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Stephan Gehling
- Remote Work
Organisationen können nur dann erfolgreich am Markt agieren, wenn Sie Talente, Domänenexperten und erfahrene Executives für sich gewinnen können.
In vielen Bereichen verschärft sich der Fachkräftemangel jedoch zunehmend, welches das Recruiting von Ausnahmemitarbeiter*innen weiterhin erschwert.
In diesem Kontext ermöglicht das ortsunabhängige Arbeiten, neue Mitarbeiter über regionale Grenzen hinweg anzuwerben – was für viele Organisationen ein echter Vorteil ist.
Auch für Arbeitnehmer hat das ortsunabhängige Arbeiten viele Vorteile:
- Zeitersparnis durch weniger Pendeln
- Eigene und flexiblere Zeiteinteilung
- Die Möglichkeit, sich während des Tages um persönliche Angelegenheiten zu kümmern
Mehr zum Thema Remote Work.
Damit das ortsunabhängige Arbeiten auch in Ihrer Organisation erfolgreich umgesetzt werden kann, benötigen Sie einen Digital Workspace.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, was ein Digital Workspace ist, welche Vorteile er mit sich bringt und mit welchen Digital-Workspace-Lösungen von H&S Sie noch produktiver arbeiten können.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Digital Workspace: Definition
Wenn Sie sich mit dem Digital Workspace auseinandersetzen, kann es durchaus sein, dass Sie keine klare Definition finden, da es sich um einen weit gefassten Begriff handelt.
Grundsätzlich umfasst der Digital Workspace alle Plattformen, Lösungen und Tools, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgaben ortsunabhängig, über ein Endgerät ihrer Wahl, effizient zu erledigen.
In diesem Rahmen stellt der Digital Workspace alle relevanten Daten, Anwendungen und Workflows über ein sicheres Netzwerk oder verschlüsselte Zugänge zur Verfügung.
Digital Workspace vs. Digital Workplace: Die Unterschiede
Häufig werden die Begriffe „Digital Workplace“ und „Digital Workspace“ fälschlicherweise synonym verwendet.
Einfach ausgedrückt, bezieht sich der Digital Workplace auf einen tatsächlichen physischen Ort – z. B. ein Büro oder einen Co-Working-Space – und der Digital Workspace auf Plattformen, Anwendungen und Tools, die sicherstellen, dass Mitarbeiter die Flexibilität haben, ortsunabhängig zu arbeiten.
Ein physischer Standort kann als Digital Workplace bezeichnet werden, wenn er moderne Technologien inkl. Endgeräte sowie eine Digitalisierungsstrategie und -kultur umfasst.
Der Digital Workspace ist Teil eines Digital Workplace und inkludiert virtuelle Desktops und ggf. die Software, die Mitarbeiter benötigen.
Digital Workspace: Arten & Lösungen
Desktop as a Service (DaaS): Azure Virtual Desktop & Amazon WorkSpaces
Bei DaaS Lösungen handelt es sich um Windows Desktops, die Endnutzer von Drittanbietern über das Internet zur Verfügung gestellt und über einen Browser genutzt werden können. Azure Virtual Desktop (ehemals Windows Virtual Desktops) und Amazon WorkSpaces sind zwei der beliebtesten Desktop as a Service (DaaS) Lösungen. Azure Virtual Desktops können innerhalb von Minuten eingerichtet und bei Bedarf entsprechend rasch skaliert werden, auch Microsoft Services wie etwa Office 365, OneDrive und Teams können reibungslos integriert werden. Amazon WorkSpaces bestechen durch eine hohe Skalierbarkeit, eine hervorragende Verfügbarkeit und umfassen eine breite Palette an Funktionen.
Virtual Desktop Infrastructure (VDI): VMware Horizon & Citrix Workspace
Bei Virtual Desktop Infrastructure (VDI) Lösungen beziehen Endnutzer Anwendungen, Daten und Workloads nicht lokal von ihrem Endgerät, sondern über einen Browser aus einem Rechenzentrum vor Ort oder aus einer Private bzw. Public Cloud. Im Gegensatz zu Azure Virtual Desktops und Amazon WorkSpaces, wo Microsoft bzw. Amazon die Verwaltung übernehmen, benötigen Sie für eine reibungslose Funktionsweise von VDI Lösungen IT-Experten. Die meisten Organisation setzen auf VDI Lösungen von VMware und Citrix. VMware Horizon gilt als einer der Marktführer im Digital-Workspace-Bereich, was besonders daran liegt, dass die Administration einfach und die User Experience hervorragend ist. Mit dem Citrix Workspace steht im VDI Bereich ein Angebot für Organisationen jeder Größe zur Verfügung, die auf eine enge Integration mit Microsoft Office 365 sowie einen hohen Sicherheitsstandard, umfangreiche Analytics-Funktionen und eine enorme Flexibilität setzen.
Digital Workspace: Vorteile
Erhöhte Flexibilität
Ein Digital Workspace ist in der Lage, die Flexibilität Ihrer Mitarbeiter erheblich zu steigern, wodurch sie orts- und zeitunabhängig zum Erfolg Ihrer Organisation beitragen können. Hinzu kommt, dass so die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter verbessert werden kann – wodurch ihre Produktivität weiter steigt.
Reduzierte Betriebskosten
Des Weiteren kann ein Digital Workspace Ihre Betriebskosten erheblich senken. Das liegt daran, dass er kollaborative Aktivitäten in Ihrer Organisation, etwa durch virtuelle Meetings und interaktive Chat-Boards, erleichtern kann. So können unter anderem Geschäftsreisen und Büroräumlichkeiten reduziert werden.
Mehr Umsatz
Reduzierte Betriebskosten und eine erhöhte Flexibilität führen zudem zu einem weiteren Sekundäreffekt: eine positive Auswirkung auf Ihre Bilanz. Laut dem Microsoft-Partner Avanade können Organisationen, die einen Digital Workspace implementiert haben, ihre Gewinne im Schnitt um 43 % steigern.
Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
Ein digitaler Arbeitsplatz fördert ein innovatives Umfeld mit einer enormen Flexibilität und Konnektivität. So ein fortschrittliches Umfeld ist äußerst attraktiv für hoch qualifizierte Mitarbeiter. Auch die Zufriedenheit Ihrer jetzigen Mitarbeiter lässt sich durch einen modernen Arbeitsplatz steigern, da sie so in der Lage sind, deutlich effizienter zu arbeiten.
Bessere Kundenerfahrung
Auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden kann durch die Einführung eines Digital Workspace gesteigert werden. Denn zufriedene Mitarbeiter arbeiten nicht nur effektiver, sondern sind auch emotional ausgeglichener – was beträchtliche Verbesserungen bei der Kundenkommunikation mit sich bringen kann.
Digital Workspace: Wissenswertes
Mitarbeiterwiderstand
Die Einführung eines Digital Workspace bringt unweigerlich Mitarbeiterwiderstände mit sich. Die Begründung dafür ist, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist, welches auch am Arbeitsplatz gut erkennbar ist. Ein eingespieltes Team funktioniert nicht zuletzt auch deshalb reibungslos, weil die verwendeten Lösungen ohne großes Nachdenken genutzt werden.
Produktivität
Ein Digital Workspace kann nicht ohne Weiteres eingeführt werden. Es müssen Testphasen und Trainingseinheiten erfolgen, und das neue User-Interface und Abläufe verinnerlicht werden. All das kann die Produktivität in Ihrer Organisation kurzzeitig beeinträchtigen – besonders in den ersten Wochen nach der Einführung eines Digital Workspace.
Cyber Security
Wie bereits erwähnt, ermöglicht ein Digital Workspace ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten von jedem Gerät. Mit einer erhöhten Flexibilität gehen jedoch auch erhöhte Sicherheitsrisiken einher, welche durch Mitarbeiterschulungen abgefangen werden müssen, um Datenlecks und Hacks zu minimieren (mehr zum Thema Cyber Security).
Executive Buy-In
Es kommt nicht selten vor, dass Führungskräfte der digitalen Transformation in ihren Organisationen im Wege stehen. Ein Digital Workspace lässt sich jedoch nur dann effektiv implementieren, wenn Führungskräfte von den Vorteilen überzeugt sind. Genau deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, Entscheidungsträger anzuwerben, die die entsprechenden Digitalisierungsexpertise besitzen.
Digital Workspace: H&S Erweiterungen
Mit unseren H&S Tools können Sie Ihren Digital Workspace modular erweitern. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter stets produktiv arbeiten können, egal von welchem Standort – aus dem Büro, von Zuhause oder von unterwegs.
Digitale Ablage
Unser Dokumentenmanagementsystem (inPoint DMS) ermöglicht Unternehmen jeder Größe eine sichere und bequeme digitale Dokumentenablage. Speichern Sie Verträge, Rechnungen, Kundendateien und mehr in elektronischer Form und greifen Sie leicht darauf zu. Revolutionieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung mit unserer innovativen Lösung.
Mehr zum Thema digitale Ablage.
Prozessautomatisierung
Durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben kann die organisationsinterne Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Hierbei setzen wir auf die Lösung von Axon Ivy.
Mehr zum Thema Prozessautomatisierung.
Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift mit inPoint ermöglicht es Ihnen, rechtssicher digital zu unterschreiben. Um den langwierigen Prozess effizienter zu gestalten, können Sie mit der elektronischen Signaturlösung MOXIS problemlos die zu unterschreibenden Dokumente sammeln und mit der qualifizierten Fernsignatur versehen.
Mehr zum Thema digitale Unterschrift.
Fazit
Damit das ortsunabhängige Arbeiten auch in Ihrer Organisation erfolgreich umgesetzt werden kann, benötigen Sie einen Digital Workspace.
Grundsätzlich umfasst der Digital Workspace alle Plattformen, Lösungen und Tools, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgaben ortsunabhängig, über ein Endgerät ihrer Wahl, effizient zu erledigen.
Wenn Sie sich für einen Digital Workspace interessieren, stehen Ihnen primär zwei Lösungsarchitekturen zur Verfügung: Desktop as a Service (DaaS) – bspw. Azure Virtual Desktop oder Amazon WorkSpaces – und Virtual Desktop Infrastructure (VDI) – bspw. VMware Horizon oder Citrix Workspace.
Ungeachtet dessen, für welche Lösungsarchitektur Sie sich entscheiden, ermöglicht Ihnen ein Digital Workspace viele Vorteile wie beispielsweise eine erhöhte Flexibilität, reduzierte Betriebskosten und eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit.
Hinzu kommt, dass Sie mit unseren H&S Tools Ihren Digital Workspace modular erweitern können, welches besonders Ihrer Mitarbeiterproduktivität zugutekommt.
Wir zeigen Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie auch Sie von unseren H&S Tools für den Digital Workspace profitieren können – setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung!
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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