Dokumente!
Im Büroalltag kommen wir nicht an ihnen vorbei, egal ob analog oder digital.
Und zugegeben, oft sind sie ein wenig lästig: Ein Schreibtisch voller Papier oder ein Desktop- Hintergrundbild voller Dateien – wir kennen es alle.
Da ist es ein Leichtes, reinen Tisch zu machen oder alle digitalen Dokumente zu löschen.
Dabei ist uns meistens nicht bewusst, dass viele dieser Dokumente, die wir täglich bearbeiten, gesetzeskonform d. h. revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
Laut Gesetzgeber dienen Aufbewahrungspflichten der Sicherung von Dokumenten zur Nachprüfbarkeit.
So können das Geschäft, die Situation und die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens stets geprüft werden, wodurch es für externe Stellen kontrollierbar bleibt.
In diesem Ratgeber erläutern wir Aufbewahrungspflichten und erörtern, wie sie sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterscheiden.
Zudem gehen wir darauf ein, womit Sie bei der Nichteinhaltung von Aufbewahrungspflichten rechnen müssen und wie es erst gar nicht so weit kommen muss.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Aufbewahrungsplicht: Definition
Aufbewahrungspflichten definieren, welche Geschäftsunterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen.
Der Gesetzgeber verfolgt hier zwei Ziele:
- Eine ordentliche und gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht Ihnen stets einen einfachen Zugriff auf relevante Dokumente.
- Eine ordentliche und gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht dem Finanzamt einen unkomplizierten Zugriff auf Geschäftsunterlagen – was besonders im Falle einer Betriebsprüfung wichtig ist.
Mit einer ordentlichen und gesetzeskonformen Aufbewahrung meint der Gesetzgeber die revisionssichere Archivierung.
Weitere Grundlagen:
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Dokument entstanden, eingegangen oder zuletzt bearbeitet wurde.
- Solange die Aufbewahrungspflicht nicht abgelaufen ist, ist es Unternehmen nicht gestattet, relevante Geschäftsunterlagen zu vernichten. Hier erfahren Sie, welche Unterlagen in Deutschland im Jahr 2022 vernichtet werden können.
Die Gesetzeslage umfasst folgende Kriterien:
- Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumente
- Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments
Details zu den spezifischen Aufbewahrungspflichten- und fristen in Deutschland, Österreich und der Schweiz finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Aufbewahrungspflicht: Deutschland
In Deutschland gilt, wer buchführungspflichtig ist, hat auch eine Aufbewahrungspflicht.
Dazu zählen Handelsgesellschaften (u.a. AG, GmbH, OHG und KG), und Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten:
- Land- und Forstwirte mit einem Gewinn von mehr als 60.000 € im Kalenderjahr oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 €.
- Gewerbetreibende, die mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
Die wesentlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).
Handelsgesetzbuch (HGB)
Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung, empfangene Handelsbriefe, und Kopien abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren.
Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, zehn Jahre aufzubewahren.
Das Handelsgesetzbuch gibt außerdem an, dass Unterlagen so gestaltet werden müssen, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten (z. B. dem Finanzamt) lückenlos nachvollzogen werden können.
Zudem gilt zu beachten, dass Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse und Jahresabschlüsse als Originale aufbewahrt werden müssen.
Alle anderen Dokumente können digital gespeichert werden, sofern die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllt, und sie abrufbar und lesbar sind (§257 Abs. 3 Satz 1 HGB).
Grundsätzlich sollten Sie also den Grundsätzen einer ordnungsgemäß geführten Buchführung befolgen (siehe: Revisionssichere Archivierung).
Abgabenordnung (AO)
Die Abgabenordnung (AO) ist ein elementarer Teil des Steuerrechts und ist grundsätzlich mit den Vorschriften des Handelsgesetzbuches abgestimmt.
Ähnlich wie beim Handelsgesetzbuch sind alle Unternehmen der Aufbewahrungspflicht nach dem deutschen Steuerrecht verpflichtet, wenn sie buchführungspflichtig sind.
Mit § 140 AO geht diese Aufzeichnungspflicht jedoch über das Steuerrecht hinaus.
Der Sinn und Zweck der Abgabenordnung (§ 147) ist es, die Feststellung und Nachprüfung von steuerlich relevanten Tatbeständen (Gewinne und Umsätze) zu erleichtern.
Aufbewahrungspflicht: Österreich
Für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere besteht gemäß § 132 Bundesabgabenordnung eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.
Darüber hinaus müssen Unterlagen länger aufbewahrt werden, wenn sie bei einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren (§ 212 UGB), oder wenn sie bei anhängigen Abgabenverfahren (§ 132 Abs. 1 AO), von Bedeutung sind.
Geschäftsunterlagen können in Papierform oder digital aufbewahrt werden.
Bei der digitalen Aufbewahrung ist es jedoch wichtig, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist stets aufrechterhalten wird.
Aufbewahrungspflicht: Schweiz
Laut Obligationenrecht Artikel 958f Ziffer 1 sind Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenzen und Buchungsbelege zehn Jahren aufzubewahren.
Für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen, gilt eine Aufbewahrungspflicht von 20 Jahren.
Die Aufbewahrungspflicht wird auch nochmal im Mehrwertsteuergesetz mit Artikel 70 untermauert.
Bei einer ausstehenden Steuerforderung dauert die Aufbewahrungspflicht so lange an, bis sie verjährt.
Gewisse Unterlagen müssen in schriftlicher Form und unterzeichnet aufbewahrt werden – z. B. Jahresrechnung und Revisionsbericht – alle anderen Dokumente – z. B. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Korrespondenzen – dürfen digital aufbewahrt werden.
Digital archivierte Dokumente müssen jederzeit lesbar sein und so aufbewahrt werden, dass sie sich nicht abändern lassen, ohne dass es offensichtlich ist (siehe: Revisionssichere Archivierung).
Verletzung von Aufbewahrungspflichten
Jedem Unternehmen ist dringend zu empfehlen, seinen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.
Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht gilt als Verstoß gegen die Buchführungspflicht.
Bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht kann somit von Gesetzes wegen geahndet werden.
Aufbewahrungspflicht: Analoge & digitale Archivierung
Wie bereits erwähnt, muss die Archivierung von Geschäftsunterlagen revisionssicher erfolgen, um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen.
Manche Geschäftsunterlagen müssen in analoger Form aufbewahrt werden, der Großteil darf jedoch digital archiviert werden.
Für die Verwaltung von digitalen Dokumenten ist es am einfachsten, wenn Sie eine Archivierungssoftware einsetzen.
Dadurch sparen Sie nicht nur Lagerraum, sondern erfüllen gleichzeitig auch Ihre Pflicht zur revisionssicheren Archivierung, welches letztendlich Ihrer Aufbewahrungspflicht zugutekommt.
inPoint – Revisionssicheres Archivieren leicht gemacht
Mit der inPoint Suite (IDW SS 880 geprüft und zertifiziert) haben wir ein umfangreiches Lösungsportfolio geschaffen, welches Sie bei all Ihren Archivierungsanforderungen unterstützt.
inPoint Suite:
Fazit
Unternehmen müssen stets darauf achten, dass relevante Dokumente gesetzeskonform d. h. revisionssicher aufbewahrt werden.
Laut Gesetzgeber dienen Aufbewahrungspflichten der Sicherung von Dokumenten zur Nachprüfbarkeit.
Das ermöglicht externen Stelle einen unkomplizierten Zugriff auf Geschäftsunterlagen – was besonders im Falle einer Betriebsprüfung wichtig ist.
Aufbewahrungspflichten unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz, welches Sie jederzeit berücksichtigen sollten.
Setzen Sie Aufbewahrungspflichten ordentlich und gesetzeskonform um, müssen Sie letztendlich nicht mit empfindlichen Strafen rechnen – was immer sinnvoll ist.
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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