Verträge bilden die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung und sind unerlässlich für den reibungslosen Ablauf von geschäftlichen Transaktionen. Ein gut verwaltetes Vertragsmanagement ist von großer Bedeutung, um die Einhaltung dieser Verträge sicherzustellen, potenzielle Risiken zu minimieren und die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Eine einheitliche und übersichtliche Vertragsmanagement Software spielt dabei eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn es um das effiziente Dokumentenmanagement geht. Sie ermöglicht eine zentrale Speicherung, einfache Suche und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf alle Vertragsdokumente. Darüber hinaus bietet eine Software für Vertragsmanagement automatisierte Funktionen zur Überwachung von Fristen, zur Verwaltung von Änderungen und zur nahtlosen Zusammenarbeit bei der Vertragsfreigabe.
Vertragsmanagement: Digitales Contract Management erklärt
Unsere Lösung: Digitale Vertragsmanagement Software
Ein effektives Vertragsmanagement (engl. contract management) ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. Unternehmen jeder Größe und Branche sind auf gut organisierte Verträge angewiesen, um rechtliche Verpflichtungen, Zahlungsbedingungen, Lieferfristen und andere wichtige Vereinbarungen zu regeln.
Doch oft stellen Unternehmen fest, dass sie keine einheitliche und übersichtliche Software für ihr Vertragsmanagement besitzen. Dies führt zu Problemen wie schwer auffindbaren Verträgen, manuellen Aktualisierungen, fehlenden Erinnerungsfunktionen für Fristen und ineffizienten Freigabeprozessen. All diese Aspekte erschweren den Arbeitsprozess erheblich und können zu Missverständnissen, Verzögerungen und rechtlichen Risiken führen.
Moderne Lösungen wie inPoint für digitales Vertragsmanagement unterstützen Unternehmen dabei, ihre Aufgaben und Vertragsdokumente effizient zu verwalten, den Überblick zu behalten und die Compliance zu gewährleisten.
Zentrale Vertragsablage
Mit unserer digitalen Vertragsmanagement-Software inPoint bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Verträge übersichtlich, einheitlich und in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen aufbewahrt werden.
Durch die zentrale Speicherung haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Vertragsdokumente. Sie müssen nicht mehr verschiedene Dateiordner durchsuchen oder nach verstreuten Papierdokumenten suchen. Stattdessen können Sie alle Verträge in inPoint hochladen und entsprechend kategorisieren, um sie leicht wiederzufinden.
Effiziente Vertragsverwaltung
Mit unserem digitalen Vertragsmanagement haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge effizient zu verwalten und zu vereinfachen. Unser System unterstützt Sie in allen Phasen des Vertragsmanagements, von der Erstellung über die Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Archivierung.
Optionale Workflows unterstützen die Implementierung standardisierter und automatisierter Prozesse in Ihrem Vertragsmanagement. Dadurch können Sie den Vertragsbearbeitungsprozess optimieren, die Effizienz steigern und Fehler reduzieren.
Revisionssichere Vertragsmanagement Software
Wir legen großen Wert auf den rechtssicheren Schutz Ihrer hypersensiblen digitalen Dokumente gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unsere Software erfüllt die Anforderungen der DSGVO und bietet zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung und Zugriffsbeschränkungen.
Darüber hinaus wurde die Rechtskonformität von inPoint gemäß IDW PS 880 bestätigt, was unsere Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen belegt. Ihre Daten sind bei uns in guten Händen.
Contract Lifecycle Management: Der Vertragslebenszyklus
Ein Vertrag durchläuft während seines Lebenszyklus, auch als “Contract Lifecycle” bezeichnet, verschiedene Stationen. Diese Stationen repräsentieren die unterschiedlichen Phasen, die ein digitaler Vertrag von der Erstellung bis zur Erfüllung oder Beendigung durchläuft.
Vertragsvorbereitung
In dieser Phase wird der Vertrag vorbereitet, einschließlich der Festlegung der Vertragsbedingungen, der Identifizierung der Vertragsparteien und der Definition der Vertragsziele. Verhandlungen zwischen den Parteien finden statt, um die Bedingungen des Vertrags auszuhandeln und zu klären. Es können mehrere Iterationen von Verhandlungen und Vertragsänderungen erforderlich sein, bis eine Einigung erzielt wird.
Vertragserstellung
Unsere Software bietet Ihnen benutzerfreundliche Tools zur Erstellung von Verträgen. Sie können auf Vorlagen zugreifen, um Zeit zu sparen, oder individuelle Verträge erstellen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Alle relevanten Informationen und Bedingungen können in den Verträgen erfasst werden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.
Vertragsverwaltung
Unsere Vertragsmanagement-Software unterstützt Sie weiterhin mit Ihrer Vertragsverwaltung und erleichtert Ihnen den Ablage-, Freigabe- und Unterzeichnungsprozess. Sie können den Vertrag an die beteiligten Parteien zur Überprüfung und Genehmigung weiterleiten. Durch die Integration von elektronischen Signaturen können Verträge schnell und sicher unterzeichnet werden, ohne dass physische Dokumente gedruckt oder versendet werden müssen. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.
Vertragsüberwachung und -management
Während des gesamten Vertragslebenszyklus ist es wichtig, den Vertrag zu überwachen und zu verwalten. Dies umfasst die Überprüfung der Leistungserbringung, die Verfolgung von Fristen, die Kommunikation mit den Vertragspartnern und die Behebung von auftretenden Problemen oder Abweichungen, sowie die Erstellung von Reports für individuelle Auswertungen.
Archivierung von Verträgen
Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben in der Vertragsverwaltung. Nach Abschluss oder Kündigung des Vertrags können Sie ihn sicher in unserem System archivieren. Alle relevanten Dokumente und Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert und können jederzeit leicht abgerufen werden. Die Archivierungsfunktion ermöglicht eine schnelle Suche nach bestimmten Verträgen, eine einfache Filterung nach Kategorien und eine effiziente Verwaltung von Vertragsdokumenten.
Funktionen unseres Vertragsmanagement Tools im Überblick
Digitale Vertragsakte
Eine digitale Vertragsakte ist eine zentrale Akte für alle relevanten Vertragsdokumente und zugehörigen Informationen. Sie ermöglicht einen strukturierten und leicht zugänglichen Überblick, sowie konsequente Nachvollziehbarkeit dank Versionierung.
Zugriff & Berechtigungen
Um unbefugten Zugriff zu vermeiden, können Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden. Des Weiteren unterliegen alle Verträge in einer digitalen Vertragsmanagement-Software einer Versionskontrolle und der exakte Versionsverlauf kann somit jederzeit eingesehen werden.
Fristenmanagement
Hierbei geht es darum, alle relevanten Fristen im Zusammenhang mit Verträgen zu überwachen und vor Ablauf der Frist Erinnerungsfunktionen zu versenden, um sicherzustellen, dass diese termingerecht eingehalten werden.
Optionale Workflows
Ob Vertragsfreigabe, Aufgabenzuweisung oder Datenprüfung, Workflows ermöglichen es Unternehmen, standardisierte und automatisierte Prozesse für die Vertragsbearbeitung einzurichten und bei Bedarf zu erweitern.
Mobilität
Zentraler und mobiler Zugriff durch intuitive Bedienung der Software auf Computer, Notebook, Tablet und Smartphone -irgendwann, irgendwo! Ihre digitalen Verträge begleiten Sie somit auf Geschäftsreise und können ortsunabhängig verwaltet werden.
Suchfunktion
Akten und Dokumente könne via Suchformular oder Volltextsuche gefunden, bearbeitet und ausgewertet werden. Auch zugehörige Dokumente und Daten von Drittsystemen können problemlos importiert werden.
Digitales Vertragsmanagement Ausbaustufen
Um sicherzustellen, dass unsere Lösung optimal auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen zugeschnitten ist, bieten wir Ihnen drei verschiedene Ausführungen unserer Vertragsmanagement-Software sowie funktionale Erweiterungen zur Auswahl.
inPoint.Go Contract
Sie möchten eine Vertragsmanagement Software, die Ihnen folgendes ermöglicht:
– Schnell und unkompliziert zu starten
– Größere Anfangsinvestitionen zu vermeiden
– Einfaches Ablegen, Suchen, Dokumentenrouting und Fristenmanagement
– In der Cloud zu betreiben
Die inPoint.Go Contract Lösung ist eine benutzerfreundliche Lösung mit einem Set an Funktionalitäten und vordefinierten Aktenplänen für einen leichten Einstieg.
inPoint.Smart Contract
Sie möchten eine Vertragsmanagement Software, die Ihnen folgendes ermöglicht:
– Schnell und trotzdem flexibel zu starten
– Genehmigungsprozesse abzubilden
– Erweiterungen zu integrieren
– Konfigurationen vorzunehmen
– On-Premises oder gehostet zu betreiben
Die inPoint.Smart Contract Lösung bietet Ihnen eine kosteneffiziente und dennoch flexible Lösung für Ihre Vertragsverwaltung.
inPoint.Enterprise Contract
Sie möchten eine Vertragsmanagement Software, die Ihnen ermöglicht:
– Den kompletten Vertragszyklus abzubilden
– Bestehende Systeme anzubinden (z.B. ERP)
– Komplexe Workflowprozesse zu definieren
– Individualisierungen umzusetzen
– On-Premises oder gehostet zu betreiben
Die inPoint.Enterprise Contract Lösung ist eine vollumfängliche Vertragsmanagement-Lösung mit komplexen Ausbaumöglichkeiten.
Ihr Ansprechpartner
Florian Greischel
Partner- und Kundenbetreuer
Willkommen bei H&S, mein Name ist Florian Greischel.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How als Berater zu unserer Vertragsmanagement-Software zur Seite.
Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit. Ich freue mich schon von Ihnen zu hören!
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