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Stephan Gehling
- Archivierung
Microsoft Teams unterstützt Ihre mobile Workforce dabei, stets komfortabel und über verschiedene Kanäle hinweg in Verbindung zu bleiben.
Obwohl die Software beeindruckende Funktionen für die Zusammenarbeit bietet, ermöglicht sie es nicht, Informationen jeglicher Art angemessen zu speichern und zu archivieren, um so letztendlich den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden und eine optimale Datensicherung zu gewährleisten.
Tatsächlich weiß ein Großteil der Unternehmen nicht, wo ihre Microsoft Teams Informationen überhaupt gespeichert sind und noch viel weniger haben sie eine Idee davon, wie sie diese Daten mittels Backup sichern und zusätzlich rechtskonform und revisionssicher archivieren können.
Der Gesetzgeber macht keinen Unterschied, aus welchen Quellen geschäftsrelevante und/oder personenbezogene Informationen stammen – auch Daten, die über Microsoft Teams erstellt, geteilt und bearbeitet werden, müssen jederzeit rechtskonform und sicher aufbewahrt und verwaltet werden. Dazu bedarf es einiger innovativer Funktionen, die Teams eben nicht bietet.
Die Frage lautet also: Wie lassen sich lebendige Kollaboration und effiziente Datenarchivierung unter einen Hut bringen?
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Microsoft Teams Datensicherung: Herausforderungen
Informationen, die archiviert werden müssen, fallen heute an vielen verschiedenen Stellen in einem Unternehmen an. Eine der derzeit stark wachsenden Quellen ist Microsoft Teams.
Integrationen
Die Kollaborationssoftware gehört jedoch nicht unbedingt zu den Klassikern, wenn es um das Thema Archivierung geht. Wie können daher neue, moderne Informationsquellen nahtlos in bestehende Archivierungskonzepte integriert werden?
In fast allen Unternehmen gibt es dafür bereits bestehende Prozesse – und auch entsprechende Werkzeuge. Doch lassen sich Informationen aus Teams auch in diese integrieren?!
Compliance Management
Jedoch ist dies nicht die einzige Herausforderung. Mindestens genauso wichtig ist das Compliance Management. Dazu gehören beispielsweise die Einhaltung von Aufbewahrungs- oder Löschfristen, eine revisionssichere Ablage und die Umsetzung der DSGVO.
Microsoft Teams speichert nicht nur Nachrichten (inklusive Links und Dateien), sondern auch zahlreiche Metainformationen und personenbezogene Daten. Es ist daher zu prüfen, in welchen Systemen genau die Microsoft Teams Informationen und Dateien gespeichert werden, z.B. in OneDrive for Business oder SharePoint.
Geografische Speicherort
Darüber hinaus spielt auch der geografische Speicherort der Daten eine wichtige Rolle. Derzeit werden die Microsoft Teams-Nachrichten (inklusive Links, Chats und Dateien) der DACH-Organisationen in den EMEA-Rechenzentren von Microsoft Azure gespeichert. Microsoft Azure ist ein Public Cloud Service, ebenso wie die bereits erwähnten Exportmöglichkeiten Azure File Share, OneDrive for Business und SharePoint Online.
Microsoft Teams Datensicherung: Backup vs. Archivierungslösung
Der Sinn und Zweck eines Backups ist es, in einem sogenannten Disaster-Fall die Daten des produktiven IT-Systems schnellstmöglich wieder verfügbar zu machen.
Es kommt hier also nicht darauf an, einen beliebigen Zeitpunkt der Datengeschichte abrufen zu können, sondern immer den jeweils aktuellsten vor Ausfall des IT-Systems.
Demgegenüber geht es bei der Archivierung darum, einen bestimmten Datenstand dauerhaft und unveränderbar festzuhalten, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Durch die Auslagerung der Archivdaten aus dem Produktivsystem in separate Speicher wird das Produktivsystem zudem entsprechend entlastet – Backups werden dadurch schneller.
Ein gutes Archivierungssystem sorgt jedoch nicht nur für die rechtskonforme und revisionssichere Speicherung, sondern indiziert auch jede einzelne abgespeicherte Datei-Version und macht sie dadurch jederzeit such- beziehungsweise auffindbar.
Um eine optimale Datensicherung zu gewährleisten, werden daher sowohl die Archivierung als auch ein Backup benötigt.
Für einen effektiven und gleichzeitig kosteneffizienten Schutz müssen Unternehmen eine ganzheitliche Backup- und Archivierungsstrategie entwickeln.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Microsoft Teams Backup: Wie Unternehmen ihre Sicherheit erhöhen.
inPoint TOA – Microsoft Teams Archivierungssystem
Eine gesetzeskonforme, sichere Speicherung und Verwaltung der MS Teams-Kommunikation ist mit Bordmitteln nicht möglich. Hier müssen externe Tools einspringen.
Wenn also die sichere Archivierung und Verwaltung der Microsoft Teams-Kommunikation das Thema sind, ist H&S der richtige Partner.
Mit Teams Online Archivierung (inPoint TOA) bietet wir eine innovative, Cloud-basierte Lösung zur Microsoft Teams Datenarchivierung.
Lassen Sie uns kurz darauf eingehen, wie inPoint TOA eine effiziente Microsoft Teams Datenarchivierung unterstützt:
Cloud Native Anwendung
inPoint TOA ist eine Server-lose MS Azure Lösung, die in Azure geboren und auf Basis hochmoderner Microsoft Technologien entwickelt wurde. So lässt sie sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Die Einrichtung eigener Server oder sonstiger on-Prem-Komponenten ist nicht nötig.
Hohe Flexibilität
inPoint TOA bietet eine flexible Ressourcenzuweisung und Kostenmanagement mit einfachem Pay-as-you-go Preismodell aus dem Microsoft Store, sowie ein zentrales Admin-Portal zur Verwaltung aller Teams Archive. Über die Admin-Oberfläche lässt sich dann sehr genau festlegen, was wann und wie in die Archivierung mit aufgenommen werden soll.
Konnektivität & einheitliche Archivierung
Mit dem Journalisieren sammeln sich die gewünschten Inhalte bereits in einer gesicherten Form. inPoint TOA unterstützt den Export von Teams-Daten nach Azure File Share, OneDrive for Business und SharePoint Online, sowie die Ablage und Archivierung in digitale CRM/ERP/DMS-Akten, zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.
Zugriff auch ohne Teams
Sollte der Service von Microsoft Teams nicht zur Verfügung stehen, ermöglicht inPoint TOA durch einen periodischen Export dennoch den Zugriff auf archivierte Dateien und Chatverläufe. Diese Exporte können auch auf Systeme außerhalb der Microsoft-Welt ausgelagert werden, um ein alternatives Backup zur Verfügung zu stellen.
Mehr zu der Funktionsweise von inPoint TOA lesen Sie hier: Microsoft Teams: Archivieren, exportieren und wiederherstellen
inPoint TOA – Einsatzbereiche
inPoint TOA ist ein sehr mächtiges Tool zur Journal-Archivierung Ihrer gesamten Microsoft Teams-Kommunikation.
Darüber hinaus leistet inPoint TOA in weiteren Anwendungsfällen wertvolle Dienste, so etwa bei der einfachen und schnellen Verwertbarkeit von Teams-Daten, bei der sinnvollen Verknüpfung von Teams- und Kundendaten, sowie als Ergänzung zur klassischen Datensicherung:
Journal-Archivierung der gesamten MS-Teams-Kommunikation
- Erfassen und Archivieren der gesamten internen und externen Kommunikation & Dateien
- Einhaltung der Archivierungspflicht mit inPoint DMS oder anderen DMS Systemen
Sinn und Ordnung in Microsoft Teams bringen
- Exportieren und archivieren abgeschlossener Projekte
- Microsoft Teams von veralteten Daten befreien und gegebenenfalls in ein kostengünstiges, externes System sicher auslagern (etwa, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten)
Microsoft Teams-Kommunikation sinnvoll mit Kundendaten verknüpfen
- Erfassen und verbinden kundenbezogener Kommunikation mit dem eigenen CRM/ECM/DMS
- Nutzen von eDiscovery-Funktionen zur Suche und Verwaltung von Microsoft Teams-Daten
inPoint TOA – Ergänzung zur klassischen Datensicherung (Backup)
inPoint TOA fungiert auch als Ergänzung zum klassischen Backup und gewährleistet somit eine optimale Datensicherung:
- Microsoft Teams Daten periodisch exportieren und außerhalb der Cloud aufbewahren
- Virtuell getrennte „Brandabschnitte“ einrichten
- Speichermedien nutzen, die Schutz vor Ransomware bieten
- Offline-Zugriff auf Teams-Dateien und -Beiträge nutzen, wenn Microsoft Teams nicht zur Verfügung steht
Fazit: Microsoft Teams Datensicherung
Microsoft Teams unterstützt Ihre mobile Workforce dabei, stets produktiv zu arbeiten.
Die Lösung ermöglicht es Ihnen jedoch nicht, Informationen jeglicher Art angemessen zu speichern und zu archivieren, um so letztendlich den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden.
Mit Teams Online Archivierung (inPoint TOA) können Sie genau das erreichen.
Die Lösung ermöglicht es Ihnen Chats und Kanäle zu sammeln und zu exportieren (Azure File Share, OneDrive for Business und SharePoint Online) und für die Langzeitarchivierung lassen sich diese Inhalte manuell oder zeitgesteuert in externe Systeme archivieren.
Hinzu kommt, dass inPoint TOA nahtlos mit gängigen Backup-Lösungen verknüpft werden kann, was Ihnen eine optimale Datensicherung ermöglicht.
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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