Dokumentenmanagement Titelbild

Dokumentenmanagement
(DMS)

Demo

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Organisationen zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen verwenden. 

Die inPoint Dokumentenmanagement Software stellt alle erforderlichen Managementfunktionen für Ihre Geschäftsprozesse bereit. Von der Vorlagenbibliothek über prozessbezogene Bearbeitungsfunktionen, bis hin zur Erzeugung nicht veränderbarer Formate für die revisionssichere Ablage

Überblick dokumentenmanagement (DMS)

dokumente erstellen

Erzeugen Sie direkt in der Dokumentenmanagement Software ein neues Dokument und nutzen Sie dabei die integrierte Vorlagenbibliothek. In Verbindung mit inPoint Akten, können MS-Word Vorlagen bereits beim Aufruf mit relevanten Daten befüllt werden. Selbstverständlich können auch außerhalb von inPoint erstellte Dokumente via Drag & Drop in inPoint abgelegt werden.

dokumente verwalten

Dokumente finden, anzeigen, ändern, freigeben – finden Sie Dokumente schnell und zuverlässig über Formular- und Volltextsuche. Der inPoint QuickView Monitor zeigt das gewünschte Dokument auch ohne Ursprungsprogramm an. Ein Doppelklick lädt das Dokument in die erforderliche Bearbeitungssoftware (z.B. MS-Word).

dokumente teilen

Legen Sie bestimmte Dokumente in der inPoint Begegnungszone ab und bieten Sie Personen oder Personengruppen die Möglichkeit Dokumente zu sehen und/oder zu ändern, die regulär keinen Zugriff auf Ihren Fachbereich haben. Der Zugriff kann temporär oder unbefristet erteilt werden.

archiv

Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemadministrator betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern. Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind so vor Verlust geschützt.

respository

Kern der Dokumentenmanagement Software ist das Repository (Archiv) zur Ablage der Dokumente. Bereits hier unterscheidet sich inPoint von herkömmlichen DMS Produkten, denn inPoint wird standardmäßig mit zwei getrennten Repositories ausgeliefert.

geo tagging

inPoint kann GEO Informationen (Lat/Long) zu e.Akten und Dokumenten führen und damit Standorte in Maps visualisieren. Eine spezielle Suchmethode erlaubt das Finden von Geschäftsfällen über GEO Informationen (inkl. ESRI, ArcGIS Anbindungsoption).

compliance & governance

Zusätzlich zur technischen Kompatibilität zu marktgängigen revisionssicheren Speichermedien, hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft „Rödl & Partner“ mit Sitz in Nürnberg, das Softwareprodukt „inPoint” gemäß IDW PS 880 geprüft.

Bestätigt wurde die Revisionssicherheit bei ordnungsgemäßen Betrieb im Umfeld von Finanz- und Unternehmensrecht im D/A/CH Raum.

wiedervorlagen & mitinformationen

Wählen Sie Akten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Wiedervorlage. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail oder Reminder-Workflow erinnert werden sollen.

Wenn sie zu bestimmten Dokumenten am laufenden bleiben wollen, markieren Sie betreffende Dokumente mit der ABO Funktion. Im Falle einer Dokumentenänderung durch Dritte werden Sie via RSS Feed benachrichtigt.

anbindung

Die inPoint Connect Clients bedienen ERP Systeme wie SAP, DYNAMICS, BMD u.A., um direkt Dokumente anzuzeigen ohne die gewohnte Softwarelösung verlassen zu müssen.

Die inPoint Dokumentenverwaltung ist zudem tief in die Microsoft Welt integriert. Deshalb kann inPoint auch als MS-Outlook AddIn genutzt werden. Zusätzlich präsentiert sich inPoint DMS auch in MS-Office und im MS-Explorer wie ein Speicherlaufwerk mit der kompletten inPoint Ordnerstruktur.

DMS dokumenten lebenszyklus

Die Aufgabe von inPoint Dokumentenmanagement ist es, den Dokumenten Lebenszyklus von der Erstellung, über die Änderung bis zur Freigabe und Archivierung zu steuern.

Dokumentenmanagementsystem
Quelle: Ungoti

Ausblick

Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint weitgehend ohne Schulung aus. Das Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen steht in mehreren Varianten zur Verfügung, um Eingangsrechnungen dort zu nutzen wo sie einlangen und bearbeitet werden. Im Webclient, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer und über eine eigenständige Desk App. Führungskräfte und MitarbeiterInnen können berechtigungsgesteuert auf Eingangsrechnungen zugreifen.

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David Gaisbauer

Berater DMS

Willkommen bei H&S, mein Name ist David Gaisbauer.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How als DMS-Berater zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
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