Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen.

Sie regeln nämlich jeden Aspekt – beispielsweise Vorschriften, Klauseln, Absprachen und Fristen – von Anfang bis Ende.

Deshalb ist es auch wenig verwunderlich, dass die meisten Unternehmen im Besitz einer Vielzahl von aktiven Verträgen ist.

Das Besondere an Verträgen ist, dass sie über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg aktiv verwaltet werden müssen.

Das ist zum einen zeitaufwendig und kostspielig, zum anderen sind die damit verbundenen Prozesse fehleranfällig, was zu verpassten Fristen, Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und Kosten führen kann.

Ohne ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement setzen Sie sich also unzähligen Risiken aus.

Vertragsmanagement-Software--Zahlen-&-Fakten

Damit genau das nicht eintritt, führen Unternehmen zunehmend eine Vertragsmanagement Software ein.

Wir haben diesen Ratgeber erstellt, damit auch Sie eine Vertragsmanagement Software erfolgreich einführen und von der Vielzahl an Vorteilen profitieren können.

Viel Spaß beim Lesen!

Vertragsmanagement Software: Definition

Vertragsmanagement ist der Prozess von der Erstellung, über die Ausführung und Verwaltung, bis hin zur Erneuerung oder zum Abschluss eines Vertrags.

Die meisten denken beim Vertragsmanagement also in der Regel an einen Aktenschrank, der sich über die Zeit immer weiter füllt.

Es ist erstaunlich, wie viele milliardenschwere Unternehmen nach wie vor auf Papier setzen.

Martin-Leitner,-CEO-HS-Software-AG

Doch wie Sie sicher schon gemerkt haben, ist diese manuelle Vorgehensweise voller Ineffizienzen und Risiken.

Eine Vertragsmanagement Software ist ein elektronischer Ansatz zur Lösung dieser Probleme.

Mehr zu Thema Vertragsmanagement Software erfahren Sie hier.

Eine Vertragsmanagement Software ermöglicht Ihnen den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge zu verwalten und somit zu vereinfachen.

So können unzählige Arbeitsstunden eingespart und Ihr geschäftliches Risiko minimiert werden.

Vertragslebenszyklus--Managementsicht

Vertragsmanagement Software: Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus kann in sechs klare Phasen geteilt werden:

  • Erstellung
  • Kollaboration
  • Unterzeichnung
  • Nachverfolgung
  • Erneuerung & Abschluss
  • Archivierung

Innerhalb dieser Phasen lassen sich weitere Einzelschritte identifizieren.

Insgesamt kann der Vertragslebenszyklus in elf Schritte unterteilt werden, von denen jeder zu einer der sechs übergeordneten Phasen beiträgt.

Vertragsmanagement-Software--Vertragslebenszyklus

Erstellung

  1. Erste Identifizierung: Der Prozess der Vertragsverwaltung beginnt mit der Identifizierung von Verträgen und einschlägigen Dokumenten, die den Zweck des Vertrags unterstützen.
  1. Erstellung des Vertrages: Im nächsten Schritt wird der Vertrag auf Basis der sondierten Verträge und Unterlagen erstellt.

Kollaboration

  1. Verhandlung des Vertrags: Nach der Ausarbeitung des Vertrags wird dieser von verschiedenen Stakeholdern gesichtet und eventuelle Anpassungen werden vorgenommen.

Unterzeichnung

  1. Genehmigung des Vertrags: Die Genehmigung des Vertrags ist der Schritt, bei dem die meisten Engpässe auftreten. Hier können digitale Genehmigungsworkflows ungemein hilfreich sein.
  1. Ausführung des Vertrags: Sobald der Vertrag unterschrieben wurde, können die vereinbarten Produkte und Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen bzw. Bedingungen geliefert werden.

Nachverfolgung

  1. Verpflichtungsmanagement: Vertragsmanagement bedeutet nicht, einen Vertrag zu entwerfen und ihn dann ohne weitere Überlegungen in den Aktenschrank zu legen. Vertragsprüfungen sind wichtig, um festzustellen, ob beide Vertragsparteien ihren Verpflichtungen stets nachkommen.
  1. Revisionen und Änderungen: In der dynamischen Geschäftswelt von heute sollten Verträge als sich stets ändernde Dokumente verstanden werden. Deshalb sollten Vertragsbestandteile auch periodisch überprüft und Änderungen vorgenommen werden – wenn relevant.
  1. Rechnungsprüfung und Berichterstattung: Zum Vertragsmanagement gehört auch, dass Rechnungen nur im Einklang mit dem vereinbarten Vertrag ausgestellt werden. Das ermöglicht eine transparente Rechnungsprüfung und Berichterstattung inkl. aller relevanten KPIs.

Erneuerung & Abschluss

  1. Fristenmanagement: Auch das Einhalten von vertragliche Fristen für beispielsweise Kündigungen müssen zeitgerecht eingehalten werden und gehören zum Vertragsmanagement. Versäumte Fristen können Ihnen nämlich teuer zu stehen kommen.
  1. Verlängerung bzw. Abwicklung des Vertrages: Sind alle Bestandteile eines Vertrags erfüllt, kann dieser entweder verlängert oder abgewickelt werden. Deshalb beinhalten Verträge oft auch Konditionen für eine Verlängerung bzw. Verlängerungsmöglichkeiten.

Archivierung

  1. Rechts- und Revisionssicherheit: Verträge müssen natürlich auch stets rechts- und revisionssicher abgelegt werden. Deswegen ist die ordentliche Archivierung als letzter Schritt im Vertragslebenszyklus enorm wichtig. So können rechtliche Standards, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), gewährleistet werden.

Vertragsmanagement Software: Vorteile

Wie Sie sicherlich unschwer erkennen können, beinhaltet der Vertragslebenszyklus viele manuelle Schritte, die ineffizient und mit Risiken behaftet sind.

Eine Vertragsmanagement Software bietet Ihnen in diesem Kontext viele Vorteile, damit Sie diese Herausforderungen stets umgehen können.

Zentrale Ablage

Alle Verträge, die mit einer Vertragsmanagement Software verwaltet werden, werden an einem zentralen Ort gespeichert und somit übersichtlich aufbewahrt. Den Speicherort bestimmen in der Regel Sie. So haben Sie die Möglichkeit, Verträge On Premise oder in der Cloud zu speichern – die Wahl liegt ganz bei Ihnen.

Orts- und zeitunabhängiger Zugriff

Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen auch einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf all Ihre Verträge und die dazugehörigen Dokumente. Zudem können Mitarbeiter, oder externe Personen, in Echtzeit an Verträgen arbeiten. Das verschlankt Prozesse, und gibt Ihnen mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.

Standardisierung

Mit einer Vertragsmanagement Software können Sie aus einer Bibliothek von Vorlagen und Klauseln wählen, um unternehmensweit einheitliche Vertragstexte zu gewährleisten. So kann vermieden werden, dass in Ihrem Unternehmen beispielsweise sechs verschiedene AGB -Versionen vorliegen.

Versionskontrolle

Des Weiteren unterliegen alle Verträge in einer Vertragsmanagement Software einer Versionskontrolle. Konkret heißt das, dass alle Textänderungen, ob intern oder extern, eingesehen werden können. Gleichzeitig können Textänderungen akzeptiert oder abgelehnt werden. Durch diese Transparenz können wirtschaftliche Risiken und Potenziale stets besser eingeschätzt und genutzt werden.

Suchfunktion

Über die Zeit sammeln sich in Unternehmen eine sehr große Anzahl an Verträgen an. Deshalb sind die meisten Vertragsmanagementlösungen mit einer Keyword- bzw. Volltextsuche ausgestattet. So lassen sich Verträge sehr schnell finden, wodurch einiges an Zeit eingespart werden kann.

Kostenoptimierung

Abgesehen von den bereits genannten Vorteilen, können mit einer Vertragsmanagement Software zudem Wiedervorlagen und Alerts aktiviert und die E-Signatur-Technologie eingesetzt werden. In Summe können Sie mit einer Vertragsmanagement Software also Ihre betriebliche Effizienz steigern und gleichzeitig Ihr betriebliches Risiko senken, was nicht selten zu einer Kostenoptimierung führen kann.

Vertragsmanagement-Software--Vorteile

Fazit

Verträge müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg stets aktiv verwaltet werden.

Das Problem ist, dass das zeitaufwendig und kostspielig ist.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf eine Vertragsmanagement Software.

Eine Vertragsmanagement Software ermöglicht Ihnen den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge zu verwalten und somit zu vereinfachen.

So können unzählige Arbeitsstunden eingespart und Ihr geschäftliches Risiko minimiert werden.

Wir haben Ihr Interesse an einer Vertragsmanagement Software geweckt?

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!