Digitales Vertragsmanagement

Unter der digitalen Vertragsverwaltung in inPoint DMS versteht man die zentrale, strukturierte und gesetzeskonforme Speicherung aller Verträge eines Unternehmens auf einer gemeinsamen Plattform. Im Gegensatz zu isolierten Tools bildet das DMS den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab. Das bedeutet: Verträge werden nicht nur digital abgelegt, sondern durch automatisierte Workflows aktiv gesteuert. Dazu gehören die KI-basierte Erkennung von Fristen, die automatische Zuweisung von Aufgaben an Verantwortliche sowie proaktive Auswertungen und Reports für das Management.

Eine spezialisierte Vertragsmanagement Software verwaltet Dokumente oft als reine Insellösung. Ein DMS wie inPoint hingegen betreibt ein dokumentenzentriertes Vertragsmanagement. Es integriert Verträge direkt in eine übergeordnete Prozessstruktur und verknüpft sie nahtlos mit anderen Unternehmensprozessen wie dem Einkauf, dem HR-Management oder der Rechnungsprüfung. So sehen Sie nicht nur den Vertrag, sondern alle dazugehörigen Vorgänge an einem zentralen Ort.

Die künstliche Intelligenz sorgt für eine massive Reduktion manueller Arbeitsschritte bei der Datenpflege. KI unterstützt bei der Analyse, Klassifikation und Auswertung von Dokumenten. In inPoint DMS liest die KI relevante Fristen automatisch aus den Verträgen aus und überführt sie in proaktive Wiedervorlagen. Zudem ist ein KI-Chat-Assistent integriert, dem Sie direkt Fragen zu Vertragsinhalten stellen können, um sofort präzise Antworten zu erhalten – ohne das Dokument komplett lesen zu müssen. 

Ja. Bestehende Verträge – egal ob digital oder auf Papier – lassen sich einfach in inPoint integrieren. Papierdokumente werden digitalisiert, mittels intelligenter Texterkennung (OCR) automatisch erfasst, klassifiziert und strukturiert in die jeweilige digitale Vertragsakte übernommen. Das System macht ehemals tote Papierakten sofort voll durchsuchbar und bindet sie in die automatische Fristenüberwachung ein. 

Ja. Im Gegensatz zu vielen einfachen Vertragsmanagement-Tools, die lediglich als Speicherort dienen, garantiert inPoint eine revisionssichere Langzeitarchivierung. Das System erfüllt lückenlos alle gesetzlichen Anforderungen wie die GoBD und die Vorgaben der DSGVO. Jede Änderung, Freigabe und jeder Zugriff werden lückenlos dokumentiert. 

Ja. inPoint fungiert als integrative Plattform und bricht Datensilos auf. Die Software lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften wie Microsoft 365 (einschließlich SharePoint) oder ERP-Systeme wie SAP einbinden. Das ermöglicht es beispielsweise, den eigentlichen Vertragstext und die dazugehörige Korrespondenz direkt mit dem passenden Buchungssatz in SAP zu verknüpfen.

Das System ist für alle Unternehmen im DACH-Raum geeignet, die eine größere Anzahl an Verträgen effizient, rechtssicher und transparent verwalten wollen – unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Vertragsart. Besonders Organisationen mit hohen Compliance- und Audit-Anforderungen profitieren von der revisionssicheren Struktur. 

Ja. Relevante Fristen werden aus Verträgen ausgelesen und in Wiedervorlagen überführt. 

Ja. Reports und KPIs geben Ihnen Einblick in Fristen, Kosten, Risiken und Vertragsstrukturen. 

Mehr zur KI-gestützten Extraktion von Vertragsdaten wie Laufzeiten und Kündigungsfristen lesen Sie in Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).

Die Einführung ist in der Regel deutlich einfacher als erwartet. Mit inPoint.Go starten Sie ohne komplexes IT-Projekt und nutzen sofort vorgefertigte Strukturen für Vertragsakten, Fristen und Workflows. Bestehende Verträge können schrittweise übernommen werden.