Regensburger Energie- und Wasserversorgung
AG & Co KG
Success Story
REWAG Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG
Effiziente Migration von E-Mail-Archivdaten für eine zukunftssichere Archivierung
Die REWAG ist ein etabliertes Versorgungsunternehmen mit langjähriger Erfahrung in der Energie- und Wasserversorgung. Seit Jahrzehnten steht das Unternehmen für qualitativ hochwertige Dienstleistungen und innovative Lösungen, die den Alltag ihrer Kunden bereichern.
Mit einem klaren Fokus auf Effizienz, Nachhaltigkeit und moderne Technologien investiert REWAG kontinuierlich in die Zukunft. Dabei spielen digitale Prozesse und optimierte IT-Systeme eine zentrale Rolle – auch in der Verwaltung und Archivierung geschäftskritischer Daten.
Lösung
Mailarchiv für Exchange
Unternehmensgröße
Konzern
Branche
Energie- und Wasserversorgung
Ausgangssituation
Die bisherige E-Mail-Archivierungslösung von REWAG basierte auf IXOS OpenText, erfüllte jedoch nicht mehr die modernen Anforderungen an Performance, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.
Ziel war es, die bestehenden 4 TB Archivdaten in ein leistungsstarkes, benutzerfreundliches und langfristig erweiterbares System zu überführen.
Folgende Herausforderungen machten eine Migration notwendig:
- Leistungsprobleme: Das alte System war nicht mehr effizient genug für die wachsenden Datenmengen.
- Steigende Compliance-Anforderungen: Die revisionssichere Archivierung musste weiter verbessert werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Der Zugriff auf archivierte E-Mails war umständlich und zeitaufwendig.
- Kosten und Wartung: Technische, kaufmännische und organisatorische Gründe sprachen für eine zukunftssichere Lösung.
- Nahtlose Integration: Das neue System musste sich nahtlos in die bestehenden Prozesse einfügen.
Herausforderung
Die Migration einer derart großen Datenmenge stellte eine komplexe Aufgabe dar. Die zentrale Herausforderung bestand darin, eine verlustfreie Übertragung der über 500 Mailboxen sicherzustellen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Eine reibungslose Migration war essenziell, da E-Mail-Kommunikation für den Geschäftsbetrieb von REWAG von entscheidender Bedeutung ist.
Zusätzlich musste sichergestellt werden, dass das neue System alle Compliance-Anforderungen erfüllte und eine revisionssichere Archivierung ermöglichte. Die Umstellung sollte nahtlos erfolgen, sodass alle Mitarbeiter ohne Unterbrechungen mit der neuen Plattform arbeiten konnten. Um dies zu gewährleisten, war es notwendig, die technische Integration sorgfältig zu planen und die Mitarbeitenden frühzeitig in die Nutzung des neuen Systems einzuweisen.
Projektziel
Das übergeordnete Ziel des Projekts war die zukunftssichere Migration der E-Mail-Archivdaten auf eine leistungsstarke, benutzerfreundliche und vollständig integrierte Plattform.
Konkret wurden folgende Ziele definiert:
- Revisionssichere Archivierung: Vollständige Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften.
- Maximale Performance: Deutlich schnellere Such- und Zugriffsfunktionen für die Anwender.
- Nahtlose Integration: Reibungslose Einbindung in bestehende IT-Systeme und Arbeitsprozesse.
- Minimale Betriebsunterbrechung: Eine Migration ohne Auswirkungen auf den täglichen Betrieb.
- Erhöhte Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienbarkeit für effizientes Arbeiten.
Kundenzitat
Lösung
Für die Migration entschied sich REWAG für die bewährte Archivlösung von Heilig & Schubert, die speziell für große Datenmengen und komplexe Archivstrukturen optimiert ist.
Die Umsetzung erfolgte in fünf präzise geplanten Schritten:
- Analyse der bestehenden Archivstruktur
Detaillierte Untersuchung der IXOS OpenText-Umgebung.
Entwicklung einer Migrationsstrategie mit Best-Practice-Ansatz, um Datenintegrität und minimale Betriebsauswirkungen sicherzustellen. - Testmigration und Optimierung
Durchführung von Testläufen mit Teilmengen der Daten.
Analyse und Anpassung des Migrationsprozesses zur Vermeidung potenzieller Probleme. - Verlustfreie Migration von 4 TB Daten
Sichere Übertragung aller Archivdaten in die neue Plattform.
Durchführung der Migration in Phasen, um den Betrieb nicht zu beeinträchtigen. - Integration in bestehende IT-Systeme
Anpassung der neuen Archivlösung an die individuellen Anforderungen von REWAG.
Sicherstellung einer revisionssicheren und rechtskonformen Archivierung aller Daten. - Schulung der Mitarbeitenden
Detaillierte Trainingsmaßnahmen für alle betroffenen Teams.
Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Support, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.
Ergebnis
Die Migration verlief reibungslos und ohne Datenverluste – ein voller Erfolg für REWAG.
Das neue H&S Archiv bietet nun:
- Schnellere Performance – Such- und Zugriffsfunktionen sind deutlich effizienter als zuvor.
- Hohe Benutzerfreundlichkeit – Eine intuitive Oberfläche erleichtert den Arbeitsalltag.
- Nahtlose Integration – Das System wurde perfekt in die bestehenden Prozesse eingebunden.
- Revisionssichere Archivierung – Alle rechtlichen und internen Anforderungen werden erfüllt.
- Langfristige Skalierbarkeit – Das System ist flexibel und kann erweitert werden.
REWAG verfügt nun über eine moderne, leistungsstarke und zukunftssichere Archivierungslösung, die den Compliance-Vorgaben gerecht wird und gleichzeitig die Arbeitsabläufe optimiert.
Erfolge
Dank der erfolgreichen Migration profitiert REWAG von zahlreichen Verbesserungen:
- Optimierte Datenverwaltung – Verbesserte Such- und Zugriffsfunktionen sparen wertvolle Zeit.
- Volle Compliance-Sicherheit – Alle gesetzlichen und internen Anforderungen werden eingehalten.
- Geringere Betriebskosten – Das neue System reduziert Wartungsaufwand und erhöht die Effizienz.
- Höchste Performance – Ein stabiles, leistungsfähiges Archiv für tägliche Arbeitsprozesse.
- Höchste Benutzerakzeptanz – Die Mitarbeitenden profitieren von einem intuitiven, einfach nutzbaren System.
Fazit
Die erfolgreiche Migration der E-Mail-Archivdaten in das H&S Mailarchiv für Exchange zeigt, wie eine strategisch geplante und professionell umgesetzte Lösung Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit vereinen kann.
Durch die Zusammenarbeit mit Heilig & Schubert konnte eine maßgeschneiderte Archivierungslösung realisiert werden, die nicht nur den technischen Anforderungen entspricht, sondern auch die Arbeitsabläufe von REWAG nachhaltig optimiert.
REWAG setzt auf Mailarchiv für Exchange
Effiziente Migration von E-Mail-Archivdaten
e-Mail Archivierung