Digitale projektakte
mit inPoint
DemoDie digitale Projektakte, ist ein effizientes Softwaresystem für kleine und mittlere Projekte, um den geplanten Zeit- und Kostenrahmen einzuhalten. Des Weiteren kann diese auch als Ergänzung für komplexe Projektmanagementsoftware (PMS) im Dokumentationsbereich eingesetzt werden. Es spielt auch keine Rolle nach welchen Standards Ihr Projektmanagement organisiert wird, ob IPMA, PRINCE 2 oder DIN 69901.
lösung: digitale projektakte
ZENTRALE ABLAGE
Verwalten Sie alle projektbezogenen Dokumente und Dateien an einem zentralen Ort. inPoint bietet Ihnen eine strukturierte Ablage, ausgestattet mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows. Die transparente Zusammenführung aller Projektinformationen
in übersichtlichen digitalen Akten, gewährleistet eine vollständige Übersicht über alle Projekte mit integriertem Berichtswesen.
EFFIZIENTE Teamarbeit
Anwendern und Fachabteilungen kann temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten erteilt werden. Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit der ABO Funktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind. Besonders im Projektmanagement ist dies von hoher Relevanz.
Mobiler & Sicherer Zugriff
Die offline Funktion ermöglicht autorisierten Mitarbeitern, am Firmenserver abgelegte Projektakten auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Projektunterlagen zur Hand, falls keine Internetverbindung verfügbar ist. Unterwegs geänderte Dokumente werden später, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert. Sensible digitale Dokumente werden rechtssicher abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
Funktionen
projektakte erstellen
Denkbar einfach ist das Anlegen einer digitalen Projektakte. Es muss nur ein vorbereitetes Aktenformular ausgefüllt werden und inPoint legt automatisch eine leere Projektakte mit allen notwendigen Unterregistern an. Die Akten- und Projektdatenstruktur kann an die eigene vertraute Organisation angepasst werden, sodass Mitarbeiter sofort effizient mit inPoint arbeiten können.
dokumente erstellen
Verfassen Sie direkt in einer digitalen Projektakte ein Dokument. Nutzen Sie dazu die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so bestimmt werden, dass diese mit Informationen aus der Projektakte befüllt werden. Daraus resultiert mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Natürlich ist es auch möglich alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in die geöffnete inPoint Projektakte zu ziehen oder mit Hilfe des Zuordnungsassistenten richtig abzulegen.
Dokumente Pflegen
Benennen Sie interne und externe Mitarbeiter über E-Mail Adressen und inPoint wird die E-Mail Korrespondenz automatisch der richtigen Projektakte zuordnen. Inklusive konfigurierbarer E-Mail Autoresponse.
Die Betankung mit Dokumenten und Daten aus Drittsystemen kann über bidirektionale Schnittstellen realisiert werden, um z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem automatisch in die jeweilige Projektakte zu importieren.
geo referenzierung
Als wertvolle Zusatzfunktion können mit Smartphone erstellte Fotos direkt via Internet in die jeweilige Projektakte hochgeladen und geographisch verortet werden. Wenn in Fotos Geodaten verfügbar sind (Geotagging und GPS-Funktion in Smartphones), können diese in der inPoint Map (eingebettetes Google) mittels Marker und Bild dargestellt werden. Des Weiteren können Fotos über alle digitalen Akten hinweg und innerhalb eines frei definierten Umkreises gefunden und angezeigt werden.
im team bearbeiten
Manchmal müssen Projektakten oder Dokumente anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Sharefunktion bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.
projekte finden
Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur der digitalen Projektakte. Verwenden Sie mitgelieferte Suchformulare um eine spezielle Projektakten zu finden. In bestimmten Projektphasen benötigen Sie manche Projektunterlagen täglich. Markieren Sie diese Projektakten als Favoriten für einen blitzschnellen Zugriff ohne vorherige Suche.
Die intelligente inPoint Volltextsuche führt Sie punktgenau zu Ihren wertvollen Assets.
digitale prozesse
Viele Prozesse in den Projektabteilungen sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement.
Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung.
Doc Preview Funktion
Meist genügt ein kurzer Blick in ein Projektdokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im highlighting Verfahren.
Berichte
Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen. Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.
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