Laut Statista nutzt mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung – etwa 4 Milliarden Menschen – täglich einen E-Mail-Service.
Es wird sogar erwartet, dass diese Zahl bis 2025 auf 4,6 Milliarden Menschen steigt.
Das ist einer der Gründe, warum jeden Tag mehr als 306 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen werden, so Statista.
Das Unternehmen geht auch davon aus, dass dieser Trend weiter zunehmen wird, da die E-Mail-Nutzung von 2018 bis 2023 voraussichtlich um 2–3 % pro Jahr steigen wird.
In diesem Kontext bestehen seit Längerem gesetzliche Regelungen in der DACH-Region zur Archivierung von E-Mails.
Um diesen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, setzen viele Organisationen deshalb zunehmend auf moderne E-Mail-Archivierungslösungen.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, was genau die E-Mail-Archivierung ist, was sie umfasst und welche Vorteile sie mit sich bringt.
Legen wir los!
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
E-Mail Archivierung: Definition
E-Mails haben den klassischen Schriftwechsel wie Fax oder Brief größtenteils abgelöst.
Deshalb stellen sie meistens auch den alleinigen Nachweis für die geschäftliche Kommunikation dar.
Angesichts dessen bestehen in der DACH-Region gesetzliche Vorgaben, die Organisationen zur Archivierung ihres geschäftlichen Schriftverkehrs, also auch E-Mails inkl. ihren Anhängen, verpflichten.
Bei der E-Mail-Archivierung geht es also hauptsächlich um das systematische Speichern und Schützen von E-Mails und angehängten Dateien.
Ziel ist es, dass E-Mails und Datei-Anhänge zukünftig von internen und externen Stakeholdern über eine Suchfunktion schnell gefunden werden können.
Wie und wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
In Deutschland, Österreich und der Schweiz müssen alle verschickten und empfangenen E-Mails inkl. ihren Datei-Anhängen, die einem Handelsbrief entsprechen, rechts- und revisionssicher abgespeichert werden.
Das sind hauptsächlich E-Mails und Datei-Anhänge, die der Geschäftskorrespondenz einer Organisation dienen.
Hinzu kommt, dass auch E-Mails und Datei-Anhänge mit steuerrechtlichem Bezug einer Archivierungspflicht unterliegen.
E-Mails, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, interne E-Mails, Werbe-E-Mails und Spam-E-Mails müssen nicht archiviert werden.
Abgesehen von den Aufbewahrungspflichten bestehen für E-Mails und Datei-Anhänge auch gesetzlich festgesetzte Aufbewahrungsfristen.
Hier entlang für mehr Informationen zum Thema „Aufbewahrungspflichten“.
Wenn Sie einen Cloud-Dienst nutzen, befinden sich Ihre Daten auf dem System des Anbieters – dieser übernimmt auch die Wartung und die Sicherung Ihrer Daten.
Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter Ihre Anforderungen im Hinblick auf Verfügbarkeit und Sicherheit erfüllt.
Überdies empfehlen wir, Ihr E-Mail-Archiv auf Ihren eigenen physischen Servern verfügbar zu halten.
Übrigens, die Heilig und Schubert Software AG stellt Ihnen sowohl für Microsoft Exchange als auch für IBM Domino eine E-Mail-Archivierungslösung zur Verfügung.
Wenden Sie sich gerne jederzeit hier an uns, wenn Sie mehr Informationen benötigen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch wünschen!
E-Mail-Archivierung: Vorteile
Gesetzliche Vorschriften
Die E-Mail-Archivierung unterstützt Sie dabei, E-Mails und Datei-Anhänge rechts- und revisionssicher über einen langen Zeitraum hinweg sicher und zugänglich aufzubewahren.
Auch bei eDiscovery-Szenarien kann die E-Mail-Archivierung hilfreich sein, etwa bei Gerichtsverfahren, bei denen E-Mails und Datei-Anhänge als Beweismittel zeitlich zur Verfügung gestellt werden müssen.
Das kommt primär Organisationen in stark regulierten Branchen – wie etwa im öffentlichen Dienst, Rechtswesen, Finanzdienstleistern und Gesundheitswesen – zugute.
Schutz vor Datenverlusten
Kritische Daten können verloren gehen, wenn Mitarbeiter E-Mails willkürlich oder versehentlich löschen, oder wenn die Mailbox eines ehemaligen Mitarbeiters gelöscht wird.
Zudem kann es sein, dass Ihre E-Mail-Server ausfallen, oder dass Ihr E-Mail-Dienstleister eine längere Ausfallzeit hat.
Mit einem gut eingestellten E-Mail-Archiv stehen Ihnen jedoch alle relevanten E-Mails, mitsamt ihren Datei-Anhängen, jederzeit griffbereit zur Verfügung.
So bleiben Sie stets unabhängig von Ihren E-Mail-Servern und E-Mail-Dienstleistern, und können Ihre Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung weiterführen.
Postfachkontingente
Nicht selten kommt es vor, dass Microsoft Outlook sich meldet und angibt, dass Ihr Postfach voll ist.
Sobald dieser Fall eintritt, können Sie keine neuen E-Mails mehr empfangen, was nicht nur ärgerlich, sondern auch zeitraubend ist.
Damit Sie weiterarbeiten können, müssen Sie sich nämlich nun daran machen, etliche E-Mails und Datei-Anhänge einzeln zu löschen.
Mit einer E-Mail-Archivierungslösung gehören Postfachkontingente und solche Situationen der Vergangenheit an.
Effizienz & Produktivität
Durch eine E-Mail-Archivierungslösung wird das Datenvolumen auf Ihren E-Mail-Servern stets minimiert.
Im Umkehrschluss führt das zu kürzeren Backup- und Wiederherstellungszeiten.
Des Weiteren können Mitarbeiter mit einer Archivierungslösung E-Mails und Datei-Anhänge nicht nur selbstständig wiederherstellen, sondern auch ganz einfach nach archivierten E-Mails und Datei-Anhängen suchen.
So kann gleichzeitig die Belastung Ihrer IT-Abteilung signifikant reduziert und Ihre organisationsweite Produktivität gesteigert werden.
PST-Dateien
Neben vollen Postfächern sind auch beschädigte PST-Dateien ein echtes Ärgernis im Arbeitsalltag.
Wenn die PST-Dateien gesichert wurden, ist es möglich, diese Mithilfe Ihrer IT-Abteilung wiederherzustellen.
PST-Dateien sind jedoch sehr fehleranfällig, welches Ihre IT-Abteilung zusätzlich belasten kann.
Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können PST-Dateien zentral an einem Ort Ihrer Wahl archiviert werden.
Wird eine PST-Datei beschädigt, kann sie von jedem Mitarbeiter unkompliziert wiederhergestellt werden, ohne dabei Ihre IT-Abteilung mit Tickets zu überhäufen.
Fazit
E-Mails sind und werden in Zukunft immer wichtiger für die private und geschäftliche Kommunikation.
In diesem Zusammenhang bestehen seit Längerem gesetzliche Regelungen in der DACH-Region zur Archivierung von E-Mails und ihren Datei-Anhängen.
Um diesen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, setzen viele Organisationen deshalb zunehmend auf moderne E-Mail-Archivierungslösungen.
E-Mail-Archivierungslösungen stehen Ihnen sowohl On-Premise als auch als Cloud-Offering zur Verfügung – ganz nachdem, welche Anforderungen Sie haben.
Wenn Sie eine E-Mail-Archivierungslösung einsetzen, genießen Sie viele Vorteile – von der gesetzlichen Compliance bis zu einem vereinfachten Umgang mit PST-Dateien.
Wir haben Ihr Interesse an einer E-Mail-Archivierungslösung geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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