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Martin Leitner
- Digitale Prozesse
Der Purchase to Pay-Prozess (P2P) ist ein entscheidender Teil der betrieblichen Abläufe in Unternehmen aller Größen und Branchen. Dieser Prozess umfasst die vollständige Abwicklung von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlungsabwicklung und spielt eine zentrale Rolle im Beschaffungsmanagement.
In diesem Blogartikel werden wir den P2P-Prozess detailliert erläutern, die Technologien, die diesen unterstützen, die Herausforderungen von manuellen Prozessen und die Zukunftstrends in diesem Bereich diskutieren.
Inhaltsangabe
Was ist der Purchase to Pay-Prozess?
Der Purchase to Pay-Prozess, auch bekannt als Procure to Pay, beschreibt die Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, zu erhalten und schließlich die dazugehörigen Lieferanten zu bezahlen.
Der Prozess beginnt mit der Feststellung des Bedarfs und endet mit der Zahlungsabwicklung.
Die Effizienz und Effektivität dieses Prozesses beeinflussen direkt die Kosten, die Produktivität und die operativen Fähigkeiten eines Unternehmens.
Warum ist ein automatisierter P2P-Prozess notwendig?
Der Purchase to Pay (P2P)-Prozess ist ein integraler Bestandteil der Unternehmensführung, der Schlüsselabteilungen wie Einkauf, Wareneingang/Logistik und das Finanz- und Rechnungswesen umfasst. Er erstreckt sich zudem über mehrere Hierarchieebenen innerhalb dieser Abteilungen, was seine Komplexität weiter erhöht.
Aufgrund dieser breiten organisatorischen Reichweite sind zahlreiche Personen und Abteilungen an diesem Prozess beteiligt, was eine Vielzahl von individuellen Arbeitsschritten nach sich zieht.
In einem manuellen P2P-Prozess erfordert jeder dieser Schritte eine spezifische Abstimmung und Koordination, was den Prozess anfällig für Verzögerungen und Fehler macht.
Die Automatisierung des P2P-Prozesses bietet hier eine Lösung, indem sie repetitive, manuelle Tätigkeiten durch digitale Workflows ersetzt.
Moderne P2P-Systeme nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Prozesse zu optimieren und menschliche Fehler zu minimieren. Diese Systeme verbessern nicht nur die Genauigkeit der Daten und verkürzen die Durchlaufzeiten, sondern bieten auch verbesserte Analysefähigkeiten, die Führungskräften tiefergehende Einblicke in die Ausgaben und Lieferantenleistung bieten.
Durch die Automatisierung können Unternehmen zudem sicherstellen, dass alle Compliance-Richtlinien eingehalten werden, da die Software konsequent jede Transaktion nach vorgegebenen Regeln und Vorschriften überprüft. Dies schützt vor finanziellen Risiken und stärkt das Vertrauen in die Unternehmensführung.
Schritte des P2P-Prozesses
1. Bedarfsfeststellung
Jeder effektive P2P-Prozess beginnt mit einer präzisen Bedarfsanalyse. Hier wird ermittelt, welche Materialien oder Dienstleistungen benötigt werden, um die betrieblichen Ziele zu erreichen.
2. Anbieterauswahl und Angebote
Nach der Bedarfsfeststellung folgt die Auswahl geeigneter Lieferanten. Dieser Schritt umfasst das Einholen und Vergleichen von Angeboten, die Bewertung von Lieferanten nach bestimmten Kriterien und schließlich die Verhandlung von Vertragsbedingungen.
3. Bestellung
Die Erstellung und Genehmigung von Kaufanforderungen und anschließenden Bestellungen ist der nächste Schritt. Hierbei wird oft P2P-Software eingesetzt, um den Prozess zu automatisieren und Fehler zu minimieren.
4. Bestellabwicklung
Nach der Bestellung überwacht das Unternehmen die Auftragsabwicklung, um sicherzustellen, dass die Lieferung wie vereinbart erfolgt.
5. Wareneingang und Qualitätskontrolle
Bei Ankunft der Waren führt das Unternehmen eine Qualitätskontrolle durch, um die Übereinstimmung mit den Bestellanforderungen sicherzustellen.
6. Rechnungserfassung und -abwicklung
Die digitale Rechnungbearbeitung beginnt mit dem Empfang und der Erfassung der Rechnung, gefolgt von einer Überprüfung auf Richtigkeit im Abgleich mit Bestellung und Lieferschein.
7. Zahlungsabwicklung
Der letzte Schritt ist die Zahlungsabwicklung, die oft durch procure-to-pay Software erleichtert wird, um Zahlungen termingerecht und korrekt auszuführen.
Herausforderungen im manuellen P2P-Prozess
Trotz fortschrittlicher Technologien im Beschaffungswesen sehen sich viele Unternehmen nach wie vor mit erheblichen Herausforderungen in ihren manuellen Purchase to Pay (P2P)-Prozessen konfrontiert.
Zu den häufigsten Problemen gehören
- lange Durchlaufzeiten
- mangelnde Transparenz
- der Verlust von Skonti durch verspätete Zahlungen
- fehleranfällige Rechnungsabwicklungen
- und Verzögerungen bei der Lieferantenzahlung
Diese Schwierigkeiten führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern können auch die Beziehungen zu Lieferanten und die interne Betriebseffizienz negativ beeinflussen.
Um diese Herausforderungen zu überwinden, ist die Implementierung von Best Practices und der Einsatz fortschrittlicher P2P-Software entscheidend.
Zu den Best Practices gehören
- die Standardisierung von Prozessen
- die Schulung der Mitarbeiter
- regelmäßige Überprüfungen der Prozesseffizienz
- und die fortlaufende Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen
Durch die Integration einer robusten P2P-Software können Unternehmen nicht nur Effizienz und Genauigkeit ihrer Prozesse steigern, sondern auch Kosteneinsparungen realisieren und die Zufriedenheit ihrer Lieferanten verbessern.
Insgesamt ermöglicht die Kombination aus prozessorientierten Best Practices und technologischen Lösungen den Unternehmen, die Herausforderungen im Purchase to Pay-Prozess effektiv zu meistern und einen reibungslosen, effizienten und transparenten Beschaffungszyklus zu gewährleisten.
inPoint DMS: Technologische Unterstützung des P2P-Prozesses
Moderne P2P-Softwarelösungen bieten Automatisierungsmöglichkeiten, die den gesamten Beschaffungsprozess effizienter gestalten. Diese Systeme können helfen, Fehler zu reduzieren, den Papierkram zu minimieren und schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Die Integration von P2P-Systemen mit vorhandenen ERP-Systemen (wie SAP) ist entscheidend, um einen nahtlosen Informationsfluss und eine verbesserte Datenintegrität zu gewährleisten.
Hier unterstützt inPoint DMS durch spezifische Funktionen und übersichtliche digitale Akten, die den Beschaffungs- und Bezahlprozess optimieren:
Einkaufsakte
Innerhalb des P2P-Prozesses umfasst die Einkaufsakte die umfassende Dokumentation des gesamten Einkaufsprozesses. Sie beinhaltet alle relevanten Dokumente und Informationen von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung und kann mehrere Bestellakten enthalten.
Beschaffungsprozess (purchase)
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- Angebote einholen und Angebotserhalt: inPoint DMS ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Verwaltung von Angeboten, was den Einkaufsprozess beschleunigt.
- Auftragsbestätigung und Bestellprozesse: Das System erlaubt es, Auftragsbestätigungen effizient zu verwalten und die Bestellprozesse zu automatisieren.
- Lieferung und Lieferscheine: Die Erfassung und Archivierung von Lieferscheinen wird durch inPoint DMS vereinfacht, was die Warenannahme und die darauffolgende Rechnungsprüfung erleichtert.
- Reklamationsmanagement und Eingangsrechnung: Durch die Dokumentenmanagement-Software können Reklamationen besser nachverfolgt und die Eingangsrechnungen effizienter bearbeitet werden.
Rechnungsbearbeitung (pay)
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- Rechnungsempfang und -verarbeitung: inPoint DMS verbessert die Rechnungsverarbeitung durch Anbindungen an ERP-Systeme, was die Synchronisation der Kreditoren erleichtert.
- Automatisierte Workflows für Rechnungsfreigaben: Das System bietet umfangreiche Workflow-Möglichkeiten, um die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen und durch Benachrichtigungen und Eskalationsmanagement zu unterstützen.
- Rechnungsverarbeitung: inPoint DMS unterstützt verschiedene Rechnungsformate, was eine flexible und rechtssichere Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglicht.
- Zahllauf-Management: Automatisierte Workflow-Schritte im Zahllauf sorgen für eine termingerechte und korrekte Zahlungsabwicklung.
Zusatzfunktionen und allgemeine Funktionen
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- Integration mit anderen Systemen: inPoint DMS ermöglicht eine nahtlose Integration mit anderen Geschäftssystemen, was Datenkonsistenz und Prozesssicherheit erhöht.
- Dashboards und Berichte: Echtzeit-Dashboards und detaillierte Berichte bieten tiefe Einblicke in den P2P-Prozess und unterstützen datengestützte Entscheidungen.
- Compliance und Revisionssicherheit: Die Software gewährleistet, dass alle Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und revisionssicher sind.
- Kollaborative Funktionen: Tools wie die Chat-Integration der MS Teams Archivierung erleichtern die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.
Zukünftige Trends
Die Zukunft des Purchase to Pay (P2P)-Prozesses wird maßgeblich durch fortschreitende Digitalisierung geprägt sein.
Insbesondere die Integration innovativer Technologien wie der Blockchain verspricht, die Transparenz und Sicherheit innerhalb des gesamten Beschaffungszyklus zu revolutionieren. Blockchain-Technologie kann dabei helfen, die Authentizität von Transaktionen zu verifizieren, Vertragsbedingungen automatisch durchzusetzen und somit Betrug und Fehler zu reduzieren.
Darüber hinaus wird der Aspekt der Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle in den Beschaffungsstrategien moderner Unternehmen einnehmen. Angesichts globaler Herausforderungen wie dem Klimawandel und sozialer Ungerechtigkeit steigt der Druck auf Unternehmen, ihre Lieferketten nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher und ethisch vertretbarer zu gestalten.
Des Weiteren wird die weitere Automatisierung des P2P-Prozesses durch künstliche Intelligenz (KI) vorangetrieben. KI kann dazu genutzt werden, Muster zu erkennen, Prognosen zu verbessern und den gesamten Beschaffungsprozess weiter zu optimieren.
Schließlich wird die zunehmende Vernetzung von P2P-Systemen mit anderen digitalen Ökosystemen in Unternehmen dazu beitragen, dass der Beschaffungsprozess nicht mehr isoliert betrachtet wird, sondern als integraler Bestandteil einer übergreifenden strategischen Unternehmensführung gesehen wird. Dies wird nicht nur die Leistungsfähigkeit der P2P-Prozesse verbessern, sondern auch deren strategische Bedeutung erhöhen, indem sie direkt zur Wertsteigerung des Unternehmens beitragen.
Fazit
Der Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung spielt eine entscheidende Rolle für den geschäftlichen Erfolg. Durch die Optimalgestaltung dieses Vorgangs können Firmen nicht nur Kosten einsparen, sondern darüber hinaus ihre Wirksamkeit erhöhen und ihre Lieferketten verbessern.
Mit angemessener Technologie und passenden Strategien kann dieser Purchase-to-Pay-Prozess zu einem effektiven Instrument avancieren, das für Effizienzsteigerung und Wachstum in zeitgenössischen Unternehmen sorgt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zukunft des P2P-Prozesses eine Kombination aus fortschrittlicher Technologie, Nachhaltigkeit und strategischer Integration darstellt, die Unternehmen dabei unterstützt, nicht nur wirtschaftlich erfolgreich zu sein, sondern auch einen positiven Beitrag zur Gesellschaft und Umwelt zu leisten.
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DI (FH) Martin Leitner, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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