Purchase to Pay Prozess (P2P) verstehen: Effizienz im Einkauf

Der Purchase to Pay Prozess (P2P) ist das Rückgrat moderner Beschaffungsstrategien. Er beschreibt den vollständigen Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur finalen Zahlung an Lieferanten.

Der Purchase to Pay Prozess ist in vielen Unternehmen ein unterschätzter Kostenfaktor. Auf den ersten Blick wirkt der Ablauf – von der Bestellung bis zur Zahlung – klar strukturiert. In der Praxis jedoch entstehen durch manuelle Prozesse, Medienbrüche und fehlende Transparenz oft erhebliche Ineffizienzen.

Die Folge: verspätete Zahlungen, verpasste Skonti, unnötige Prozesskosten und Frust bei Mitarbeitenden sowie Lieferanten.

Genau hier liegt das Potenzial. Unternehmen, die ihren Purchase to Pay Prozess optimieren, können nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre gesamte Beschaffungsstrategie verbessern.

Inhaltsangabe

Was ist der Purchase to Pay Prozess?

Der Purchase to Pay, auch bekannt als Procure to Pay, beschreibt die Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, zu erhalten und schließlich die dazugehörigen Lieferanten zu bezahlen.

Der Purchase to Pay Prozess beschreibt den vollständigen Ablauf:

  • von der Bedarfsermittlung
  • über Bestellung und Wareneingang
  • bis zur Rechnungsprüfung und Bezahlung

Ein effizienter P2P-Prozess ermöglicht:

  • bessere Kostenkontrolle
  • schnellere Durchlaufzeiten
  • weniger Fehler
  • höhere Transparenz

Wichtig ist dabei: Es handelt sich nicht um einzelne Schritte, sondern um einen durchgängigen End-to-End-Prozess, der mehrere Abteilungen verbindet – insbesondere Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung.

Warum der Purchase to Pay Prozess entscheidend ist

Der Purchase to Pay (P2P)-Prozess ist ein integraler Bestandteil der Unternehmensführung, der Schlüsselabteilungen wie Einkauf, Wareneingang/Logistik und das Finanz- und Rechnungswesen umfasst. Er erstreckt sich zudem über mehrere Hierarchieebenen innerhalb dieser Abteilungen, was seine Komplexität weiter erhöht.

Aufgrund dieser breiten organisatorischen Reichweite sind zahlreiche Personen und Abteilungen an diesem Prozess beteiligt, was eine Vielzahl von individuellen Arbeitsschritten nach sich zieht.

In einem manuellen P2P-Prozess erfordert jeder dieser Schritte eine spezifische Abstimmung und Koordination, was den Prozess anfällig für Verzögerungen und Fehler macht.

Die 7 Schritte im Purchase to Pay Prozess

Der Purchase to Pay Prozess besteht aus mehreren klar definierten Phasen, die nahtlos ineinandergreifen. Klingt einfach – ist es aber selten.

1. Bedarf erkennen

Jeder effektive Beschaffungsprozess beginnt mit einer präzisen Bedarfsanalyse. Hier wird ermittelt, welche Materialien oder Dienstleistungen benötigt werden, um die betrieblichen Ziele zu erreichen.

2. Lieferanten auswählen

Nach der Bedarfsfeststellung folgt die Auswahl geeigneter Lieferanten. Dieser Schritt umfasst das Einholen und Vergleichen von Angeboten, die Bewertung von Lieferanten nach bestimmten Kriterien und schließlich die Verhandlung von Vertragsbedingungen.

3. Bestellung erstellen

Die Bestellung wird erstellt, genehmigt und an den Lieferanten übermittelt – idealerweise automatisiert.

4. Bestellabwicklung

Nach der Bestellung überwacht das Unternehmen die Auftragsabwicklung, um sicherzustellen, dass die Lieferung wie vereinbart erfolgt.

5. Wareneingang prüfen

Bei Ankunft der Waren führt das Unternehmen eine Qualitätskontrolle durch, um die Übereinstimmung mit den Bestellanforderungen sicherzustellen.

6. Rechnung prüfen (3-Way-Match)

Die digitale Rechnungbearbeitung beginnt mit dem Empfang und der Erfassung der Rechnung, gefolgt von einer Überprüfung auf Richtigkeit im Abgleich mit Bestellung und Lieferschein.

7. Zahlung durchführen

Der letzte Schritt ist die Zahlungsabwicklung, die oft durch procure-to-pay Software erleichtert wird, um Zahlungen termingerecht und korrekt auszuführen.

7 Schritte im Purchase to Pay prozess

Herausforderungen im manuellen Purchase to Pay Prozess

Trotz fortschrittlicher Technologien im Beschaffungswesen sehen sich viele Unternehmen nach wie vor mit erheblichen Herausforderungen in ihren manuellen Purchase to Pay (P2P)-Prozessen konfrontiert. 

Zu den häufigsten Problemen gehören

  • lange Durchlaufzeiten
  • Mediebrüche
  • mangelnde Transparenz
  • der Verlust von Skonti durch verspätete Zahlungen
  • fehleranfällige Rechnungsabwicklungen
  • hoher Abstimmungsaufwand
  • und Verzögerungen bei der Lieferantenzahlung

Diese Schwierigkeiten führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern können auch die Beziehungen zu Lieferanten und die interne Betriebseffizienz negativ beeinflussen.

 

Automatisierung im Purchase to Pay: So sieht die Realität aus

Die Automatisierung des Purchase to Pay Prozesses bietet enorme Vorteile für Unternehmen, indem sie repetitive, manuelle Tätigkeiten durch digitale Workflows ersetzt.

Moderne P2P-Systeme nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Prozesse zu optimieren und menschliche Fehler zu minimieren. Diese Systeme verbessern nicht nur die Genauigkeit der Daten und verkürzen die Durchlaufzeiten, sondern bieten auch verbesserte Analysefähigkeiten, die Führungskräften tiefergehende Einblicke in die Ausgaben und Lieferantenleistung bieten.

Durch die Automatisierung können Unternehmen zudem sicherstellen, dass alle Compliance-Richtlinien eingehalten werden, da die Software konsequent jede Transaktion nach vorgegebenen Regeln und Vorschriften überprüft. Dies schützt vor finanziellen Risiken und stärkt das Vertrauen in die Unternehmensführung.

Was heute möglich ist:

  • automatische Rechnungserkennung
  • Dunkelbuchung („No-Touch-Invoice“)
  • intelligente Freigabeworkflows
  • Echtzeit-Reporting
  • schnellere Durchlaufzeiten
  • geringere Fehlerquoten
  • vollständige Transparenz
  • deutlich reduzierte Prozesskosten

Selbsttest: Wann lohnt sich eine P2P-Software wirklich?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort eine umfassende Lösung zur Automatisierung des Purchase to Pay Prozesses. Gerade kleinere Unternehmen mit überschaubarem Einkaufsvolumen kommen häufig noch mit einfachen Abläufen zurecht.

Ein typisches Signal ist ein hohes Rechnungsvolumen. In solchen Fällen kosten Datenerfassung, Freigaben und Nachverfolgung unnötig viel Zeit.

Auch manuelle Freigaben per E-Mail oder Excel führen häufig zu Verzögerungen und fehlender Transparenz. Rechnungen bleiben liegen, Zuständigkeiten sind unklar und Skonti gehen verloren.

Weitere klare Anzeichen sind:

  • häufige Fehler oder Rückfragen
  • doppelte oder falsche Buchungen
  • mehrere Standorte oder komplexe Abstimmungsprozesse

Faustregel: Treffen zwei oder mehr dieser Punkte zu, lohnt sich eine P2P-Software fast immer.

inPoint DMS als Purchase to Pay-Lösung

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, den Beschaffungsprozess effizient zu digitalisieren. Diese Systeme können helfen, Fehler zu reduzieren, den Papierkram zu minimieren und schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Die Integration von DMS-Systemen mit vorhandenen ERP-Systemen (wie SAP, DATEV oder BMD) ist entscheidend, um einen nahtlosen Informationsfluss und eine verbesserte Datenintegrität zu gewährleisten. Aber auch kleine Unternehmen ohne bestimmte e-Procurement oder ERP Software profitiert von einem digitalen Beschaffungsprozess im DMS.

Desshalb unterstützt inPoint DMS durch spezifische Funktionen und übersichtliche digitale Akten, um den Beschaffungs- und Bezahlprozess zu optimieren:

Was konkret verbessert wird:

Besonders stark: Die Verbindung von Dokumenten, Prozessen, künstlicher Intelligenz und Daten in einem System.

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Wir zeigen Ihnen gerne, wie ein digitaler Prozess im Einkauf aussehen kann.

Beschaffungsprozess

Zukünftige Trends

Die Zukunft des Purchase to Pay (P2P)-Prozesses wird maßgeblich durch fortschreitende Digitalisierung geprägt sein.

Insbesondere die Integration innovativer Technologien wie der Blockchain verspricht, die Transparenz und Sicherheit innerhalb des gesamten Beschaffungszyklus zu revolutionieren. Blockchain-Technologie kann dabei helfen, die Authentizität von Transaktionen zu verifizieren, Vertragsbedingungen automatisch durchzusetzen und somit Betrug und Fehler zu reduzieren.

Des Weiteren wird die weitere Automatisierung des P2P-Prozesses durch künstliche Intelligenz (KI) im DMS vorangetrieben. KI kann dazu genutzt werden, Muster zu erkennen, Prognosen zu verbessern und den gesamten Beschaffungsprozess weiter zu optimieren. 

Weitere wichtige Trends:

  • KI-basierte Rechnungsverarbeitung mit OCR und Klassifikation
  • No-Touch-Prozesse wie Dunkelbuchungen
  • End-to-End-Digitalisierung
  • Nachhaltige Lieferketten

Fazit

Der Purchase to Pay Prozess ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensführung. Unternehmen, die diesen Prozess optimieren und automatisieren, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Mit der richtigen Technologie, klaren Prozessen und kontinuierlicher Verbesserung wird der P2P-Prozess zu einem echten Erfolgsfaktor.

Bild von DI (FH) Martin Leitner, MSc.

DI (FH) Martin Leitner, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.

Häufige Fragen zur Purchase to Pay

Der Begriff beschreibt den gesamten Beschaffungs- und Zahlungsprozess eines Unternehmens.

Er beeinflusst Kosten, Effizienz und Transparenz maßgeblich.

ERP- und DMS-Systeme wie SAP oder inPoint DMS.

Der Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung.

Schnellere Prozesse, weniger Fehler und bessere Kontrolle.

Ja, besonders zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung.

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