MS Teams Backup: Wie Unternehmen Ihre Sicherheit erhöhen [2023]

MS Teams hat sich in deutschen Unternehmen zum De-Facto-Standard für digitale Zusammenarbeit entwickelt.

Wo einst Chats unter Kollegen stattfinden, werden heute erfolgskritische Informationen erarbeitet, ausgetauscht, gespeichert. Höchste Zeit, dass Unternehmen MS Teams in ihre Backup-Strategie integrieren.

Ein Überblick, worauf Sie bei Tools und Strategie achten sollten.

Inhaltsangabe

MS Teams-Datensicherung – welche Tücken lauern?

Dass digitale Systeme ein Backup benötigen, ist eine Selbstverständlichkeit im unternehmerischen Kontext. Viele Organisationen wähnen sich allerdings in falscher Sicherheit: Sie meinen, auf MS Teams teilen sie ohnehin nur anderswo gespeicherte Daten und diese Systeme würden durch Archiv- und Backuplösungen gesichert.

In der Realität liegen immer mehr Informationen aber nicht in anderen Systemen vor und der Verlust, zum Beispiel von Teams Chats, würde die Produktivität empfindlich treffen.

Microsoft bietet im Standard leider keine Backup-Option. Features zu Aufbewahrungsrichtlinien und Prozesssperren können den Eindruck vermitteln, für ein Backup geeignet zu sein, sie dienen aber lediglich der Compliance und nicht der Datensicherung.

Auf den ersten Blick scheinen Backup-Lösungen für Microsoft 365 das Problem zu lösen. Doch Unternehmen sollten bei ihrer Anbietersuche genauer hinsehen: Viele Anwendungen umfassen nur Daten aus Exchange, SharePoint und OneDrive. Ein MS Teams Backup, ist oft nicht inbegriffen. 

Aber es gibt sie, die Anbieter, die sich auf MS Teams Backups spezialisiert haben. Diese Anwendungen können eine wichtige Säule der unternehmensweiten Backup-Strategie darstellen, sind in der Regel jedoch nicht ausreichend. Denn ein Backup von Teams ersetzt keine Archivierung. Archivierungslösungen können teilweise sogar die kosten- und ressourceneffizientere Alternative zu pauschalen Backups sein.

MS Teams-Backup- vs. Archiv-Lösungen

Backup und Archivierung werden im Alltag gerne synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Datenspeicherkonzepte beschreiben und in verschiedenen Anwendungsfällen zum Einsatz kommen sollten. 

Rechtssicherheit

Backups sichern Unternehmensdaten gegen Datenverlust ab, für den Fall von technischen Fehlern oder Hackerangriffen. Die Lösungen erstellen in engen Intervallen Kopien von gesamten Systemständen. Ältere Systemstände werden hierbei regelmäßig überschrieben.

Da auch in MS Teams geteilte Dokumente der Archivierungspflicht unterliegen können, reicht ein Backup für Teams allerdings nicht aus. Nur Archivlösungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und speichern Daten manipulationssicher über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. 

Kostenintensität

Je nach Größe der digitalen Infrastruktur kann das regelmäßige Backup ein ressourcen- und kostenintensiver Prozess sein, der zulasten der Geschwindigkeit operativer Systeme geht.

Hier punkten Archivsysteme: Sie kommen mit selteneren Aktualisierungsintervallen aus und beeinträchtigen die Leistung der aktiven IT-Systeme kaum. Allerdings legen sie keine Datenkopien an, sondern verschieben Daten für die langfristige Aufbewahrung.

Auffindbarkeit von Daten

Eine einzelne Datei ist gelöscht? Aus dem System sollen aus Datenschutzgründen Dateien eines Anwenders entfernt werden? Backup-Lösungen verfügen meist nur über rudimentäre Suchoptionen. Denn ihr Fokus liegt darauf, größere Datenbestände im Schadensfall schnell wieder verfügbar machen.

Archivsysteme sind dagegen mit granularen Suchfunktionen ausgestattet, damit Unternehmen bei Prüfungen angeforderte Dokumente schnell finden oder Datenschutzanfragen erfüllen können. 

Performance

Beim Backup zählt jede Minute: Die Lösungen sollen möglichst schnell den normalen Geschäftsbetrieb ermöglichen. Daher sind Backupintervalle wesentlich enger getaktet sein als Archivierungsintervalle und ihre Systeme sind für Geschwindigkeit optimiert.

Archivsysteme arbeiten zwar langsamer, häufig sind sie jedoch in klarer von operativen Systemen getrennt. Sie liegen bestenfalls auf einem physisch getrennten Server und schaffen so zusätzliche Sicherheit. Im Worst Case eines Ransomware-Angriffs, in dem kein Backup-Zugriff möglich ist, können Unternehmen mit kluger MS Teams-Datensicherung dann weiterhin auf wichtige Informationen zugreifen, auch außerhalb der Teams-Plattform.

Wenn Sie tiefer ins Thema Teams Archivierung einsteigen möchten, lesen Sie unseren Ratgeber „Microsoft Teams archivieren, exportieren, wiederherstellen“!

Backup vs. Archiv: Die Unterschiede auf einen Blick

Archivierungssoftware-vs.-Backup-Software

Die Gegenüberstellung zeigt: Wer Teams intensiv nutzt, braucht beides. Backup und Archivierung.

Eine pauschale Doppelsicherung ist allerdings weder notwendig noch wirtschaftlich.

Es gilt für unterschiedliche Datenbereiche (Chats, geteilte Dokumente, Notizen etc.) individuell zu entscheiden, welche Backup- und Archivierungsmaßnahmen zielführend sind.

Datensicherung von MS Teams: Darauf kommt es an

Backup oder Archivierung? Haben sich Unternehmen dezidiert Gedanken über eine Teams Datensicherung gemacht, findet man bei ihnen meist ausschließlich eine Backup-Lösung für Teams. Doch die Kombination mit einer Teams-Archivierung liegen auf der Hand: höhere Performance der Produktivsysteme, bessere Compliance und höhere Datensicherheit.

Wir haben deshalb mit inPoint TOA eine Archivierungslösung entwickelt, die sich nahtlos mit allen gängigen Backup-Anwendungen und dem Microsoft 365-Ökosystem verbinden lässt. Für lückenlose Sicherheit. Wie funktioniert inPoint TOA im Detail?

Egal, für welche Software Sie sich entscheiden, bei der Wahl Ihrer Anwendung sollten Sie einige zentrale Aspekte bedenken:

1. Konnektivität

Nicht jede Backup-Lösung ist mit jeder Archivlösung kompatibel. Um Komplexität und technische Risiken zu reduzieren, wählen Sie eine Archivlösung, die sämtliche Microsoft-365-Anwendungen einschließt und sich nahtlos mit Backup-Lösungen verbinden lässt. Richtig konfiguriert, stehen Ihnen so im Schadensfall die besten Optionen zur Datenwiederherstellung zur Verfügung.

2. Usability

Weil es doch keine Selbstverständlichkeit ist, sei es einmal erwähnt: Achten Sie auch bei Archivlösungen, die nicht täglich verwendet werden und sich an einen IT-affinen Nutzerkreis richten, auf Nutzerfreundlichkeit. Damit senken Sie das Risiko von Anwenderfehlern und erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten.  

3. Flexibilität

Eine gute Archivlösung sollte verschiedene Speichermodalitäten unterstützen: on-premise und in der Cloud. Können Anwender für verschiedene Dateitypen unterschiedliche Speicher- und Wiederherstellungsorte festlegen? Lassen sich Archivierungszeiträume individuell definieren? Das sollte heutzutage selbstverständlich sein, um die vorhandenen IT-Ressourcen optimal auszunutzen.

4. Sicherheit

Ein Archiv erhöht die Datenverfügbarkeit in Unternehmen nur, wenn es selbst neueste Verschlüsselungstechnologie einsetzt und in das IT-Sicherheitskonzept des Unternehmens integriert ist. Prüfen Sie, ob Ihre Sicherheitsanforderungen mit den von Ihnen favorisierten Archivlösungen realisierbar sind. Für Rechtssicherheit ist außerdem die Qualität der Suchfunktionen (Discovery Features) zu bewerten.

5. Kosteneffizienz

Cloud sind mittlerweile Mainstream. Vor allem für Unternehmen mit kleiner IT-Abteilung bieten Cloud-Archive Vorteile. Zumindest, wenn sie Wartung und Administration an den Anbieter auslagern können. Selbstgehostete Archive on-premise mögen in Einzelfällen vorzuziehen sein, kosteneffizienter sind jedoch Cloud-Lösungen: Unternehmen zahlen nur für tatsächlich benötigten Storage und können ohne eigenen Aufwand skalieren.

Fazit: Ganzheitliche Lösungen statt einfacher Backups

84 Prozent der deutschen Unternehmen waren laut einer Bitkom-Befragung 2022 von Cyberkriminalität betroffen. Die Absicherung von Daten muss daher bei jeder Anwendung mitgedacht werden, auch bei MS Teams.

Für einen effektiven und gleichzeitig kosteneffizienten Schutz müssen Unternehmen eine ganzheitliche Backup- und Archivierungsstrategie entwickeln. Welche Daten aus Teams sollen wo und in welchem Intervall gesichert werden? Welche gesetzlichen Anforderungen sind zu berücksichtigen? Welche Sicherheitsrisiken werden für eine höhere Performance Kauf genommen? Diese und andere grundlegende Fragen sind vor jeder Software-Entscheidung zu klären.

Wenn Sie sich Unterstützung bei der Einführung oder Modernisierung Ihrer MS Teams Backup- und Archivierungsstrategie wünschen, sprechen Sie uns gerne an. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin mit einem unserer Experten.

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Stephan Gehling

Stephan Gehling

Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.

Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.

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