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Stephan Gehling
- Archivierung
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen spielen eine zentrale Rolle in der Unternehmensverwaltung. Unternehmen müssen verschiedene Arten von Dokumenten, wie Buchhaltungsunterlagen oder Verträge, über vorgeschriebene Zeiträume archivieren. Eine Missachtung dieser Fristen kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, etwa Bußgelder oder Probleme bei Steuerprüfungen. Der korrekte Umgang mit Aufbewahrungsfristen ist daher unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und eine reibungslose Betriebsprüfung sicherzustellen. Ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement ist dafür von entscheidender Bedeutung.
Inhaltsangabe
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, während derer bestimmte Dokumente und Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen variieren je nach Dokumententyp und beinhalten Daten, die für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke relevant sind. Sie dienen dazu, Transparenz zu gewährleisten, Nachprüfungen zu ermöglichen und die Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr zu wahren.
Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen je nach Dokumenttyp
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen variieren je nach Dokumenttyp. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptkategorien:
- Buchhalterische und steuerrelevante Dokumente
Diese müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören:- Jahresabschlüsse
- Bilanzen
- Steuererklärungen
- Rechnungen
- Geschäftskorrespondenz und Verträge
Diese Dokumente unterliegen meist einer 6-jährigen Aufbewahrungspflicht. Beispiele sind:- Geschäftsbriefe (E-Mails, schriftliche Kommunikation)
- Verträge
Spezifische Branchen können zusätzliche Anforderungen haben.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland
In Deutschland sind die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen für Aufbewahrungsfristen das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und das Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese Regelungen definieren, wie lange verschiedene Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen.
Verstöße gegen diese Vorgaben können zu Bußgeldern führen oder im Falle eines Rechtsstreits nachteilige Konsequenzen für das Unternehmen haben, wenn wichtige Unterlagen nicht mehr vorhanden sind.
Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema: Aufbewahrungspflichten: Ein umfassender Überblick für Unternehmen
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen, abhängig von gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben. Die wichtigsten Unterlagen sind:
- Buchführungsunterlagen
- Jahresabschlüsse, Bilanzen, Buchungsbelege, Inventare
- Steuerunterlagen
- Steuerbescheide, Umsatzsteuererklärungen, Steuererklärungen
- Geschäftskorrespondenz
- Schriftliche Korrespondenz wie Briefe und E-Mails
- Verträge
- Kaufverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge
- Personalakten
- Informationen zu Mitarbeitern, Gehaltsabrechnungen
- Zoll- und Exportdokumente
- Je nach Branche und Rechtsvorschriften unterschiedlich
Wichtig ist, dass alle steuerlich relevanten und rechtlich bedeutsamen Dokumente über die vorgeschriebenen Fristen hinweg sicher aufbewahrt werden, um rechtliche Ansprüche zu sichern und den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente?
Wie lange Unternehmen Unterlagen aufbewahren müssen, ist je nach Art des Dokuments anders. Dies gilt insbesondere für steuerliche, buchhalterische und rechtlich relevante Unterlagen. Nachstehend ein paar Konkrete Beispiele:
Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen
Steuerrelevante Unterlagen, wie Steuerbescheide und -erklärungen, müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies dient der Sicherstellung, dass alle notwendigen Unterlagen bei Prüfungen verfügbar sind.
Aufbewahrungsfrist Rechnungen
Rechnungen unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen, die für steuerliche Zwecke relevant sind.
Aufbewahrungsfrist Gehaltsabrechnungen
Gehaltsabrechnungen müssen in der Regel 3 bis 6 Jahre aufbewahrt werden, je nach Art der Informationen und ob sie für Sozialversicherungs- oder Steuerzwecke relevant sind.
Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen
Allgemeine Geschäftsunterlagen, wie Verträge, Buchhaltungsbelege und Geschäftskorrespondenz, müssen zwischen 6 und 10 Jahren archiviert werden, abhängig von ihrer steuerlichen oder rechtlichen Relevanz.
Aufbewahrungsfrist Personalakte
Personalakten müssen mindestens 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Bei steuerlich relevanten Informationen oder für sozialversicherungsrechtliche Zwecke kann die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre verlängert werden.
Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beträgt in Deutschland in der Regel 6 Jahre, wenn sie als Geschäftskorrespondenz betrachtet werden. Wenn der Lieferschein jedoch eine buchhalterische oder steuerliche Relevanz hat, z. B. als Bestandteil der Rechnung, kann eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gelten
Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren ist in speziellen Fällen vorgeschrieben, insbesondere bei Dokumenten, die langfristige rechtliche oder haftungsbezogene Ansprüche betreffen. Dazu zählen:
- Baurelevante Unterlagen wie Pläne, Abnahmeprotokolle und Dokumentationen, die aufgrund langer Verjährungsfristen archiviert werden müssen.
- Grundstücksdokumente und Verträge im Immobilienbereich, die ebenfalls bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden müssen.
- Altersvorsorge-Dokumente, darunter Versicherungsverträge, Pensionsvereinbarungen und Rentennachweise, um zukünftige Ansprüche im Ruhestand zu sichern.
Wann darf welches Dokument vernichtet werden?
Hier ist eine Aufzählung, die Ihnen hilft zu entscheiden, welche Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden dürfen. Rechnungen, Belege und Steuerunterlagen
- Nach 10 Jahren dürfen steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen und Steuerbescheide entsorgt werden.
- Geschäftsbriefe und Verträge
- Diese können nach 6 Jahren vernichtet werden, sofern keine weiteren gesetzlichen oder vertraglichen Gründe für eine längere Aufbewahrung vorliegen.
- Buchführungsunterlagen
- Bücher, Bilanzen und Inventare können nach 10 Jahren gelöscht oder vernichtet werden.
- Personalakten
- Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses dürfen Personalakten in der Regel nach 3 Jahren vernichtet werden, außer für steuerlich relevante Informationen (10 Jahre).
- E-Mails und elektronische Dokumente
- Elektronische Geschäftskorrespondenz unterliegt denselben Fristen wie physische Unterlagen. Sie dürfen nach 6 Jahren gelöscht werden, sofern sie nicht steuerrelevant sind.
Wichtig ist, dass vor der Vernichtung immer überprüft wird, ob laufende Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen die Fristen verlängern könnten. Unternehmen sollten darüber hinaus sicherstellen, dass die Vernichtung datenschutzkonform erfolgt, insbesondere bei personenbezogenen Daten.
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte man zum Jahr der Steuererklärung einfach 10 Jahre addieren – danach können alle relevanten Unterlagen vernichtet werden.
Aufbewahrungsfristen in Österreich und der Schweiz
In Österreich und der Schweiz gelten ähnliche Aufbewahrungsfristen wie in Deutschland, allerdings gibt es länderspezifische Unterschied. Beide Länder verlangen eine gesetzeskonforme Archivierung, wobei die Fristen auch durch länderspezifische steuerliche oder branchenspezifische Vorschriften beeinflusst werden können.
- Österreich: Nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) müssen Buchhaltungsunterlagen, Steuerdokumente und Rechnungen in der Regel 7 Jahre aufbewahrt werden. Dies betrifft auch E-Mails und Geschäftsbriefe.
- Schweiz: Hier beträgt die Aufbewahrungsfrist für geschäftsrelevante Unterlagen nach dem Obligationenrecht (OR) meist 10 Jahre. Dazu zählen Buchhaltungsdokumente, Verträge und steuerrelevante Unterlagen.
Mehr Informationen in unserem Beitrag zum Thema: Aufbewahrungspflichten: Ein umfassender Überblick für Unternehmen
Empfehlungen zur Einhaltung der Fristen
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen setzt eine gut organisierte Dokumentenverwaltung voraus. Unternehmen sollten auf digitale Archivierungslösungen setzen, die eine langfristige und sichere Speicherung von Daten gewährleisten. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, die Dokumentenflut zu bewältigen und sorgt dafür, dass alle wichtigen Unterlagen revisionssicher abgelegt sind. Eine regelmäßige Überprüfung des Archivs ist ebenso wichtig, um zu entscheiden, welche Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können. Zudem sollten klare Zuständigkeiten festgelegt werden, damit alle Mitarbeiter über die korrekte Archivierung und die Einhaltung der Fristen informiert sind.
Zusammenfassend lässt sich also sagen:
- Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen
- Fristen regelmäßig überprüfen
- Mitarbeiter schulen
- Revisionssichere Archivierung
- Sicheres Löschen nach Fristenablauf
Fristen für Privatpersonen
Wichtige Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen betreffen vor allem Steuerunterlagen, Rechnungen und Verträge. Hier sind einige der wichtigsten Fristen:
- Steuerunterlagen: Privatpersonen sollten Steuerbescheide und zugehörige Belege für 4 Jahre aufbewahren (Frist für Steuererklärung).
- Rechnungen für Handwerksarbeiten: 2 Jahre, falls Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden müssen.
- Bankunterlagen und Kontoauszüge: Bis zu 10 Jahre für wichtige Verträge oder Kredite.
- Versicherungsunterlagen: Lebenslange Aufbewahrung für Renten- oder Altersvorsorgeverträge.
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind ein essenzieller Bestandteil des Compliance-Managements. Ihre Einhaltung schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern trägt auch zur Effizienz und Transparenz im Geschäftsalltag bei. Unternehmen sollten die geltenden Regelungen stets im Blick behalten und durch den Einsatz moderner Technologien, wie einem digitalen Dokumentenmanagementsystem, sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente korrekt archiviert und fristgerecht gelöscht werden. Eine klare und strukturierte Archivierungsstrategie ist der Schlüssel, um den Überblick über die Vielzahl an Dokumenten zu behalten und unnötige Risiken zu vermeiden.
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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