Archivierung von Kanälen und Teams in Microsoft Teams: Notwendigkeit und Lücken

Stephan Gehling
November 9, 2023
Archivierung

Microsoft Teams hat sich als unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit in Unternehmen bewährt. Nach Abschluss eines Projekts oder einer Aufgabe steht jedoch oft die Frage im Raum: Wie sollte mit den hinterlassenen Daten oder abgeschlossenen Projekten jetzt umgegangen werden? Wie kann ich meinen Teams Kanal archivieren und wenn ja, was ist zu beachten?

Die native Archivierungsfunktion in Microsoft Teams bietet hier einen Kompromiss, der die Notwendigkeit der Aufbewahrung mit der Praktikabilität der Datenreduktion verbindet. So scheint es zumindest auf den ersten Blick. Doch was steckt wirklich hinter der neuen Funktion von Microsoft um Kanäle archivieren zu können und kann sie auch Compliance Anforderungen erfüllen?

Archivieren von einem Team und Kanal in Microsoft Teams

Die Archivierung innerhalb von Microsoft Teams zielt darauf ab, die Arbeitsumgebung klar und effizient zu halten. Zu viele gleichzeitig aktive Teams können zu einer Informationsüberflutung und Chaos führen.

Ein Team und dessen Kanäle, sollten daher durch den Teambesitzer archiviert werden, sobald der Zweck, für den das Team erstellt wurde – sei es ein Projekt, eine Aufgabe oder ein thematischer Austausch – erreicht ist. Diese Vorgehensweise signalisiert den Mitgliedern deutlich, dass keine weiteren Aktionen erforderlich sind und das Team in einen Ruhezustand versetzt werden kann.

Teams und Kanäle archivieren statt löschen

Das Löschen von Teams und deren Inhalten ist oft weder praktisch noch gesetzlich zulässig. Die Archivierungsfunktion schafft eine wertvolle Zwischenlösung. Gespeicherte Daten können bei Bedarf, schnell wieder zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig wird vermieden, dass Nutzer und Administratoren den Überblick verlieren, was bei einer steigenden Anzahl inaktiver, aber nicht archivierter Teams passieren könnte.

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Herausforderungen bei der nativen Archivierung von Microsoft

Das Archivieren von Daten, auch bei MS Teams in Teams und Kanälen, schützt die Inhalte vor Veränderungen, allerdings gibt es Schlupflöcher bei der eingebauten “Archiv”-Funktionalität :

Zugriffskontrolle

Eigentümer können weiterhin auf SharePoint zugreifen und Änderungen vornehmen, was die Effektivität der Archivierung untergräbt. Die Integration von Apps wie zum Beispiel der MS Planner bleibt ebenso unberührt, was zu weiteren Aktivitäten innerhalb archivierter Teams führen kann.

Statische Archivierung

Auch wurde erwähnt dass der archivierte Kanal aus der Liste der aktiven Teams und Channels entfernt wird und es keine Aktionen mehr zugelassen werden. Es handelt sich hierbei um eine statische Archivierung, die keine kontinuierlichen Updates zulässt und somit einen endgültigen Zustand der Datenkonservierung darstellt.

Für Unternehmen, die eine kontinuierliche Archivierung benötigen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen oder eine lückenlose Dokumentation der Kommunikation sicherzustellen, könnte dies eine Einschränkung darstellen.

Compliance und Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherheit sind zentrale Aspekte in der heutigen Zeit. Hier bieten Drittanbieter-Tools zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die für viele Unternehmen unverzichtbar sind. Die native Lösung von Microsoft stellt eine solide Basis dar, aber Drittanbieter-Tools ergänzen diese um wichtige Features.

Warum Drittanbieter weiterhin relevant sind

Die Einführung der nativen Funktion bei Microsoft Teams, um nun auch Teams archivieren zu können, markiert einen wichtigen Meilenstein für die effiziente Verwaltung von einzelnen Teams und Kanälen in Unternehmen. Allerdings reichen die Basisfunktionen nicht immer aus, um die spezifischen Anforderungen vieler Unternehmen zu erfüllen. Aus diesem Grund haben sich Drittanbieter-Lösungen wie die Teams Online Archivierung (inPoint.TOA) von H&S etabliert, die über die Basisfunktionalität der nativen Lösungen hinausgehen.

Der Mehrwert von inPoint.TOA

Hier sind einige Merkmale, die inPoint.TOA von der Standard-Archivierungsfunktion von Microsoft Teams abheben:

Kontinuierlicher Export Ihrer Teams und Kanäle

inPoint.TOA hebt sich von der nativen Funktion Teams archivieren zu können durch die Möglichkeit des kontinuierlichen Exports ab. Während die native Archivierung häufig nur eine punktuelle, statische Datenkonservierung zum Zeitpunkt der Archivierung erlaubt, kann inPoint.TOA Daten fortlaufend und in Echtzeit sichern. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die sich in einem dynamischen Markt bewegen und in denen kontinuierliche Aktualisierungen sowie der Zugriff auf historische Daten entscheidend für Geschäftsentscheidungen und Compliance Anforderungen sind.

Export gelöschter Beiträge in Team Kanälen

inPoint.TOA ermöglicht es den Nutzern, bei der Archivierung von einem Team auch gelöschte Beiträge mit einzubeziehen. Im Gegensatz zur nativen Archivierungslösung von Teams, bei der gelöschte Beiträge nicht mehr zugänglich sind, stellt diese Funktion sicher, dass Unternehmen ein vollständiges Bild aller Aktivitäten, einschließlich der gelöschten Inhalte, erhalten. Dies ist besonders relevant für Compliance Gründe und interne Untersuchungen, bei denen jeder Aspekt der Kommunikation von Bedeutung sein kann.

Historie geänderter Inhalte in Team Kanälen

Ein weiterer signifikanter Vorteil von inPoint.TOA ist die Fähigkeit, die Historie von geänderten Team Inhalten zu exportieren. Während die Standard-Archivierung in Teams lediglich den letzten Stand eines Beitrags erfasst, ermöglicht inPoint.TOA eine lückenlose Dokumentation aller Versionen eines Dokuments oder einer Nachricht. Diese vollständige Historie ist für das Versionsmanagement und die Nachverfolgung von Änderungen essentiell, was wiederum für Audits und rechtliche Nachweise von hoher Wichtigkeit ist.

Flexible Exportziele Ihrer Teams und Kanäle

inPoint.TOA bietet eine hohe Flexibilität bei der Wahl des Exportziels Ihres Teams. Nutzer können definieren, ob Daten auf SharePoint, OneDrive, Azure File Share oder sogar auf S3-Speicherdiensten exportiert werden sollen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Archivierungsstrategie an ihre spezifische IT-Infrastruktur und ihre Bedürfnisse hinsichtlich des Datenmanagements anzupassen. Die Möglichkeit, Daten in unterschiedliche Cloud-Speicher zu exportieren, eröffnet auch die Chance, die Datensicherung zu diversifizieren und die Datenwiederherstellung zu optimieren.

Fein abgestimmte Zugangskontrolle

Datenschutz und Vertraulichkeit haben in der heutigen Geschäftswelt oberste Priorität. inPoint.TOA bietet fein abgestimmte Zugangskontrollen, die es ermöglichen, genau festzulegen, wer Zugriff auf archivierte Daten hat. Dies geht über die einfache Berechtigungsvergabe hinaus, die in vielen Standardlösungen zu finden ist, und bietet Unternehmen die Möglichkeit, strenge Datenschutzrichtlinien durchzusetzen und sensitive Informationen zu schützen.

Anbindung an Dokumentenmanagement Systeme

Eine nahtlose Integration in bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ist ein weiterer Vorteil von inPoint.TOA. Diese Anbindung ermöglicht eine revisionssichere Speicherung von Daten, was nicht nur Compliance mit gesetzlichen Vorschriften erleichtert, sondern auch die Datenintegrität gewährleistet. Die Integration in DMS erlaubt zudem eine effizientere Datenverwaltung und erleichtert den Zugriff sowie die Wiederherstellung von Daten.

Vereinfachter Datenexport und Datenteilung

Die Bereitstellung von Tools für einen vereinfachten Datenexport und die Teilung von Informationen ist für die interne und externe Zusammenarbeit unerlässlich. inPoint.TOA erlaubt es Unternehmen, Daten problemlos zu exportieren und zu teilen, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen verbessert. Dies erleichtert nicht nur die interne Kommunikation und Projektarbeit, sondern kann auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern von Vorteil sein, da Informationen schnell und sicher ausgetauscht werden können.

Teams Kanal - Gelöschte Nachrichten exportieren

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Schlussfolgerung für Unternehmen

Die Archivierungsfunktion in Microsoft Teams, Kanäle und Teams archivieren zu können, ist ein Schritt in Richtung einer vereinfachten Datenverwaltung. Die anhaltende Relevanz von Drittanbieter-Lösungen zeigt jedoch, dass eine umfassende Archivierungsstrategie möglicherweise eine Kombination aus nativen und zusätzlichen Tools erfordert, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Unternehmen stehen vor der Entscheidung, welche Lösung oder Kombination von Lösungen die Balance zwischen Zugänglichkeit, Sicherheit und Compliance am besten hält.

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Stephan Gehling

Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.

Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.

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