Die digitale Personalakte – die Lösung, die HR-Abteilungen auf ein neues Level hebt. Personalabteilungen spielen in vielen Unternehmen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Mitarbeiter und der Bereitstellung von Dienstleistungen. Von der Gehaltsabrechnung über Urlaubsanträge bis hin zu Bewerbungen und Zeugnissen – all diese Aufgaben erfordern eine effiziente und sichere Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten.
Unabhängig von der Art des Dokuments, sei es Verträge, Schulungsunterlagen oder Compliance-Dokumente, ermöglicht die digitale Personalakte die geordnete Speicherung und Organisation aller HR-bezogenen Dokumente. Dies führt zu einer erheblichen Vereinfachung des Dokumentenmanagements, erhöht die Transparenz und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Unsere Lösung: digitale Personalakte
Die digitale Personalakte, auch als elektronische Personalakte bekannt, bietet eine umfassende Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer HR-Prozesse. Diese Akte verwaltet sämtliche Personaldokumente, angefangen bei den Bewerbungsunterlagen bis hin zu den Vertragsdokumenten und Gehaltsabrechnungen, und beschleunigt die Abwicklung Ihrer HR-Prozesse.
Durch die individuell konfigurierbare Rechtevergabe sorgt die Personalakte dafür, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Personaldokumente haben, was die Auskunftsfähigkeit verbessert. So erhalten Sie einen stets aktuellen Aktenstand, der von allen autorisierten Personen jederzeit eingesehen werden kann. Die Verwendung digitaler Akten minimiert außerdem das Risiko von Aktenverlust und verhindert jegliche Form von Manipulation. Dies führt nicht nur zu erheblichem Nutzen, sondern auch zu deutlich reduzierten Verwaltungskosten.
Zentrale Ablage der Personalakten
Die digitale Personalakte ermöglicht es Ihnen, alle mitarbeiterbezogenen Informationen zentral an einem Ort zu speichern und effektiv zu verwalten. Wir verbinden Ihre HR-Software (z.B. SAP HCM) mit der digitalen Personalakte von inPoint zur gemeinsamen Nutzung von Mitarbeiter, Stammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb Ihrer HR-Lösung. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich.
Effiziente Handhabung der Personalprozesse
Die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Effizienz und Transparenz verschiedener Prozesse, darunter Urlaubsanträge und Bewerbermanagement. Durch die workflow-gestützte Automatisierung sämtlicher personalbezogener Prozesse wird sichergestellt, dass keine Aufgaben oder Arbeitsschritte mehr in Vergessenheit geraten. Automatische Wiedervorlagen und eine effiziente Aufgabenverwaltung gewährleisten eine reibungslose Abwicklung.
Revisionssichere Personalmanagement Software
Unsere digitalen Akten sind gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen physisch geschützt und somit vor Löschung sicher. Dies stellt sicher, dass hypersensible digitale Dokumente rechtssicher aufbewahrt werden und den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Wir haben unsere Rechtskonformität gemäß IDW PS 880 bestätigen lassen. Weitere Informationen dazu finden Sie HIER.
Digitale Personalakte: effizientes Personalmanagement
Unsere digitale Personalakte ermöglicht standortübergreifenden Zugriff, unabhängig von Ihrem genutzten Gerät – sei es ein Smartphone, Tablet oder Laptop. Dank dieser digitalen Akte können Sie bequem von jedem Ort aus auf Ihre Personalunterlagen zugreifen und Dokumente bearbeiten. Der webbasierte Zugang zur digitalen Personalakte passt sich Ihrem Tagesablauf an und ermöglicht Ihnen freies und flexibles Arbeiten. Damit haben Sie stets die volle Kontrolle über Ihre HR-Prozesse, unabhängig von Ort und Zeit.
Funktionen unserer digitalen Personalakte im Überblick
Personalablagen zusammenführen
Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen, was zusammengehört. Personenbezogene Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop in die digitale Akte gezogen und zentral abgelegt.
Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden.
Datenschutz & Aufbewahrungsfristen
Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen, unter Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen.
Sensible Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und konform archiviert
Ortsunabhängiger Zugriff
Die digitale Personalakte steht in mehreren Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen, wo sie entstehen und bearbeitet werden.
Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung und einfach zu bedienender Baumstruktur.
Mitarbeiterservice
Die Erinnerungsfunktion der digitalen Personalakte unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig an z.B. fällige Schulungen zu erinnern. inPoint versendet E-Mailbenachrichtigungen an die betroffenen Mitarbeiter über bevorstehende Termine.
Importieren Sie automatisch die Belege zu Gehaltsabrechnungen als PDF Datei nach inPoint und senden Sie diese an die jeweiligen Mitarbeiter.
Digitale Workflows
Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit HR Prozesse zu automatisieren. Via Onlineformulare sind Mitarbeiter in der Lage, Dienstfreistellungen (z.B. Urlaub) und Änderungen persönlicher Daten der Personalabteilung mitzuteilen.
Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden.
Einsicht Personalakte
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht der eigenen Personalakte. inPoint ermöglicht Ihnen diesem Recht in lesender Form nachzukommen. Entweder temporär oder unbefristet.
Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
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