Die digitale Projektakte ist ein effizientes Softwaresystem, speziell konzipiert für ein übersichtliches Projektmanagement. Diese bietet nicht nur eine zentrale Speicherung aller relevanten Dokumente, sondern auch eine Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Durch ihre intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht sie eine schnelle Einarbeitung und nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
Mit fortschrittlichen Funktionen wie Versionskontrolle, Aufgabenmanagement und dem Report Manager, können Teams ihre Projekte effektiver steuern und den Überblick über Fortschritte und Meilensteine behalten.
Unsere Lösung: digitale Projektakte
Zentrale Speicherung aller Projektdokumente
Vergessen Sie das mühsame Durchsuchen verschiedener Ordner, E-Mails oder Laufwerke. Mit unserer elektronischen Projektakte haben Sie alle Ihre Projektdokumente an einem zentralen Ort. inPoint DMS bietet Ihnen eine strukturierte Ablage, ausgestattet mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows. Die transparente Zusammenführung aller Projektinformationen
in übersichtlichen digitalen Akten gewährleistet eine vollständige Übersicht über alle Projekte mit integriertem Berichtswesen.
Einfache Zusammenarbeit im Team
Kommunikationsprobleme? Nicht mit unserer Lösung! Arbeiten Sie nahtlos mit Ihrem Team zusammen, teilen Sie Dokumente in Echtzeit und halten Sie alle auf dem gleichen Stand. Anwendern kann temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten erteilt werden. Dank der Erinnerungsfunktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert bleiben, unabhängig davon, ob Teammitglieder im selben Büro oder auf verschiedenen Kontinenten arbeiten.
Offline-Funktion für maximale Flexibilität und Sicherheit:
Mit unserer speziellen Offline-Funktion haben Sie stets Zugriff auf Ihre wichtigen Projektunterlagen, selbst wenn keine Internetverbindung verfügbar ist. Ideal für Mitarbeiter im Außeneinsatz! Bei Rückkehr ins Büro sorgt die intelligente Synchronisation dafür, dass alle Änderungen reibungslos und ohne Versionskonflikte mit dem zentralen Server abgeglichen werden. Alle Ihre Daten werden gemäß den strengen DSGVO-Vorgaben geschützt und rechtssicher archiviert. So können Sie mit vollstem Vertrauen arbeiten, egal wo Sie sind.
Digitale Projektakte: effizientes Projektmanagement
Ob es sich um Bauprojekte, Eventplanung oder Fertigungsprozesse handelt: Jede Branche hat ihre eigenen, einzigartigen Projekte, die eine Vielzahl von Beteiligten aus verschiedenen Fachgebieten und Standorten zusammenbringen. Mit inPoint’s Dokumentenmanagement sind sowohl Ihre internen Teams als auch externe Partner stets auf dem neuesten Stand.
Diese elektronische Projektakte ermöglicht es Ihnen, sämtliche Dokumente, Daten, E-Mails, Skizzen, Aufgaben und Prozesse zentral zu organisieren. So wird jeder Schritt, jede Entscheidung und jede Verantwortlichkeit klar und nachvollziehbar festgehalten, wodurch die Transparenz und Effizienz Ihres Projekts gewährleistet wird.
Funktionen unserer digitalen Projektakte im Überblick
Projektakte erstellen
Mit nur wenigen Schritten erstellen Sie in inPoint eine digitale Projektakte: Füllen Sie ein vorgegebenes Formular aus und das System generiert automatisch eine strukturierte Akte. Dank anpassbarer Datenstrukturen können Mitarbeiter sofort und effizient starten.
Dokumente erstellen
Erstellen Sie Dokumente direkt in der elektronischen Projektakte mit unserer Vorlagenbibliothek. Zudem können Sie Dokumente per Drag & Drop in inPoint hinzufügen oder mit dem Zuordnungsassistenten organisieren.
Dokumente pflegen
Ordnen Sie Mitarbeiter via E-Mail in inPoint zu, und die Software sortiert die E-Mail-Korrespondenz automatisch der passenden Projektakte zu, inklusive anpassbarem Autoresponse. Zudem ermöglichen bidirektionale Schnittstellen den automatischen Import von Dokumenten aus Drittsystemen.
GEO Referenzierung
Nutzen Sie die Zusatzfunktion, um mit dem Smartphone aufgenommene Fotos direkt in die Projektakte hochzuladen und geografisch zu verorten. Bei vorhandenen Geodaten werden Fotos in der inPoint Map (integriertes Google) mittels Marker visualisiert. .
Projekte finden
Durchstöbern Sie die hierarchische Struktur der elektronischen Projektakte und nutzen Sie bereitgestellte Suchformulare für gezielte Abfragen. Markieren Sie häufig benötigte Akten als Favoriten für sofortigen Zugriff. Die präzise Volltextsuche leitet Sie direkt zu Ihren wichtigen Daten.
Optimierte Projektverwaltung
Die digitale Projektakte ist ideal für kleine bis mittlere Projekte. Sie unterstützt jedoch nicht nur bei der Einhaltung von Zeit und Kosten, sondern ergänzt auch größere Projektmanagement-Softwares im Dokumentationsbereich, unabhängig vom verwendeten Standard wie IPMA, PRINCE 2 oder DIN 69901.
Digitale Workflow Prozesse
Wir bieten innovative Workflow-Komponenten für Ihre Projektprozesse, um standardisierte und ad-hoc Prozesse effizient digital darzustellen und Liegezeiten zu verkürzen.
Dokumentenvorschau
Mit dem DocPreview Monitor können Sie Projektdokumente einsehen, selbst wenn die benötigte Software, wie MS Office, fehlt. Optional können Sie auch zwei Dokumentenversionen vergleichen, wobei Änderungen hervorgehoben werden.
Berichte
Mit dem Reportmanager behalten Sie Ihre Projekte im Blick. Sehen Sie sofort, welche Projekte vom Plan abweichen. Dank des offenen SQL-Standards können Sie zudem eigene Auswertungen mit Ihren Reportingtools erstellen.
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