Ob bei der Vertragsprüfung, Rechnungsfreigabe oder Recherche in Projektunterlagen: In vielen Fachbereichen geht wertvolle Arbeitszeit für das Suchen und Durchsehen von Dokumenten verloren. Klassische Suchmasken und Filter helfen zwar dabei, Dateien zu finden. Die gesuchte Information befindet sich jedoch häufig tief im Dokument.
Die Verbindung von künstlicher Intelligenz mit einem strukturierten Dokumentenmanagement-System verändert diesen Zugriff. Anwender können vollständige Fragen stellen, Inhalte zusammenfassen lassen und definierte Aktionen über natürliche Sprache auslösen.
Mit KI-Assistenten in inPoint – von der automatischen Dokumentenanalyse bis zum inPoint Chat-Assistenten – wird das DMS damit nicht nur zur zentralen Ablage, sondern zum direkten Zugangspunkt für das darin enthaltene Unternehmenswissen.
KI-Assistent: Wie Künstliche Intelligenz in inPoint eingesetzt wird
Der KI-Assistent bündelt mehrere KI-Fähigkeiten, die sich in vier Bereiche unterteilen lassen:
- Content Understanding analysiert Dokumente und visuelle Inhalte im Hintergrund.
- Der inPoint Chat-Assistent macht Informationen über natürliche Sprache zugänglich und führt freigegebene Befehle aus.
- Die Agentic AI Engine verbindet Analyse, Prüfung und Folgeaktionen zu mehrstufigen Prozessen.
- Über den MCP-Server können externe KI-Assistenten und KI-Agenten kontrolliert auf freigegebene Daten und Funktionen in inPoint zugreifen.
Diese Bereiche greifen ineinander, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
KI-Verarbeitung im Hintergrund: Content Understanding durch Azure-Technologie
Bevor Anwender überhaupt eine Frage stellen können, muss inPoint die relevanten Dokumenteninhalte bereits kennen und aufbereitet haben. Deshalb beginnt die KI-Unterstützung in inPoint nicht erst im Chat, sondern bereits bei der Dokumentenerfassung.
inPoint setzt dafür auf Intelligent Document Processing (IDP) und geht mit Content Understanding einen Schritt weiter: Statt Dokumente nur zu klassifizieren und Daten zu extrahieren, berücksichtigt die KI zusätzlich den inhaltlichen Zusammenhang von Texten, Tabellen, Formularen und visuellen Elementen.
Abhängig vom Anwendungsfall kann die KI beispielsweise:
- den Dokumenttyp erkennen,
- Inhalte klassifizieren,
- relevante Informationen extrahieren,
- Metadaten ergänzen,
- Zusammenfassungen erstellen,
- Fristen, Beträge oder Vertragspartner identifizieren,
- Dokumente einer Akte oder einem Vorgang zuordnen und
- Ergebnisse für nachfolgende Prozesse bereitstellen.
So werden aus unstrukturierten Dokumenten Informationen, die im DMS gezielt gesucht und weiterverarbeitet werden können.
a. Automatische Analyse beim Dokumenteneingang
Sobald ein Dokument in inPoint hochgeladen oder über eine Schnittstelle übertragen wird, analysiert Content Understanding das Dokument, erkennt den Inhalt und die Struktur und stellt diese strukturiert bereit. Fachkräfte erkennen dadurch wesentliche Kernpunkte auf einen Blick, ohne das Dokument separat öffnen zu müssen.
Bei einer Rechnung können beispielsweise folgende Informationen erkannt werden:
- Lieferant,
- Rechnungsnummer,
- Rechnungsdatum,
- Betrag,
- Bestellnummer und
- Zahlungsziel.
Bei einem Vertrag können unter anderem Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist und relevante Klauseln ermittelt werden.
Die gewonnenen Informationen lassen sich strukturiert in inPoint hinterlegen. Dadurch stehen sie für die Suche, den Chat-Assistenten und weitere Prozesse zur Verfügung.
b. Automatische Analyse visueller Inhalte
Neben reinen Textdokumenten verarbeitet Content Understanding auch Bilddateien und Grafiken. Dazu können beispielsweise gehören:
- Bilder innerhalb eines Dokuments
- eingescannte Dokumente
- Tabellen
- Formulare und Layoutstrukturen
- technische Aufnahmen
- visuelle Kennzeichnungen
- Kombinationen aus Text und Bild
Das ist beispielsweise für Bauunternehmen, Versicherungen oder Immobilienverwaltungen relevant, bei denen neben klassischen Dokumenten auch Fotos, Pläne oder technisches Aufnahmematerial eine wichtige Informationsquelle darstellen.
Der inPoint Chat-Assistent: Direkter Zugang zu Dokumenten und Systemfunktionen
Während Content Understanding Dokumente im Hintergrund analysiert, dient der inPoint Chat-Assistent als sichtbare Benutzeroberfläche für Mitarbeitende. Anstatt Suchbegriffe auszuprobieren, Ablageorte zu kennen oder mehrere Filter zu kombinieren, können Anwender ihr Anliegen als vollständige Frage formulieren.
Der Chat-Assistent unterscheidet präzise den Kontext, in dem Sie arbeiten:
- Systemebene: Der Assistent durchsucht die für den Anwender freigegebenen Inhalte und liefert passende Ergebnisse im jeweiligen Kontext. Eine Abfrage wie „Zeige mir alle Verträge, die in den kommenden drei Monaten auslaufen“ liefert eine kontextbezogene Antwort auf Basis der zugänglichen Vertragsdokumente – systemübergreifend.
- Ordner- und Aktenebene: Sie befinden sich in einer Lieferanten- oder Projektakte und schränken den Suchbereich gezielt ein. Eine Frage wie „Welche offenen Rechnungen befinden sich in dieser Lieferantenakte?“ analysiert ausschließlich die zugehörigen Dokumente dieses konkreten Vorgangs.
- Dokumentenebene: Bei der Prüfung einer einzelnen Datei beantwortet der Assistent gezielte Inhaltsfragen. Die Anweisung „Fasse dieses Dokument zusammen und nenne mir alle enthaltenen Fristen“ erzeugt eine auf den Punkt gebrachte Aufstellung inklusive Angabe der betroffenen Klauseln.
Konkrete Einsätze des Chat-Assistenten in inPoint
Der Chat-Assistent beschränkt sich nicht auf das bloße Finden von Inhalten, sondern greift Anwendern bei täglichen Verwaltungsaufgaben unter die Arme und kann somit Ihre Fachbereiche stark entlasten.
1. Semantische Suche und konkrete Aufgabenstellungen
Statt Suchbegriffe auszuprobieren, tippen Mitarbeiter Fragen im Klartext ein. Die Frage „Was wurde im Vertrag mit Firma X bezüglich der Haftung vereinbart?“ liefert kontektbezogene Antworten.
Zu den Möglichkeiten über die Kommunikation mit dem Chat gehören beispielsweise:
- lange Dokumente zusammenfassen lassen
- konkrete Angaben aus Dokumenten ermitteln
- Zusammenhänge erklären lassen
- wesentliche Aussagen hervorheben
- Fristen und Verpflichtungen identifizieren
- Informationen aus mehreren Dokumenten zusammenführen oder
- Rückfragen zu einem Dokument stellen.
Dadurch müssen Anwender umfangreiche Verträge, Rechnungen, Berichte oder Projektunterlagen nicht mehr manuell durchsuchen. Mit der integrierten Chat-Funktion stellen Nutzer Rückfragen mithilfe der KI über den Dokumentinhalt selbst.
2. System und Stammdaten direkt über den Chat steuern
Der Chat-Assistent kann nicht nur Informationen finden und erklären. Abhängig von den freigegebenen Funktionen und den Berechtigungen des Anwenders kann er auch definierte Aktionen im System ausführen.
Mögliche Befehle sind beispielsweise:
- „Lege ein neues Unternehmen mit diesen Daten an.“
- „Setze die Kündigungsfrist im Vertrag Müller auf den 31. Oktober.“
- „Sende diese Freigabeaufforderung per E-Mail an den Einkauf.“
Der Chat wird damit zu einer zusätzlichen Bedienmöglichkeit für inPoint. Anwender können Informationen suchen, Inhalte verstehen und freigegebene Aktionen auslösen, ohne für jeden Schritt durch verschiedene Masken und Menüpunkte navigieren zu müssen.
Welche Aktionen zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Konfiguration, dem Funktionsumfang und den Benutzerberechtigungen ab.
3. Praxisbeispiel: Vom Vertragseingang bis zur Erinnerung
Wie die KI-Verarbeitung im Hintergrund und der Chat-Assistent zusammenspielen, zeigt das Beispiel eines neu eingehenden Vertrags:
- Ein Vertrag wird in inPoint hochgeladen.
- Content Understanding analysiert das Dokument.
- Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist werden erkannt.
- Die Informationen werden strukturiert in der Vertragsakte hinterlegt.
- Ein Mitarbeiter fragt im Chat: „Welche Verträge laufen in den kommenden drei Monaten aus?“
- Der Chat-Assistent greift auf die freigegebenen Dokumente und Informationen zu.
- Der Mitarbeiter kann anschließend eine definierte Aktion auslösen, beispielsweise eine Erinnerung zur Vertragsprüfung anlegen.
Die Dokumentenanalyse schafft somit die Informationsgrundlage. Der Chat-Assistent macht diese Informationen einfach zugänglich und ermöglicht es dem Anwender, direkt damit weiterzuarbeiten. Mehr Informationen zur digitalen Vertragsverwaltung mit KI.
Externe KI-Assistenten und KI-Agenten über MCP anbinden
Unternehmen setzen zunehmend externe KI-Anwendungen wie Microsoft Copilot oder spezialisierte KI-Agenten ein. Damit diese Systeme Unternehmenswissen aus dem DMS verwenden können, benötigen sie einen kontrollierten Zugang zu den relevanten Daten und Funktionen.
Dafür verwendet inPoint das Model Context Protocol, kurz MCP. Ein externer KI-Agent könnte dadurch beispielsweise eine Anfrage entgegennehmen, die benötigten Vertragsinformationen über den inPoint MCP-Server abrufen und das Ergebnis in der externen KI-Anwendung aufbereiten.
Erleben Sie den inPoint Chat-Assistenten in der Praxis
Vereinbaren Sie eine kostenlose Live-Demo und wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten in inPoint direkt mit Ihren Anwendungsfällen.
Demotermin vereinbarenFazit: Von der KI-unterstützten Ablage zum aktiven Assistenten
Der KI-Assistent in inPoint DMS verbindet intelligente Dokumentenverarbeitung mit Content Understanding und natürliche Interaktion über den Chat-Assistenten – und macht inPoint so zu einer zentralen Auskunft- und Steuerungszentrale, mit der Dokumentenwissen einfach nutzbar ist. Mitarbeiter erhalten Antworten im Kontext ihrer Aufgaben, ermitteln Fristen oder Kennzahlen in Sekunden und stoßen Folgeprozesse wie das Anlegen von Stammdaten oder das Auslösen von E-Mails direkt aus dem Chat heraus an. Dadurch lässt sich der manuelle Such- und Rechercheaufwand in vielen Anwendungsfällen deutlich reduzieren.
Martin Leitner
Häufige Fragen zum KI-Assistenten und inPoint Chat-Assistenten
Was ist der Unterschied zwischen dem KI-Assistenten und dem inPoint Chat-Assistenten?
Der inPoint KI-Assistent ist der Sammelbegriff für alle KI-Fähigkeiten im DMS – von der automatischen Dokumentenanalyse (Content Understanding) über mehrstufige Prozesse (Agentic AI Engine) bis zur Anbindung externer KI-Systeme (MCP). Der Chat-Assistent ist eine einzelne Komponente davon: die sichtbare Chat-Oberfläche, über die Anwender Fragen stellen und Aktionen auslösen.
Was sind die Vorteile von einem KI-Assistenten in inPoint?
Der KI-Assistent in inPoint kombiniert automatisches Content Understanding mit einer interaktiven Chat-Schnittstelle: Dokumente werden bereits im Hintergrund strukturiert erfasst, sodass der Chat-Assistent direkt darauf zugreifen kann, statt Inhalte erst bei der Anfrage zu erschließen.
Für Fachkräfte bedeutet das: Sie müssen umfangreiche Verträge, Rechnungen, Berichte oder Projektunterlagen nicht mehr manuell öffnen und durchsuchen, sondern erhalten Antworten direkt aus dem bereits aufbereiteten Dokumentenbestand. Das verkürzt Recherchezeiten und erleichtert es, relevante Informationen in Entscheidungen einzubeziehen. Welche konkreten Fragen und Aktionen dabei möglich sind, zeigt der Abschnitt „Konkrete Einsätze des Chat-Assistenten in inPoint.
Was kann der inPoint Chat-Assistent?
Der inPoint Chat-Assistent ermöglicht es Anwendern, Dokumente und Informationen über natürliche Sprache zu suchen. Er kann Inhalte zusammenfassen, konkrete Fragen zu Dokumenten beantworten und – abhängig von Berechtigungen und Konfiguration – definierte Aktionen im System ausführen.
Auf welchen Ebenen kann der Chat-Assistent eingesetzt werden?
Der Chat-Assistent kann auf System-, Ordner- beziehungsweise Akten- und Dokumentenebene verwendet werden. Dadurch lässt sich festlegen, ob eine Frage das gesamte zugängliche DMS, einen bestimmten Vorgang oder ein einzelnes Dokument betrifft.
Können über den Chat-Assistenten auch Aktionen im DMS ausgeführt werden?
Ja. Bei entsprechender Konfiguration und Berechtigung kann der Chat-Assistent beispielsweise Stammdaten anlegen oder aktualisieren, Erinnerungen erstellen, Dokumente versenden oder definierte Folgeaktionen auslösen.
Wofür wird MCP in inPoint eingesetzt?
Über den inPoint MCP-Server können externe KI-Assistenten und KI-Agenten kontrolliert auf freigegebene Dokumente, Informationen und Funktionen zugreifen. MCP stellt dabei die technische Verbindung bereit und ist selbst kein KI-Agent.
Was unterscheidet die Agentic AI Engine von einem KI-Agenten?
Die Agentic AI Engine ist die in inPoint.Go integrierte Verarbeitungslogik für mehrstufige, klar definierte Prozesse. Ein KI-Agent ist eine eigenständige KI-Anwendung, die ein Ziel verfolgt und dafür verschiedene Datenquellen und Funktionen verwenden kann.
Können über den KI-Chat-Assistenten auch Workflows im DMS gestartet werden?
Ja, bei entsprechender Berechtigung dient der inPoint Chat-Assistent als Bedienelement. Er verarbeitet Befehle wie das Anlegen neuer Kontakte, das Versenden von Freigabeaufforderungen oder das Aktualisieren von Informationen im System und stößt die dahinterliegenden Prozesse im DMS automatisch an. Wie ein virtueller Kollege.
Wie werden Berechtigungen und Datenschutz beim Einsatz des KI-Assistenten berücksichtigt?
Der KI-Assistent arbeitet innerhalb des bestehenden Rechte- und Rollenkonzepts von inPoint. Über den Chat-Assistenten erhalten Anwender ausschließlich Antworten auf Basis der Dokumente und Informationen, für die sie ohnehin berechtigt sind – der KI-Zugriff erweitert keine bestehenden Zugriffsrechte. Auch externe KI-Assistenten und KI-Agenten können über den MCP-Server nur auf die dafür ausdrücklich freigegebenen Daten und Funktionen zugreifen. Welche KI-Modelle und Datenräume dabei eingesetzt werden, hängt von der jeweiligen Konfiguration ab.
