Digitale projektakte
mit inPoint

projektakte erstellen

Denkbar einfach ist das Anlegen einer digitalen Projektakte. Es muss nur ein vorbereitetes Aktenformular ausgefüllt werden und inPoint legt automatisch eine leere Projektakte mit allen notwendigen Unterregistern an. Die Akten- und Projektdatenstruktur kann an die eigene vertraute Organisation angepasst werden, sodass Mitarbeiter sofort effizient mit inPoint arbeiten können.

dokumente erstellen

Verfassen Sie direkt in einer digitalen Projektakte ein Dokument. Nutzen Sie dazu die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so bestimmt werden, dass diese mit Informationen aus der Projektakte befüllt werden. Daraus resultiert mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Natürlich ist es auch möglich alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in die geöffnete inPoint Projektakte zu ziehen oder mit Hilfe des Zuordnungsassistenten richtig abzulegen.

Dokumente Pflegen

Benennen Sie interne und externe Mitarbeiter über E-Mail Adressen und inPoint wird die E-Mail Korrespondenz automatisch der richtigen Projektakte zuordnen. Inklusive konfigurierbarer E-Mail Autoresponse.

Die Betankung mit Dokumenten und Daten aus Drittsystemen kann über bidirektionale Schnittstellen realisiert werden, um z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem automatisch in die jeweilige Projektakte zu importieren.

geo referenzierung

Als wertvolle Zusatzfunktion können mit Smartphone erstellte Fotos direkt via Internet in die jeweilige Projektakte hochgeladen und geographisch verortet werden. Wenn in Fotos Geodaten verfügbar sind (Geotagging und GPS-Funktion in Smartphones), können diese in der inPoint Map (eingebettetes Google) mittels Marker und Bild dargestellt werden. Des Weiteren können Fotos über alle digitalen Akten hinweg und innerhalb eines frei definierten Umkreises gefunden und angezeigt werden.

im team bearbeiten

Manchmal müssen Projektakten oder Dokumente anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Sharefunktion bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.

projekte finden

Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur der digitalen Projektakte. Verwenden Sie mitgelieferte Suchformulare um eine spezielle Projektakten zu finden. In bestimmten Projektphasen benötigen Sie manche Projektunterlagen täglich. Markieren Sie diese Projektakten als Favoriten für einen blitzschnellen Zugriff ohne vorherige Suche.

Die intelligente inPoint Volltextsuche führt Sie punktgenau zu Ihren wertvollen Assets.

digitale prozesse

Viele Prozesse in den Projektabteilungen sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement.
Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung.

Doc Preview Funktion

Meist genügt ein kurzer Blick in ein Projektdokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im highlighting Verfahren.

Berichte

Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen. Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.