Kreditkartenabrechnung & digitale Belegerfassung
- Belege direkt vom Smartphone einreichen
- KI erkennt wichtige Metadaten und ordnet Belege automatisch zu
- Prüfsicher dokumentiert für Wirtschaftsprüfung und interne Kontrollen
Je mehr Firmenkreditkarten im Umlauf sind – etwa durch Außendienst, Reisetätigkeit oder Software-Abonnements –, desto größer wird der manuelle Aufwand. Steuerprüfungen und Wirtschaftsprüfungen verlangen zunehmend lückenlose Nachweise. Ein Prozess auf Zuruf und Excel-Basis wird mit wachsender Kartenanzahl kaum noch beherrschbar.
inPoint übernimmt die Sammlung, Analyse, Zuordnung und Prüfung von Kreditkartenbelegen – automatisch verknüpft mit der monatlichen Kreditkartenumsatznachricht. Der Beleg entsteht auf dem Smartphone, der Nachweis entsteht automatisch im Hintergrund.
Der Alltag heute
Kreditkartenbelege kosten jeden Monat Zeit
Mitarbeitende sammeln Belege zur Firmenkreditkarte über den Monat verteilt in E-Mails, Papierform oder auf dem Smartphone. Die Umsatznachricht der Kreditkarte kommt separat. Die Buchhaltung gleicht am Monatsende beides von Hand ab.
Belege liegen verstreut
E-Mail-Postfächer, Papierablagen und Fotos auf dem Handy – Belege tauchen an drei verschiedenen Stellen auf, aber selten dort, wo sie gebraucht werden.
Zuordnung frisst Zeit
Beträge, Daten und Händler müssen manuell mit der Kreditkartenabrechnung abgeglichen werden – bei Auslandsumsätzen und Sammelbuchungen besonders aufwendig.
Nachweise fehlen im Ernstfall
Bei einer Steuerprüfung müssen Belege für Bewirtungen, Teilnehmer und Geschäftszweck oft nachträglich zusammengesucht werden.
Automatisierte Kreditkartenabrechnung und Belegverwaltung mit KI
inPoint verbindet Belege automatisch mit der Kreditkartenabrechnung
Jede Kreditkarte erhält eine eigene digitale Akte mit Karteninformationen, Belegen, Umsatznachrichten und Workflows. Der Nutzen entsteht nicht durch die Ablage, sondern durch die automatische Zuordnung von Beleg zu Kreditkartenumsatz inklusive Freigabe-Workflow für die Buchhaltung.
Funktionen
Was inPoint DMS für Ihre Kreditkartenabrechnung leistet
Digitale Kreditkartenakte
Karteninformationen, Belege, Umsatznachrichten und Workflows sind zentral an einem Ort – jederzeit nachvollziehbar. Zu jeder Kreditkartenposition lässt sich ein Nachweis hinterlegen – für Steuerprüfung, Wirtschaftsprüfung und Compliance.
KI-gestützte Belegerkennung
Es lassen sich mehrere Belege gleichzeitig einreichen – das System verarbeitet sie und ordnet jeden einzeln zu. Datum, Betrag, Händler und Rechnungsinhalte werden automatisch erkannt – auch bei schrägen oder qualitativ schwierigen Fotos.
Automatisches Beleg-Matching
Belege werden automatisch mit den Positionen der Kreditkartenabrechnung verknüpft, ohne manuellen Abgleich. Kunden, Partner, Teilnehmer und Zweck der Ausgabe – der Karteninhaber ergänzt die Angaben direkt in der Akte am Beleg – vollständig für die Prüfung.
Workflow-Unterstützung je nach Prozess oder Land
Über definierte Prozesse bilden Unternehmen ab, ob der Karteninhaber selbst prüft oder die Buchhaltung zuerst informiert wird – passend für Deutschland, Österreich und weitere Standorte oder interne Prozesse.
Sehen Sie, wie automatisierte Kreditkartenabrechnung funktioniert
Zeigen wir Ihnen live, wie ein Beleg vom Smartphone bis zur Freigabe durch inPoint.Go läuft.
Demo anfordernAnwendungsfälle
Für wen sich inPoint’s Kreditkartenabrechnung besonders lohnt
Firmenkreditkarten im Außendienst
Mitarbeitende im Außendienst reichen Belege direkt vom Smartphone ein, ohne Sammelmappen am Monatsende
Reisekosten und Bewirtung
Teilnehmer, Kunden und Geschäftszweck werden direkt am Beleg dokumentiert – vollständig für die Prüfung.
Mehrere Standorte oder Länder
Standardisierte Workflows bilden unterschiedliche Landesprozesse ab, etwa in Deutschland und Österreich.
Unternehmen mit mehreren Kreditkarteninhabern
Jede Karte hat eine eigene digitale Akte; Buchhaltung und Karteninhaber arbeiten mit demselben Stand.
Software-Abonnements über mehrere Kreditkarten
inPoint ordnet wiederkehrende Abo-Belastungen automatisch der richtigen Karte und Abrechnung zu.
Unternehmen mit Compliance- und Prüfungsanforderungen
Revisionssichere Dokumentation erleichtert Steuerprüfungen und Wirtschaftsprüfungen.
Ein durchgängiger Prozess von der Karte bis zur Buchhaltung
Was inPoint von einer klassischen Belegablage unterscheidet
Belege werden nur einmal gespeichert und automatisch zugeordnet
Ein Dokument wird zentral verwaltet und kontextbezogen in verschiedenen Akten angezeigt – ohne Redundanzen.
KI funktioniert auch bei "schwierigen Belegen"
Die Dokumentenanalyse liefert auch bei verzerrten oder qualitativ nicht perfekten Fotos wie Scans und unscharfen Fotos zuverlässige Ergebnisse.
Ein durchgängiger Prozess statt Insellösung
Vom Smartphone über den E-Mail-Eingang, die Dokumentenanalyse und das Matching bis zum Workflow für die Buchhaltung läuft alles auf einer Plattform.
Automatisierte Belegerfassung
Weniger Suchen, schnellere Prüfung, lückenlose Nachweise
Der Aufwand sinkt spürbar – für Mitarbeitende genauso wie für die Buchhaltung:
- Jeder Beleg wird nur einmal gespeichert – zentral verwaltet und kontextbezogen in der jeweiligen Akte angezeigt
- Schnellere Prüfung durch automatisches Matching statt manueller Suche
- Vollständiger Nachweis für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
- Standardisierte Prozesse über alle Standorte hinweg
Digitalisieren Sie Ihre Kreditkartenabrechnung
Reduzieren Sie manuellen Aufwand in der Buchhaltung und schaffen Sie lückenlose Nachweise – mit inPoint.Go.
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Mehr InformationenHäufige Fragen zur Kreditkartenabrechnung mit inPoint
Was ist inPoint.Go für die Kreditkartenabrechnung?
Go ist die Cloud-Lösung der inPoint Plattform für die automatisierte Erfassung, Analyse, Zuordnung und Prüfung von Belegen zur Firmenkreditkarte.
Für welche Unternehmen ist die Lösung gedacht?
Für Unternehmen mit Firmenkreditkarten, Außendienst, Reisetätigkeit, Bewirtungskosten oder Software-Abonnements.
Besonders geeignet sind mittelständische Unternehmen mit mehreren Kreditkarteninhabern, Reisekostenprozessen oder Compliance-Anforderungen – in der Regel ab etwa fünf Mitarbeitenden bzw. ab drei Kreditkarten-Nutzer:innen. Für Einzelunternehmer lohnt sich der Funktionsumfang aktuell selten – die Systemkosten verteilen sich auf zu wenige Nutzer:innen, und viele Workflow-Funktionen werden nicht benötigt.
Wie unterscheidet sich inPoint zu Firmenkreditkartenanbietern, die auch Belegerfassung anbieten?
Während Kreditkarten-Apps nur Transaktionen einer Karte abdecken, zentralisiert ein DMS wie inPoint alle Unternehmensbelege unabhängig von der Zahlungsart (Rechnung, Bar, verschiedene Kreditkarten). Dazu garantiert es die revisionssichere Langzeitarchivierung, sodass Unternehmen automatisch prüfungssicher und konform mit GoBD und GeBüV (Schweiz) arbeiten.
Wie werden Belege erfasst?
Per Foto oder Scan vom Smartphone oder per E-Mail an ein definiertes Postfach.
Wie funktioniert die automatische Zuordnung?
Über Absenderadresse, definierte Mapping-Felder oder Tags im E-Mail-Betreff wird der Beleg der richtigen Kreditkarte zugeordnet.
Mit welchen Tools arbeitet die Software zusammen?
inPoint integriert sich unter anderem in Microsoft 365, SAP sowie gängige ERP- und CRM-Systeme.
Wie wird mit Daten und Sicherheit umgegangen?
inPoint ist ein europäischer Hersteller mit europäischer Datenhaltung, DSGVO- und GoBD-konform, wahlweise als Cloud-, Hybrid- oder On-Premise-Lösung.
Was ist das Preismodell?
Wirtschaftlich sinnvoll ist der Einsatz ab ca. drei Nutzer:innen, da Instanzkosten und Zusatzmodule wie KI und revisionssicherer Speicher einen Mindestpreis verursachen. Preise finden sie hier.
Gibt es eine Testphase oder Demo?
Ja, Interessierte können eine Produkt-Demo anfordern.