Wir verarbeiten mehr Informationen und Daten als je zuvor.
Das hat eine Reihe von Vorzügen mit sich gebracht.
Doch leider hat dies uns auch zunehmend beeinträchtigt.
Haben Sie schon einmal ein altes Angebot oder andere Informationen von einem Lieferanten benötigt, die Sie auf einem Computer gespeichert hatten und jetzt nicht mehr haben?
Oder haben Sie vielleicht nach einem Finanzbericht von vor ein paar Jahren gesucht und sich durch einen Berg von Kisten in einem selten genutzten Lagerraum gegraben?
Wenn Sie das schon einmal erlebt haben, wissen Sie, wie frustrierend das sein kann.
Aus diesem Grund wird eine Archivierungssoftware immer beliebter.
In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, was genau eine Archivierungssoftware ist, welche Einsatzmöglichkeiten es gibt, und welche Vorteile sie mit sich bringt.
Inhaltsangabe
Archivierungssoftware: Definition
Bevor wir zur Archivierungssoftware kommen, müssen wir den Unterschied zwischen statischen und dynamischen Dokumenten verstehen.
„Statisch“ bezieht sich auf unveränderliche Dokumente, wie z. B. unterschriebene Verträge.
„Dynamisch“ hingegen bezieht sich, auf sich verändernde Dokumente, die im Laufe der Zeit fortlaufend angepasst werden.
Aus diesem Grund können unveränderliche Dokumente in einem Archiv gespeichert, während dynamische Dokumente in einem Backup-Speicher abgelegt werden.
Das Ziel einer Archivierungssoftware ist es, Dokumente in einem sicheren digitalen Archiv zur langfristigen Aufbewahrung zu speichern.
Bestimmte Archivierungssoftwares sind anwendungsspezifisch, während andere als All-in-One-Plattformen geliefert werden.
Außerdem kann eine Archivierungssoftware entweder vor Ort installiert, oder aus der Cloud bezogen werden.
Archivierungssoftware: Einsatzmöglichkeiten
E-Mail Archivierung
E-Mails sind eines der wichtigsten Mittel der globalen Kommunikation.
Doch während wir mit einem ständig wachsenden E-Mail-Aufkommen konfrontiert sind, werden per E-Mail versendete Informationen in der Regel nicht archiviert oder anderweitig gespeichert, sondern verbleiben meistens einfach in den Postfächern der Benutzer liegen.
Darüber hinaus sehen sich Organisationen weltweit mit einer wachsenden Anzahl von Compliance-Anforderungen konfrontiert – Beispielsweise: GoBD.
E-Mail-Archivierung hilft dabei, E-Mails systematisch zu verarbeiten und abzulegen, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
Hier erfahren Sie mehr.
SAP Datenarchivierung
Mit dem Wachstum Ihrer produktiven SAP-Datenbanken steigen auch Ressourcenverbrauch und Administrationsaufwand, während sich die Systemleistung verschlechtert.
Genau deshalb setzen viele Organisation auf eine SAP Datenarchivierung.
Die SAP Datenarchivierung dient dazu, Massendaten aus Datenbanken zu entfernen, die nicht mehr operativ im System benötigt werden, jedoch aufbewahrt werden sollen.
Vorteil ist, dass die Datenbankgröße und somit auch die Speicherkosten signifikant reduziert werden können.
Zudem verbessert sich meistens auch die Systemleistung und Ausfallzeiten bei Upgrades werden immer seltener.
Hier erfahren Sie mehr.
Microsoft Teams Archivierung
Microsoft Teams ist beliebter denn je.
Genau deshalb wird die Datenverwaltung in Microsoft Teams auch immer wichtiger.
Organisationen greifen deshalb zunehmend auf Lösungen zurück, die Microsoft Teams Daten archivieren können.
Ob es um Compliance geht oder um das Aufräumen alter Konversationen, Kanäle und Inhalte – das Archivieren von Microsoft Teams Daten hat viele Vorteile.
Wichtig hierbei zu verstehen ist, dass die Archivierung von Daten aus Microsoft Teams nicht ganz einfach ist.
Das liegt daran, dass Daten in Microsoft Teams über mehrere Orte verteilt werden.
Hier erfahren Sie mehr.
Archivierungssoftware: Vorteile
Transparenz
Eine Archivierungssoftware verfügt über ein umfassendes Berechtigungs- und Nachverfolgungssystem.
Das ermöglicht Ihnen, Dokumente vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.
Außerdem lässt sich so nachvollziehen, welche archivierten Dokumente aktualisiert und mit neuen Versionsnummern versehen wurden.
Compliance
Besonders im Bereich der Datenaufbewahrung verlangen Gesetze und Vorschriften, dass Organisationen Geschäftsunterlagen für eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufbewahren.
Die Nichteinhaltung kann schwere Strafen nach sich ziehen, darunter Geld- und in einigen Fällen sogar Gefängnisstrafen.
Eine Archivierungssoftware ermöglicht es Organisationen, Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen so lange wie nötig aufzubewahren und so die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen.
eDiscovery
Ab und an kommt es vor, dass Organisationen Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen werden.
In diesem Fall müssen häufig relevanten Daten zur Verfügung gestellt werden, einschließlich elektronisch gespeicherten Informationen.
Die Archivierungssoftware erleichtert es Organisationen, auf solche eDiscovery-Anfragen zu reagieren.
Denn sie reduziert das Risiko von Datenverlusten erheblich und ermöglicht dank ihrer Suchfunktionen ein schnelles und effizientes Auffinden von Informationen.
Systemleistung
Inaktive Daten können Produktionssysteme stark belasten.
Das führt häufig dazu, dass der Primärspeicher überlastet wird, was wiederum meistens auch die Systemleistung mindert.
Durch das routinemäßige Verschieben inaktiver Daten auf einen Sekundärspeicher, beispielsweise mithilfe einer Archivierungssoftware, können Organisationen sicherstellen, dass der Primärspeicher nur für aktive Daten genutzt wird.
Zudem kann so die Systemleistung stets optimiert werden.
Sicherheit
Auch wenn eine Archivierungssoftware Informationen schnell verfügbar macht, sorgt sie auch dafür, dass Informationen sicher aufbewahrt werden (siehe Transparenz).
Darüber hinaus ermöglichen bestimmte Archivierungslösungen das Schwärzen sensibler Informationen, so dass wichtige Daten immer sicher sind.
Hinzu kommt, dass viele Archivierungslösungen eine Backup- und Disaster-Recovery-Funktionalität beinhalten, so dass Organisationen im Falle eines ungeplanten Ausfalls Daten sicher wiederherstellen können.
Fazit
Organisationen verarbeiten mehr Informationen und Daten als je zuvor.
In diesem Kontext haben sie vor allem mit der Flut an physischen und digitalen Dokumenten zu kämpfen.
Aus diesem Grund wird eine Archivierungssoftware immer beliebter.
Das Ziel einer Archivierungssoftware ist es, Dokumente in einem sicheren digitalen Archiv zur langfristigen Aufbewahrung zu speichern.
Besonders in den Bereichen E-Mail, SAP und Microsoft Teams wird eine Archivierungssoftware zunehmend eingesetzt.
Setzen Organisationen Archivierungslösungen ein, haben sie vor allem viele Vorteile – von der Datentransparenz bis zur Datensicherheit.
Wir haben Ihr Interesse an einer Archivierungssoftware geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
Beitrag teilen
Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
Beratungsgespräch
Machen Sie auch Ihr Unternehmen zur Hochleistungsorganisation.