So profitieren Sie von Workflow Management [2022]

„Hatten Sie bereits Zeit, sich das Dokument anzuschauen und freizugeben? Haben Sie es mir geschickt?“

„Ja, vor zwei Tagen in einer E-Mail.“

„Ist wohl in meinem Postfach untergegangen – können Sie es bitte erneut schicken?“

Auf die eine oder andere Weise waren alle von uns schon mal in so einem Dialog verwickelt.

Arbeitsabläufe, die manuell abgewickelt werden, führen nämlich häufig zur Verwirrung.

Das liegt daran, dass es durch manuelle Abläufe schwer nachzuvollziehen ist, wo die Dinge stehen und was als Nächstes geschehen muss.

Das kann zu Misstrauen und Frustration führen, obwohl das eigentliche Problem ein Mangel an effizienten Systemen ist.

Workflow-Management--Prozesse

Workflow Management unterstützt Ihre Organisation dabei, Abläufe reibungslos umzusetzen, damit Sie sich auf größere Herausforderungen, als etwa das Auffinden alter E-Mails, konzentrieren können.

Steigen wir gemeinsam ein in das Thema und schauen uns an, was Workflow Management ist, welche Komponenten es umfasst und welche Vorteile es mit sich bringt.

Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!

Inhaltsangabe

Workflow Management: Definition

Ein Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aufgaben umfassen und eine Kombination von Menschen, Systemen oder Maschinen einbeziehen.

Workflow Management wiederum bezieht sich auf die Identifizierung, Organisation und Koordination eines bestimmten Satzes von Aufgaben.

Diejenigen, die Workflows verwalten, suchen nach Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren, zu verbessern und zu automatisieren, wo immer dies möglich ist, um den Output zu erhöhen, Wiederholungen zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.

Workflows: Unterschiedliche Arten

Im Allgemeinen gibt es zwei Kategorien von Workflows.

Sequentielle Workflows

Diese Workflows liegen vor, wenn jeder weitere Schritt von der Fertigstellung eines vorherigen Schritts abhängt. Wenn Sie zum Beispiel den Einkauf in Ihrem Unternehmen leiten, müssen Sie warten, bis das Angebot erstellt und der Kauf genehmigt ist, bevor Sie die Rechnung bezahlen können. Regelbasierte Workflows mit bedingter Logik (z. B. „wenn dies, dann das“) sind ein Beispiel für sequenzielle Workflows.

Parallele Workflows

Diese Workflows treten auf, wenn mehrere Schritte gleichzeitig ausgeführt werden. Wenn Sie etwa einen neuen Mitarbeiter einstellen, kann die Personalabteilung gleichzeitig Laptop und Software bei der IT-Abteilung und den Arbeitsvertrag bei der Rechtsabteilung beantragen. Diese Workflows, die auch als Zustands-Workflows bezeichnet werden, sind manchmal voneinander abhängig  – aber nicht immer.

Workflow--Unterschiedliche-Arten

Workflow Management: Wichtige Komponenten

Um zu verstehen, wie Workflows automatisiert werden können, müssen die einzelnen Komponenten betrachtet werden.

Jede Komponente ist klar klassifiziert und kann in ein Workflow Management System eingegeben werden, das diese Daten verwendet, um Benutzer bei ihrer Arbeit zu unterstützen:

  • Input ist alles, was zur Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Beim Onboarding neuer Mitarbeiter kann das das Ausfüllen eines Dokuments sein, mit dem ein neuer Laptop, Software und eine Keycard beantragt werden können.
  • Transformation ist alles, was die Eingaben in den nächsten Zustand versetzt. Wenn die Vorgesetzte beispielsweise das Dokument aus dem vorherigen Beispiel unterschreibt, kann die IT-Abteilung die nächsten Schritte einleiten.
  • Outputs sind die logische Konsequenz aus Input und Transformation. In unserem Beispiel kann der neue Mitarbeiter nun seinen neuen Laptop, Software und die Keycard an seinem Arbeitsplatz von der IT-Abteilung in Empfang nehmen.

Mit inPoint powered by AXON IVY ermöglichen wir Ihnen, all diese Workflow Management Komponenten digital abzubilden.

Unser Workflow Management System erlaubt Ihnen auch, diese Komponenten zu Aufgaben zusammenzustellen, einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen und bis zum Abschluss nachzuverfolgen.

Wir unterstützen Sie – kontaktieren Sie uns gerne hier!

Workflow Management: Vorteile

Workflow Management Systeme wie inPoint powered by AXON IVY bieten viele Vorteile, von denen Sie profitieren können.

Schauen wir uns einige an.

Redundanzen & Fehler

Ein Workflow Management System gibt Ihnen verwertbare Einblicke in Ihre Abläufe und ermöglicht es Ihnen, unnötige und sich wiederholende Tätigkeiten zu minimieren. Außerdem hilft es Ihnen, Schritte zu identifizieren, die fehlerhaft sind und verbessert werden müssen.

Verantwortung

Da Workflow Management Systeme alle relevanten Komponenten verfolgen, sorgen sie für klare Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Organisation. Dies erleichtert die interne Kontrolle durch die Geschäftsleitung und die externe Kontrolle durch Wirtschaftsprüfer.

Effizienz

Mit einem Workflow Management System können Sie alles über ein einziges Dashboard verwalten – egal, ob Sie neue Mitarbeiter onboarden, IT-Anfragen bearbeiten, interne Umfragen durchführen, Marketingmaterial anfordern oder Reisekostenerstattungen genehmigen wollen.

Produktivität

Wenn Sie alle oben genannten Vorteile in Summe betrachten, wird deutlich, dass Workflow Management Systeme die Produktivität in Ihrer Organisation steigern können. Das garantiert, dass die Zeit Ihrer Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.

Kultur

Ihre Mitarbeiter empfangen täglich schon genug E-Mails und Nachrichten. Da Workflow Management Systeme es ihnen ermöglichen, die Flut an E-Mails und Nachrichten zu minimieren, macht die Arbeit einfach mehr Spaß.

Fazit

Ihre Mitarbeiter empfangen täglich eine Vielzahl an E-Mails und Nachrichten.

Das macht es schwierig nachzuvollziehen, wo die Dinge stehen und was als Nächstes geschehen muss.

Das kann zu Misstrauen und Frustration führen, obwohl das eigentliche Problem ein Mangel an effizienten Systemen ist.

Hier hilft Ihnen ein Workflow Management System weiter.

Mit einem Workflow Management System können Sie unter anderem sich wiederholende Tätigkeiten minimieren und identifizieren, welche Schritte fehlerhaft sind und verbessert werden müssen.

Zudem steigern Workflow Management Systeme die Effizienz und Produktivität in Ihrer Organisation, und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie stets für interne und externe Kontrollen gewappnet sind.

Durch die reibungslosen Abläufe, die ein Workflow Management System ermöglicht, können Sie sich endlich auf das konzentrieren, was Ihre Organisation wirklich weiterbringt.

Wir haben Ihr Interesse an einem Workflow Management System geweckt? 

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!

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Stephan Gehling

Stephan Gehling

Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.

Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.

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