Liva Power Management Systems
Success Story
LIVA Power Management Systems
Effizientes Dokumentenmanagement für nachhaltige Energielösungen
LIVA Power Management Systems, mit Sitz in Frankfurt am Main, ist Spezialist für hybride Energiespeichersysteme (Hybrid-ESS) für industrielle Anwendungen. Mit innovativen, maßgeschneiderten Lösungen hilft das Unternehmen, Energiekosten zu senken und CO2-Emissionen zu reduzieren.
Die Technologien basieren auf Lithium-Ionen- und Vanadium-Redox-Flow-Batterien, kombiniert mit KI-gesteuerten Steuerungssystemen. Dank recyceltem Vanadium und einem geschlossenen Recyclingprozess reduziert LIVA den CO2-Footprint, sowie die Energiekosten des Kunden. So begleitet LIVA seine Kunden auf dem Weg zu einem nachhaltigen und effizienten Energiemanagement.
Lösung
inPoint.Go DMS
Unternehmensgröße
KMU
Branche
Energie- und Elektrotechnik
Ausgangssituation
Vor der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) stand LIVA vor einer zentralen Herausforderung:
Die bisherigen Prozesse rund um die Verwaltung von Unternehmensdokumenten waren überholt, langsam und ineffizient. Dokumente mussten manuell verwaltet werden, der Zugriff war unübersichtlich und zeitaufwendig, und die Archivierung entsprach nicht mehr den steigenden Anforderungen an Rechtssicherheit und Compliance.
Gleichzeitig wuchs das Unternehmen dynamisch und sah sich steigenden regulatorischen Anforderungen gegenübergestellt. Eine zukunftssichere Lösung war dringend erforderlich, die nicht nur bestehende Prozesse digitalisieren, sondern auch zukünftige Entwicklungen abdecken kann.
Die wesentlichen Anforderungen an das neue System waren:
- Revisionssichere und rechtssichere Archivierung aller Dokumente
- Automatisierung administrativer Prozesse wie der digitalen Rechnungsfreigabe
- Aufbau einer zentralen und einheitlichen Plattform für alle Unternehmensdokumente
- Gewährleistung von Datensicherheit und Einhaltung strenger Compliance-Vorgaben
- Hohe Benutzerfreundlichkeit zur schnellen Integration in den Arbeitsalltag
Herausforderung
Die größte Herausforderung für LIVA lag darin, den Wechsel von den bisherigen Strukturen hin zu einem modernen, digitalen DMS erfolgreich zu gestalten – und das unter strenger Berücksichtigung von Compliance-Anforderungen und Datenschutzrichtlinien.
Ein weiterer kritischer Faktor war die Akzeptanz der Mitarbeitenden: Für den Erfolg des Projekts war es essenziell, das neue System so zu gestalten, dass es sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt und die Mitarbeitenden frühzeitig mit Schulungen und Einführungen abgeholt werden.
Projektziel
Das klare Ziel von LIVA war es, die komplette Dokumentenverwaltung auf ein neues Level zu heben.
Im Zentrum des Projekts standen folgende Ziele:
- Effizienzsteigerung durch Digitalisierung aller dokumentenbezogenen Prozesse
- Transparenz über alle Unternehmensdokumente hinweg
- Rechtssicherheit durch revisionssichere Archivierung und Compliance-konforme Abläufe
- Zukunftssicherheit durch ein flexibles System, das mit den Anforderungen des Unternehmens wächst
- Optimierung interner Abläufe durch Automatisierung und Vereinfachung administrativer Prozesse wie der Rechnungsfreigabe
Kundenzitat
Lösung
Gemeinsam mit der Heilig & Schubert Gruppe entschied sich LIVA für die Einführung des cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems inPoint.Go DMS.
Die Umsetzung des Projekts erfolgte in mehreren Schritten:
- Analysephase: Bestandsaufnahme der bestehenden Dokumentenprozesse und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
- Systemeinführung: Implementierung von inPoint.Go DMS als zentrale Plattform für alle Unternehmensdokumente.
- Integration: Schrittweise Eingliederung des Systems in die bestehenden Abläufe, angepasst an die Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden.
- Schulungen: Umfassende Einweisung der Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer hohen Akzeptanz und schnellen Nutzung des neuen Systems.
- Datensicherheit und Compliance: Implementierung von Sicherheitsmechanismen und Kontrollsystemen, um höchste Datenschutz- und Compliance-Standards zu erfüllen.
Ergebnis
Die Einführung von inPoint.Go DMS revolutionierte die Dokumentenverwaltung von LIVA.
Das Unternehmen profitiert nun von einer Lösung, die alle Anforderungen in vollem Umfang erfüllt und zahlreiche Mehrwerte bietet:
- Rechtliche Sicherheit durch revisionssichere Archivierung und lückenlose Dokumentation
- Signifikante Zeitersparnis durch optimierte Suchfunktionen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente
- Maximale Transparenz durch zentrale Ablage und übersichtliche Strukturen
- Optimierte Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung der Rechnungsfreigabe und anderer administrativer Vorgänge
- Zukunftsfähigkeit durch die kontinuierliche Erweiterbarkeit des Systems für kommende Anforderungen
- Höchste Datensicherheit durch den Einsatz der Speichertechnologie unseres strategischen Partners FAST LTA, die eine sichere Archivierung und umfassenden Ransomware-Schutz gewährleistet.
FAST LTA ist Technologie-und strategischer Partner von H&S und liefert sichere Speicherlösungen‚ Made in Germany, für Backup, Archivierung und Ransomware-Schutz.
Erfolge
Seit der Einführung von inPoint.Go DMS arbeitet LIVA deutlich effizienter – nicht nur in der Dokumentenverwaltung, sondern in den gesamten internen Abläufen.
Die konkreten Erfolge im Überblick:
- Deutliche Reduzierung der Zeit für das Auffinden von Dokumenten
- Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung aller Unternehmensdokumente
- Höhere Transparenz über alle Prozesse hinweg
- Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsfreigabe
- Erfüllung aller Compliance-Anforderungen auf höchstem Niveau
- Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden durch intuitive Bedienbarkeit und maßgeschneiderte Schulungen
Fazit
Die erfolgreiche Einführung des inPoint.Go DMS bei LIVA zeigt eindrucksvoll, wie modernes Dokumentenmanagement nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch einen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens leistet.
Gemeinsam mit H&S und dem Einsatz der hochsicheren Speichertechnologie unseres strategischen Partners FAST LTA wurde eine Lösung geschaffen, die Effizienz, Transparenz, Compliance und maximale Datensicherheit vereint — heute und in Zukunft.