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Martin Leitner
- Digitale Prozesse
„Haben Sie meine E-Mail mit dem Dokument gesehen? Ich dachte, ich habe Ihnen das vor zwei Tagen gesendet.“
„Oh, ich habe es wohl übersehen. Könnten Sie es nochmals schicken?“
Solche Gespräche sind uns allen bekannt. Diese Missverständnisse und Verzögerungen, oft durch übersehene E-Mails oder fehlgeleitete Dokumente verursacht, sind typisch für manuell geführte Arbeitsabläufe.
Das Hauptproblem dabei? Ein fehlendes Workflow Management System.
Es ist schwer zu verfolgen, wo sich Aufgaben befinden oder was als Nächstes getan werden sollte. Dieses Durcheinander führt oft zu Unklarheiten, Misstrauen und Frustration. Doch das Kernproblem ist nicht menschliches Versagen, sondern der Mangel an strukturierten und effizienten Arbeitsabläufen.
Workflow Management unterstützt Ihre Organisation dabei, Abläufe reibungslos umzusetzen, damit Sie sich auf größere Herausforderungen, als etwa das Auffinden alter E-Mails, konzentrieren können.
Steigen wir gemeinsam ein in das Thema und schauen uns an, was Workflow Management ist, welche Komponenten es umfasst und welche Vorteile es mit sich bringt.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Workflow Management: Definition
Ein Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aufgaben umfassen und eine Kombination von Menschen, Systemen oder Maschinen einbeziehen.
Workflow Management wiederum bezieht sich auf die Identifizierung, Organisation und Koordination eines bestimmten Satzes von Aufgaben.
Diejenigen, die Workflows verwalten, suchen nach Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren, zu verbessern und zu automatisieren, wo immer dies möglich ist, um den Output zu erhöhen, Wiederholungen zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
Workflows: Strukturierte vs. semistrukturierte Prozesse
Workflows sind die repräsentativen Modelle von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Ein Workflow legt die Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten oder Schritten fest, die durchgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Je nach Art des Prozesses können Workflows strukturiert oder semistrukturiert sein.
Strukturierte Workflows
- Ein strukturierter Workflow hat einen fest definierten Pfad mit klaren, wiederholbaren Schritten. Es gibt wenig bis gar keinen Raum für Abweichungen.
- Diese Art von Workflow ist ideal für Prozesse, die immer wieder in genau derselben Weise durchgeführt werden.
- Da sie gut definiert sind, können sie leicht in Workflow-Management-Systemen modelliert und automatisiert werden.
Semistrukturierte Workflows:
- Ein semistrukturierter Workflow enthält Grundschritte, lässt aber auch einen gewissen Grad an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu.
- Sie sind ideal für Prozesse, bei denen menschliches Urteil, Entscheidungsfindung oder kreative Lösungen erforderlich sind.
- Diese Art von Workflow kann in Workflow-Management-Systemen modelliert werden, erfordert aber oft manuelle Eingriffe oder Entscheidungen an bestimmten Punkten.
Workflows: Sequentielle vs. Parallele Workflows
Im Allgemeinen gibt es zwei Kategorien von Workflows.
Sequentielle Workflows
Diese Workflows liegen vor, wenn jeder weitere Schritt von der Fertigstellung eines vorherigen Schritts abhängt. Wenn Sie zum Beispiel den Einkauf in Ihrem Unternehmen leiten, müssen Sie warten, bis das Angebot erstellt und der Kauf genehmigt ist, bevor Sie die Rechnung bezahlen können. Regelbasierte Workflows mit bedingter Logik (z. B. „wenn dies, dann das“) sind ein Beispiel für sequenzielle Workflows.
Parallele Workflows
Diese Workflows treten auf, wenn mehrere Schritte gleichzeitig ausgeführt werden. Wenn Sie etwa einen neuen Mitarbeiter einstellen, kann die Personalabteilung gleichzeitig Laptop und Software bei der IT-Abteilung und den Arbeitsvertrag bei der Rechtsabteilung beantragen. Diese Workflows, die auch als Zustands-Workflows bezeichnet werden, sind manchmal voneinander abhängig – aber nicht immer.
Was ist ein Workflow Management System?
Ein Workflow Management System ist eine Software, die dazu dient, Arbeitsabläufe oder Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren, zu definieren, zu organisieren und zu steuern.
Ein Workflow Management System ermöglicht es, diesen Ablauf zu modellieren, zu automatisieren und zu überwachen, indem es jeden Schritt des Prozesses verfolgt und sicherstellt, dass er gemäß den festgelegten Regeln und Bedingungen durchgeführt wird.
Das System kann automatische Benachrichtigungen senden, um den Benutzer über den aktuellen Status oder über anstehende Aufgaben zu informieren. Es bietet auch Werkzeuge, um den Fortschritt und die Effizienz von Arbeitsabläufen zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen
Wichtige Komponenten eines Workflow Management Systems
Um zu verstehen, wie Workflows automatisiert werden können, müssen die einzelnen Komponenten betrachtet werden.
Jede Komponente ist klar klassifiziert und kann in ein Workflow Management System eingegeben werden, das diese Daten verwendet, um Benutzer bei ihrer Arbeit zu unterstützen:
Input ist alles, was zur Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Beim Onboarding neuer Mitarbeiter kann das das Ausfüllen eines Dokuments sein, mit dem ein neuer Laptop, Software und eine Keycard beantragt werden können.
Transformation ist alles, was die Eingaben in den nächsten Zustand versetzt. Wenn die Vorgesetzte beispielsweise das Dokument aus dem vorherigen Beispiel unterschreibt, kann die IT-Abteilung die nächsten Schritte einleiten.
Outputs sind die logische Konsequenz aus Input und Transformation. In unserem Beispiel kann der neue Mitarbeiter nun seinen neuen Laptop, Software und die Keycard an seinem Arbeitsplatz von der IT-Abteilung in Empfang nehmen.
Mit inPoint powered by AXON IVY ermöglichen wir Ihnen, all diese Komponenten digital abzubilden.
Unser Workflow Management System erlaubt Ihnen auch, diese Komponenten zu Aufgaben zusammenzustellen, einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen und bis zum Abschluss nachzuverfolgen.
Workflow Management System: Vorteile
Workflow Management Systeme bieten viele Vorteile, von denen Sie profitieren können.
Schauen wir uns einige an:
Redundanzen & Fehler
Ein Workflow Management System gibt Ihnen verwertbare Einblicke in Ihre Abläufe und ermöglicht es Ihnen, unnötige und sich wiederholende Tätigkeiten zu minimieren. Außerdem hilft es Ihnen, Schritte zu identifizieren, die fehlerhaft sind und verbessert werden müssen.
Verantwortung
Da Workflow Management Systeme alle relevanten Komponenten verfolgen, sorgen sie für klare Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Organisation. Dies erleichtert die interne Kontrolle durch die Geschäftsleitung und die externe Kontrolle durch Wirtschaftsprüfer.
Effizienz
Mit einem Workflow Management System können Sie alles über ein einziges Dashboard verwalten – egal, ob Sie neue Mitarbeiter onboarden, IT-Anfragen bearbeiten, interne Umfragen durchführen, Marketingmaterial anfordern oder Reisekostenerstattungen genehmigen wollen.
Produktivität
Wenn Sie alle oben genannten Vorteile in Summe betrachten, wird deutlich, dass Workflow Management Systeme die Produktivität in Ihrer Organisation steigern können. Das garantiert, dass die Zeit Ihrer Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.
Kultur
Ihre Mitarbeiter empfangen täglich schon genug E-Mails und Nachrichten. Da Workflow Management Systeme es ihnen ermöglichen, die Flut an E-Mails und Nachrichten zu minimieren, macht die Arbeit einfach mehr Spaß.
Ein Workflow Management System einfach am Beispiel erklärt
Lassen Sie uns ein einfaches, alltägliches Beispiel verwenden, um ein Workflow-Management-System zu erklären: die Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen in einem Unternehmen.
Ohne Workflow-Management-System
Ein*e Mitarbeiter*in möchte Urlaub nehmen und sendet eine E-Mail an den Vorgesetzten.
Der Vorgesetzte könnte die E-Mail übersehen oder vergessen, darauf zu antworten.
Es könnte Unklarheit darüber bestehen, ob der Urlaub genehmigt wurde oder nicht.
Die Personalabteilung ist möglicherweise nicht informiert und hat keine Aufzeichnung über den Urlaub.
Es könnten Fehler bei der Gehaltsabrechnung auftreten.
Mit Workflow-Management-System
Der/die Mitarbeiter*in loggt sich in das Workflow-Management-System ein und stellt einen Urlaubsantrag.
Der Vorgesetzte erhält automatisch eine Benachrichtigung über den Antrag.
Der Vorgesetzte kann den Antrag direkt im System genehmigen oder ablehnen.
Die Entscheidung (Genehmigung/Ablehnung) wird automatisch im System protokolliert.
Die Personalabteilung hat direkten Zugriff auf alle genehmigten Urlaube und kann entsprechend planen.
Das System kann mit der Gehaltssoftware verbunden sein, um sicherzustellen, dass alles korrekt abgerechnet wird.
In diesem Beispiel erleichtert das System den Prozess des Urlaubsantrags, indem es klare Schritte und Automatisierungen bietet. Es minimiert menschliche Fehler, stellt sicher, dass alle relevanten Parteien informiert sind, und behält den Überblick über alle Anträge und Genehmigungen. Es stellt eine strukturierte, transparente und effiziente Methode zur Verfügung, um gängige Geschäftsprozesse zu verwalten.
Fazit
Ihre Mitarbeiter empfangen täglich eine Vielzahl an E-Mails und Nachrichten.
Das macht es schwierig nachzuvollziehen, wo die Dinge stehen und was als Nächstes geschehen muss.
Das kann zu Misstrauen und Frustration führen, obwohl das eigentliche Problem ein Mangel an effizienten Systemen ist.
Hier hilft Ihnen ein Workflow Management System weiter.
Mit diesen Systemen können Sie unter anderem sich wiederholende Tätigkeiten minimieren und identifizieren, welche Schritte fehlerhaft sind und verbessert werden müssen.
Zudem steigern Workflow Management Systeme die Effizienz und Produktivität in Ihrer Organisation, und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie stets für interne und externe Kontrollen gewappnet sind.
Durch die reibungslosen Abläufe, die ein Workflow Management System ermöglicht, können Sie sich endlich auf das konzentrieren, was Ihre Organisation wirklich weiterbringt.
Wir haben Ihr Interesse an einem Workflow Management System geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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