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Martin Leitner
- Digitale Prozesse, Dokumentenmanagement
Ein Vertrag ist kein isoliertes Dokument. Er ist der Startpunkt für Zahlungsströme, Haftungsfragen und langfristige Geschäftsbeziehungen. Dabei ist nicht nur die initiale Erstellung inklusive Verhandlungen, Prüfungen und Unterzeichnung komplex. Die eigentliche Herausforderung im operativen Alltag folgt nach dem Abschluss: die lückenlose Überwachung von Fristen, die Verknüpfung mit nachgelagerten Unternehmensprozessen und die gesetzeskonforme Archivierung.
Um Fehlerquellen zu minimieren und manuelle Suchzeiten zu reduzieren, setzen Unternehmen verstärkt auf digitale Lösungen für ihren Vertragsmanagement-Prozess – auch bekannt als Contract Lifecycle Management. Doch nicht jede Software deckt die Anforderungen etablierter Organisationen gleichermaßen ab. Von Excel-Tabellen bis zur KI-basierten Vertragsmanagement Software: Welche Tools optimieren das Contract Management nachhaltig?
Inhaltsangabe
Der Vertragslebenszyklus: Wo Tools unterstützen und DMS absichern
Im Lebenszyklus eines Vertrags stellt jede Phase spezifische Anforderungen an die IT-Infrastruktur. In der Praxis stützen sich viele Unternehmen jedoch noch auf analoge Schritte oder Insellösungen, die lediglich einzelne Teilprozesse im Vertragsmanagement abbilden. Das führt zu Medienbrüchen, inkonsistenten Datenbeständen und erheblichem manuellem Aufwand bei der Dokumentensuche.
Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte hier als notwendige Ergänzung oder gar als zentrale Plattform für digitales Vertragsmanagement fungieren, um Silos aufzubrechen und Rechtssicherheit zu garantieren.
Für die Phasen im Vertragsmanagement bedeutet das:
1. Vorbereitung und Erstellung
In der Startphase geht es um Textarbeit und Verhandlung. Spezialisierte Vertragsmanagement-Software bietet hier oft Editoren oder Klausel-Bibliotheken. Das DMS übernimmt in diesem Schritt die Versionskontrolle – inklusive Aufgaben, Notizen und Historie. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderung an einem Entwurf vorgenommen hat, während die operative Arbeit in gewohnten Anwendungen wie Microsoft oder Spezialsoftware stattfindet.
2. Prüfung und Unterzeichnung
Hier punkten Tools mit digitalen Signatur-Integrationen. Ein DMS mit eSignatur sorgt dafür, dass Unternehmen Verträge digital verwalten und signieren können. Der unterschriebene Vertrag landet sofort dort, wo er hingehört: in der digitalen Akte des jeweiligen Partners oder Projekts. Damit entfällt der manuelle Übertrag von Signatur-Plattformen in den Langzeitspeicher.
3. Verwaltung und proaktive Überwachung
Nach dem Abschluss zeigt sich der wahre Wert der Digitalisierung. Statt Verträge „abzulegen“, macht ein DMS wie zum Beispiel inPoint DMS sie aktiv nutzbar. KI-gestützte Funktionen extrahieren Laufzeiten und Kündigungsfristen automatisch aus den Dokumenten. Das System erinnert Verantwortliche rechtzeitig an anstehende Termine. Diese Transparenz vereinfacht das Fristenmanagement oder das Verlängern bzw. Abwickeln eines Vertrages und ist durch manuelle Listen oder einfache Dateiablagen nicht zu leisten.
4. Revisionssichere Archivierung
Während viele spezialisierte Tools den Fokus auf die Erstellung legen, sichert inPoint DMS die DSGVO- und GoBD-konforme Langzeitarchivierung. Es stellt sicher, dass Verträge über Jahrzehnte hinweg unveränderbar und jederzeit auffindbar bleiben – ein kritischer Faktor für jedes Audit oder jede Betriebsprüfung.
Vertragsmanagement mit SharePoint, SAP oder Excel?
Häufig versuchen Unternehmen, bereits vorhandene Software für das Vertragsmanagement zu nutzen. Jede dieser bestehenden Lösungen hat ihre Berechtigung für bestimmte Anwendungsfälle, stößt jedoch bei wachsenden Anforderungen an Skalierbarkeit und Compliance an ihre Grenzen.
Vertragsmanagement mit Excel
Excel wird oft genutzt, um Vertragsdaten händisch zu erfassen und zu verfolgen. In Tabellen werden Details wie Vertragsparteien, Summen und Fristen festgehalten; teils dienen komplexe Excel-Vorlagen als improvisierte Vertragsdatenbanken. Der Vorteil liegt in der schnellen Zugänglichkeit und einem ersten groben Überblick.
Der Nachteil: Die Arbeit bleibt rein manuell. Formeln müssen händisch gepflegt werden, es gibt keine automatisierten Erinnerungen und die Fehleranfälligkeit ist hoch. Zudem ist es in Excel schwer sicherzustellen, dass keine unbefugten Änderungen vorgenommen werden oder Berechtigungen feingranular gesteuert sind. Der Zeitaufwand für die Pflege steht oft in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Vertragsmanagement mit SharePoint
Innerhalb von Microsoft 365 bietet SharePoint eine solide Basis für die gemeinsame Arbeit an Entwürfen. Es ist möglich, dedizierte Websites einzurichten, auf denen Projektbeteiligte Verträge gemeinsam prüfen und bearbeiten.
Doch für ein durchgängiges Vertragsmanagement benötigt SharePoint einen hohen Konfigurationsaufwand, besonders wenn komplexe, abteilungsübergreifende Workflows abgebildet werden sollen. Ein entscheidender Faktor: SharePoint allein ist nicht revisionssicher. Hier ist die Integration in ein DMS wie inPoint unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Dokumenten zu erfüllen.
Vertragsmanagement mit SAP
In SAP liegen die zentralen Stammdaten. Vereinbarungen lassen sich hier direkt in die Bereiche Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement integrieren. Das schafft eine starke Verbindung zu den operativen Transaktionen.
Allerdings bietet SAP standardmäßig keine Lösung für die rechtssichere Langzeitarchivierung der eigentlichen Dokumente. Ein integriertes DMS wie inPoint ergänzt SAP ideal. Es ermöglicht nicht nur die SAP Archivierung, sondern verknüpft den eigentlichen Vertragstext sowie die gesamte dazugehörige Korrespondenz direkt mit dem jeweiligen Buchungssatz. So entsteht ein vollständiges Bild, ohne dass Anwender zwischen den Systemen wechseln müssen.
DMS als Brücke zwischen Spezialsoftware und Prozesswelt
Spezialsoftware für Vertragsmanagement (CLM) hat ihre Stärke in hochkomplexen juristischen Verhandlungsprozessen. Ein DMS hingegen integriert den Vertrag in den Gesamtkontext des Unternehmens.
Ein Vertrag mit einem Lieferanten beispielsweise ist im DMS direkt mit den eingegangenen Eingangsrechnungen und der Korrespondenz im Einkauf verknüpft. Diese horizontale Vernetzung sorgt dafür, dass nicht nur die Rechtsabteilung, sondern auch der CFO und der Projektleiter sofort sehen, welche Konditionen aktuell gelten.
Vertragsmanagement Prozess digitalisiert – so funktioniert moderne Vertragsverwaltung mit inPoint DMS
Wie bei vielen Geschäftsprozessen gilt auch für Vertragsverwaltung: Papierordner, manuelle Wiedervorlagen und verteilte Informationen bremsen den Arbeitsalltag.
Mit inPoint DMS digitalisieren Unternehmen ihren gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erfassung über Freigaben bis hin zu Fristenmanagement, Auswertung und revisionssicherer Archivierung.
So entstehen strukturierte Prozesse statt Vertragschaos:
- Vertragsverwaltung als Teil der zentralen digitalen Aktenwelt
- Integration in bestehende Microsoft 365 und ERP-Systeme
- KI im DMS unterstützt bei Fristen, Vertragsanalyse, Freigabeprozesse
und Übersicht - Durchlaufzeiten und Suchaufwände werden deutlich reduziert
- Manuelle Prozesse werden durch digitale Workflows entlastet
Statt Verträge nur abzulegen, unterstützt inPoint DMS Unternehmen dabei, Verträge aktiv zu steuern: mit klaren Zuständigkeiten, automatischen Wiedervorlagen und voller Transparenz über Laufzeiten, Verpflichtungen und Risiken. So wird Vertragsverwaltung vom Papierprozess zur strukturierten digitalen Prozesssteuerung.
Gerne zeigen wir Ihnen persönlich, wie Sie mit unserem digitalen Vertragsmanagement alle Verträge, Fristen und Verpflichtungen zentral im Blick behalten.
Bringen Sie Struktur in Ihre Vertragsverwaltung
Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie Sie Verträge, Fristen und Aufgaben zentral steuern – ohne Papierchaos und manuelle Wiedervorlagen.
Beratungsgespräch vereinbarenFazit: Die richtige Struktur für Ihre Verträge
Die Entscheidung für ein Tool im Vertragsmanagement-Prozess sollte nicht nur einzelne Aufgaben und Phasen im Contract-Management im Blick haben. Erst durch die Einbindung in ein professionelles Dokumentenmanagement wird aus einem Vertrag ein aktiver Steuerungsfaktor für Ihr Unternehmen. Im Gegensatz zu isolierten Tools bildet ein DMS wie inPoint den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab. Das bedeutet: Verträge werden nicht nur digital abgelegt, sondern durch automatisierte Workflows aktiv genutzt. Durch automatisierte Workflows, KI-gestützte Fristenkontrolle und die nahtlose Anbindung an ERP- und Kollaborationssysteme erhalten Sie Transparenz über alle Aufgaben und die Sicherheit, dass kein Vertrag zum Risiko wird.
Möchten Sie den manuellen Aufwand in Ihrer Vertragsverwaltung reduzieren?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie ein DMS Ihre bestehenden Prozesse automatisiert und Fristen proaktiv überwacht.
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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