Viele Unternehmen verarbeiten eingehende Post bereits digital. Sie scannen Papierbriefe ein oder empfangen Dokumente direkt per E-Mail. Das spart zwar Platz, ermöglicht den digitalen Zugriff von überall und beschleunigt den Transport im Unternehmen, löst aber ein zentrales Problem noch nicht: Jedes Dokument erfordert weiterhin manuelle Arbeitsschritte. Mitarbeitende müssen alles einzeln lesen, den Inhalt verstehen, Kategorien zuordnen und die Datei am richtigen Ort ablegen.
Dieser Aufwand lässt sich reduzieren, wenn Sie Ihren digitalen Posteingang (auch Posteingangsmanagement oder Digital Mailroom genannt) mit KI automatisieren. Wir erklären hier, wie das bei einem unserer Kunden aus der Energiewirtschaft aussieht: Das inPoint DMS übernimmt dabei nicht nur die Speicherung, sondern versteht Dokumente mit KI inhaltlich und steuert die Verteilung selbstständig.
Vom digitalen zum automatisierten Posteingang
Bei unserem Kunden, ein mittelständisches Energieversorgungsunternehmen, gehen täglich unterschiedliche geschäftliche Dokumente im digitalen Posteingang ein. Ob Rechnungen, Vertragsanpassungen oder einfach nur allgemeine E-Mails – sie mussten alle gesichtet und anschließend an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Trotz des digitalen Dokumenteneingang bleibt eine manuelle Bearbeitung erforderlich, die mit wiederkehrendem Aufwand verbunden ist. Gleichzeitig besteht das Risiko, dass Dokumente verspätet bearbeitet, falsch zugeordnet oder übersehen werden.
Da bereits inPoint DMS im Einsatz war, zielte man darauf ab, den digitalen Posteingang mithilfe künstlicher Intelligenz weitgehend zu automatisieren. Eingehende Dokumente sollen automatisch analysiert und einer festgelegten Kategorie zugeordnet werden. Auf Grundlage dieser Erkennung bestimmt das System die zuständige Abteilung und legt das Dokument im passenden Bereich des Dokumentenmanagementsystems ab. Das entlastet Mitarbeitende von wiederkehrenden Sichtungs-, Sortier- und Ablagetätigkeiten.
Der KI-unterstützte Posteingang in der Praxis
Sobald ein neues Dokument im digitalen Posteingang eingeht, übernimmt inPoint DMS die automatische Posteingangsverarbeitung. Die KI im DMS analysiert den Inhalt, ordnet das Dokument der passenden Kategorie zu und stellt es der richtigen Abteilung zur Verfügung.
So verteilt das System unterschiedliche Eingänge im Betriebsalltag:
- Änderung von Bankdaten: Das System erkennt das Schreiben und ordnet es direkt dem Servicecenter zur Anpassung der Stammdaten zu.
- Einschreiber: Eingehende Einschreiben erkennt das System als solche und leitet sie an das Servicecenter weiter.
- Buchhalterische Inhalte: Eingehende Belege und Rechnungen gelangen ohne Zwischenstopp in die Buchhaltung.
- Abrechnungen: Das DMS legt das Dokument direkt im passenden Bereich für Abrechnungen ab.
- Generalisierte Anfragen: Allgemeine Schreiben ohne spezifische Zuordnung klassifiziert das System als „Diverse Post“ und leitet sie an das Servicecenter weiter.
- Unklare Dokumente: Kann das System den Inhalt nicht eindeutig einer Kategorie zuordnen, legt es das Dokument in eine Prüfmaske für die manuelle Kontrolle. Das verhindert Fehlablagen.
Was brauchen Unternehmen für einen digitalen Posteingang mit KI?
Um den Posteingang mit KI zu automatisieren, schaffen Unternehmen zuerst die digitale Basis. Papierpost digitalisieren sie dafür über eigene Scan-Workflows oder über externe Dienstleister. Aber viel wichtiger als ein Scan-Workflow ist eine zentrale Plattform wie eine Dokumentenmanagementsoftware, die Prozesse steuert und Dokumente revisionssicher speichert. Entscheidend für den Erfolg ist vor allem das Zusammenspiel zwischen KI und Dokumentenmanagement.
Für die automatische inhaltliche Erfassung und sichere Ablage nutzt inPoint DMS folgende Komponenten:
- IDP und Content Understanding: Durch Content Understanding und die Integration von LLMs neben den KI-Technologien IDP (Intelligent Document Processing) und OCR versteht die KI im inPoint DMS Kontext und Inhalte selbst bei unstrukturierten Texten.
- Workflow-Regeln: Das DMS setzt vordefinierte Regeln für Verteilung und Freigabe durch, sodass Folgeprozesse ohne manuelles Zutun starten.
- Sichere Archivierung: inPoint DMS ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Das garantiert eine lückenlose, unveränderbare Archivierung gemäß GoBD in Deutschland sowie den gesetzlichen Vorgaben in Österreich und der Schweiz.
Vorteile von KI in der Posteingangsverarbeitung
Die automatisierte Verarbeitung macht Arbeitsschritte im digitalen Posteingang messbar schneller und verlässlicher:
- Reduzierung manueller Sortier- und Ablagetätigkeiten
- Schnellere Weiterleitung eingehender Dokumente an Fachabteilungen
- Einheitliche Zuordnung nach festgelegten Kategorien
- Kürzere Bearbeitungszeiten für Kunden- und Lieferantenanfragen
- Geringeres Risiko von Fehlablagen oder verloren gegangenen Dokumenten
- Kontrollierter Umgang mit nicht eindeutig erkannten Dokumenten durch gezielte Nachprüfung
- Entlastung der Mitarbeitenden von monotonen Routineaufgaben
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte für Audits
Der Einstieg ins automatisierte Posteingangsmanagement
Der Einstieg gelingt am besten mit wenigen, klar abgrenzbaren Kategorien. Im beschriebenen Fall bei H&S genügen fünf, um den Großteil der eingehenden Post sinnvoll zu verteilen. Wichtig ist, von Anfang an festzulegen, welche Abteilung für welche Kategorie zuständig ist und was mit Dokumenten passiert, die die KI nicht sicher zuordnen kann. Mit der Prüfmaske behalten Mitarbeitende die Kontrolle, auch wenn die Automatisierung den Normalfall übernimmt. Wer die Kategorien anfangs bewusst schlank hält, kann sie später gezielt erweitern, etwa um weitere Dokumentarten oder Zuständigkeiten.
Posteingang im eigenen Unternehmen automatisieren?
In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen ganz unverbindlich, wie inPoint DMS den digitalen Posteingang mit KI automatisiert und Fachabteilungen entlastet.
Demotermin vereinbarenFazit: Posteingangsverarbeitung mit KI
Der KI-Prozess unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Verarbeitung eingehender Geschäftsdokumente. Die künstliche Intelligenz analysiert den Dokumentinhalt und ordnet das Dokument einer der festgelegten Kategorien zu. Damit verarbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang schneller, strukturierter und mit deutlich weniger manuellem Aufwand.
Anika Gladis
Häufige Fragen zur Posteingangsverarbeitung mit KI
Was ist Posteingangsmanagement und wie unterscheidet es sich von einem digitalen Posteingang?
Der digitale Posteingang ist der Eingangskanal, über den Dokumente per E-Mail oder Scan im Unternehmen ankommen. Posteingangsmanagement (auch Digital Mailroom) umfasst zusätzlich, was danach passiert: Dokumente erkennen, kategorisieren, an die zuständige Abteilung leiten und ablegen. Mit KI läuft dieser Teil automatisiert ab.
Wie unterscheidet sich ein intelligenter Posteingang von einer einfachen OCR-Texterkennung?
Eine klassische OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt Bilder oder Scans lediglich in lesbaren Text um. Sie erkennt Buchstaben und Zahlen, versteht jedoch deren Bedeutung nicht. Eine KI-gestützte Lösung wie inPoint DMS kombiniert OCR und IDP (Intelligent Document Processing) mit LLMs (Large Language Models) und Content Understanding. Dadurch erfasst das System den inhaltlichen Kontext eines Dokuments. Es erkennt, ob ein Anschreiben eine Namensänderung, eine Reklamation oder eine Kündigung enthält, und leitet den Vorgang ohne manuelle Vorerfassung an den passenden Folgeprozess weiter.
Wie geht das System mit nicht eindeutig erkannten Dokumenten um?
Erreicht die Erkennungsgenauigkeit der KI bei einem Dokument nicht den definierten Schwellenwert, löst inPoint DMS keinen automatischen Folgeprozess aus. Das Dokument landet stattdessen in einer Prüfmaske zur manuellen Nacharbeit. Ein Mitarbeiter sieht den Eingang, korrigiert die Zuordnung und gibt den Vorgang frei. Durch diese Validierung lernt das System für zukünftige Eingänge dazu und verhindert Fehlablagen.
Ist die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit inPoint DMS GoBD-konform?
Ja. inPoint DMS ist nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt damit die rechtlichen Vorgaben der GoBD in Deutschland sowie die gesetzlichen Anforderungen in Österreich und der Schweiz. Die KI unterstützt lediglich die Klassifizierung und Prozesssteuerung. Das Originaldokument wird ab dem Zeitpunkt des Eingangs unveränderbar, lückenlos und nachvollziehbar im Archiv gespeichert.
Wie lange dauert die Implementierung einer automatisierten Postverarbeitung mit inPoint DMS?
Die Dauer hängt von der Anzahl der gewünschten Kategorien und der Komplexität der bestehenden IT-Landschaft ab. Da inPoint DMS über vordefinierte Schnittstellen zu gängigen ERP- und CRM-Systemen verfügt, lässt sich die Grundstruktur für den digitalen Posteingang schnell einrichten.
Können individuelle Prozesse und Sonderabläufe im inPoint DMS abgebildet werden?
Ja. Im inPoint DMS können Sie verschiedene Workflows abbilden und sowohl einfache als auch mehrstufige, abteilungsübergreifende Prozesse frei konfigurieren. Die KI übernimmt dabei die initiale Klassifizierung des Dokuments und übergibt das Ergebnis an Ihre definierten Regelsätze.
