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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung hat einen umfassenden und grundlegenden Einfluss auf die Geschäftsstrategien vieler Unternehmen, einschließlich der Immobilienbranche.
Während einige Hersteller und Dienstleister ihre Geschäftsmodelle bereits angepasst haben, um den Anforderungen der schnelllebigen digitalen Welt gerecht zu werden, stehen andere noch am Anfang und müssen ihre Strategien weiter optimieren.
Laut einer Umfrage des Fonds Forums aus dem Jahr 2018 in Zusammenarbeit mit Deloitte, unter Unternehmen der institutionellen Immobilienwirtschaft, stufen jedoch rund 90 Prozent der Befragten den Digitalisierungsprozess als “wichtig” oder “sehr wichtig” ein.
Die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft bringt einen fundamentalen Wandel mit sich, sei es in der Planung, im Betrieb, der Wartung oder in der Nutzung von Gebäuden.
Auch eine lückenlose Dokumentation zu Immobilien und anderen Objekten ist ausschlaggebend für eine effiziente und sichere Infrastrukturverwaltung.
Das Ziel: eine Software, die die Zusammenarbeit erleichtert und alle dokumentengetriebenen Vorgänge rund um das Thema Immobilienwirtschaft ermöglicht.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, welchen Wandel die Digitalisierung in der Immobilienbranche mit sich bringt und mit welcher Lösung von H&S Ihre Organisation noch produktiver arbeiten kann.
Inhaltsangabe
Auswirkungen der Digitalisierung auf die Immobilienbranche
Die Digitalisierung in der Immobilienwelt umfasst die Nutzung von Technologien und digitalen Lösungen zur Optimierung, Automatisierung, Wartung und Verbesserung der mit Immobilien verbundenen Prozesse.
Dies umfasst verschiedene Aspekte, wie beispielsweise die Suche nach Immobilien, die Vermietung oder der Kauf, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten von Immobilien, die Verwaltung, sowie die Finanzierung und das Marketing.
Der digitale Wandel beeinflusst aber auch das Management von Gebäuden zunehmend.
Digitale Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme tragen dazu bei, das Gebäudemanagement zu verbessern, indem sie alle relevanten Informationen an einem Ort zentral zusammenfassen.
Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, Berichte über den Zustand der Immobilie zu erstellen, Inspektionsarbeiten zu planen, Zusammenarbeit zu fördern und Prozesse zu optimieren.
Darüber hinaus kann die digitale Transformation auch in anderen Bereichen des Immobiliensektors nützlich sein, wie bei der Verwaltung von Verträgen oder das Erstellen und Verwalten von Bauakten.
So können Zeit und Mühe gespart werden, indem alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert und jederzeit zugänglich sind.
Außerdem können Unternehmen durch die Automatisierung von Aufgaben, die Verfolgung von Fristen und der Erstellung von Erinnerungen sicherstellen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und keine wichtigen Termine oder Fristen verpassen.
Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie die Immobilienbranche operiert, verändert und ermöglicht es Unternehmen, Daten effektiver zu nutzen, Arbeitsabläufe zu verbessern und eine bessere Interaktion mit Kunden zu haben.
Welche Gründe gibt es für eine Digitalisierung in der Immobilienbranche
Die Digitalisierung wird zweifellos in den kommenden Jahren ein wichtiger Faktor sein, der die Immobilienbranche beeinflussen wird.
Ein digitalisiertes Ablagesystem bietet in der Immobilienbranche viele Vorteile, wie beispielsweise:
ORTSUNABHÄNGIGES ARBEITEN
In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, dass Unternehmen und Organisationen in der Lage sind, auf ihre Dokumente und Akten von überall und zu jeder Zeit zuzugreifen und sie zu bearbeiten. Mit der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit und flexiblen Arbeitszeiten ist ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente wichtiger denn je.
ZEITERSPARNIS
Auch im Punkto Zeitersparnis hilft die Digitalisierung. Ein digitales Ablagesystem ermöglicht es, Dokumente zu organisieren und schnell zu finden.
Es gibt kein ewiges Suchen der benötigen Dokumente mehr, keine Dokumente können verloren gehen und alles ist mit einem Mausklick abrufbar und strukturiert.
EFFIZIENZSTEIGERUNG
Durch die Digitalisierung können viele manuelle Prozesse automatisiert werden, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Zeitersparnis führt.
Durch den Einsatz digitaler Technologien können Informationen schneller erfasst und verarbeitet werden, im Vergleich zu Papierformularen oder manuell erfassten Daten. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnis, sondern auch zu Kosteneinsparungen für Personal- und Bürokosten, da der Arbeitsaufwand deutlich reduziert wird.
BESSERE UND SICHERE DATENVERWALTUNG
Durch die Nutzung von Datenbanken und digitalen Systemen können Unternehmen in der Immobilienbranche Daten leichter organisieren und verwalten, was zu einer effektiveren Informationsverfügbarkeit und besseren Geschäftsentscheidungen führt.
Darüber hinaus bietet ein dokumentengetriebenes System auch ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle. Durch die Verwendung von Berechtigungen und Zugriffssteuerung können Benutzer nur auf die Dokumente zugreifen, auf die sie autorisiert sind. Dies minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und unautorisiertem Zugriff auf vertrauliche Informationen.
Effektives Mängelmanagement
Ein effektives Mängelmanagement ist entscheidend, um den Ertrag einer Immobilie zu erhalten. Eine schnelle und kosteneffiziente Behebung von Mängeln ist unerlässlich, da Verzögerungen und Fehler hohe Konsequenzen haben können, wie zusätzliche Kosten, Leerstand oder sogar Rechtsstreitigkeiten. Doch die Digitalisierung bietet hier eine Lösung: Moderne Software-Tools ermöglichen ein einfaches und transparentes Management von Mängeln. Durch die Online-Verfolgung des Reparaturprozesses können Sie den Fortschritt im Blick behalten und vermeiden teure Fehler.
Herausforderungen bei der Digitalisierung in der Immobilienbranche
Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit dem Thema Digitalisierung. Trotzdem gibt es einige Gründe, warum Firmen dieses Thema noch nicht in den Fokus gerückt haben.
AKZEPTANZ
Die Akzeptanz und das Vertrauen sind oft unterschätzte Faktoren bei Veränderungen, wie beispielsweise der Digitalisierung in der Immobilienbranche. Mitarbeiterwiderstände können auftreten, da der Mensch ein Gewohnheitstier ist und Veränderungen zunächst skeptisch gegenübersteht. Es ist wichtig, diese Aspekte bei der Einführung neuer Technologien und digitaler Lösungen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um die Akzeptanz und das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen.
KOMPLEXITÄT
Die Digitalisierung kann zu einer erhöhten Komplexität der Prozesse und Systeme führen, insbesondere wenn mehrere Systeme integriert werden müssen. Dies kann zu technischen Problemen führen und erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
Viele Unternehmen sind sich unsicher, ob sie die notwendigen Ressourcen besitzen, um mit dieser Veränderung umzugehen.
KOMPATIBILITÄT
Bei der Digitalisierung ist die Kompatibilität verschiedener Systeme ausschlaggebend. Es ist wichtig, dass alle Systeme miteinander kompatibel sind und reibungslos synchronisiert werden können.
Die Anschaffung einer Software oder eines Systems für das Dokumentenmanagement sollte daher gut überlegt und ausgewählt sein, damit Sie später nicht mit unvorhergesehen Problemen konfrontiert sind.
STRATEGIE
Eine digitale Transformation ist ein vielschichtiger Prozess, der viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihre strategischen Ziele und Prioritäten festlegen und diese regelmäßig überprüfen.
Unsere Lösung für die digitale Immobilien- und Objektverwaltung
Unsere Softwarelösung inPoint für Immobilien- und Objektverwaltung bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Informationen zu Infrastrukturprojekten zusammengeführt werden können.
Mit dieser Lösung unterstützen wir Ihre Organisation bei der Planung und Bearbeitung aller dokumentenbasierten Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien sowie bei Bauakten und anderen Objekten und Anlagen.
Außerdem werden Daten, Verträge, Pläne, Bilddokumente-Mails usw. aus verschiedenen Systemen auf einer benutzerfreundlichen, webbasierten Plattform zusammengeführt.
inPoint für Immobilien- und Objektverwaltung bietet nicht nur Funktionen zur Dokumentenverwaltung, sondern auch spezielle Geodaten-Tools, um höhere Planungssicherheit zu gewährleisten und Redundanzen zu reduzieren.
Zusätzlich können Sie jederzeit und überall den Überblick über alle Objekte behalten, egal ob Sie im Büro oder auf der Baustelle sind.
inPoint kann auf PCs, Notebooks und mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden.
Interaktive Grundrisspläne unterstützen Ihren Außendienst und beauftragte Dienstleister beim Auffinden und Warten von gesuchten Objekten und Elementen.
Auf Knopfdruck stehen alle Unterlagen zur Verfügung, um fehlende Unterlagen im Außeneinsatz zu vermeiden.
Bei H&S stand bei der Entwicklung von inPoint vor allem die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund, um neuen Mitarbeitern eine schnelle Integration in Ihr Unternehmen zu ermöglichen, ohne umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen.
Fazit
Die Digitalisierung wird die Immobilienbranche grundlegend verändern und auch in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen.
Durch die Anwendung von Technologien und digitalen Ablagesystemen können Prozesse optimiert, automatisiert und verbessert werden, was zu einer höheren Effizienz und Kundenzufriedenheit führt.
Unternehmen können von zahlreichen Vorteilen wie Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und Kostenersparnis profitieren, um langfristig erfolgreich und profitabel am Markt zu bleiben.
Dennoch dürfen die Herausforderungen, wie beispielsweise die Akzeptanz und das Vertrauen der Nutzer, nicht ignoriert werden.
Aber insgesamt betrachtet, wird die Digitalisierung in der Immobilienbranche einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen und Kunden bieten und die Art und Weise, wie die Branche funktioniert, grundlegend verändern.
Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen rechtzeitig auf die Digitalisierung reagieren und ihre Geschäftsmodelle und Prozesse anpassen, um langfristig erfolgreich zu sein.
In einem unverbindlichen Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen gerne, wie auch Sie von unserer Lösung inPoint für Immobilien- und Objektverwaltung profitieren können – setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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