Dokumentenmanagementsystem: Der Schlüssel zur effizienten Verwaltung von Unternehmensdokumenten
Dokumentenmanagement, häufig auch als Dokumentenmanagementsystem bezeichnet, ist ein moderner Ansatz, der darauf abzielt, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten innerhalb einer Organisation zu optimieren.
In der heutigen digitalen Welt, in der der Informationsfluss exponentiell wächst und die Effizienz und Produktivität von Organisationen maßgeblich beeinflusst, ist es für Unternehmen jeder Größe und Branche unerlässlich geworden, effektive Methoden zur Verwaltung, Organisation und Archivierung ihrer Dokumente zu implementieren. Dokumente sind schließlich das Lebenselixier von Organisationen, und ihre effiziente Verwaltung trägt erheblich zum Erfolg bei.
Von der Erfassung, Speicherung, Verteilung, Bearbeitung, bis hin zur Archivierung und schließlich zum Löschen, ermöglicht ein DMS den nahtlosen Umgang mit Informationen und trägt dazu bei, die täglichen Geschäftsabläufe zu rationalisieren.
Themen im Überblick:
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement Definition
Dokumentenmanagement ist ein umfassender Prozess, der sich auf die effiziente und effektive Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation konzentriert. Es beinhaltet die Erfassung, Speicherung, Organisation und Verteilung von Dokumenten in verschiedenen Formaten, einschließlich Textdokumenten, Bildern, Videos und Audiodateien.
Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsystem sind zwei eng verwandte Begriffe, die jedoch unterschiedliche Aspekte desselben Konzepts darstellen. Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Methoden, Praktiken und Verfahren, die eine Organisation verwendet, um ihre Dokumente zu verwalten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die es Organisationen ermöglicht, ihre Dokumente auf effiziente und effektive Weise zu verwalten.
Dokumentenmanagement Erklärung
Das digitale Dokumentenmanagement ist besonders wichtig, da Unternehmen und Organisationen täglich mit einer großen Menge an Informationen und Dokumenten konfrontiert sind, die auf verschiedene Arten erstellt und verteilt werden.
Die Vorteile einer effektiven Dokumentenmanagementstrategie sind vielfältig. Sie reichen von der Reduzierung der Abhängigkeit von physischen Papierdokumenten über die Steigerung der Effizienz und Zusammenarbeit bis hin zur schnellen Suche und dem Abrufen von Dokumenten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist wie gesagt ein Werkzeug, das diese Strategie unterstützt und eine Reihe von Funktionen bietet, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten. Dazu gehören das Erfassen von Dokumenten, die automatische Indexierung und Verschlagwortung, die Archivierung, die Suche und das Abrufen von Dokumenten sowie die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM- oder ERP-Systemen.
Dokumentenmanagement Vorteile und Nachteile
Warum Dokumentenmanagement?
In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre internen Abläufe stets zu optimieren und an die wechselnden Anforderungen anzupassen. Ein Dokumentenmanagement System spielt dabei eine entscheidende Rolle. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile:
Einige der Vorteile und somit der größte Nutzen digitaler Dokumentenverwaltung sind:
Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Erfassung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten, reduziert ein DMS Tool manuelle Arbeitsprozesse und beschleunigt den Zugriff auf wichtige Informationen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, indem es den gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente, Versionskontrolle und transparente Kommunikation ermöglicht.
Sicherheit und Compliance
Mit einem DMS können Unternehmen Sicherheitsrichtlinien durchsetzen, den Zugriff auf sensible Informationen kontrollieren und gesetzliche Vorschriften einhalten, indem sie Nachverfolgung und Protokollierung von Dokumentenänderungen gewährleisten.
Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden sollten:
Kosten
Die Implementierung eines DMS ist selbstverständlich mit Anfangsinvestitionen und laufenden Wartungskosten verbunden, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget.
Komplexität
Einige DMS-Systeme können sehr komplex sein und erfordern eine umfangreiche Konfiguration, um sie optimal nutzen zu können. Dieses führt auch eine umfassende Schulung und Anpassung für die Mitarbeiter mit sich.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Einführung eines neuen Systems kann auf Widerstand bei den Mitarbeitern stoßen, die sich an etablierte Arbeitsabläufe gewöhnt haben und möglicherweise skeptisch gegenüber der Umstellung sind. Die Akzeptanz aller Mitarbeiter ist jedoch ausschlaggebend für eine erfolgreiche und langfristige Umsetzung.
Komponenten im Dokumentenmanagement
Was gehört zum Dokumentenmanagement
Moderne Dokumentenmanagement Software bieten natürlich zahlreiche Funktionen und Features, die Unternehmen bei der Verwaltung und konformen Archivierung von Dokumenten unterstützen. Die Standardkomponenten einer DMS-Software können aber wie folgt aufgezählt werden:
Erfassung von Dokumenten
Das DMS ermöglicht die Erfassung von Dokumenten auf verschiedenen Wegen wie beispielsweise Scannen, Importieren, Drag & Drop oder E-Mail Integration.
Speicherung und Organisation
Dokumente können im DMS-System gespeichert, in Ordnerstrukturen organisiert und mit Metadaten versehen werden, um die Dokumente besser zu klassifizieren und zu finden.
Versionierung
Das DMS ermöglicht die Versionierung von Dokumenten, um Änderungen an einem Dokument nachzuverfolgen und ältere Versionen wiederherzustellen. So können Änderungen nachvollzogen werden und es besteht eine revisionssichere Dokumentation.
Volltextsuche
Eine weitere wichtige Funktion ist die Volltextsuche, die es ermöglicht, Dokumente anhand von Schlüsselwörtern oder Phrasen schnell zu finden und zu öffnen.
Freigabe- und Genehmigungsprozesse
Das DMS bietet in der Regel Funktionen für die Freigabe und Genehmigung von Dokumenten durch verschiedene Benutzerrollen.
Zusammenarbeit
Das DMS ermöglicht es Benutzern, Dokumente zu teilen und zusammenzuarbeiten, indem sie Änderungen an einem Dokument vornehmen und Kommentare hinzufügen.
Mobile Zugriffsmöglichkeiten
Sind ebenfalls eine nützliche Funktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten, unabhängig von ihrem Standort und dem genutzten Gerät.
Integration mit anderen Geschäftsanwendungen
Das DMS kann mit anderen Geschäftsanwendungen wie beispielsweise ERP- oder CRM-Systemen integriert werden, um einen nahtlosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
Archiv
Zeitgemäße Dokumentenmanagement-Systeme verfügen in der Regel über eine Archivierungsfunktion oder sind an ein Archiv-System angebunden. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind so vor Verlust geschützt.
Funktionsweise eines DMS
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?
Die DMS Funktionsweise eines modernen Systems umfasst mehrere Schlüsselaspekte, die zusammenarbeiten, um eine effiziente und effektive Verwaltung von Geschäftsdokumenten zu gewährleisten. Ein digitales Dokumentenmanagement-System folgt demnach einem bestimmten Datenlebenszyklus, der aus den Phasen Erfassen, Verwalten, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren besteht.
Dokumente erfassen
Die Prozesse beginnen mit der Erfassung von Dokumenten, die aus verschiedenen Quellen stammen können, wie beispielsweise Papierdokumenten, E-Mails, PDFs und anderen digitalen Formaten. Physische Dokumente werden in einem ersten Schritt gescannt und digitalisiert, während digitale Dokumente direkt importiert werden.
Anschließend werden die erfassten Dokumente mit Metadaten, wie etwa Datum, Autor, Dokumententyp oder anderen relevanten Informationen versehen, um ihre Auffindbarkeit , Recherche und Verwaltung zu erleichtern.
Dokumente ablegen und verwalten:
Die Ablage und Verwaltung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil effizienter Geschäftsprozesse.
Sobald die Dokumente erfasst und kategorisiert wurden, werden sie in der zentralisierten Dokumentenablage abgelegt, dass den Zugriff und die Verwaltung durch autorisierte Benutzer ermöglicht. Das DMS System kann entweder in der Cloud oder auf einem lokalen Server gehostet werden und bietet Funktionen wie Volltextsuche, Zugriffsrechteverwaltung, gemeinsame Bearbeitung und die Versionierung von Dokumenten. Somit können Benutzer Dokumente nach Bedarf durchsuchen, bearbeiten und mit anderen Benutzern teilen, wobei die Änderungen automatisch protokolliert und ältere Versionen für die Nachverfolgung aufbewahrt werden. Mobile Lösungen ermöglichen es Benutzern, auch unterwegs auf wichtige Dokumente zuzugreifen und sie zu bearbeiten.
Die Dokumentenverwaltung beinhaltet auch die Integration von Workflows und Automatisierungsfunktionen, um den Dokumentenbearbeitungsprozess zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Beispielsweise können automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden, wenn ein Dokument zur Überprüfung oder Genehmigung bereitsteht, oder Eskalationsprozesse, wenn Fristen nicht eingehalten werden.
Eine leistungsfähige Datenbank für die Dokumentenverwaltung stellt die Einhaltung von Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen sicher.
Dokumente archivieren:
Abschließend spielt die Archivierung von Dokumenten eine entscheidende Rolle, indem sie die langfristige und gesetzeskonforme Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sicherstellt, ohne dass diese physisch gelagert werden müssen. Doch auch die Entlastung des Produktivsystems ist hier ausschlaggebend.
Zeitgemäße Dokumentenmanagement-Systeme verfügen in der Regel über eine Archivierungssoftware oder sind an ein Archiv-System angebunden.
Die Archivierung berücksichtigt die gesetzlichen Vorschriften (GoBD, HGB, AO oder GDPdU, etc.) und Unternehmensrichtlinien bezüglich der Aufbewahrungsdauer von Dokumenten, ihrer Sicherheit und des Schutzes vertraulicher Informationen. Sobald Dokumente nicht mehr benötigt werden oder ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können sie entweder automatisch oder nach einer Überprüfung durch entsprechende Benutzer gelöscht werden.
Revisionssicheres DMS
Dokumentenverwaltung und Revisionssicherheit
Eine wichtige Komponente bei digitalen Dokumenten Management Lösungen ist die Revisionssicherheit, also die Fähigkeit, Änderungen an einem Dokument zu protokollieren und nachvollziehen zu können. Dies ist essenziell, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
Revisionssicherheit im DMS wird durch die Versionierung von Dokumenten erreicht. Dabei werden unterschiedliche Versionen eines Dokuments gespeichert und zugänglich gemacht, um Änderungen im Laufe der Zeit nachzuvollziehen. Diese Praxis ermöglicht es, ältere Versionen von Dokumenten bei Bedarf aufzurufen und die Entstehungsgeschichte eines Dokuments lückenlos zu rekonstruieren.
Zusätzlich zur Versionierung können digitale DMS auch ein umfassendes Änderungsprotokoll bereitstellen, das Details zu den vorgenommenen Änderungen, dem Zeitpunkt und den beteiligten Personen enthält. Diese Informationen sind insbesondere bei der Zusammenarbeit in Teams oder bei Audits von großem Nutzen.
Ein weiterer Vorteil eines revisionssicheren Dokumentenmanagement ist die Möglichkeit, die Integrität von Dokumenten zu gewährleisten. Moderne Dokumentenmanagement Programme verfügen häufig über Sicherheitsfunktionen wie digitale Signaturen oder Verschlüsselung, um die Authentizität von Dokumenten zu bestätigen und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Dokumentenmanagement Software und Workflow
Dokumentenmanagement Software und Workflow sind eng miteinander verknüpft. Ein Dokumentenmanagement Workflow bietet die Möglichkeit, Dokumente auf einfache Weise durch verschiedene Prozesse zu leiten und automatisiert zu verwalten. Dies trägt zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten bei.
So können beispielsweise Genehmigungsprozesse oder Freigabeprozesse für Dokumente automatisiert werden. Dokumente können automatisch an die richtigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden, und der Status von Dokumenten kann einfach nachverfolgt werden.
In den meisten Fällen sind Workflows für die Dokumentenverwaltung vordefinierte Prozesse, die eine bestimmte Sequenz von Schritten und Aktionen beinhalten. Sie werden häufig für wiederkehrende Aufgaben oder standardisierte Prozesse eingesetzt, bei denen die beteiligten Schritte und Verantwortlichkeiten im Voraus bekannt sind. Beispiele für sog. feste Workflows sind Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement oder Onboarding neuer Mitarbeiter.
Cloud Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagementsystem in der Cloud
Eine DMS Cloud-Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente nicht nur sicher aber vorallem unkompliziert und kosteneffizient in der Cloud zu speichern und zu verwalten.
Warum unkompliziert: Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen müssen Unternehmen zum Beispiel keine eigene Serverinfrastruktur aufbauen und betreiben, sondern können die Cloud-Lösung nutzen, die von einem Anbieter bereitgestellt wird. Dadurch sparen Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen, die sie stattdessen in ihre Kernkompetenzen investieren können.
Ein Dokumentenmanagement in der Cloud bietet zudem den Vorteil der Skalierbarkeit, da Unternehmen je nach Bedarf Speicherplatz und Funktionen hinzufügen oder reduzieren können. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die erhöhte Datensicherheit, da die Daten in der Cloud regelmäßig gesichert und geschützt werden.
Somit können Unternehmen von einer effizienten, flexiblen und sicheren digitalen Ablage profitieren, die den Anforderungen moderner Geschäftsprozesse gerecht wird und die Verwaltung von digitalen Dokumenten vereinfacht und beschleunigt.
DMS Anwendungen
Anwendungsfälle in Ihrem Fachbereich
Dokumentenmanagement findet nicht nur in dokumentenzentrierten und allgemeinen Geschäftsprozessen Anwendung, sondern auch in verschiedenen Fachbereichen wie Vertragsverwaltung, Personalwesen, Rechnungswesen, Kunden- und Projektmanagement oder Qualitätsmanagement (QM).
Vor allem die Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente wird durch ein DMS erleichtert, was zu effizientem und effektivem Arbeiten, sowie zur Automatisierung von Routineaufgaben führt.
In den folgenden Abschnitten werden ein paar wichtige Anwendungsbereiche kurz erläutert:
Dokumentenmanagement: digitales Vertragsmanagement
Verträge sind oft komplexe Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, um rechtlich relevant zu bleiben. Die Verwaltung von Verträgen umfasst die Erfassung, Überprüfung, Bearbeitung, Speicherung und Überwachung von Vertragsdokumenten. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Unternehmen Verträge automatisch erstellen und verwalten, die Vertragsgültigkeit überwachen, Benachrichtigungen für Fristen und Verlängerungen einrichten und die Vertragslebenszyklen verfolgen. Eine effektive Vertragsverwaltung kann dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Verträge pünktlich erfüllen und Risiken minimieren.
Dokumentenmanagement: digitale Kundenakten
Die digitale Kundenakte ist eine Form des Dokumentenmanagementsystems, das sich auf die Verwaltung von Kundeninformationen und -dokumenten konzentriert. Im Gegensatz zu einer Papierakte wird die digitale Kundenakte in einem zentralen System gespeichert und kann von verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden, sofern die Zugriffsrechte dies erlauben. Die digitale Kundenakte erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, indem sie den Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen ermöglicht. Zudem können Kundenanfragen schneller bearbeitet und Probleme schneller gelöst werden, da alle Informationen zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert sind.
Dokumentenmanagement: digitale Personalakten
Die digitale Personalakte ist ein spezielles Anwendungsgebiet der Dokumentenmanagement Programme im Bereich Personalwesen. Die digitale Personalakte ist eine wichtige Komponente im modernen Personalwesen, da sie zur Effizienzsteigerung und Optimierung von Personalprozessen beiträgt. Im Rahmen des Dokumentenmanagements ermöglicht sie die zentrale und elektronische Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten wie Verträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse oder Urlaubsanträge. Durch den Einsatz von digitalen Personalakten können Unternehmen ihre Personalabteilungen entlasten und gleichzeitig eine höhere Transparenz und Zugänglichkeit von Informationen gewährleisten.
Dokumentenmanagement: digitales Rechnungswesen
Steigern Sie Effizienz und Genauigkeit in Finanz- und Rechnungswesen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Finanzprüfung. In der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine schnelle Erfassung von Rechnungen, automatische Abgleiche und optimierte Workflows die Reduzierung von Fehlern und manueller Dateneingabe. Die Debitorenbuchhaltung profitiert von einer beschleunigten Rechnungserstellung und -bearbeitung, während die Verwaltung von Zahlungen durch Verknüpfung von Dokumenten und Workflows vereinfacht wird. Für Finanzprüfungen sorgt die sichere Speicherung aller Geschäftstransaktionen, einschließlich E-Mails und Verträgen, für eine unkomplizierte und schnelle Informationsbereitstellung bei Bedarf.
inPoint DMS - die Software für digitales Dokumentenmanagement
Die inPoint Dokumentenmanagement Software bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Mit ihrer breiten Palette an Managementfunktionen ermöglicht die Software die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung über die Änderung bis hin zur Freigabe und Archivierung.
inPoint DMS ist eine effiziente, skalierbare und flexible Dokumentenmanagement Software. Unternehmen können ihre eigenen Vorlagen erstellen und speichern, um eine konsistente und effektive Dokumentation zu gewährleisten. Die prozessbezogenen Bearbeitungsfunktionen ermöglichen es den Benutzern, Dokumente innerhalb des Systems zu bearbeiten und freizugeben, während die revisionssichere Ablage sicherstellt, dass alle Dokumente aufbewahrt werden und im Falle von Audits oder rechtlichen Anforderungen leicht zugänglich sind.
Ein weiterer Vorteil von inPoint ist, dass sich die Benutzeroberfläche an Microsoft Standards orientiert. Dies bedeutet, dass die meisten Benutzer bereits mit der Software vertraut sein werden und es nur wenig Schulungsaufwand benötigt wird. Durch die Verfügbarkeit in verschiedenen Varianten wie dem Webclient, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer und einer eigenständigen Desk App, können Dokumente von jedem Ort aus genutzt und bearbeitet werden.
Zudem bietet inPoint eine umfassende Berechtigungssteuerung. Führungskräfte und MitarbeiterInnen haben somit die Möglichkeit, Dokumente nur denjenigen zur Verfügung zu stellen, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Dadurch wird die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente gewährleistet.
Insgesamt ist die inPoint DMS-Lösung eine effektive Lösung für jedes Unternehmen, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Mit seinen umfangreichen Funktionen und der einfachen Benutzeroberfläche bietet inPoint eine intuitive und leicht zugängliche Möglichkeit, Dokumente zu verwalten und zu organisieren.
Dokumentenmanagement Ausbaustufen
Unser digitales Dokumentenmanagement ist äußerst flexibel und kann problemlos mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten. Egal, ob Sie nur wenige Dokumente speichern und standardisierte Lösungen bevorzugen oder Hunderte von Dateien verwalten und individuelle Lösungen benötigen, unser Angebot kann nahtlos an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Mit unserem skalierbaren System können Sie einfach und unkompliziert neue Prozesse definieren, unterschiedliche Fachbereiche gezielt abbilden und weitere Funktionen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Wir verstehen, dass es für Unternehmen wichtig ist, eine Lösung zu haben, die sich an ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt und genau das bieten wir Ihnen.
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DMS Einführung: Ihre Checkliste
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sind vorerst mehrere organisatorische Aspekte zu beachten, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert und effektiv genutzt wird. Einige dieser Aspekte könnten beispielsweise sein:
Analyse der aktuellen Dokumentenmanagementprozesse und -praktiken in der Organisation
Identifizierung der Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer des Systems
Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems, wie z.B. wer für die Verwaltung und Pflege der Dokumente zuständig ist
Klärung von Fragen rund um die Datensicherheit und den Datenschutz
Definition von Dokumententypen und Metadaten, um eine einheitliche Struktur und Auffindbarkeit der Dokumente zu gewährleisten
Schulung der Benutzer des Systems, um eine effektive Nutzung sicherzustellen.
Die Berücksichtigung dieser organisatorischen Aspekte ist entscheidend für den Erfolg eines Dokumentenmanagementsystems und sollte daher sorgfältig geplant und durchgeführt werden.
Laden Sie zur Orientierung diese Checkliste zur Einführung einer DMS Software runter.
DMS Anbieter wählen: Was ist zu beachten?
Bei der Auswahl eines DMS-Anbieters sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden. Hier sind einige wichtige Aspekte:
Funktionsumfang: Stellen Sie sicher, dass das DMS die Funktionen bietet, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.
Benutzerfreundlichkeit: Eine benutzerfreundliche und intuitiv gestaltete Oberfläche.
Skalierbarkeit: Wählen Sie einen Anbieter, dessen Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
Integration: Das DMS sollte sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und andere Geschäftsanwendungen integrieren lassen.
Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass der Anbieter über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.
Mobiler Zugriff: Ein DMS sollte auch auf mobilen Geräten zugänglich sein, um den Mitarbeitern einen flexiblen und standortunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente zu ermöglichen.
Kundensupport und Schulung: Wählen Sie einen Anbieter mit einem zuverlässigen und hilfsbereiten Kundensupport, der auch Schulungsressourcen und -materialien zur Verfügung stellt.
Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleichen Sie die Kosten der verschiedenen Anbieter und deren Leistungsumfang, um eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht und in Ihr Budget passt.
Anpassungsfähigkeit: Ein gutes DMS sollte anpassungsfähig sein und die Möglichkeit bieten, benutzerdefinierte Funktionen und Prozesse zu implementieren.
Referenzen und Bewertungen: Recherchieren Sie Meinungen und Erfahrungen anderer Kunden mit dem DMS-Anbieter, um ein besseres Verständnis für die Qualität der Lösung und des Kundensupports zu erhalten.
Elektronisches vs. digitales DMS?
Obwohl die Begriffe “elektronisches” und “digitales” Dokumentenmanagement oft synonym verwendet werden, gibt es einen subtilen Unterschied zwischen den beiden.
Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) bezieht sich in erster Linie auf die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate, wie zum Beispiel das Scannen von Papierdokumenten und deren Speicherung in einer elektronischen Datenbank. EDM beinhaltet auch die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, wie zum Beispiel E-Mails, die in einem Unternehmen empfangen und bearbeitet werden.
Auf der anderen Seite bezieht sich digitales Dokumentenmanagement (DDM) auf die vollständige Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form, einschließlich der Erfassung, Speicherung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Im Gegensatz zum EDM können bei DDM Dokumente von Anfang an in elektronischer Form erstellt werden und der gesamte Lebenszyklus der Dokumente wird in einem digitalen Format verwaltet.
Lohnt sich ein DMS für kleine Unternehmen?
Dokumentenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) kann ein effektives DMS jedoch besonders wichtig sein, da diese Unternehmen oft begrenzte Ressourcen haben und produktiver arbeiten müssen. Durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows und die Verbesserung der Zugriffe auf wichtige Informationen können kleine Unternehmen effizienter arbeiten und Zeit und Geld sparen. Dies kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter produktiver sind und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Was kostet eine Dokumentenmanagement Software?
Die Kosten und Preise für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können je nach Anbieter und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens variieren. Einige Faktoren, die den Preis beeinflussen können, sind:
Funktionalität: Je mehr Funktionen, Möglichkeiten und individuelle Anpassungen ein DMS bietet, desto höher ist in der Regel der Preis.
Nutzeranzahl: Die Anzahl der Benutzer, die das DMS nutzen werden, kann ebenfalls den Preis beeinflussen.
Implementierung: Die Kosten für die Implementierung und Anpassung des DMS an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens können variieren.
Wartung und Support: Die Kosten für Wartung und Support des DMS können ebenfalls in den Preis einbezogen werden.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein DMS als eine Investition in die Zukunft des Unternehmens betrachtet werden kann, da es Zeit und Ressourcen sparen kann und die Effizienz steigert. Einige Anbieter bieten kostenlose Demo-Versionen ihres DMS an, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Funktionalität und Leistung des Systems zu testen, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden.
Digitales Dokumentenmanagement: Schulung und Consulting
Oft ein wenig vernachlässigt, aber eine effektive Schulung im Bereich digitales Dokumentenmanagement ist entscheidend, um Mitarbeitern die Fähigkeiten und das Wissen zu vermitteln, um effizient mit digitalen Dokumenten umzugehen und somit die Akzeptanz und erfolgreiche Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen zu fördern. Schulungen sollten die Grundlagen des Dokumentenmanagements sowie die spezifischen Funktionen und Anwendungen des eingesetzten DMS-Systems abdecken.
Wir bieten Ihnen unser 30-jähriges Know-how im Zuge Ihrer DMS Einführung an, um sicherzustellen, dass es von Anfang an erfolgreich verläuft. Zusammen mit Ihren Schlüsselkräften erarbeiten wir während eines Workshops konkrete Umsetzungsvorschläge.
Der zweitägige Workshop ist eine sinnvolle Investition, um ein reibungsloses Projekt zu gewährleisten und unerwartete Probleme von Beginn an zu vermeiden. Wenn Sie sich dazu entschließen, uns mit der Durchführung Ihres DMS-Projekts zu beauftragen, werden die Kosten für die Beratung selbstverständlich verrechnet. Unsere DMS-Beratung und Consulting sorgen für den Erfolg Ihres Projekts.
DMS Scanner und OCR Funktion
Dokumentenscanner sind ein wichtiger Bestandteil von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Ein DMS-Scanner ermöglicht es, Papierdokumente in elektronische Formate umzuwandeln und sie in einem digitalen Archiv zu speichern. Das spart Platz und Zeit, da Papierdokumente nicht mehr physisch aufbewahrt werden müssen. Moderne Scanner verfügen über leistungsstarke Funktionen wie automatische Dokumentenzuführung (ADF), Duplex-Scannen (d.h. beidseitiges Scannen), Bildoptimierung, Erkennung von Farben, Barcode-Scannen und vieles mehr.
OCR (Optical Character Recognition) ist eine weitere wichtige Funktion von Dokumentenmanagement-Systemen. OCR ermöglicht es, Texte aus gescannten Dokumenten automatisch zu erkennen und in durchsuchbare digitale Dokumente umzuwandeln. Dadurch wird die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erleichtert, da die Inhalte digital durchsucht und bearbeitet werden können.
In Kombination bieten Dokumentenscanner und OCR-Funktionen eine leistungsstarke Lösung für das effiziente und sichere Dokumentenmanagement. Durch die Verwendung von OCR können Dokumente automatisch indiziert und archiviert werden, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird. Darüber hinaus können durchsuchbare digitale Dokumente schnell gefunden werden, was Zeit und Mühe spart. Zusammen mit einem DMS können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern.
Ihr Ansprechpartner
David Gaisbauer
Berater DMS
Willkommen bei H&S, mein Name ist David Gaisbauer.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How als DMS-Berater zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
Ich freue mich schon von Ihnen zu hören!
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