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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen.
Sie regeln nämlich jeden Aspekt – beispielsweise Vorschriften, Klauseln, Absprachen und Fristen – von Anfang bis Ende.
Deshalb ist es auch wenig verwunderlich, dass die meisten Unternehmen im Besitz einer Vielzahl von aktiven Verträgen ist.
Das Besondere an Verträgen ist, dass sie über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg aktiv verwaltet werden müssen.
Das ist zum einen zeitaufwendig und kostspielig, zum anderen sind die damit verbundenen Prozesse fehleranfällig, was zu verpassten Fristen, Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und Kosten führen kann.
Ohne ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement setzen Sie sich also unzähligen Risiken aus.
Um genau das zu vermeiden, setzen Unternehmen vermehrt auf den Einsatz von Vertragsmanagement-Tools.
Wir haben diesen Ratgeber erstellt, damit auch Sie ein vollumfängliches Verständnis zum Thema Vertragsmanagement haben und von der Vielzahl an Vorteilen und Nutzen profitieren können.
Viel Spaß beim Lesen!
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Definition: Was ist Vertragsmanagement
Vertragsmanagement (engl.: contract management) bezieht sich auf die systematische Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Verträgen innerhalb einer Organisation. Es umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um Verträge zu erstellen, zu überprüfen, zu verhandeln, auszuführen, zu überwachen und zu beenden. Das Ziel des Vertragsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass alle Verträge den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen, Risiken minimieren, Kosten kontrollieren und die Effizienz und Effektivität der Vertragsabwicklung verbessern.
Die meisten denken beim Vertragsmanagement also in der Regel an einen Aktenschrank, der sich über die Zeit immer weiter füllt. Doch das muss nicht sein!
Daher ist es erstaunlich, wie viele milliardenschwere Unternehmen nach wie vor auf Papier setzen.
Digitales Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement bezieht sich auf den Einsatz von digitalen Technologien und Tools zur Verwaltung von Verträgen. Es zielt darauf ab, den Vertragsprozess zu automatisieren, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern und die Verwaltung von Verträgen zu vereinfachen.
Denn wie Sie sicher schon gemerkt haben, ist die manuelle Vorgehensweise voller Ineffizienzen und Risiken.
Eine Vertragsmanagement Software ist ein elektronischer Ansatz zur Lösung dieser Probleme.
Eine digitale Vertragsmanagement-Software ermöglicht Ihnen, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge zu verwalten und somit zu vereinfachen.
So können unzählige Arbeitsstunden eingespart und Ihr geschäftliches Risiko minimiert werden.
Vertragsmanagement: Vertragslebenszyklus
- Vertragserstellung
- Vertragsverwaltung
Vertragsmanagement: Vertragserstellung
Vertragserstellung
- Erste Identifizierung: Der Prozess der Vertragsverwaltung beginnt mit der Identifizierung von Verträgen und einschlägigen Dokumenten, die den Zweck des Vertrags unterstützen.
- Erstellung des Vertrages: Im nächsten Schritt wird der Vertrag auf Basis der sondierten Verträge und Unterlagen erstellt.
Prüfung und Freigabe
- Verhandlung des Vertrags: Nach der Ausarbeitung des Vertrags wird dieser von verschiedenen Stakeholdern gesichtet und eventuelle Anpassungen werden vorgenommen.
Unterzeichnung
- Genehmigung des Vertrags: Die Genehmigung des Vertrags ist der Schritt, bei dem die meisten Engpässe auftreten. Hier können digitale Genehmigungsworkflows ungemein hilfreich sein.
- Ausführung des Vertrags: Sobald der Vertrag unterschrieben wurde, können die vereinbarten Produkte und Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen bzw. Bedingungen geliefert werden.
Vertragsmanagement: Vertragsverwaltung
Ablage & Nachverfolgung
- Verpflichtungsmanagement: Vertragsmanagement bedeutet nicht, einen Vertrag zu entwerfen und ihn dann ohne weitere Überlegungen in den Aktenschrank zu legen. Verträge sollten digital und zentral abgelegt werden. Vertragsprüfungen sind wichtig, um festzustellen, ob beide Vertragsparteien ihren Verpflichtungen stets nachkommen.
- Revisionen und Änderungen: In der dynamischen Geschäftswelt von heute sollten Verträge als sich stets ändernde Dokumente verstanden werden. Deshalb sollten Vertragsbestandteile auch periodisch überprüft und Änderungen vorgenommen werden – wenn relevant.
- Prüfung und Berichterstattung: Zum Vertragsmanagement gehört auch, dass zugehörige Dokumente nur im Einklang mit dem vereinbarten Vertrag ausgestellt werden. Das ermöglicht eine transparente Prüfung und Berichterstattung inkl. aller relevanten KPIs.
Fristenmanagement
- Fristenmanagement: Auch das Einhalten von vertraglichen Fristen für beispielsweise Kündigungen müssen zeitgerecht eingehalten werden und gehören zum Vertragsmanagement. Versäumte Fristen können Ihnen nämlich teuer zu stehen kommen.
- Verlängerung bzw. Abwicklung des Vertrages: Sind alle Bestandteile eines Vertrags erfüllt, kann dieser entweder verlängert oder abgewickelt werden. Deshalb beinhalten Verträge oft auch Konditionen für eine Verlängerung bzw. Verlängerungsmöglichkeiten.
Archivierung
- Rechts- und Revisionssicherheit: Verträge müssen natürlich auch stets rechts- und revisionssicher abgelegt werden. Deswegen ist die ordentliche Archivierung als letzter Schritt im Vertragslebenszyklus enorm wichtig. So können rechtliche Standards, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), gewährleistet werden.
Vertragsmanagement: Vorteile
Wie Sie sicherlich unschwer erkennen können, beinhaltet der Vertragslebenszyklus viele manuelle Schritte, die ineffizient und mit Risiken behaftet sind.
Eine digitale Vertragsmanagement Lösung bietet Ihnen in diesem Kontext viele Vorteile, damit Sie diese Herausforderungen stets umgehen können.
Zentrale Ablage
Alle Verträge, die mit einer Vertragsmanagement Software verwaltet werden, werden an einem zentralen Ort gespeichert und somit übersichtlich aufbewahrt. Den Speicherort bestimmen in der Regel Sie. So haben Sie die Möglichkeit, Verträge On Premise oder in der Cloud zu speichern – die Wahl liegt ganz bei Ihnen.
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen auch einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf all Ihre Verträge und die dazugehörigen Dokumente. Zudem können Mitarbeiter, oder externe Personen, in Echtzeit an Verträgen arbeiten. Das verschlankt Prozesse, und gibt Ihnen mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.
Standardisierung
Mit einer Vertragsmanagement Software können Sie aus einer Bibliothek von Vorlagen und Klauseln wählen, um unternehmensweit einheitliche Vertragstexte zu gewährleisten. So kann vermieden werden, dass in Ihrem Unternehmen beispielsweise sechs verschiedene AGB -Versionen vorliegen.
Versionskontrolle
Des Weiteren unterliegen alle Verträge in einer Vertragsmanagement Software einer Versionskontrolle. Konkret heißt das, dass alle Textänderungen, ob intern oder extern, eingesehen werden können. Gleichzeitig können Textänderungen akzeptiert oder abgelehnt werden. Durch diese Transparenz können wirtschaftliche Risiken und Potenziale stets besser eingeschätzt und genutzt werden.
Suchfunktion
Über die Zeit sammeln sich in Unternehmen eine sehr große Anzahl an Verträgen an. Deshalb sind die meisten Vertragsmanagementlösungen mit einer Keyword- bzw. Volltextsuche ausgestattet. So lassen sich Verträge sehr schnell finden, wodurch einiges an Zeit eingespart werden kann.
Kostenoptimierung
Abgesehen von den bereits genannten Vorteilen, können mit einer Vertragsmanagement Software zudem Wiedervorlagen und Alerts aktiviert und die E-Signatur-Technologie eingesetzt werden. In Summe können Sie mit einer Vertragsmanagement Software also Ihre betriebliche Effizienz steigern und gleichzeitig Ihr betriebliches Risiko senken, was nicht selten zu einer Kostenoptimierung führen kann.
Vertragsmanagement: Prozess
Der Vertragsmanagement-Prozess umfasst die Schritte und Aufgaben, die während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags durchgeführt werden.
Der Prozess beginnt mit der Planung und Erstellung des Vertrags, gefolgt von Verhandlungen über die Vertragsbedingungen und dem abschließenden Vertragsabschluss.
Während der Vertragsdurchführung werden die vertraglichen Verpflichtungen erfüllt und der Vertrag wird überwacht und verwaltet. Bei Bedarf werden Änderungen und Abweichungen behandelt, und schließlich erfolgt die Beendigung des Vertrags bei Ablauf oder Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen.
Der Prozess erfordert sorgfältige Planung, Dokumentation und Kommunikation, um sicherzustellen, dass Verträge effektiv verwaltet und alle beteiligten Parteien geschützt werden.
Die Verwendung einer Vertragsmanagement Software kann den Prozess erleichtern und die Effizienz verbessern.
Vertragsmanagement: Aufgaben
Wie bereits erwähnt, umfasst das Vertragsmanagement eine Vielzahl von Aufgaben und Aktivitäten, die darauf abzielen, Verträge effektiv zu verwalten und den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abzudecken:
Vertragsentwurf und -verhandlung:
Erstellung von Vertragsdokumenten und Verhandlung der Bedingungen mit den Vertragsparteien, um sicherzustellen, dass die Interessen aller Seiten berücksichtigt werden.
Vertragsüberprüfung:
Prüfung der Vertragsbedingungen, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien entsprechen. Identifizierung potenzieller Risiken und Vertragsfallen.
Vertragsüberwachung:
Überwachung der Vertragserfüllung, um zu gewährleisten, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen. Überprüfung der Leistungskennzahlen und Einleitung von Maßnahmen bei Abweichungen.
Vertragsänderungen und Ergänzungen:
Bearbeitung von Verträgen bei Änderungen oder Ergänzungen der ursprünglichen Vereinbarungen. Verhandlung neuer Bedingungen und rechtliche Überprüfung.
Vertragsarchivierung:
Sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Vertragsdokumenten, -änderungen und -korrespondenz. Leichter Zugriff auf Vertragsinformationen für zukünftige Referenzen oder rechtliche Anforderungen.
Vertragsrisikomanagement:
Identifizierung und Bewertung von Vertragsrisiken, Entwicklung von Strategien zur Risikominderung und Implementierung von Kontrollmaßnahmen.
Fazit
Verträge müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg stets aktiv verwaltet werden.
Das Problem ist, dass diese Vertrasgverwaltung zeitaufwendig und kostspielig ist.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf eine Vertragsmanagement Software.
Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge zu verwalten und somit zu vereinfachen.
So können unzählige Arbeitsstunden eingespart und Ihr geschäftliches Risiko minimiert werden.
Wir haben Ihr Interesse an einer Vertragsmanagement Software geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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