Ordnungsgemäße Rechnung: Grundlagen, Pflichtangaben und länderspezifische Unterschiede

Martin Leitner
Dezember 14, 2023
Dokumentenmanagement

Eine ordnungsgemäße Rechnung spielt eine zentrale Rolle in der Geschäftswelt. Sie ist nicht nur ein Beweis für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, sondern auch ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung und das Finanzamt.

In diesem Artikel erörtern wir detailliert, welche Angaben eine Rechnung erfüllen muss, um als ordnungsgemäß zu gelten. Wir beleuchten die Inhalte, die eine solche Rechnung beinhalten sollte, und heben die Unterschiede in den Anforderungen zwischen Deutschland und Österreich hervor.

Ordnungsgemäße Rechnung: Definition und Relevanz

Im Umsatzsteuergesetz (UStG) in Deutschland sowie in Österreich werden spezifische Anforderungen an Rechnungen gestellt. Eine ordnungsgemäße Rechnung dient nicht nur der korrekten Abrechnung mit Kunden, sondern ist auch für den Vorsteuerabzug und die steuerrechtlichen Prüfungen von Bedeutung. Verstöße gegen diese Vorschriften können zu Sanktionen führen, einschließlich der Ablehnung des Vorsteuerabzugs und finanziellen Strafen.

Was muss alles auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen?

Für Rechnungen ab einem speziellen Bruttowert gelten in Deutschland und Österreich spezifische Pflichtangaben, die deutlich umfangreicher sind als bei Kleinbetragsrechnungen. Hier sind die wesentlichen Anforderungen:

Inhalt einer Rechnung: Deutschland

Für Rechnungen mit einem Bruttowert über 250 Euro gelten folgende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Lieferdatum oder Zeitpunkt Leistung. Bei einer Zeitraumleistung das Ende dieses Zeitraums
Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jeder im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuersatzbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für zwei Jahre bei B2C (Business to Consumer)-Rechnungen

Inhalt einer Rechnung: Österreich

In Österreich sind für Rechnungen über 400 Euro (inkl. USt) laut § 11 Abs 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Mindestangaben erforderlich:

Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden
Steuernummer oder UID-Nummer des Unternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Lieferdatum oder Zeitpunkt Leistung
Nettobetrag, Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag in Euro, auch wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt ist. Bei Steuerbefreiungen entsprechender Hinweis
Bei Anwendung der Reverse-Charge-Verfahrens einen Hinweis darauf

Diese Angaben stellen sicher, dass die Rechnungen den steuerrechtlichen Anforderungen in beiden Ländern genügen und sowohl für den Vorsteuerabzug als auch für die umsatzsteuerliche Erfassung anerkannt werden.

Weitere Unterschiede einer ordnungsgemäßen Rechnung in Deutschland und Österreich:

Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland und Österreich, obwohl die Grundprinzipien in beiden Ländern ähnlich sind. Diese Unterschiede liegen hauptsächlich in den spezifischen gesetzlichen Vorgaben und den Details der erforderlichen Angaben auf der Rechnung. Hier sind einige der Schlüsselunterschiede:

Kleinunternehmerregelung

Deutschland: Nach § 19 UStG dürfen Kleinunternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird, Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Österreich: Die Kleinunternehmerregelung betrifft Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 35.000 Euro. Diese Unternehmen sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Deutschland: Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem die vollständigen Namen und Adressen der Geschäftspartner, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistung, das Datum der Lieferung oder Leistung, das Entgelt und der anzuwendende Steuersatz.

Österreich: Ähnliche Pflichtangaben wie in Deutschland, jedoch ist zusätzlich die Angabe des Umsatzsteuerbetrages in Euro erforderlich, auch wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt ist.

Elektronische Rechnungen

Deutschland: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Österreich: Auch hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 7 Jahre, es sei denn, die Rechnungen betreffen Grundstücke, dann verlängert sich die Frist auf 22 Jahre.

Spezifische nationale Vorschriften

Deutschland und Österreich haben jeweils spezifische Regelungen für bestimmte Arten von Geschäften oder Dienstleistungen, wie z. B. Bauleistungen, die besondere Angaben auf der Rechnung erfordern können.

Rechnung Formvorschriften: Das müssen Sie wissen

Die Formvorschriften für Rechnungen schreiben vor, dass alle Informationen klar und lesbar sein müssen. Digitale Rechnungen sind ebenso zulässig wie Papierrechnungen, müssen jedoch bestimmten Standards entsprechen, wie z.B. der Möglichkeit, sie elektronisch zu übermitteln und auszudrucken. Eine gut strukturierte Rechnung sollte alle relevanten Informationen übersichtlich präsentieren und keine Interpretationsspielräume lassen.

Weitere Anforderungen an eine ordentliche Rechnung

Die Rechnung muss neben den Pflichtangaben auch eine klare und eindeutige Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren beinhalten. Unklare Formulierungen oder allgemeine Beschreibungen können zu Missverständnissen führen. Eine ordnungsgemäße Rechnung sollte daher spezifisch, detailliert und frei von Mehrdeutigkeiten sein.

Ordnungsgemäße Rechnung: Checkliste für die Praxis

Eine hilfreiche Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen sollte beinhalten:

Überprüfung aller Pflichtangaben wie oben beschrieben
Sicherstellung, dass die Rechnungsnummer einzigartig und fortlaufend ist
Kontrolle der korrekten und detaillierten Beschreibung der Leistungen
Überprüfung der korrekten Berechnung von Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Gewährleistung, dass die Rechnung den geltenden Formvorschriften entspricht
Länderspezifische Unterschiede beachten

Häufige Fehler vermeiden bei ordnungsgemäßen Rechnungen

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung umfassen das Fehlen von Pflichtangaben, Fehler in der Preisberechnung und unklare Leistungsbeschreibungen. Um diese zu vermeiden, ist es wichtig, jede Rechnung sorgfältig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Ein regelmäßiger Abgleich mit der oben genannten Checkliste kann dabei helfen, diese Fehler zu minimieren.

Fazit für Unternehmen

Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens, der sowohl für die interne Buchführung als auch für die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben unerlässlich ist. Während die grundlegenden Anforderungen in Deutschland und Österreich ähnlich sind, zeigen sich wichtige Unterschiede in Details wie Kleinunternehmerregelungen, Pflichtangaben und Aufbewahrungsfristen.

Die korrekte und vollständige Erfassung aller erforderlichen Angaben auf Rechnungen reflektiert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern unterstreicht auch die Professionalität und Glaubwürdigkeit eines Unternehmens.

Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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DI (FH) Martin Leitner, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.