Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten

NEUE DOKUMENTE ERSTELLEN – Erzeugen Sie direkt in der Dokumentenmanagement Software ein neues Dokument und nutzen Sie dabei die integrierte Vorlagenbibliothek. In Verbindung mit inPoint Akten, können MS-Word Vorlagen bereits beim Aufruf mit relevanten Daten befüllt werden. Selbstverständlich können auch außerhalb von inPoint erstellte Dokumente via Drag & Drop in inPoint abgelegt werden.

DOKUMENTE FINDEN, ANZEIGEN, ÄNDERN, FREIGEBEN – Finden Sie Dokumente schnell und zuverlässig über Formular- und Volltextsuche. Der inPoint QuickView Monitor zeigt das gewünschte Dokument auch ohne Ursprungsprogramm an. Ein Doppelklick lädt das Dokument in die erforderliche Bearbeitungssoftware (z.B. MS-Word).

Jede Änderung wird als neue Dokumentenversion in inPoint abgelegt. Die CheckIn/Out Logik verhindert dabei, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können. Kennzeichnen Sie häufig benötigte Dokumente als Favoriten und öffnen Sie diese direkt in Ihrem persönlichen inPoint Bereich – ohne vorherigen Suchauftrag.

Der inPoint Anwender entscheidet je nach Anwendungsfall selbst, ob es sich bei der Bearbeitung eines Dokumentes um eine Arbeits- oder Hauptversion handelt und ob das Dokument einem workflowgesteuerten Freigabeprozess durchlaufen muss.

Bei Steuern und Abgaben kennt der Staat kein Pardon. Hier muss auf Punkt und Beistrich dem Gesetz entsprochen werden. Bedingt durch die zunehmende Digitalisierung im Rechnungswesen, findet besonders die Verfahrensdokumentation in der Behandlung von steuerrechtlichen Dokumenten durch die Finanzverwaltung Beachtung. Teil der Verfahrensdokumentation ist auch die Revisionssicherheit der eingesetzten Software.

Zusätzlich zur technischen Kompatibilität zu marktgängigen revisionssicheren Speichermedien, hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft „Rödl & Partner“ mit Sitz in Nürnberg, das Softwareprodukt „inPoint” gemäß IDW PS 880 geprüft. Bestätigt wurde die Revisionssicherheit bei ordnungsgemäßen Betrieb im Umfeld von Finanz- und Unternehmensrecht im D/A/CH Raum.

Der 34 seitige Prüfbericht kann hier angefordert werden:
https://www.roedl.de/wen-wir-beraten/gesundheit-sozialwirtschaft/seiten/formular-pruefbericht-software-inpoint.aspx

Kern der Dokumentenmanagement Software ist das Repository (Archiv) zur Ablage der Dokumente. Bereits hier unterscheidet sich inPoint von herkömmlichen DMS Produkten, denn inPoint wird standardmäßig mit zwei getrennten Repositories ausgeliefert.

Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemadministrator betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern. Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind so vor Verlust geschützt.

Wählen Sie Akten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Wiedervorlage. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen oder ob ein Geschäftsfall via optional erhältlichen Reminder-Workflow fristgerecht bearbeitet werden soll.

Wenn sie zu bestimmten Dokumenten am laufenden bleiben wollen, markieren Sie betreffende Dokumente mit der ABO Funktion. Im Falle einer Dokumentenänderung durch Dritte werden Sie via RSS Feed benachrichtigt.

Legen Sie bestimmte Dokumente in der inPoint Begegnungszone ab und bieten Sie Personen oder Personengruppen die Möglichkeit Dokumente zu sehen und/oder zu ändern, die regulär keinen Zugriff auf Ihren Fachbereich haben. Der Zugriff kann temporär oder unbefristet erteilt werden.

inPoint kann GEO Informationen (Lat/Long) zu e.Akten und Dokumenten führen und damit Standorte in Maps visualisieren. Eine spezielle Suchmethode erlaubt das Finden von Geschäftsfällen über GEO Informationen (inkl. ESRI, ArcGIS Anbindungsoption).

Die inPoint Connect Clients bedienen ERP Systeme wie SAP, DYNAMICS, BMD u.A., um direkt Dokumente anzuzeigen ohne die gewohnte Softwarelösung verlassen zu müssen.

Die inPoint Dokumentenverwaltung ist zudem tief in die Microsoft Office Welt integriert. Deshalb kann inPoint neben der klassischen DeskApp parallel auch als MS-Outlook AddIn genutzt werden. Zusätzlich präsentiert sich inPoint DMS auch in MS-Office und im MS-Explorer wie ein Speicherlaufwerk mit der kompletten inPoint Ordnerstruktur. Mehr dazu unter inPoint.Multiclient