e-Rechnung wird Pflicht ab 2025: Was ändert sich für Ihr Unternehmen

Martin Leitner
Mai 15, 2024
Dokumentenmanagement

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen, bekannt als e-Rechnung, wird ab 01.01.2025 in Deutschland für B2B Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verpflichtend. Dies markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen.

In diesem Artikel erörtern wir die gesetzlichen Grundlagen, technischen Anforderungen, zugelassenen Rechnungsformate sowie die Auswirkungen dieser Umstellung.

Gesetzliche Grundlagen der e-Rechnungspflicht 2025

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird.

In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge (B2G) bereits seit einigen Jahren verpflichtend. Unternehmen, die Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen, sind seit 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Diese Regelung dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern auch der Transparenz in der öffentlichen Verwaltung.

Nun steht eine bedeutende Erweiterung dieser Pflicht bevor, die den geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen (B2B) betrifft. Diese Ausweitung zielt darauf ab, die digitalen Prozesse in der gesamten Wirtschaft zu harmonisieren und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben zu vereinfachen.

Die Vorgaben für die E-Rechnung sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt, die sicherstellt, dass alle Rechnungen einem einheitlichen Format entsprechen. Dies erleichtert den automatisierten Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsinformationen erheblich.

Der Anstoß für diese Erweiterung kam von einem neuen Richtlinienentwurf, der von der Europäischen Kommission im Dezember 2022 im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) veröffentlicht wurde. Diese Initiative, die auf eine umfassende Modernisierung der Mehrwertsteuersysteme innerhalb der EU abzielt, hat das Ziel, Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen und die Mehrwertsteuererhebung in der digitalen Wirtschaft zu optimieren.

Durch den Einsatz von e-Rechnungen lassen sich Transaktionen automatisch erfassen und analysieren, was betrügerische Aktivitäten erschwert und die Steuereinnahmen sicherstellt.

Die elektronische Rechnungspflicht im Wachstumschancengesetz

Die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung und Annahme von e-Rechnungen in Deutschland ab 2025 wird durch mehrere legislative Maßnahmen gestützt. Die Verankerung der e-Rechnungspflicht im deutschen Wachstumschancengesetz ist ein bedeutender Schritt in der nationalen Gesetzgebung. Das Wachstumschancengesetz, oft als Teil einer umfassenderen Agenda zur Förderung der digitalen Transformation und zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für Unternehmen gesehen, schließt wichtige Aspekte der Digitalisierung ein, darunter auch die Pflicht zur Nutzung von digitalen Rechnungen.

Das Wachstumschancengesetz wurde mit dem Ziel eingeführt, Deutschland als Wirtschaftsstandort zu stärken und zukunftsfähig zu machen. Die Integration der elektronischen Rechnungspflicht in dieses Gesetz zeigt die Absicht der Bundesregierung, moderne Technologien zu nutzen, um Effizienz und Transparenz in geschäftlichen und öffentlichen Finanztransaktionen zu erhöhen.

Diese Maßnahme ist auch eine Antwort auf die zunehmende Bedeutung der digitalen Wirtschaft und die Notwendigkeit, den elektronischen Handel und die elektronische Kommunikation zu standardisieren.

Für welche Unternehmen gilt die e-Rechnungsverordnung?

Die Einführung der e-Rechnungspflicht in Deutschland, die sich ab 2025 nun auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausdehnen wird, betrifft verschiedene Gruppen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen:

Öffentliche Auftraggeber (B2G):

Alle Bundesbehörden und Einrichtungen, die öffentliche Aufträge vergeben, sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Kommunale Verwaltungen und Landesbehörden, die im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen agieren, müssen ebenfalls in der Lage sein, e-Rechnungen zu empfangen.

Unternehmen als Auftragnehmer:

Firmen, die direkt Dienstleistungen oder Produkte an öffentliche Einrichtungen liefern, müssen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen.

Dies betrifft eine breite Palette von Branchen, einschließlich Bauunternehmen, IT-Dienstleister, Beratungsfirmen, Lieferanten von Büromaterialien und viele andere, die im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen Aufträge erhalten.

Finanzdienstleister und Banken:

Diese Institutionen müssen die von ihnen bearbeiteten Transaktionen dokumentieren und könnten daher ebenfalls zur Annahme und Verarbeitung von e-Rechnungen verpflichtet werden, insbesondere wenn sie im Rahmen von Verträgen mit der öffentlichen Hand stehen.

IT- und Software-Anbieter:

Unternehmen, die Buchhaltungssoftware und andere IT-Lösungen anbieten, sind indirekt betroffen, da sie ihre Systeme und Anwendungen entsprechend anpassen müssen, um die Compliance ihrer Kunden zu unterstützen.

Zulässige und nicht zulässige elektronische Rechnungsformate

Die Einführung der e-Rechnungspflicht in Deutschland beinhaltet spezifische Anforderungen an die Formate elektronischer Rechnungen, um eine einheitliche Verarbeitung und Kompatibilität sicherzustellen. Hier sind die gängigsten zulässigen Formate und Informationen zu Formaten, die nicht (mehr) akzeptiert werden:

Zulässige elektronische Rechnungsformate

XRechnung (XML Format):

XRechnung ist das von der deutschen Bundesregierung bevorzugte und verpflichtende Format für elektronische Rechnungen, insbesondere bei öffentlichen Aufträgen. Es ist ein XML-basiertes Standardformat, das die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. XRechnung gewährleistet, dass die Datenstruktur konsistent und maschinenlesbar ist, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

ZUGFeRD (Version 2.0 und höher):

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Dieses Format kombiniert eine PDF/A-3-Datei (visuelles Format) mit einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbare Daten), die den XRechnung-Spezifikationen entspricht. Es ist besonders in Deutschland populär und erlaubt eine flexible Handhabung, da es sowohl maschinenlesbare als auch für Menschen lesbare Daten enthält.

PEPPOL BIS (Billing 3.0):

PEPPOL BIS Billing 3.0 ist ein weiteres XML-basiertes Rechnungsformat, das innerhalb des PEPPOL-Netzwerks (Pan-European Public Procurement OnLine) verwendet wird. Dieses Netzwerk ermöglicht grenzüberschreitenden elektronischen Dokumentenaustausch innerhalb Europas und unterstützt die Vereinheitlichung der elektronischen Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.

Nicht zulässige Rechnungsformate

Einfache Rechnungen als PDF- oder Bilddateien:

Einfache PDF Rechnungen oder gescannte Bilder von Rechnungen sind in der Regel nicht zulässig für die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen des neuen e-Rechnungsgesetzes, da sie keine maschinenlesbaren Daten enthalten. Solche Formate erfüllen nicht die Anforderungen an die Automatisierung und Verarbeitungseffizienz, die durch Formate wie XRechnung (XML Format) oder ZUGFeRD erreicht werden.

Nicht standardisierte, proprietäre Formate:

Eigenentwicklungen oder proprietäre Formate, die nicht den offiziellen Standards entsprechen, werden in der Regel auch nicht akzeptiert. Solche Formate können Probleme bei der Interoperabilität und Datenintegration verursachen, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Vorteile und Erwartungen der e-Rechnungspflicht

Die Einführung der e-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird erwartet, dass sie zahlreiche Vorteile mit sich bringt:

Erhöhung der Effizienz:

Durch die Reduzierung von Papierkram und die Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.

Verbesserung der Transparenz:

Elektronische Rechnungen erleichtern die Nachverfolgung und Überprüfung von Transaktionen, was zu einer verbesserten Transparenz in den Finanzen führt.

Förderung der Compliance:

Die Standardisierung der Rechnungsstellung erleichtert die Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorgaben.

Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Umstellung

Die Umstellung auf digitale Rechnungen stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar. Technische Hürden, Kosten für die Implementierung und der Mangel an Know-how sind nur einige der Hindernisse.

Lösungen wie Cloud-basierte e-Rechnungsdienste oder die Inanspruchnahme von Förderprogrammen können helfen, diese Barrieren zu überwinden. Wichtig ist auch die frühzeitige Planung und Schulung der Mitarbeiter. Das Gesetz sieht dabei auch Unterstützungsmaßnahmen vor, wie Finanzhilfen und Schulungsprogramme, um die digitale Umstellung zu erleichtern.

Technische Anforderungen und Lösungen für Unternehmen

Um der e-Rechnungspflicht gerecht zu werden, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört die Fähigkeit, Rechnungen im XRechnungs-Format (XML Datei) zu erstellen und zu empfangen.

Verschiedene Software-Lösungen sind verfügbar, um diesen Prozess zu unterstützen, von ERP-Systemen bis zu spezialisierten E-Rechnungs-Tools. Diese Lösungen bieten oft auch Features für die automatische Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen.

Die Wahl der richtigen Software hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität seiner Buchhaltungsprozesse ab.

H&S unterstützt mit einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Wenn ab dem 01.01.2025 jede Firma in Deutschland verpflichtet ist, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und sicher zu archivieren, wird die Implementierung einer digitalen Rechnungsverarbeitung unerlässlich, um den Vorgaben des Wachstumschancengesetzes zu entsprechen.

H&S leistet dabei Unterstützung durch die Bereitstellung der digitalen Rechnungsverarbeitungssoftware inPoint. Diese Software ermöglicht es, Rechnungen direkt aus E-Mails zu importieren, automatisch Metadaten zu extrahieren und diese im System zu hinterlegen. Sie bietet außerdem eine leicht verständliche Darstellung der Rechnungen für die Anwender, was besonders nützlich ist, da XRechnungen als XML-Dateien normalerweise schwer lesbar sind.

Zusätzlich stellt H&S sicher, dass alle Rechnungen revisionssicher und gemäß den rechtlichen Vorgaben archiviert werden, was die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleistet.

Zögern Sie nicht, unser Expertenteam für ein unverbindliches Beratungsgespräch zu kontaktieren. Unsere Fachleute bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen und wertvolle strategische Einblicke, um Ihnen einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht zu ermöglichen.

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DI (FH) Martin Leitner, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.