Dokumentenmanagement System (DMS): Ihr persönlicher Ratgeber [2022]

Jeden Tag generieren wir ca. 2,5 Quintillionen Bytes an Daten.

Ein erheblicher Teil dieser Daten wird innerhalb von Organisationen erzeugt.

Word, Excel, PowerPoint, JPG, PDF, HTML … wir können uns alle vorstellen, woher sie stammen.

Dennoch, die Daten und Informationen in diesen Dokumenten ermöglichen es, Organisationen effektiv zu arbeiten.

Dokumentenmanagementsystem--Hub-für-Ihre-Digitalen-Asset

Die Menge an Dokumenten macht sie jedoch nicht unbedingt produktiver.

Schätzungen gehen davon aus, dass Mitarbeiter 80 % der abgelegten physischen Dokumente nie wieder zurate ziehen.

Das ist erstaunlich, denn Zahlen von EY zeigen, dass es rund 25.000 US-Dollar kostet, einen Aktenschrank mit vier Schubladen zu füllen, und mehr als 2.100 US-Dollar pro Jahr, um ihn zu verwalten.

Außerdem brauchen Mitarbeiter im Durchschnitt 18 Minuten, um ein Dokument zu finden, und verbringen bis zu 50 % ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen.

Selbst E-Mail macht die Sache nicht besser.

Eine Umfrage von Harris Interactive ergab, dass in 90 % der Fälle Dokumente per E-Mail bearbeitet werden.

Dabei kommt es öfters zu Problemen bei der Versionierung, die bei 83 % der Mitarbeiter zu Zeitverlusten führen.

Laut Accenture gehen deshalb fast jeden Tag wichtige Informationen verloren – ein erheblicher Nachteil für jede Organisation.

Um diese Situation in den Griff zu bekommen, führen Organisationen zunehmend Dokumentenmanagementsysteme ein.

Dieser Beitrag geht darauf ein, was ein Dokumentenmanagementsystem ist und warum Sie eines brauchen.

Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!

Inhaltsangabe

Dokumentenmanagementsystem: Definition

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Software, die Organisationen zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen (die mit Hilfe eines Scanners erfasst wurden) verwenden.

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Dokumentenmanagementsysteme werden häufig in die Workflow- oder Projektmanagementprozess-, sowie Content-Management-Systeme von Organisationen integriert.

Das hat den Vorteil, dass Dokumente und die zugehörigen Assets so stets geprüft werden können, bevor sie weitergegeben oder veröffentlicht werden.

Spotlight: Dokumentenmanagement (DMS) als Beitrag zum Umweltschutz

Dateiserver / File Sharing vs. Dokumentenmanagementsystem

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, beschrieben im Handelsgesetzbuches (§ 239, § 157 HGB) und der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), bzw. GoBD (ehemals GDPdU und die GoBS).

Revisionssichere Archivierung: Österreich

Mitarbeiter arbeiten häufig an Dokumenten, die zu groß für den Versand per E-Mail sind.

Hier kommt ein Dateiserver oder File Sharing ins Spiel.

Bei einem Dateiserver oder File Sharing handelt es sich um einen zentralen Speicherort, an dem Mitarbeiter gemeinsam an Dateien arbeiten können, was die Bearbeitung von Dokumenten erleichtert.

Dateiserver oder File Sharing sind zwar recht nützlich, aber sie sind nicht so robust wie Dokumentenmanagementsysteme.

Das liegt vor allem daran, dass Dokumentenmanagementsysteme mit mehr Funktionen ausgestattet sind.

Neben der Speicherung ermöglichen Dokumentenmanagementsysteme nämlich auch die Indizierung, Versionierung und das Tracking von Dokumenten.

Das ermöglicht ein leichteres Auffinden von Dokumenten, verbessert die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und bietet eine bessere Notfallwiederherstellung.

Dateiserver---File-Sharing-vs.-Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagementsysteme: Vorteile

Lagerung

Die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten können sich schnell summieren. Schließlich müssen Sie Aktenschränke, Kartons und Ablagefächer kaufen und Platz dafür schaffen.

Experten gehen davon aus, dass die Lagerung von Dokumenten etwa 15 % der gesamten Bürofläche beansprucht.

Das ist ein großes Budget, welches nur für die Aufbewahrung von Dokumenten aufgewendet werden muss.

Da es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um eine softwarebasierte Lösung handelt, können Sie Platz freimachen und alle erforderlichen Ausdrucke an einem kostengünstigeren Ort, z. B. in einem Lager, aufbewahren.

Zugang

Eines der größten Probleme mit physischen Dokumenten ist, dass sie sich immer nur an einem Ort befinden können – und das Anfertigen von Kopien ist nicht immer effizient oder sicher.

Wenn Sie in ein Dokumentenmanagementsystem investieren, kann jeder, der auf ein Dokument zugreifen muss, dies tun, ohne darauf warten zu müssen.

Ein Dokumentenmanagementsystem stellt also sicher, dass jeder, der Zugang zu Dokumenten benötigt, diesen auch zeitnah erhält.

Zudem können Dokumente über eine einfache Suche schnell gefunden und von verschiedenen Geräten, z. B. von Desktops, Laptops oder Tablets, problemlos bearbeitet werden.

 

Arbeitsabläufe

Mitarbeiter haben nicht selten Schwierigkeiten damit, Dokumente zu finden, gemeinsam zu nutzen und sauber zu versionieren.

Das führt zu einer Menge Ineffizienz und Unproduktivität. Ein Dokumentenmanagementsystem fungiert als ein benutzerfreundliches, zentrales Repository, in dem Ihre Mitarbeiter Dokumente schnell finden und Dateien problemlos gemeinsam nutzen können.

Zudem können sie mithilfe der Dokumentenhistorie auf einen Blick feststellen, wie aktuell die Dokumente sind, die sie gerade bearbeiten.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie also Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit zurückgeben, damit sie sich um die wirklich wichtigen Aufgaben kümmern können.

Zusammenarbeit

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2015 verläuft die Zusammenarbeit in 75 % aller funktionsübergreifenden Teams nicht harmonisch.

Schuld daran können Herausforderungen bei der Zusammenarbeit sein. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit minimalem Aufwand gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese gemeinsam nutzen.

So kann beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Marketing eine Rechnung einem Kollegen aus der Buchhaltung schicken.

Der Mitarbeiter aus der Buchhaltung kann die Rechnung bezahlen und das Dokument dann als „bezahlt“ kennzeichnen, sodass jeder über den Status informiert ist.

Integration

Heutzutage gibt es mehr Apps und Software, als man zählen kann.

Tatsächlich verwenden Organisationen im Durchschnitt etwa 130 verschiedene Anwendungen oder Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Viele von ihnen sind nur schwer zu ersetzen.

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem lässt sich in bestehende Systeme integrieren, ohne tagesaktuelle Abläufe zu stören. Kreditorenbuchhaltung, Logistik, Marketing und alle anderen Abteilungen können so problemlos auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.

So ist es jedoch ggf. auch möglich, dass Abteilungen ihre papierbasierte Zusammenarbeit zunehmend automatisieren.

Wiederherstellung

Die Aufbewahrung physischer Dokumente ist nicht nur kostspielig, sondern auch riskant. Ein Feuer, eine Überschwemmung, ein Erdbeben oder eine andere (Natur-)Katastrophe kann wertvolle Informationen zerstören und Ihre Organisation ernsthaft in Mitleidenschaft ziehen.

Ob Sie es glauben oder nicht, 40 bis 60 % aller KMU öffnen nach einer Naturkatastrophe nie wieder ihre Türen. Das ist zwar bedauerlich, aber nicht weiter verwunderlich, denn wenn so ein Zwischenfall eintritt, ist es praktisch unmöglich, wichtige Dateien wiederherzustellen.

Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch in einem Dokumentenmanagementsystem speichern, können Sie Ihre Daten problemlos sichern und dieses Problem vermeiden.

Compliance

Jede Organisation hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese einzuhalten.

Eine Nichteinhaltung führt jedoch nicht nur zu rechtlichen Problemen und potenziell hohen Geldstrafen, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und sich letztlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie stets in der Lage, Dateien gemäß den Vorschriften zu organisieren, zu sichern und aufzubewahren, ohne dass es zu Problemen kommt.

Security

Ein leichter Zugang ist nicht immer eine gute Sache. Die meisten Organisationen speichern und archivieren nämlich eine große Menge an Dokumenten mit sensiblen Informationen (z. B. Kreditkartennummern, personenbezogene Daten usw.), die teils ungeschützt und für Mitarbeiter zugänglich sind.

Dies ist eine große Herausforderung, denn Sicherheitsmängel können schwerwiegende Folgen mit sich bringen.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, diese Probleme zu beheben. Sie können Zugriffe nämlich je nach Bedarf einschränken und einsehen, welche Mitarbeiter Dokumente einsehen oder ändern.

Dokumentenmanagementsystem--Vorteile

Fazit

Daten und Informationen in Dokumenten ermöglichen es Organisationen effektiv zu arbeiten.

Durch die enorme Menge an Dokumenten im Arbeitsalltag gehen jedoch fast jeden Tag wichtige Informationen verloren.

Um diese Situation in den Griff zu bekommen, führen Organisationen zunehmend Dokumentenmanagementsysteme ein.

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Software, die Organisationen zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen (die mit Hilfe eines Scanners erfasst wurden) verwenden.

Da Dokumentenmanagementsystem mit umfassenden Funktionen ausgestattet sind, unterscheiden sie sich zudem grundlegend von Dateiservern und dem reinen File Sharing.

Darüber hinaus bringen Dokumentenmanagementsysteme viele Vorteile wie eine effizientere Lagerung, besseren Zugang, problemlose Integration, robuste Wiederherstellung, standesgemäße Compliance und wichtige Security-Aspekte mit.

Wir haben Ihr Interesse an einem Dokumentenmanagementsystem geweckt?

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!

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Stephan Gehling

Stephan Gehling

Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.

Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.

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