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Stephan Gehling
- Archivierung
E-Mail-Archivierung ist ein kritisches Element in der Informationsstrategie jedes Unternehmens, das oft unterschätzt wird. In einer Zeit, in der der Informationsfluss das Lebensblut organisatorischer Prozesse bildet, stellen E-Mails ein unersetzliches Zeugnis geschäftlicher Transaktionen und Entscheidungen dar.
Laut Statista nutzt mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung – etwa 4 Milliarden Menschen – täglich einen E-Mail-Service. Es wird sogar erwartet, dass diese Zahl bis 2025 auf 4,6 Milliarden Menschen steigt. Das ist einer der Gründe, warum jeden Tag mehr als 306 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen werden, so Statista.
In diesem Kontext bestehen seit Längerem gesetzliche Regelungen in der DACH-Region zur Archivierung von E-Mails.
Um diesen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, setzen viele Organisationen deshalb zunehmend auf moderne E-Mail-Archivierungslösungen.
Dieser Artikel taucht in die Welt der E-Mail-Archivierung ein, erklärt ihre Bedeutung, beleuchtet die rechtlichen Anforderungen und bietet praktische Tipps für die Implementierung einer effektiven Mail Archivierungssoftware.
Ob Sie ein IT-Profi sind, der nach Best Practices sucht, oder ein Geschäftsinhaber, der die Compliance sicherstellen möchte – die richtige Archivierung ist der Schlüssel zur Sicherung Ihrer digitalen Korrespondenz.
Legen wir los!
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
E-Mail-Archivierung: Definition
E-Mail-Archivierung definiert sich durch das systematische Speichern und den Schutz von E-Mails sowie deren Anhängen. In der modernen Geschäftswelt haben E-Mails traditionelle Kommunikationsformen wie Fax und Brief nahezu vollständig ersetzt. Sie bilden oft den einzigen Nachweis für geschäftliche Korrespondenzen, was ihre Bewahrung umso wichtiger macht.
In Ländern wie Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH-Region) existieren spezifische gesetzliche Vorgaben zur Mail Archivierung, die Unternehmen dazu verpflichten, ihren geschäftlichen Schriftverkehr zu archivieren. Dies schließt ausnahmslos alle geschäftlichen E-Mails und deren Anhänge mit ein, um sowohl die Compliance zu wahren als auch die historische Integrität der Unternehmenskommunikation zu sichern.
Mails Archivieren: Archivierungspflicht
In Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung schreibt die Archivierungspflicht vor, dass Unternehmen in der DACH-Region dazu verpflichtet sind, sämtliche E-Mails, die für das Geschäft relevant sind, aufzubewahren. Dies umfasst nicht nur die Kommunikation, die offensichtlich geschäftsbezogen ist, wie Vertragsverhandlungen und Rechnungsstellungen, sondern auch solche, die zur Geschäftsabwicklung beitragen oder rechtliche Relevanz besitzen könnten.
Hinzu kommt, dass auch E-Mails und Datei-Anhänge mit steuerrechtlichem Bezug einer Archivierungspflicht unterliegen.
E-Mails, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, interne E-Mails, Werbe-E-Mails und Spam-E-Mails müssen nicht archiviert werden.
Abgesehen von den Aufbewahrungspflichten bestehen für E-Mails und Datei-Anhänge auch gesetzlich festgesetzte Aufbewahrungsfristen.
Hier entlang für mehr Informationen zum Thema „Aufbewahrungspflichten“.
E-Mail-Archivierung: gesetzliche Vorgaben
Die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland sind in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt.
Diese Vorgaben basieren auf den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine rechtskonforme Dokumentation und Aufbewahrung geschäftlicher Kommunikation verlangen.
Die GoBD präzisieren, dass E-Mails, die geschäftskritische Informationen enthalten, als Teil der Unternehmensführung zu behandeln sind. Dies bedeutet, dass sie mit der gleichen Sorgfalt wie traditionelle Buchführungsunterlagen zu archivieren sind.
Darüber hinaus können je nach Unternehmensart, Branche und anderen spezifischen Bedingungen weitere gesetzliche Regelungen relevant sein, die zusätzliche Archivierungspflichten mit sich bringen. Somit müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Mail-Archivierungssysteme den komplexen Anforderungen entsprechen.
Mehr Informationen zur revisionssicheren Archivierung finden sie in unserem Beitrag.
Wie und wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen geben vor, dass diese E-Mails so gespeichert werden müssen, dass ihre Echtheit und Integrität gewährleistet sind und sie im Originalzustand, unveränderbar und vollständig, für die gesamte Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Diese Fristen variieren je nach Land und Art des Dokuments, jedoch ist gemeinhin eine Mindestaufbewahrungszeit von sechs bis zehn Jahren üblich.
Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Informationen innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar und lesbar gemacht werden können, was eine effiziente und strukturierte Vorgehensweise bei der Archivierung erfordert.
Wenn Sie einen Cloud-Dienst nutzen, befinden sich Ihre Daten auf dem System des Anbieters – dieser übernimmt auch die Wartung und die Sicherung Ihrer Daten.
Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter Ihre Anforderungen im Hinblick auf Verfügbarkeit und Sicherheit erfüllt.
Darüber hinaus empfehlen wir, Ihr E-Mail-Archiv auf Ihren eigenen physischen Servern verfügbar zu halten.
Wenden Sie sich gerne jederzeit an uns, wenn Sie mehr Informationen benötigen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch wünschen!
Vorteile bei der Archivierung von E-Mails
Gesetzliche Vorschriften
Die E-Mail-Archivierung unterstützt Sie dabei, E-Mails und Datei-Anhänge rechts- und revisionssicher über einen langen Zeitraum hinweg sicher und zugänglich aufzubewahren.
Auch bei eDiscovery-Szenarien kann die E-Mail-Archivierung hilfreich sein, etwa bei Gerichtsverfahren, bei denen E-Mails und Datei-Anhänge als Beweismittel zeitlich zur Verfügung gestellt werden müssen.
Das kommt primär Organisationen in stark regulierten Branchen – wie etwa im öffentlichen Dienst, Rechtswesen, Finanzdienstleistern und Gesundheitswesen – zugute.
Schutz vor Datenverlusten
Kritische Daten können verloren gehen, wenn Mitarbeiter E-Mails willkürlich oder versehentlich löschen, oder wenn die Mailbox eines ehemaligen Mitarbeiters gelöscht wird.
Zudem kann es sein, dass Ihre E-Mail-Server ausfallen, oder dass Ihr E-Mail-Dienstleister eine längere Ausfallzeit hat.
Mit einem gut eingestellten E-Mail-Archiv stehen Ihnen jedoch alle relevanten E-Mails, mitsamt ihren Datei-Anhängen, jederzeit griffbereit zur Verfügung.
So bleiben Sie stets unabhängig von Ihren E-Mail-Servern und E-Mail-Dienstleistern, und können Ihre Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung weiterführen.
Postfachkontingente
Nicht selten kommt es vor, dass Microsoft Outlook sich meldet und angibt, dass Ihr Postfach voll ist.
Sobald dieser Fall eintritt, können Sie keine neuen E-Mails mehr empfangen, was nicht nur ärgerlich, sondern auch zeitraubend ist.
Damit Sie weiterarbeiten können, müssen Sie sich nämlich nun daran machen, etliche E-Mails und Datei-Anhänge einzeln zu löschen.
Mit einer E-Mail-Archivierung gehören Postfachkontingente und solche Situationen der Vergangenheit an.
Effizienz & Produktivität
Durch eine E-Mail-Archivierungslösung wird das Datenvolumen auf Ihren E-Mail-Servern stets minimiert.
Im Umkehrschluss führt das zu kürzeren Backup- und Wiederherstellungszeiten.
Des Weiteren können Mitarbeiter mit einer Archivierungslösung E-Mails und Datei-Anhänge nicht nur selbstständig wiederherstellen, sondern auch ganz einfach nach archivierten E-Mails und Datei-Anhängen suchen.
So kann gleichzeitig die Belastung Ihrer IT-Abteilung signifikant reduziert und Ihre organisationsweite Produktivität gesteigert werden.
PST-Dateien
Neben vollen Postfächern sind auch beschädigte PST-Dateien ein echtes Ärgernis im Arbeitsalltag.
Wenn die PST-Dateien gesichert wurden, ist es möglich, diese Mithilfe Ihrer IT-Abteilung wiederherzustellen.
PST-Dateien sind jedoch sehr fehleranfällig, welches Ihre IT-Abteilung zusätzlich belasten kann.
Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können PST-Dateien zentral an einem Ort Ihrer Wahl archiviert werden.
Wird eine PST-Datei beschädigt, kann sie von jedem Mitarbeiter unkompliziert wiederhergestellt werden, ohne dabei Ihre IT-Abteilung mit Tickets zu überhäufen.
Müssen kleine Unternehmen auch Mails archivieren?
Die gesetzlich verankerte Aufbewahrungspflicht macht keinen Unterschied hinsichtlich der Größe eines Unternehmens.
Jeder Gewerbetreibende, ob großes Unternehmen oder Einzelunternehmer, muss entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, wie sie in den GoBD festgehalten sind, seine E-Mail-Kommunikation ordnungsgemäß archivieren.
Kleinere Unternehmen stehen hierbei oft vor größeren Herausforderungen, da ihnen in der Regel die personellen Ressourcen fehlen, um den komplexen Anforderungen nachzukommen.
Hier setzt die Digitalisierung an: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der E-Mail-Archivierung, können auch kleinere Betriebe effizienter werden, Compliance sicherstellen und gleichzeitig wertvolle Arbeitszeit freisetzen, die stattdessen in das Kerngeschäft investiert werden kann.
Technologische Lösungen bieten somit nicht nur Compliance, sondern auch einen strategischen Vorteil in der Geschäftswelt.
Die richtige E-Mail Archivierung Software
Die Implementierung einer rechtlich konformen Archivierungssoftware, auch für E-Mails, ist ein vielschichtiger Prozess, bei dem die Wahl der richtigen Software lediglich den Anfang darstellt.
Der Begriff “Revisionssicherheit” impliziert eine umfassende Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben, was nicht allein durch den Einsatz einer Softwarelösung gewährleistet werden kann. Stattdessen ist es erforderlich, ein ganzheitliches Konzept zu entwickeln, das auch die verwendete Hardware und die internen Geschäftsprozesse einschließt.
Die E-Mail Archivierungssoftware von H&S, inPoint CSE für Microsoft Exchange, bietet eine solide Grundlage für die revisionssichere Archivierung von E-Mails und Dokumenten gemäß der GoBD.
Darüber hinaus ist es von großem Wert, sich von Experten beraten zu lassen, die nicht nur die Softwarelösung selbst, sondern auch die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen unterstützen können.
Die Flexibilität, sowohl lokale Exchange On-Premises-Umgebungen als auch Cloud-basierte Dienste wie Exchange Online oder Microsoft 365 zu unterstützen, ist ein entscheidender Vorteil für Unternehmen, die eine E-Mail-Archivierung suchen.
Dieser umfassende Ansatz ermöglicht es Organisationen, ihre bestehende Infrastruktur zu nutzen und gleichzeitig die Vorteile der Cloud, wie Skalierbarkeit und Zugänglichkeit, zu genießen. Unabhängig von der gewählten Umgebung stellt diese Unterstützung sicher, dass die E-Mail-Archivierung effizient, sicher und gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen erfolgt.
So können Unternehmen, die sich für unsere Archivierungslösungen entscheiden, die Gewissheit haben, dass ihre E-Mail-Kommunikation professionell gesichert und für den notwendigen Zeitraum aufbewahrt wird, was zu einem beruhigenden Gefühl der Compliance und Sicherheit führt.
Übrigens, die Heilig und Schubert Software AG stellt Ihnen sowohl für Microsoft Exchange als auch für HCL Domino eine E-Mail-Archivierungslösung zur Verfügung.
Fazit
E-Mails sind und werden in Zukunft immer wichtiger für die private und geschäftliche Kommunikation.
In diesem Zusammenhang bestehen seit Längerem gesetzliche Regelungen in der DACH-Region zur Archivierung von E-Mails und ihren Datei-Anhängen.
Um diesen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, setzen viele Organisationen deshalb zunehmend auf moderne E-Mail-Archivierungslösungen.
E-Mail-Archivierungslösungen stehen Ihnen sowohl On-Premise als auch als Cloud-Offering zur Verfügung – ganz nachdem, welche Anforderungen Sie haben.
Wenn Sie eine E-Mail-Archivierungslösung einsetzen, genießen Sie viele Vorteile – von der gesetzlichen Compliance bis zu einem vereinfachten Umgang mit PST-Dateien.
Wir haben Ihr Interesse an einer E-Mail-Archivierungslösung geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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