspartnern und Behörden.
Rechtliche Anforderungen
In Deutschland und der EU sind Unternehmen bei der Abwicklung öffentlicher Aufträge und jetzt auch im B2B Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung zu verwenden. Diese Anforderungen stellen sicher, dass Rechnungen digital und maschinenlesbar vorliegen, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.
Nachhaltigkeit
Der Umstieg auf e-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich, was nicht nur umweltfreundlich, sondern auch wirtschaftlich ist. Elektronische Rechnungen senken den CO₂-Fußabdruck, indem physische Materialien und Transportwege wegfallen. Unternehmen, die e-Rechnungen erstellen, leisten so einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit und zur Förderung klimaneutraler Geschäftsprozesse.
XRechnung und ZUGFeRD Rechnung: Formate beim Erstellen von e-Rechnungen
Die Einführung elektronischer Rechnungen basiert auf der Notwendigkeit, die Verarbeitung großer Datenmengen zu vereinheitlichen. Besonders wichtig ist dabei die Fähigkeit, strukturierte eRechnungen zu erstellen, die schnelle und fehlerfreie Prozesse ermöglichen.
Mit inPoint.Go DMS können Sie sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verarbeiten. Die eRechnung Software bietet Ihnen die Flexibilität, unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.
XRechnung
Der verbindliche Standard für Rechnungen an Behörden in Deutschland. Sie basiert auf XML-Daten und enthält strikt definierte Pflichtfelder, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Für Menschen ist die XRechnung schwer verständlich, da sie primär für Computer ausgelegt ist.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format kombiniert zwei Welten: eine visuell lesbare PDF-Rechnung und die eingebetteten XML-Daten. Dadurch eignet sich dieses Format ideal für Unternehmen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Prozesse unterstützen müssen.
e-Rechnung erstellen mit inPoint.Go DMS
Mit unserem inPoint.Go DMS wird das Erstellen von eRechnungen zum Kinderspiel. Ob Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung erstellen möchten – die Software bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen.
Flexibilität bei Formaten
Mit inPoint.Go DMS haben Sie die Wahl, Ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung zu erstellen – je nach Ihren geschäftlichen oder gesetzlichen Anforderungen. Das ZUGFeRD-Format bietet eine Kombination aus maschinenlesbaren XML-Daten und einer PDF-Datei, während die XRechnung strikt auf XML-Daten basiert und speziell für öffentliche Auftraggeber in Deutschland erforderlich ist. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie sowohl interne als auch externe Anforderungen problemlos erfüllen können.
Daten speichern und wiederverwenden
Häufig genutzte Informationen wie Empfängerdaten, Zahlungsbedingungen oder Standardpositionen können einmal eingegeben und für zukünftige Rechnungen gespeichert werden. Diese Funktion spart Zeit, da Sie nicht bei jeder neuen Rechnung alle Daten erneut eingeben müssen.
Automatische Berechnungen
Dank integrierter Funktionen berechnet inPoint.Go DMS Steuerbeträge und Gesamtsummen automatisch auf Basis der eingegebenen Daten. Besonders bei komplexeren Rechnungen, die verschiedene Steuersätze oder Rabatte enthalten, ist diese Automatisierung ein großer Vorteil.
e-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit inPoint.Go DMS
Neben der Erstellung bietet inPoint.Go DMS leistungsstarke Funktionen, um eRechnungen zu empfangen und effizient zu verarbeiten. Mit intelligenten Automatisierungen und modernster Technologie wird der gesamte Prozess vom Eingang der Rechnung bis zur Archivierung optimiert.
Rechnungsakte als zentrale Ablage
Eine besondere Funktion von inPoint.Go DMS ist die digitale Rechnungsakte. Beim eRechnung empfangen werden alle zu einer Rechnung gehörenden Dokumente – wie Lieferscheine, Bestellungen oder Kommunikationsverläufe – in einer zentralen digitalen Akte abgelegt. Die Rechnungsakte sorgt für:
- Übersichtlichkeit: Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt und jede Änderung wird dokumentiert.
- Effiziente Zusammenarbeit: Teams können zeitgleich auf die Akte zugreifen und bearbeiten
Automatische Format-Erkennung
Mit inPoint.Go DMS erkennen Sie eingehende elektronische Rechnungen automatisch. Die Software unterscheidet zuverlässig zwischen verschiedenen Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung oder anderen XML-basierten Standards. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rechnung unabhängig von ihrem Ursprung korrekt verarbeitet wird.
Übersichtliche Datenanzeige im HTML Viewer
Eingehende XML-Daten werden in einem benutzerfreundlichen HTML Viewer dargestellt. Alle Felder und Werte sind klar strukturiert und auf einen Blick sichtbar. So können Benutzer Rechnungsinhalte prüfen, ohne auf separate Systeme zugreifen zu müssen.
Verknüpfung von PDF und XML
Viele eRechnungen bestehen aus maschinenlesbaren XML-Daten und einer visuell lesbaren PDF-Datei. inPoint.Go DMS stellt sicher, dass beide Dateiformate korrekt verknüpft bleiben. Dies ermöglicht den nahtlosen Wechsel zwischen visueller Darstellung und strukturierten Daten, ohne dass Informationen verloren gehen.
KI-gestützte Extraktion wichtiger Informationen – IDP Prozess
Optional bietet inPoint.Go DMS eine KI-gestützte Informationsverarbeitung (IDP). Die KI extrahiert automatisch wichtige Rechnungsdaten wie Brutto- und Nettobeträge, Kreditoreninformationen, IBAN oder Rechnungsnummern. Wenn bestimmte Firmendaten, wie Lieferantenstammdaten, noch nicht existieren, kann die Software diese automatisch erstellen und ergänzen. Dies spart Zeit und vermeidet manuelle Eingabefehler.
Revisionssichere Archivierung
Empfangene Rechnungen werden revisionssicher und vollständig GDPdU-konform archiviert. Dank der Zertifizierung nach IDW PS 880 durch Wirtschaftsprüfer gewährleistet inPoint.Go DMS höchste Standards in der Rechnungsarchivierung. Dies macht die Lösung besonders zuverlässig für Audits und rechtliche Prüfungen.
Erweiterte Funktionen für das Erstellen von e-Rechnungen
Mit inPoint.Go DMS haben Sie Zugriff auf zahlreiche weitere Tools, die die Erstellung und Verwaltung Ihrer e-Rechnungen weiter verbessern:
- Intuitive Benutzerführung: Pflichtfelder wie Rechnungsnummer oder Steuersatz werden klar gekennzeichnet.
- Vordefinierte Vorlagen: Speichern Sie Vorlagen für wiederkehrende Rechnungstypen.
- Wiederverwendbare Daten: Nutzen Sie Kundendaten oder Positionen erneut, um den Erstellungsprozess zu beschleunigen.
- Automatische Plausibilitätsprüfung: Die Software prüft alle Pflichtangaben, um Fehler zu vermeiden.
- Serienrechnungen: Automatisieren Sie wiederkehrende Rechnungen.
- Datenimport aus ERP-Systemen: Importieren Sie Rechnungsdaten direkt aus Ihrer IT-Landschaft.
Diese erweiterten Funktionen machen inPoint.Go DMS zu einem leistungsstarken Werkzeug für Ihre eRechnung.
Fazit
Die digitale Transformation ist in vollem Gange, und die e-Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil davon. Mit inPoint.Go DMS haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug an der Hand, um Ihre e-Rechnungen einfach zu erstellen und zu verarbeiten. Ob Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung erstellen möchten, spielt dabei keine Rolle – unser System bietet Ihnen die nötige Flexibilität und Effizienz.
Bereit, den nächsten Schritt zu gehen?
Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse und entdecken Sie, wie einfach es sein kann, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten!
H&S macht den Umstieg einfach
Testen Sie unsere e-Rechnungslösung 30 Tage lang und überzeugen Sie sich selbst.
Kontaktieren Sie uns, um Ihren Zugang zu erhalten.
Demo e-rechnungBeitrag teilen
DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
Weitere Beiträge
Beratungsgespräch
Machen Sie auch Ihr Unternehmen zur Hochleistungsorganisation.