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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Seit Jahrzehnten werden Dokumente in Mappen und Ordnern abgelegt und in Aktenschränken aufbewahrt.
Deshalb geht Record Nations davon aus, dass Organisationen pro Jahr mehr als 120 Milliarden US-Dollar für den Druck von Formularen ausgeben, obwohl der Großteil davon nach drei Monaten veraltet ist.
In einer zunehmend digitalisierten Welt wird das papierlose Büro daher zu einer entscheidenden Komponente für Unternehmen, die effizienter arbeiten und gleichzeitig nachhaltiger agieren wollen.
Die Ablage von Dokumenten, das Versenden von Verträgen und die Bearbeitung von Rechnungen – all diese Prozesse lassen sich inzwischen vollständig digitalisieren. Doch was genau bedeutet der Umstieg auf ein papierloses Büro? Welche Vorteile bringt es, und wie können Unternehmen die Umstellung reibungslos gestalten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte und zeigt, wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Definition des papierlosen Büros
Ein papierloses Büro, auch bekannt als digitales Büro, bezieht sich auf eine Arbeitsumgebung, in der der Gebrauch von Papier minimiert oder komplett eliminiert wird. Es handelt sich um einen Teilbereich der Digitalisierung, der darauf abzielt, Geschäftsprozesse effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu gestalten.
Im papierlosen Büro werden Informationen und Dokumente digital erstellt, gespeichert, bearbeitet und ausgetauscht. Typische Werkzeuge sind Dokumentenmanagementsysteme, Cloud-Speicher, digitale Unterschriften, E-Mail und spezialisierte Software für bestimmte Aufgaben wie Buchhaltung oder Projektmanagement.
Zudem unterstützt ein digitales Büro die Nachhaltigkeit, indem es den Verbrauch natürlicher Ressourcen minimiert und zur Reduzierung von Abfall beiträgt.
Warum ist ein papierloses Büro sinnvoll?
In einer Zeit, in der Effizienz und Nachhaltigkeit immer mehr an Bedeutung gewinnen, stellt sich die Frage, wie Unternehmen ihre Prozesse optimieren können.
Der Umstieg auf ein papierloses Büro ist dabei eine der effektivsten Maßnahmen. Aber was macht diese Veränderung so sinnvoll? Die Antwort liegt in den vielfältigen Vorteilen, die digitale Arbeitsabläufe mit sich bringen – von Kosteneinsparungen über gesteigerte Produktivität bis hin zum aktiven Umweltschutz.
Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, warum auch Ihr Unternehmen von einem papierlosen Büro profitieren kann:
Effizienzsteigerung
Der Zugriff auf digitale Dokumente erfolgt in Sekunden, wodurch die Zeit für das Suchen und Archivieren erheblich verkürzt wird. Dokumente können gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet und problemlos über digitale Plattformen geteilt werden, was die Zusammenarbeit fördert.
Umweltschutz
Der reduzierte Papierverbrauch schont nicht nur Ressourcen, sondern minimiert auch den Energieverbrauch und den CO₂-Ausstoß, der mit der Herstellung und dem Transport von Papierprodukten verbunden ist. Unternehmen leisten dadurch einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz.
Produktivitätssteigerung
Sichere Dokumentenverwaltung
Das US-Gesundheitsministerium geht davon aus, dass Papierunterlagen für 62 % der Datenschutzverletzungen in Organisationen verantwortlich sind.
Digitale Dokumente können durch moderne Verschlüsselungstechniken und Zugriffsberechtigungen geschützt werden. Zusätzlich bieten Cloud-basierte Systeme eine sichere Datensicherung, die vor physischen Gefahren wie Feuer, Überschwemmungen oder Diebstahl schützt. Auch der Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenmanipulation wird durch digitale Sicherheitssysteme gewährleistet.
Kosteneinsparungen
Vor der Corona-Pandemie ging Gartner davon aus, dass Organisationen allein 1-3 % ihres Umsatzes nur für das Drucken von Dokumenten ausgeben.
Ein digitales Büro reduziert die Kosten erheblich, da Ausgaben für Drucker, Tinte, Papier und die physische Lagerung von Dokumenten entfallen. Zudem können Unternehmen durch die Nutzung von digitalen Archivierungssystemen langfristig Platz sparen und Mietkosten für Lagerräume reduzieren.
Was gehört zum papierlosen Büro?
Zum Konzept eines papierlosen Büros gehören verschiedene Komponenten, die dazu beitragen, Papierdokumente durch digitale Alternativen zu ersetzen und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.
Ein effektives Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines papierlosen Büros.
In einem digitalen Büro werden alle Dokumente digital erstellt, gespeichert, geteilt und verwaltet. Dies bedeutet, dass physische Papierversionen von Dokumenten nicht mehr notwendig sind. Damit das funktioniert, muss es jedoch eine effiziente Methode geben, diese digitalen Dokumente zu organisieren und zugänglich zu machen. Genau hier kommt eine Dokumentenmanagement Software ins Spiel.
Das Dokumentenmanagementsystem dient als zentrale Plattform für die Verwaltung aller digitalen Dokumente in einem Unternehmen. Es ermöglicht das Speichern, Abrufen, Teilen und Verfolgen von Dokumenten auf effiziente und sichere Weise. Mit einem DMS können Mitarbeiter auf benötigte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und mit anderen teilen, unabhängig von ihrem Standort. Das verbessert die Zusammenarbeit und Produktivität.
Zudem hilft ein DMS, den Übergang zu einem papierlosen Büro zu erleichtern und zu managen, indem es die Digitalisierung von bestehenden Papierdokumenten und die Integration mit anderen digitalen Tools und Systemen unterstützt.
Den Einsatz einer Dokumentenmanagement Software haben wir somit besprochen. Doch zwei weitere wichtige Komponenten beinhalten die digitale Ablage sowie die darin entstehenden elektronischen Akten.
Digitale Ablage als Komponente des papierlosen Büros
Entdecken Sie die Möglichkeiten des papierlosen Büros durch die Einführung einer digitalen Ablage. Die digitale Ablage, auch als elektronische Dateiverwaltung bekannt, bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, Dateien und Informationen in elektronischer Form zu organisieren und zu verwalten. Durch den Einsatz einer digitalen Ablage können Unternehmen von einer verbesserten Zugänglichkeit, einfacheren Suche und einer effizienteren Zusammenarbeit profitieren. Zudem ermöglicht sie eine sichere Archivierung und eine Reduzierung des Platzbedarfs für physische Akten.
Um eine effektive digitale Ablage einzurichten, ist es wichtig, eine gut strukturierte Ordnerstruktur zu erstellen. Diese kann hierarchisch aufgebaut sein, wobei Hauptordner verschiedene Kategorien, Projekte oder Abteilungen repräsentieren, während Unterordner spezifischere Unterteilungen ermöglichen. Eine einheitliche und aussagekräftige Benennung von Dateien trägt zur einfachen Identifizierung und Auffindbarkeit bei.
Die Kategorisierung und Indexierung der Dateien ermöglicht eine effiziente Organisation und Suche. Hierbei können Schlagwörter, Tags oder Metadaten verwendet werden, um Dateien mit relevanten Informationen zu versehen. Dadurch können Benutzer gezielt nach bestimmten Dateien suchen oder Dateien anhand spezifischer Kriterien filtern.
Elektronische Akten als Komponente des papierlosen Büros
Die e-Akte dient als zentraler Speicherort für Informationen und als Werkzeug für das Informationsmanagement. Sie unterstützt die Aufbewahrung, Abruf, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen. Gleichzeitig ermöglicht sie es, dass verschiedene Nutzer – mit den entsprechenden Zugriffsrechten – die Informationen einsehen, bearbeiten und austauschen können. Darüber hinaus bietet sie Mechanismen zur Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten, wie dem Protokollieren von Änderungen und Zugriffen, und zur Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes. Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.
E-Akten sind jedoch nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung.
Immer mehr Gesetze und Vorschriften verlangen, dass Behörden und Organisationen ihre Akten elektronisch führen und revisionssicher archivieren. Mehr Informationen zu den rechtlichen Grundlagen und Vorteilen einer e-Akte erfahren Sie in unserem Ratgeber.
5 Schritte für die Umsetzung des papierlosen Büros
1. Akzeptanz, Commitment & Engagement
Bei etwas so Komplexem wie einem Enterprise-Projekt können viele verschiedene Faktoren über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Aber einer der am meisten unterschätzten Faktoren für den Erfolg ist die Wahrnehmung.
Wenn Stakeholder, die für das Enterprise-Projekt zuständig sind, den Wert und den Bedarf nicht sehen, könnte es entgleisen.
Deshalb ist es wichtig, die Akzeptanz aller relevanten Stakeholder für ein papierloses Büro zu generieren.
Schaffen Sie das, erhalten Sie im Laufe der Zeit auch das benötigte Commitment und Engagement.
Somit steht Ihrem Projekterfolg fast nichts mehr im Wege.
2. Erfassung
Papierdokumente, Faxe, physische Post und E-Mails. Informationen erreichen Ihre Organisation auf vielen Wegen.
Jeder Eingangspunkt bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen intelligent zu erfassen, damit sie auffindbar sind und für zukünftige Vorgänge genutzt werden können.
Damit das gelingt, sollten Sie auf Dokumentenmanagementsysteme zurückgreifen.
Diese erlauben Ihnen nämlich, die Erfassung zu digitalisieren und den Prozess zu automatisieren.
Das steigert die Effizienz und reduziert Ihren Aufwand.
Zudem sollten Sie darauf achten, dass Ihre Dokumentenmanagement-Software und andere Systeme miteinander kommunizieren können.
So können alle Informationen und Datensätze nämlich stets synchron abgebildet werden.
3. Workflows
Nachdem Sie Ihre Informationserfassung definiert und standardisiert haben, können Sie sich mit Ihren Workflows befassen.
Im Rahmen dessen sollte Ihr Ziel sein, Ihre manuellen Workflows zunehmend zu digitalisieren.
In einem Dokumentenmanagementsystem können Sie beispielsweise festlegen, wie Informationen weitergeleitet, geprüft und freigegeben werden.
Außerdem können Ihre Mitarbeiter über ein Dokumentenmanagementsystem Prozessaufgaben jederzeit einsehen und prüfen, was noch ausstehend ist.
Sollten Ihre Mitarbeiter jedoch nicht aktiv im System arbeiten, können sie per E-Mail auf neue Prozessaufgaben aufmerksam gemacht werden.
Durch die Digitalisierung von Workflows anhand eines Dokumentenmanagementsystems werden Prozessengpässe immer unwahrscheinlicher.
4. Archivierung
Wenn Sie Ihre Informationserfassung und Workflows digitalisiert haben, können Sie sich um die Archivierung kümmern.
Bei der Archivierung geht es darum, alle erfassten Informationen übersichtlich zu organisieren.
Genau deshalb ist es so wichtig, dass bei der Informationserfassung und den Workflows auf Best Practices zurückgegriffen wird.
Ist das der Fall, können Informationen nicht nur übersichtlich organisiert, sondern auch sehr schnell gefunden und gewinnbringend genutzt werden.
Im Kontext der Archivierung ist auch Datensicherheit ein wichtiges Thema.
Starke Sicherheits- und Backup-Maßnahmen gewährleisten nämlich die Wiederherstellung von Informationen im Falle eines Verlustes.
Zudem können so auch unerwünschte Zugriffe vermieden werden und wichtige Compliance-Vorschriften, wie die DSGVO, eingehalten werden.
5. Optimierung
Damit das papierloses Büro Ihre Mitarbeiter auch in Zukunft bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, müssen Sie relevante Prozesse ständig optimieren.
Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei der Prozessoptimierung um die Verbesserung von Geschäftsabläufen.
Die Prozessoptimierung zielt also darauf ab, Prozesse effizienter, effektiver und weniger kompliziert, zeitaufwendig und verschwenderisch zu gestalten.
Wenn Sie dies effektiv tun, steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität Ihres Unternehmens kann stets aufrechterhalten werden.
Vorteile des papierlosen Büros
Minimalismus
Stellen Sie sich vor, es gibt weniger Druckgeräte, Fotokopien und Regale. Weniger Ablagen und keine Aktenschränke. Ein papierloses Büro ist sauberer, heller und geräumiger.
Automatisierung
Dokumentenmanagementsysteme machen die richtigen Inhalte auf Knopfdruck zugänglich. In einem digitalen Büro können Mitarbeiter so stets produktiv zusammenarbeiten.
Transparenz
Die Verwendung digitaler Workflows führt zu einer größeren Transparenz. So können Geschäftsprozesse in Echtzeit überwacht und intelligentere Entscheidungen getroffen werden.
Agilität
Ihre Konkurrenten werden immer schneller, und die Agilität, die Ihnen ein papierloses Büro bietet, ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Kundenbeziehungen
In einem papierlosen Büro sind Informationen nur wenige Sekunden entfernt – ganz ohne Warteschleifen. So sind Sie stets in der Lage, einen herausragenden Kundensupport anzubieten.
Umweltfreundlichkeit
In einem digitalen Büro wird weniger gedruckt, abgelegt, gelagert und versendet. Das ermöglicht Ihnen, Ihren ökologischen Fußabdruck signifikant zu reduzieren.
Effiziente Software für das papierlose Büro
H&S bietet eine Dokumentenmanagement-Software an, die dabei hilft, ein papierloses Büro zu realisieren.
Unsere inPoint DMS Software ermöglicht das elektronische Erfassen, Organisieren, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und Dateien. Sie bietet Funktionen wie die digitale Ablage von Dokumenten, das Indexieren von Dateien für eine einfache Suche, das Erstellen von Workflows zur automatisierten Dokumentenverarbeitung und die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen.
Mit der Dokumentenmanagement-Software von H&S können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, den Zugriff auf Informationen erleichtern und somit den Papierverbrauch reduzieren.
Fazit
Heutzutage können physische Dokumente durch digitale Informationen ersetzt werden.
Aus diesem Grund rüsten Organisationen ihre Arbeitsplätze zunehmend um.
Ihr Ziel: Papierlose Büros.
Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt.
Es gibt viele Gründe, die für ein digitales Büro sprechen, wie beispielsweise eine gesteigerte Produktivität, eine verbesserte Sicherheit und reduzierte Kosten.
Um das zu erreichen, müssen Organisationen ihre Prozesse jedoch zunehmend digitalisieren.
Ist das erfolgreich, bietet ein papierloses Büro viele Vorteile – vom Minimalismus bis hin zu einem reduzierten ökologischen Fußabdruck.
Wir haben Ihr Interesse an einem papierlosen Büro geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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