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Der Einstieg zum Dokumentenmanagement in der Cloud

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft ist der Weg in die Cloud für Unternehmen keine Frage des “Ob”, sondern des “Wann”. Die Vorteile der Cloud-Technologie sind vielfältig: Sie bietet Skalierbarkeit, Leistung und eine beispiellose Mobilität, die Unternehmen jeder Größe und Branche einen enormen Wettbewerbsvorteil verschaffen können. Zudem ermöglicht die Cloud den Zugriff auf fortschrittliche Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Workflow-Automatisierung, die bis vor kurzem nur großen Unternehmen zur Verfügung standen.

Cloud-Technologie ist nicht nur ein Trend, sie ist eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wachsen. Mit der Fähigkeit, schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren, stellt die Cloud die Zukunft dar. Obwohl der Übergang Herausforderungen mit sich bringen kann, bietet die Cloud das Potenzial, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und letztlich den Erfolg eines Unternehmens zu sichern.

Themen im Überblick:

Vorteile der Cloud Technologie

In den letzten Jahrzehnten war die Unternehmens-IT auf den hauseigenen Serverraum beschränkt. Neue Anwendungen zu implementieren und zu integrieren war oft mit großem Aufwand verbunden und erforderte sowohl ausreichende Speicherkapazitäten als auch umfangreiche interne Sicherheitsmaßnahmen. Die IT-Abteilungen verfügten über umfangreiche Budgets und waren für die gesamte Unternehmens-IT verantwortlich.

Mit der Cloud hat sich alles verändert. Anwendungen, Speicherkapazitäten, Middleware, Netzwerke und Sicherheitsmaßnahmen können nun in die Cloud verlagert werden – einem redundanten, global verteilten Netzwerk von Rechenzentren. Der Zugang zur Cloud benötigt lediglich eine Internetverbindung.

Cloud-Lösungen setzen voraus, dass Unternehmer die Rolle von IT-Strategen übernehmen. Dies bedeutet:

Finanzielle Flexibilität

Cloud-basierte Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung binden kein Kapital. Sie erfordern keine hohen Anfangsinvestitionen und werden monatlich nach Service-Nutzung abgerechnet.

Risikominimierung

Mit Dokumentenmanagement und digitalen Workflows aus der Cloud ist ein einfacher und schneller Start möglich. Man kann klein anfangen und nach Bedarf erweitern - eine komplette Abkehr von der traditionellen IT, die hohe Investitions- und Implementierungskosten erfordert und dann hofft, dass die Anwendung stabil läuft.

Fokus auf Optimierung

Bei der Nutzung von Cloud-Diensten ist der Anbieter für Sicherheit, Redundanz und Skalierbarkeit verantwortlich. Unternehmer können sich daher auf die Optimierung von Prozessen und die Steigerung der Produktivität konzentrieren, anstatt die IT zu administrieren.

Dokumentenmanagement in der Cloud

Cloud DMS

Die Verlagerung der Arbeitsplätze ins Homeoffice hat für viele Unternehmen einen neuen Alltag geschaffen. Besonders in Zeiten von Krisen wird deutlich, wie essenziell die Anpassungsfähigkeit bestehender IT-Infrastrukturen für den Erfolg moderner Arbeitsweisen ist. Im Zentrum dieser Transformation steht oft ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie inPoint DMS, das als Schlüsselelement dient, um Mitarbeitern einen umfassenden Zugang zu allen Informationen von ihrem Heimarbeitsplatz aus zu ermöglichen. Bei der Implementierung solcher Systeme geht es nicht nur um das System selbst, sondern auch um die Art und Weise, wie es bereitgestellt wird.

Hier bietet ein in der Cloud betriebenes DMS einen optimalen Startpunkt für ein professionelles Dokumentenmanagement und stellt einen wichtigen Schritt dar, um die Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt zu meistern, indem es einen effizienten, sicheren und flexiblen Zugang zu geschäftskritischen Informationen ermöglicht.

Vergleich Cloud vs. On-Premises

In der heutigen digitalen Ära stehen Unternehmen vor der zunehmenden Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur an die stetig wachsenden Anforderungen anzupassen. Dabei ist eine zentrale Frage, ob sie auf Cloud-Dienste oder auf eine traditionelle On-Premise-Infrastruktur setzen sollen. Cloud-Computing hat in den letzten Jahren einen starken Aufschwung erlebt und bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen wie Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz. 

Software on Premises (SoP)

Software on Premises (SoP) basiert vollständig auf der lokalen Nutzung von Daten und Infrastruktur. Die Software befindet sich also auf Ihrem firmeneigenen Server. Dies ermöglicht Unabhängigkeit von Drittanbietern und maximale Entscheidungsfreiheit, erfordert jedoch auch Eigenverantwortung für Hardware, Datensicherheit, Wartungen und Updates – ein gewisses Maß an IT-Kompetenz ist bei dieser Variante erforderlich.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister stellt einen komfortablen Weg zur Einführung eines DMS dar. Im Gegensatz zur lokalen Nutzung ist kein eigener Server erforderlich. Die Software wird in der Cloud betrieben und Anwender können sich auf die Nutzung der Anwendung konzentrieren. Softwareanbieter wie H&S sorgen dabei für einen hohen Sicherheitsstandard für alle Daten.

Vorteile von Cloud Dokumentenmanagement

Vorteile Software as a Service (SaaS)

Kosten: Die Kosten sind oft niedriger, da sie auf einem Abonnementmodell basieren und keine Anschaffungskosten für Hardware oder andere Investitionskosten anfallen. 

Aktualisierungen: Updates werden automatisch und meist ohne zusätzliche Kosten durchgeführt.

Skalierbarkeit: SaaS-Lösungen sind leicht skalierbar und individualisierbar und können sich an das Wachstum des Unternehmens anpassen. 

Weniger IT-Aufwand: Da der Anbieter die Verantwortung für die Wartung und Aktualisierung der Software übernimmt, müssen Unternehmen weniger Zeit und Ressourcen für IT-Management aufwenden.

Schnellere Implementierung: Da keine Hardwareinstallationen oder Softwarekonfigurationen erforderlich sind, können SaaS-Anwendungen oft schneller in Betrieb genommen werden als traditionelle Software.

Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können Unternehmen ihre IT-Ressourcen bedarfsgerecht anpassen, ohne große Investitionen in Hardware oder Infrastruktur tätigen zu müssen. Zudem ermöglicht die Cloud den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall auf der Welt, was die Zusammenarbeit und Produktivität fördern kann.

Auf der anderen Seite bevorzugen einige Unternehmen nach wie vor eine On-Premise-Infrastruktur, bei der die gesamte IT-Infrastruktur und Daten in den eigenen Räumlichkeiten betrieben und kontrolliert werden. Dies bietet ihnen ein höheres Maß an Kontrolle und Sicherheit, da sie die physische Kontrolle über ihre Systeme haben. Zudem können spezifische Compliance-Anforderungen besser erfüllt werden, da sensible Daten nicht an Drittanbieter ausgelagert werden.

Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise hängt letztendlich von den individuellen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab, wobei oft auch eine hybride Lösung gewählt wird, die das Beste aus beiden Welten kombiniert.

Obwohl beide Optionen ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben, stellt die Cloud für viele Unternehmen die bevorzugte Betriebsform dar, da sie in mehreren Bereichen deutliche Vorteile bietet:

Cloud DMS Software

Dokumentenmanagmentsystem Cloud

Mit jedem Tag, der vergeht, wird die Cloud immer mehr zur Norm. Für viele Unternehmen ist sie nicht nur ein Bestandteil der Zukunft – sie IST die Zukunft. Der Übergang in die Cloud ist daher eine entscheidende strategische Entscheidung, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte machen, nachhaltig zu verändern.

Unsere benutzerfreundliche und kosteneffektive Cloud-basierte Dokumentenmanagement Software bietet Ihnen eine standardisierte Lösung für die effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente in einer sicheren Umgebung. Durch unsere Schnellstarter-Lösung können Sie sofort damit beginnen, Ihre Dokumente einfach, effizient und sicher zu organisieren und zu archivieren.

Unser DMS in der Cloud beruht auf vordefinierten Aktenplänen, die speziell auf die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmen zugeschnitten sind, um Ihre digitale Ablage so effizient wie möglich zu strukturieren. Diese vorgefertigten Aktenpläne bieten eine geordnete Ordnerstruktur, die Ihnen dabei hilft, Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren. Ganz gleich, ob es sich um Verträge, Finanzberichte, Kundenkorrespondenz oder Personalakten handelt – mit inPoint.Go DMS finden Sie schnell und einfach die benötigten Dokumente.

Funktionen von Cloud DMS

Es hält sich das Missverständnis, dass Cloud-Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich zu On-Premises-Lösungen eingeschränkte Funktionen aufweisen. Dies entspricht jedoch nicht der Wahrheit, da fortschrittliche Anbieter wie inPoint, unabhängig von der Bereitstellungsform, äquivalente Funktionsspektren bereitstellen. Bei Ihrer Auswahl sollten folgende Schlüsselfunktionen daher im Mittelpunkt stehen:

Kluge Dokumentenablage

Beenden Sie das manuelle Sortieren von Akten und das Verwalten von physischem Schriftgut und unübersichtlichen Dateiordnern. Ein übersichtliches DMS wie inPoint wird zum zentralen Knotenpunkt für Ihr Unternehmen, insbesondere im Homeoffice.

Archivierung

Die standortunabhängige Verfügbarkeit ist einer der bedeutendsten Vorteile der digitalen Archivierung. Alle Dokumente werden automatisch in digitalen Akten sortiert und abgelegt. So haben alle Mitarbeiter im Unternehmen zu jeder Zeit Zugriff auf aktuelle Informationen und können in diesen auch Jahre später noch navigieren.

Anbindung an Systeme

Daten und Dokumente werden in vielen Unternehmenssystemen erzeugt. Damit diese im digitalen DMS gespeichert werden können, wird eine Verbindung zu diesen Systemen hergestellt. Vollständig integriert, kann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zugegriffen werden.

Schnelle Suche

Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche im DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden. Durch die Verschlagwortung der Dokumente, d.h. die Zuordnung von Stichworten wie Kundenname, Dokumentenart etc., findet man immer das gesuchte Dokument.

Prozessautomatisierung

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme gehen weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mit integrierten Workflow-Funktionen ermöglicht ein DMS die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Kollaboration

Sobald ein Dokument automatisch abgelegt und verschlagwortet wurde, kann es von Mitarbeitern und externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Insbesondere die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung fördert viele Prozesse.

Sicherheit in der Cloud

Ist eine Cloud DMS Lösung sicher?

Sicherheit ist ein entscheidender Aspekt bei der Nutzung von Cloud-Diensten. Es gibt verschiedene Aspekte und Technologien, die dazu beitragen, Daten und Informationen sicher in der Cloud zu speichern.

Ein Schlüsselbereich ist der Datenschutz. Dies bezieht sich auf die Gewährleistung der Vertraulichkeit von Daten. Cloud-Diensteanbieter implementieren in der Regel verschiedene Maßnahmen, um den Datenschutz zu gewährleisten, darunter Verschlüsselung, starke Authentifizierungsmethoden und Zugriffskontrollmechanismen. Die Verschlüsselung wird sowohl beim Übertragen von Daten als auch beim Speichern von Daten in der Cloud eingesetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Datensicherheit. Dies beinhaltet die Sicherstellung der Integrität und Verfügbarkeit von Daten. Cloud-Diensteanbieter verwenden verschiedene Technologien und Praktiken, wie zum Beispiel Datenredundanz, um die Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten, und sie führen regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -audits durch, um die Integrität von Daten zu sichern.

Darüber hinaus gibt es auch Maßnahmen zur Netzwerksicherheit, um den Datenverkehr zu und von der Cloud zu schützen. Dies umfasst Technologien wie Firewalls, Intrusion Detection Systems (IDS) und Intrusion Prevention Systems (IPS).

Schließlich beinhaltet die Cloud-Sicherheit auch das Compliance-Management, um sicherzustellen, dass die Cloud-Diensteanbieter und die Benutzer die relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies kann auch die Einhaltung von Standards wie ISO 27001, GDPR, HIPAA und anderen relevanten Datenschutz- und Sicherheitsstandards umfassen.

Insgesamt ist die Sicherheit in der Cloud ein komplexes Thema, das eine Kombination aus Technologien, Praktiken und Richtlinien erfordert, um Daten und Informationen zu schützen. Es ist wichtig, dass Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, ein klares Verständnis von den Risiken und den Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken haben.

Ihr Ansprechpartner

Andreas Gabrigel

Professional Service

Willkommen bei H&S, mein Name ist Andreas Gabrigel.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How zu unseren Cloud Themen zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
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