Rivella
Success Story
Rivella
Sichere und effiziente Archivierung von MS Teams-Daten für eine optimierte IT-Governance
Rivella ist eine der bekanntesten und traditionsreichsten Getränkemarken der Schweiz. Seit der Gründung im Jahr 1952 durch Robert Barth hat sich das Unternehmen zu einem der wenigen unabhängigen Getränkehersteller des Landes entwickelt. Mit seinem Hauptsitz in Rothrist produziert und vertreibt Rivella eine breite Palette an Erfrischungsgetränken, die seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil des kulinarischen Erbes der Schweiz sind.
Als Unternehmen legt Rivella besonderen Wert auf Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit. Diese Werte spiegeln sich nicht nur in den Produkten wider, sondern auch in der Unternehmenskultur und den internen Prozessen. Um den digitalen Wandel aktiv zu gestalten, investiert Rivella kontinuierlich in moderne Technologien, insbesondere im Bereich Datenmanagement und Archivierung.
Lösung
inPoint.TOA
Unternehmensgröße
Konzern
Branche
Getränkehersteller
Ausgangssituation
Im Zuge der digitalen Transformation entschied sich Rivella, sämtliche Office-Daten in die Microsoft-Cloud zu verschieben. Dieses Projekt, bekannt als „RivellaSky“, hatte das Ziel, die Datenverwaltung effizienter zu gestalten und den Zugriff auf geschäftskritische Informationen zu optimieren.
Allerdings traten dabei mehrere Herausforderungen auf:
- Keine standardmäßige Archivierung in der Microsoft-Cloud – Office-Daten wurden nicht automatisch gesichert.
- Bisherige Datenarchivierung seit 2006 auf OpenText Livelink – Altdaten waren unverändert auf dem RivellaDrive-System gespeichert.
- Mangelnde Compliance-Sicherheit – Die bestehende Lösung entsprach nicht mehr den aktuellen regulatorischen Anforderungen.
- Komplexität der SharePoint- und Teams-Daten – Die Daten mussten in private und öffentliche Bereiche unterteilt werden.
- Fehlende Governance-Richtlinien für Cloud-Daten – Es gab keine klare Struktur für langfristige Archivierung und Zugriffskontrolle.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde im Rahmen von „RivellaSky“ eine umfassende IT-Governance-Strategie entwickelt, die eine zuverlässige und strukturierte Archivierungslösung vorsah.
Herausforderung
Die größte Herausforderung bestand darin, eine strukturierte Archivierungslösung für die MS Teams- und SharePoint-Daten zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen von Rivella gerecht wird. Dabei mussten die Daten in einen privaten und einen öffentlichen Bereich unterteilt werden, wobei für beide Kategorien unterschiedliche Aufbewahrungsfristen galten.
Eine zentrale Anforderung war die Sicherstellung, dass alle archivierten Daten rechtssicher abgelegt und vor versehentlichem Löschen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies erforderte eine enge Abstimmung zwischen den IT-Abteilungen, um Compliance-Vorgaben und Sicherheitsrichtlinien exakt umzusetzen.
Zusätzlich stellte die Migration eine technische Herausforderung dar, da die vorhandene Infrastruktur angepasst und ein neues Archivierungssystem so implementiert werden musste, dass es sich nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert. Die Koordination zwischen internen Teams und externen Partnern war entscheidend, um eine reibungslos funktionierende und langfristig tragfähige Lösung zu gewährleisten.
Projektziel
Das Ziel des Projekts war die Einführung einer automatisierten Archivierungslösung für MS Teams-Daten, die sich an den individuellen Vorgaben von Rivella orientiert. Die Archivierung sollte in einer Cloud-basierten Umgebung erfolgen und die Daten entsprechend der definierten Aufbewahrungsrichtlinien verwalten.
Folgende Anforderungen wurden definiert:
- Automatische Archivierung aller relevanten Teams-Daten nach festgelegten Vorgaben.
- Rechtssicherheit und Compliance durch eine strukturierte Trennung zwischen privaten und öffentlichen Daten.
- Zentrale Speicherung der Daten in einem sicheren Archiv, das sich flexibel erweitern lässt.
- Integration des SAP-Systems in die Archivierungslösung, um auch geschäftskritische Daten langfristig zu sichern.
- Optimierung der IT-Governance durch klare Richtlinien für Datenzugriff und -verwaltung.
Kundenzitat
Lösung
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, entwickelte Heilig & Schubert eine maßgeschneiderte Lösung, die sowohl Microsoft Teams-Daten als auch SAP-Daten in einem zentralen Archiv sichert.
Die Umsetzung erfolgte in fünf Phasen:
- Analyse der Teams-Umgebung
- Erstellung einer detaillierten Übersicht über die bestehende Datenlandschaft.
- Definition der Trennung zwischen vertraulichen und öffentlich zugänglichen Daten.
- Infrastrukturaufbau
- Heilig & Schubert realisierte gemeinsam mit allen Beteiligten die erforderliche Infrastruktur.
- Herstellung von Verbindungen zu externen Rechenzentren zur Datenspeicherung.
- Konfiguration der Archivierung
- Konfiguration der Archivierung entsprechend den definierten Vorgaben.
- Sicherstellung der revisionssicheren Speicherung aller relevanten Daten.
- Tests und Anpassungen
- Durchführung erster Testläufe zur Überprüfung der Archivierungsprozesse.
- Umsetzung notwendiger Anpassungen zur Optimierung des Systems.
- Go-Live
- Erfolgreiche Inbetriebnahme der Archivlösung.
- Schulung der Mitarbeitenden zur effizienten Nutzung
Ergebnis
Die Einführung der neuen Archivierungslösung verlief erfolgreich und konnte ohne Unterbrechungen der Geschäftsprozesse umgesetzt werden. Die enge Zusammenarbeit zwischen Rivella, Heilig & Schubert sowie den externen Partnern spielte eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Projektverlauf.
Durch die Implementierung eines zentralen Archivs wurden folgende Verbesserungen erreicht:
- Erhöhte Datensicherheit durch revisionssichere Speicherung aller Teams-Daten.
- Vereinfachter Datenzugriff für berechtigte Benutzergruppen.
- Bessere Organisationsstrukturen durch klare Governance-Richtlinien.
- Zukunftssichere IT-Infrastruktur, die flexibel anpassbar und erweiterbar bleibt.
Kleinere Herausforderungen zu Beginn der Implementierung konnten durch eine enge Abstimmung schnell gelöst werden, sodass das System innerhalb des geplanten Zeitrahmens produktiv ging.
Erfolge
Durch die neue Archivierungslösung profitiert Rivella von einer deutlich effizienteren Datenverwaltung. Die Einführung des zentralen Archivs führte zu spürbaren Veränderungen im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden, insbesondere durch die optimierten Zugriffs- und Organisationsstrukturen.
Die wichtigsten Erfolge im Überblick:
- Langfristige Datensicherheit für alle Teams- und SharePoint-Daten.
- Automatisierte Archivierung nach individuellen Vorgaben.
- Optimierte IT-Governance mit klaren Richtlinien für Datenschutz und Compliance.
- Nahtlose Integration des SAP-Systems in das Archivierungskonzept.
- Hohe Benutzerakzeptanz durch eine intuitive und leicht bedienbare Lösung.
Fazit
Die erfolgreiche Einführung der Archivierungslösung inPoint.TOA bei Rivella zeigt, wie eine durchdachte und gut koordinierte Digitalisierungsstrategie die Sicherheit und Effizienz der Datenverwaltung erheblich verbessern kann.
Mit der neuen Lösung sind alle Teams-Daten sicher archiviert und einfach zugänglich, was die Compliance, Transparenz und IT-Governance des Unternehmens nachhaltig stärkt. Die enge Zusammenarbeit zwischen Rivella und Heilig & Schubert hat gezeigt, dass maßgeschneiderte Archivierungslösungen sowohl technisch als auch organisatorisch den höchsten Anforderungen gerecht werden können.
Rivella setzt auf inPoint.TOA
Sichere und effiziente Archivierung von MS Teams-Daten
Teams Archivierung