Die digitale Dokumentenablage bezieht sich auf die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Unser Dokumentenmanagementsystem (inPoint DMS) bietet eine einfache und sichere digitale Ablage von Dokumenten für Unternehmen jeder Größenordnung, die eine effektive Methode suchen, um ihre Dokumente sicher zu speichern und leicht darauf zugreifen zu können.
Egal ob Sie Verträge, Rechnungen, Kundendateien, Protokolle oder andere wichtige Dokumente speichern möchten – mit der digitalen Ablage revolutionieren wir die Art und Weise, wie Sie Ihre wichtigen Dokumente verwalten.
Digitale Ablage: ein cloudbasiertes DMS-System
Zentrale Dokumentenablage
Durch die Nutzung eines digitalen Ablagesystems schaffen Sie unmittelbar Struktur in Ihren Unterlagen, steigern Ihre Produktivität und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Dies wird ermöglicht, indem Papierdokumente digitalisiert und systematisch abgelegt werden, wodurch die Suche und der Zugriff auf benötigte Informationen erheblich vereinfacht werden. Zudem fördert die digitale Ablage die Zusammenarbeit im Team, da Dateien und Dokumente an einer zentralen Stelle abgelegt sind und schnell und einfach gefunden wie geteilt werden können.
Struktur und Ordnung
Verabschieden Sie sich von chaotischen Schubladen und unübersichtlichen Ordnern. Eine digitale Ablage bringt Struktur und Ordnung in Ihre Dokumente. Digitale Ablagesysteme ermöglichen es Benutzern, Dokumente mit relevanten Metadaten zu versehen, um diese wieder schnell und unkompliziert aufzurufen. Intuitive Volltextsuchen erleichtern das Auffinden relevanter Dateien, wodurch Zeit und Mühe gespart werden. Versionierungsfunktionen stellen sicher, dass Änderungen nachverfolgt werden können und die Arbeit effektiver koordiniert wird.
Sichere und konforme Aufbewahrung
Digitale Ablagen bieten integrierte Sicherheitsfunktionen, wie zum Beispiel benutzerdefinierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung und regelmäßige Datensicherungen. Dadurch werden sensible Informationen geschützt und der Datenschutz gewährleistet. Unsere digitale Ablage erfüllt alle erforderlichen Compliance-Anforderungen. Die Lösung ist GDPdU-, GoBD- und DSGVO-konform und bietet somit eine sichere und rechtlich einwandfreie Möglichkeit, Dokumente zu archivieren, um den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden und für eine mögliche Steuerprüfung zu organisieren und bereitzustellen.
Funktionsweise der digitalen Ablage
Die Funktionsweise einer digitalen Ablage beginnt mit der Erfassung von Dokumenten oder Daten aus unterschiedlichen Quellen. Dies können sowohl physische Dokumente sein, die durch Scannen digitalisiert werden, als auch bereits digitale Dateien, die direkt in das System eingespeist werden.
Nach der Erfassung werden diese Dokumente und Daten in ein digitales Archiv überführt. In diesem Archiv sind sie nicht nur sicher gespeichert, sondern auch systematisch organisiert, basierend auf einem vordefinierten Aktenplan. Dieser Aktenplan dient dazu, die Dokumente sinnvoll zu kategorisieren und zu ordnen, was die Suche und das Auffinden von Informationen erleichtert.
Sobald die Dokumente im digitalen Archiv abgelegt sind, stehen sie für die Bearbeitung und Verwaltung zur Verfügung
Die digitale Ablage testen
Ganz unverbindlich und einfach Ihre digitale Ablage mit inPoint.Go DMS testen.
Jetzt testenDie Vorteile der digitalen Ablage für Ihr Unternehmen
Mit unserer benutzerfreundlichen und kosteneffektiven Dokumentenmanagement Lösung inPoint.Go DMS, bieten wir Ihnen eine standardisierte Lösung für die Verwaltung Ihrer Dokumente in einem sicheren Cloud-DMS. Mit unserer Schnellstarter-Lösung können Sie sofort damit beginnen, Ihre Dokumente einfach, effizient und sicher zu organisieren und aufzubewahren.
Vorgefertigte Aktenpläne
Unsere Lösung basiert auf vorgefertigten Aktenplänen, die speziell auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen und Unternehmen zugeschnitten sind. Sie bieten eine strukturierte Ordnerstruktur, die Ihnen hilft, Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren. Egal ob Verträge, Finanzberichte, Kundenkorrespondenz oder Personalakten – mit inPoint.Go DMS finden Sie schnell und einfach die benötigten Dokumente.
Skalierbarkeit
Mit unserem skalierbaren System können Sie einfach und unkompliziert neue Prozesse definieren, unterschiedliche Fachbereiche gezielt abbilden und weitere Funktionen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Wir verstehen, dass es für Unternehmen wichtig ist, eine Lösung zu haben, die sich an ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt und genau das bieten wir Ihnen.
Einfache Handhabung
Die Nutzung unserer Lösung ist denkbar einfach. Sie können Ihre Dokumente problemlos in das System hochladen, sei es durch das Scannen von Papierdokumenten oder den Import von elektronischen Dateien. Durch die Indexierung und Kategorisierung der Dokumente ist die Suche nach relevanten Informationen ein Kinderspiel. Unsere leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, Dateien anhand von Schlagwörtern, Metadaten oder Inhalten schnell zu finden.
Intelligente Dokumentenverarbeitung dank IDP
Unsere digitale Ablage verwendet IDP (Intelligente Dokumentenverarbeitung), um unstrukturierte Daten aus verschiedenen Dokumentenquellen zu digitalisieren und automatisch zu verarbeiten. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Machine Learning und Workflow-Automatisierung ermöglicht IDP eine effiziente Organisation, Klassifizierung und Extrahierung von Informationen aus den Dokumenten in unserer digitalen Ablage. Dies verbessert die Effizienz, Genauigkeit und Suche in Ihrer Dokumentenverwaltung.
IQ4docs Integration
IQ4docs ist eine maßgeschneiderte Softwarelösung für die Optimierung von Dokumentenprozessen. Es ermöglicht die Kontrolle und Steuerung von Druck, Kopie, Scan und Fax in einer Organisation und bietet die Digitalisierung direkt am Gerät. Durch automatische Informationsverarbeitung und Integration mit anderen Systemen wie DMS, ERP und ECM wird die Effizienz gesteigert. Die Erweiterung durch die digitale Ablage inPoint.Go bietet eine revisionssichere und suchfähige Rechnungsablage.
Funktionen der digitalen Ablage im Überblick
Informationen zusammenführen
Automatische Ablage, Zuweisung und Indexierung von Dokumenten aufgrund von KI, um die Suche und Kategorisierung zu erleichtern.
Übersichtliches Dashboard
Übersichtliche und einfach zu bedienende Oberfläche, mit der Sie Ihre Dokumente schnell und einfach organisieren können.
Suchfunktion
Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Metadaten und Volltextsuchen sowie Suchformularen.
Remote Zugriff
Zugriff auf Dokumente und Informationen von überall aus und von jedem Gerät erleichtert die Zusammenarbeit.
Einfache Benutzerverwaltung
Unsere Plattform zeichnet sich durch benutzerfreundliche Features wie OIDC Sign-In und Integrationen mit AzureAD, AzureASA und Google Identity aus.
Kollaboration
Dank der Integration von Microsoft 365 SharePoint Online (SPO) und OneDrive ermöglichen wir eine parallele Echtzeit-Zusammenarbeit, bei der mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können.
OfficeWeb Viewer
Durch die Integration des OfficeWeb Viewers können Sie Office-Dokumente wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt in unserem Dokumentenviewer anzeigen.
Integrationen
Integration mit anderen Anwendungen wie Microsoft, IQ4docs oder Cloud-Speicherlösungen, für eine nahtlose und flexible Datenverwaltung
Versonierung
Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente für Revisionen und Nachverfolgungen.
Einblick in die digitale Ablage
Weitere Fachbereichslösungen für Ihren Anwendungsfall
Unsere fertigen Fachbereichsmodule bieten eine maßgeschneiderte Lösung für Ihren speziellen Anwendungsfall. Wir bieten eine breite Palette an Modulen für verschiedene Branchen und Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Einkauf, Projektmanagement und vieles mehr. Jedes Modul ist so konzipiert, dass es nahtlos in Ihr bestehendes System integriert werden kann und Ihnen dabei hilft, Ihre spezifischen Anforderungen effektiv zu erfüllen.
Vertragsmanagement
Verträge bilden die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung und sind unerlässlich für den reibungslosen Ablauf von geschäftlichen Transaktionen. Ein gut verwaltetes Vertragsmanagement ist von großer Bedeutung, um die Einhaltung dieser Verträge sicherzustellen, potenzielle Risiken zu minimieren und
Rechnungsverarbeitung
Mit inPoint für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung optimieren Sie schrittweise Ihr Kreditorenmanagement und reduzieren den administrativen Aufwand für Ablage, Recherche und Transport von Rechnungen, Belegen und zugehörigen Dokumenten. Beginnen Sie mit einer einfachen Digitalisierung Ihrer Rechnungen
Projektakte
Die digitale Projektakte ist ein effizientes Softwaresystem, speziell konzipiert für ein übersichtliches Projektmanagement. Diese bietet nicht nur eine zentrale Speicherung aller relevanten Dokumente, sondern auch eine Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Durch ihre intuitive
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