Mit digitalen Workflows Geschäftsprozesse effizient automatisieren
Unternehmen leben zum großen Teil von vielen unterschiedlichen Arbeitsprozessen. Diese Prozesse, oft als Workflows bezeichnet, sind das Rückgrat jeder Organisation. Sie ermöglichen es, Aufgaben effizient zu verteilen, Ressourcen optimal zu nutzen und Ergebnisse vorhersehbar zu gestalten.
Ein gut strukturierter Workflow kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Betriebsablauf und einem chaotischen Umfeld ausmachen. In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist es unerlässlich, diese Workflows regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.
Themen im Überblick:
Workflows einfach erklärt
Workflow Definition
Was ist ein Workflow
Ein Workflow bezeichnet die Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten oder Prozessen, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis in einem Geschäfts- oder Arbeitsumfeld zu erreichen. Er kann als eine strukturierte Darstellung von Arbeitsschritten angesehen werden.
Ein Workflow stellt sicher, dass die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge und von den richtigen Personen oder Systemen durchgeführt werden. Workflows können in vielen Bereichen eingesetzt werden, von der Fertigung über die Verwaltung bis hin zur Softwareentwicklung, und sie helfen dabei, Effizienz, Transparenz und Konsistenz in den Arbeitsabläufen zu gewährleisten.
Was bedeutet das Wort ‚Workflow‘ auf Deutsch?
Das Wort “Workflow” stammt aus dem Englischen und lässt sich ins Deutsche als “Arbeitsablauf” oder “Arbeitsprozess” übersetzen. Es beschreibt die geordnete Abfolge von Tätigkeiten oder Schritten, die notwendig sind, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erreichen. In vielen Kontexten wird jedoch auch im Deutschen der Begriff “Workflow” direkt verwendet, insbesondere in technischen oder geschäftlichen Zusammenhängen.
Workflow vs. Geschäftsprozess
Nicht zu verwechseln
Ein Workflow und ein Geschäftsprozess sind beide systematische Ansätze, um Aufgaben in einem Unternehmen zu organisieren und durchzuführen. Während sie oft synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Schwerpunkte und Umfänge.
Ein Workflow bezieht sich in der Regel auf die spezifische Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Er ist oft detaillierter und konzentriert sich auf die operative Ebene, wie die Schritte, die erforderlich sind, um ein Dokument zu genehmigen oder eine Bestellung zu bearbeiten.
Ein Geschäftsprozess hingegen ist umfassender und betrachtet das größere Bild. Er kann mehrere Workflows enthalten und bezieht sich auf eine Sammlung von miteinander verbundenen Aufgaben, die ein übergeordnetes Geschäftsziel erreichen sollen, wie zum Beispiel den gesamten Prozess der Kundenakquise, von der Lead-Generierung bis zum Verkaufsabschluss. Während Workflows oft die “Wie”-Fragen beantworten, konzentrieren sich Geschäftsprozesse mehr auf das “Was” und “Warum” eines Geschäftsvorgangs.
In der Praxis arbeiten Workflows und Geschäftsprozesse oft Hand in Hand, wobei der Geschäftsprozess den Rahmen vorgibt und der Workflow die spezifischen Schritte zur Umsetzung definiert.
Wie sieht ein digitaler Workflow aus
Ein digitaler Workflow bezieht sich auf einen Arbeitsablauf, der mithilfe von digitalen Tools und Technologien automatisiert oder unterstützt wird. Er kann in verschiedenen Branchen und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, von der Verwaltung über die Produktion bis hin zur Softwareentwicklung. Hier sind einige Merkmale und Aspekte, wie ein digitaler Workflow aussehen kann:
Software-Tools und Plattformen
Digitale Workflows werden oft durch spezialisierte Software-Tools oder Plattformen wie BPM-Systeme (Business Process Management), Projektmanagement-Tools oder Automatisierungsplattformen unterstützt.
Automatisierung
Viele Schritte in einem digitalen Workflow können automatisiert werden, sodass sie ohne menschliches Eingreifen ablaufen. Zum Beispiel kann eine Rechnungssoftware automatisch Rechnungen generieren und versenden, sobald eine Bestellung abgeschlossen ist.
Integrationen
Digitale Workflows können verschiedene Systeme und Anwendungen integrieren. Beispielsweise kann ein Dokumentenmanagement System (DMS) mit einem Buchhaltungssystem verbunden werden. Ein Dokumentenmanagement-System kann eingehende Rechnungen scannen und digitalisieren. Anschließend werden diese digitalen Rechnungen automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet, wo sie zur Zahlung vorgemerkt oder verbucht werden.
Benachrichtigungen und Eskalationen
Bei bestimmten Ereignissen oder wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, können automatische Benachrichtigungen an zuständige Personen gesendet werden. Wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig abgeschlossen wird, kann sie beispielsweise an einen Vorgesetzten eskaliert werden.
Zugriff und Zusammenarbeit
Digitale Workflows ermöglichen den Fernzugriff und die Zusammenarbeit in Echtzeit. Teammitglieder können von überall aus auf den Workflow zugreifen, den Status überprüfen und Beiträge leisten.
Visualisierung
Viele digitale Workflow-Tools bieten Möglichkeiten zur Visualisierung des Workflows, oft in Form von Flowcharts oder Gantt-Diagrammen, um den Prozess und den Fortschritt leichter verständlich zu machen.
Warum ist ein Workflow nützlich
Vorteile eines Workflows
Ein Workflow ist nützlich, weil er dazu beiträgt, Prozesse in einer Organisation zu strukturieren, zu standardisieren und zu optimieren. Die Vorteile eines gut definierten Workflows sind vielfältig:
Effizienzsteigerung
Durch die klare Definition von Arbeitsschritten und deren Reihenfolge werden redundante oder unnötige Tätigkeiten eliminiert, wodurch Ressourcen besser genutzt werden können.
Konsistenz und Qualität
Ein standardisierter Workflow gewährleistet, dass Aufgaben und Prozesse konsistent und nach den gleichen Standards durchgeführt werden, was zu einer höheren Qualität der Ergebnisse führt.
Transparenz
Workflows ermöglichen es, den Fortschritt und Status von Aufgaben oder Projekten leicht zu überwachen. Dies erleichtert die Identifikation von Engpässen oder Problembereichen.
Verantwortlichkeiten klar definieren
Ein Workflow legt fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, wodurch Missverständnisse oder Überlappungen vermieden werden.
Zeitersparnis
Durch die Automatisierung wiederkehrender Schritte in einem Workflow kann viel Zeit gespart werden, die dann für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann.
Fehlerreduktion
Ein klar definierter Workflow minimiert das Risiko von Fehlern, da er sicherstellt, dass alle notwendigen Schritte in der richtigen Reihenfolge und gemäß den festgelegten Standards durchgeführt werden.
Bessere Kommunikation
Da alle Beteiligten den Workflow und ihre jeweiligen Rollen darin kennen, wird die Kommunikation zwischen den Teams oder Abteilungen verbessert.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Ein gut konzipierter Workflow kann leicht angepasst werden, um Veränderungen oder Wachstum in einer Organisation zu berücksichtigen.
Dokumentation und Compliance
Workflows bieten oft eine dokumentierte Historie von Prozessen und Entscheidungen, was besonders nützlich ist, wenn Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen oder Audits durchgeführt werden.
Was ist Workflow Management?
Workflow Management umfasst den gesamten Prozess rundum die systematische Planung, Steuerung und Analyse von Arbeitsabläufen. Es zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, indem es sicherstellt, dass Aufgaben in einer effizienten Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt von den zuständigen Akteuren bearbeitet werden.
Durch die Digitalisierung und Standardisierung dieser Abläufe werden Konsistenz und Effizienz gefördert. Dies ermöglicht es Unternehmen, Engpässe zu erkennen, Ressourcen effektiv einzusetzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Das Ergebnis ist eine verbesserte Produktivität, klare Prozesssichtbarkeit und fundierte Entscheidungsfindung. Das übergeordnete Ziel ist die Maximierung des Wertes und der Effizienz der Arbeit durch optimierte Zusammenarbeit und Prozessgestaltung.
Mehr dazu in unserem Beitrag: So profitieren Sie von Workflow Management
Was ist eine Workflow Software
Workflows automatisieren
Eine Workflow Software wird oft auch als Workflow-Tool oder Workflow-System bezeichnet. Durch den Einsatz von Workflow Software können traditionelle Geschäftsabläufe digital umgewandelt und IT-unterstützt automatisiert werden. Diese Software stellt das Fundament für ein Workflow-Management System dar und dient der Kontrolle und Umsetzung definierter Workflows.
Eine der Stärken solcher Systeme ist ihre Integrationsfähigkeit: Sie können nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen verbunden werden, wodurch ein stetiger Informationsaustausch zwischen verschiedenen Tools gewährleistet ist.
Um den Workflow reibungslos zu halten, können automatische Benachrichtigungen versendet werden, sobald bestimmte Kriterien erfüllt sind oder wenn dringende Aufgaben anstehen. Dabei sorgt die Zugriffskontrolle dafür, dass sensible Informationen und Prozesse nur für berechtigte Personen zugänglich sind.
Für eine umfassende Übersicht bieten viele Workflow-Systeme Dashboards und Berichtsfunktionen an, die den aktuellen Stand von Workflows darstellen und Analysemöglichkeiten bieten. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern hilft auch, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Ein weiterer Vorteil ist die Unterstützung der Teamarbeit: Funktionen wie gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und Aufgabenverwaltung erleichtern die Kollaboration.
Insgesamt zielen diese Tools darauf ab, Geschäftsprozesse in ihrer Effizienz, Transparenz und Konsistenz zu steigern und bieten eine zentrale Plattform für die Modellierung, Ausführung und Überwachung von Workflows.
Zusammenspiel Dokumentenmanagement System (DMS) und Workflow-Software
Das Zusammenspiel von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und einer Workflow-Software kann Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse effizienter und nahtloser zu gestalten. Insgesamt ermöglicht das Zusammenspiel von DMS und Workflow-Software eine engere Integration von Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung.
Dokumentenerstellung und -speicherung
Ein Dokumentenmanagement System ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten. Sobald ein Dokument erstellt oder geändert wird, kann eine Workflow-Software benachrichtigt werden, um einen bestimmten Prozess zu starten.
Automatisierung von Prozessen
Wenn ein neues Dokument in das Dokumentenmanagement System hochgeladen wird, z.B. eine Rechnung oder ein Vertragsentwurf, kann die Workflow-Software automatisch einen Überprüfungs- oder Genehmigungsprozess starten.
Zugriff und Überprüfung
Mitarbeiter, die im Workflow-Tool eine Benachrichtigung über eine Aufgabe erhalten, können direkt auf das relevante Dokument im Dokumentenmanagement System zugreifen, es überprüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Statusaktualisierungen
Wenn ein Dokument im Dokumentenmanagement System überprüft, geändert oder genehmigt wird, kann die Workflow-Software den Status des zugehörigen Prozesses aktualisieren und die nächsten Schritte automatisieren.
Archivierung und Abschluss
Nach Abschluss eines Workflows, z.B. nach Genehmigung eines Dokuments, kann das Dokumentenmanagement System das Dokument entsprechend revisionssicher archivieren oder in einen finalen Status versetzen.
Compliance und Audit-Trails
Die Kombination von DMS und Workflow-Software bietet eine lückenlose Dokumentation von Prozessen. Dies ist besonders nützlich für Compliance-Anforderungen, da Unternehmen nachweisen können, dass bestimmte Prozesse befolgt und Dokumente ordnungsgemäß überprüft und gespeichert wurden.
Workflow, Geschäftsprozesse, BPM und BPA
Die Unterschiede kurz erklärt
Workflow, Geschäftsprozesse, BPM und BPA sind alle eng miteinander verbundene Konzepte, die sich auf die Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen beziehen.
In einem erweiterten Kontext können wir sagen, dass …
ein Geschäftsprozess, das gesamte Szenario oder den gesamten Vorgang, das „Was“ und „Warum“, beschreibt
ein Workflow die spezifischen Schritte und Aktivitäten eines Prozesses auf operativer Ebene, das „Wie“, definiert
Business Process Management (BPM) die Methodik und die Tools zur Optimierung dieser Prozesse auf strategischer Ebene bietet
Prozessautomatisierung oder Business Process Automation (BPA) die Technologie und Lösungen bereitstellt, um diese Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen.
Alle vier Konzepte arbeiten Hand in Hand, um Geschäftsabläufe effizienter, konsistenter und produktiver zu gestalten.
Unternehmensweite Prozessautomatisierung mit WOW Faktor
Mit der Lösung zur Prozessautomatisierung von Axon Ivy können wir Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe effizienter und fehlerfreier als je zuvor für Sie automatisieren und verwalten.
Eine Prozessautomatisierungsplattform ist von zentraler Bedeutung für eine erfolgreiche digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse. Als zentrale Orchestrierungsschicht ist die Plattform dafür verantwortlich, alle Systeme und Personen einfach zu verbinden.
Die Axon Ivy Plattform zur Prozessautomatisierung, verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die eine Integration mit externen Systemen ermöglicht. Von CRM-, ERP- oder SCM-Systemen, über autarke Anwendungen bis hin zu Legacy-Systemen gibt es viele unterschiedliche Ansätze, vollständige Prozessintegration zu erreichen.
Direkte Ausführung von Geschäftsprozessen in der Designer-Umgebung
Eine Vielzahl von Standard-Konnektoren sind für die Systemintegration verfügbar
Über Drag&Drop werden die BPMN-Elemente direkt mit dem Prozess verbunden
Farbwahl, automatische Ausrichtung und weitere Hilfen
- Intuitive Modellierung und moderne Benutzeroberfläche
- Integriertes Workflow Management im Prozess Designer
- Aufeinander abgestimmte Applikationen
- Sofort einsatzbereit mit allen notwendigen Entwicklungsbereichen
Diese Workflow-Arten und Vorgänge finden Sie in Unternehmen
Workflow Beispiele
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Workflows, die je nach Branche, Unternehmensgröße und spezifischen Geschäftsanforderungen variieren können. Hier sind einige gängige Workflow-Arten und Vorgänge, die in vielen Unternehmen zu finden sind:
Genehmigungs-Workflows:
Beispiele: Rechnungsfreigabe, Urlaubsanträge, Ausgabenberichte.
Vorgang: Mitarbeiter reichen ein Dokument oder einen Antrag ein, der dann von einer oder mehreren Personen überprüft und genehmigt werden muss.
Onboarding-Workflows:
Beispiele: Einstellung neuer Mitarbeiter, Partner-Onboarding.
Vorgang: Neue Mitarbeiter oder Partner durchlaufen verschiedene Schritte, von der Vertragsunterzeichnung über die Schulung bis zur Einrichtung von IT-Ressourcen.
Kundenservice-Workflows:
Beispiele: Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerdemanagement.
Vorgang: Kunden reichen eine Anfrage oder Beschwerde ein, die dann von einem Team bearbeitet und gelöst wird.
Produktions- und Lieferketten-Workflows:
Beispiele: Bestellabwicklung, Lagerverwaltung, Lieferantenmanagement.
Vorgang: Ein Produkt wird von der Bestellung über die Produktion bis zur Auslieferung an den Kunden geführt.
IT- und Support-Workflows:
Beispiele: Ticketing-Systeme, Software-Deployment, Systemwartung.
Vorgang: Ein IT-Problem wird gemeldet, priorisiert und von einem Technikerteam gelöst, oder eine neue Softwareversion wird entwickelt, getestet und bereitgestellt.
Finanz- und Buchhaltungs-Workflows:
Beispiele: Monatsabschluss, Budgetplanung, Gehaltsabrechnung.
Vorgang: Finanzdaten werden gesammelt, überprüft und in Berichten dargestellt, oder Mitarbeiter erhalten ihre monatlichen Gehälter nach festgelegten Kriterien und Abzügen.
Compliance- und Audit-Workflows:
Beispiele: Interne Audits, Compliance-Überprüfungen, Qualitätskontrollen.
Vorgang: Ein Team überprüft bestimmte Geschäftspraktiken oder Dokumente, um sicherzustellen, dass sie den internen oder externen Vorschriften entsprechen.
Ihr Ansprechpartner
Stefan Prochazka
Professional Service
Willkommen bei H&S, mein Name ist Stefan Prochazka.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How zum Thema Workflows zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
Ich freue mich schon von Ihnen zu hören!
Haben Sie noch Fragen oder wünschen eine Demo?
Machen Sie auch Ihr Unternehmen zur Hochleistungsorganisation.
Sie möchten mehr über unsere Themen erfahren?
Auf unserem Blog erhalten Sie regelmäßige Updates rund um die Themen Digitalisierung, Archivierung und unseren inPoint Lösungen.
