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Stephan Gehling
- Archivierung
Heutzutage verarbeiten wir mehr Informationen und Daten als jemals zuvor. Dies hat viele Vorteile mit sich gebracht. Allerdings bringt diese Entwicklung auch eine zunehmende Beeinträchtigung mit sich.
Haben Sie jemals benötigte alte Angebote oder Informationen von einem Lieferanten vermisst, die einst auf Ihrem Computer gespeichert waren, aber jetzt nicht mehr auffindbar sind? Oder mussten Sie schon einmal in einem kaum benutzten Lager durch Stapel von Kisten wühlen, um einen Finanzbericht aus vergangenen Jahren zu finden? Falls Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen, sind Sie sicher mit dem damit verbundenen Frust vertraut. Daher gewinnt die Archivierung von Dokumenten zunehmend an Bedeutung.
In diesem Artikel erläutern wir, was eine Archivierungssoftware genau ist, wofür sie eingesetzt werden kann und welche Vorteile sie bietet.
Inhaltsangabe
Archivierungssoftware: Definition
Um die Funktionsweise von Archivierungssoftware zu verstehen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen statischen und dynamischen Dokumenten zu kennen.
„Statische“ Dokumente sind unveränderlich, wie zum Beispiel unterschriebene Verträge.
Im Gegensatz dazu sind „dynamische“ Dokumente solche, die sich im Laufe der Zeit ändern und kontinuierlich angepasst werden.
Daher eignet sich die Speicherung von unveränderlichen Dokumenten in einem Archiv, während dynamische Dokumente besser in einem Backup-System aufgehoben sind.
Eine Archivierungssoftware zielt darauf ab, Dokumente für die Langzeitaufbewahrung in einem sicheren digitalen Archiv zu speichern.
Archivierungssoftware: Einsatzmöglichkeiten
E-Mail Archivierung
E-Mails sind ein zentrales Element der weltweiten Kommunikation. Jedoch wird das immer größer werdende Volumen an E-Mails häufig nicht archiviert oder gesondert gespeichert, sondern verbleibt meist einfach in den Postfächern der Nutzer.
Zusätzlich stehen Organisationen weltweit vor der Herausforderung, mit steigenden Compliance-Anforderungen, wie beispielsweise den GoBD, Schritt zu halten.
Die Archivierung von E-Mails ist eine effektive Methode, um E-Mails systematisch zu verarbeiten und zu speichern, sodass alle rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt werden können. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Archivierung.
Erfahren Sie mehr über E-Mail Archivierung.
SAP Datenarchivierung
Mit zunehmendem Wachstum produktiver SAP-Datenbanken steigen der Ressourcenverbrauch und der Administrationsaufwand, während die Systemleistung häufig nachlässt.
Aus diesem Grund setzen viele Organisationen auf SAP-Datenarchivierung. Diese ermöglicht das Entfernen von Massendaten aus den Datenbanken, die operationell nicht mehr benötigt, aber dennoch aufbewahrt werden sollen.
Ein wesentlicher Vorteil ist die deutliche Reduzierung der Datenbankgröße und somit der Speicherkosten. Darüber hinaus führt die Datenarchivierung oft zu einer verbesserten Systemleistung und selteneren Ausfallzeiten bei System-Upgrades.
Erfahren Sie mehr über SAP-Datenarchivierung.
Microsoft Teams Archivierung
Microsoft Teams hat sich als sehr beliebtes Kommunikationstool etabliert, weshalb die Datenverwaltung innerhalb dieser Plattform zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Immer mehr Organisationen setzen daher auf Lösungen, die eine Archivierung von Microsoft Teams Daten ermöglichen. Dies ist sowohl für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien als auch für das Bereinigen alter Konversationen, Kanäle und Inhalte vorteilhaft.
Es ist allerdings wichtig zu verstehen, dass die Archivierung von Daten aus Microsoft Teams eine Herausforderung darstellen kann. Dies liegt daran, dass die Daten in Microsoft Teams über verschiedene Standorte verteilt sind.
Erfahren Sie mehr über die Archivierung von Microsoft Teams.
Archivierungssoftware: Vorteile
Transparenz
Eine Archivierungssoftware verfügt über ein umfassendes Berechtigungs- und Nachverfolgungssystem.
Das ermöglicht Ihnen, Dokumente vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.
Außerdem lässt sich so nachvollziehen, welche archivierten Dokumente aktualisiert und mit neuen Versionsnummern versehen wurden.
Compliance
Besonders im Bereich der Datenaufbewahrung verlangen Gesetze und Vorschriften, dass Organisationen Geschäftsunterlagen für eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufbewahren.
Die Nichteinhaltung kann schwere Strafen nach sich ziehen, darunter Geld- und in einigen Fällen sogar Gefängnisstrafen.
Eine Archivierungssoftware ermöglicht es Organisationen, Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen so lange wie nötig aufzubewahren und so die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen.
eDiscovery
Ab und an kommt es vor, dass Organisationen Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen werden.
In diesem Fall müssen häufig relevanten Daten zur Verfügung gestellt werden, einschließlich elektronisch gespeicherten Informationen.
Die Archivierungssoftware erleichtert es Organisationen, auf solche eDiscovery-Anfragen zu reagieren.
Denn sie reduziert das Risiko von Datenverlusten erheblich und ermöglicht dank ihrer Suchfunktionen ein schnelles und effizientes Auffinden von Informationen.
Systemleistung
Inaktive Daten können Produktionssysteme stark belasten.
Das führt häufig dazu, dass der Primärspeicher überlastet wird, was wiederum meistens auch die Systemleistung mindert.
Durch das routinemäßige Verschieben inaktiver Daten auf einen Sekundärspeicher, beispielsweise mithilfe einer Archivierungssoftware, können Organisationen sicherstellen, dass der Primärspeicher nur für aktive Daten genutzt wird.
Zudem kann so die Systemleistung stets optimiert werden.
Sicherheit
Auch wenn eine Archivierungssoftware Informationen schnell verfügbar macht, sorgt sie auch dafür, dass Informationen sicher aufbewahrt werden (siehe Transparenz).
Darüber hinaus ermöglichen bestimmte Archivierungslösungen das Schwärzen sensibler Informationen, so dass wichtige Daten immer sicher sind.
Hinzu kommt, dass viele Archivierungslösungen eine Backup- und Disaster-Recovery-Funktionalität beinhalten, so dass Organisationen im Falle eines ungeplanten Ausfalls Daten sicher wiederherstellen können.
Archivierungssoftware für die revisionssichere Archivierung
Eine Archivierungssoftware spielt eine entscheidende Rolle in der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten und Daten. Sie gewährleistet, dass alle Informationen, von Geschäftsunterlagen über E-Mails bis hin zu Finanzberichten, auf eine Art und Weise gespeichert werden, die den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben entspricht.
Dabei sichert die Archivierungssoftware nicht nur die Integrität und Authentizität der archivierten Inhalte, sondern ermöglicht auch eine einfache und schnelle Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall.
Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen dabei, den Überblick über große Datenmengen zu behalten und trägt zur Effizienzsteigerung bei, indem sie die Suche und den Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert.
Die revisionssichere Archivierung ist somit ein kritischer Bestandteil für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und trägt zur langfristigen Sicherung wichtiger Unternehmensdaten bei.
Anforderungen an eine Archivierungssoftware
Bei der Auswahl und Implementierung einer Archivierungssoftware sollten mehrere wichtige Anforderungen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Software den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird:
- Revisionssicherheit: Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit archivierter Daten.
- Kompatibilität und Integration: Einfache Integration in bestehende Systeme und Anwendungen.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und klare Benutzeroberfläche.
- Zuverlässigkeit: Stabile Performance auch bei großen Datenmengen.
- Erweiterte Suchfunktionen: Effiziente und präzise Suchmechanismen.
- Zugriffskontrolle: Sicherstellung des geregelten Datenzugriffs.
- Skalierbarkeit: Anpassungsfähigkeit an wachsende Datenmengen und Unternehmensbedürfnisse.
- Datensicherheit: Starke Verschlüsselung und Schutzmechanismen.
- Compliance-Einhaltung: Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.
- Kosteneffizienz: Wirtschaftlichkeit in Anschaffung und Betrieb.
- Langzeitarchivierung: Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Daten.
Fazit
Organisationen verarbeiten mehr Informationen und Daten als je zuvor.
In diesem Kontext haben sie vor allem mit der Flut an physischen und digitalen Dokumenten zu kämpfen.
Aus diesem Grund wird eine Archivierungssoftware immer beliebter.
Das Ziel einer Archivierungssoftware ist es, Dokumente in einem sicheren digitalen Archiv zur langfristigen Aufbewahrung zu speichern.
Besonders in den Bereichen E-Mail, SAP und Microsoft Teams wird eine Archivierungssoftware zunehmend eingesetzt.
Setzen Organisationen Archivierungslösungen ein, haben sie vor allem viele Vorteile – von der Datentransparenz bis zur Datensicherheit.
Wir haben Ihr Interesse an einer Archivierungssoftware geweckt?
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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