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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Viele Organisationen bearbeiten ihre Rechnungen, die per Post oder als E-Mail eingehen, nach wie vor analog.
Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen setzen noch auf analoge Prozesse bei ihrer Rechnungsverwaltung.
Die analoge Rechnungsverarbeitung ist jedoch zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig.
Um die Rechnungsverarbeitung effizienter zu gestalten, setzten Organisationen deshalb zunehmend auf eine digitale Rechnungsverarbeitung.
Das ermöglicht nicht nur ein papierloses Büro, sondern hat auch viele weitere Vorteile.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, was die digitale Rechnungsverarbeitung ist und wie auch Ihre Organisation davon profitieren kann.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Digitale Rechnungsverarbeitung: Definition
Eine elektronische Rechnung ist ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Bei elektronischen Rechnungen wird zwischen strukturierten Daten (z. B. EDI, XML), unstrukturierten Daten (z. B. PDF/JPEG/Word-Format oder E-Mail-Text) und hybriden Daten (ZUGPFeRD) unterschieden.
Von der digitalen Rechnungsverarbeitung spricht man, wenn Organisationen ihre Bestellungen elektronisch abwickeln.
Durch die digitale Rechnungsverarbeitung ist es somit möglich, auf Papierrechnungen zu verzichten und den kompletten Rechnungszyklus zu digitalisieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Rechnungszyklus
Der Rechnungszyklus umfasst die Dokumentation und Verarbeitung aller Bestelltransaktionen Ihrer Organisation, von ihrem Auftreten bis zu ihrer Abwicklung und Archivierung.
Er deckt somit sowohl die Beschaffung von Dienstleistungen und Produkten, als auch die Bearbeitung der dazugehörigen Rechnung, ab.
Beschaffungseitig verläuft der Rechnungszyklus von der Bestellungserstellung im ERP System, über die Bestellfreigabe, bis zum Erhalt der Dienstleistungen / Produkte inkl. des Lieferscheins (welcher anschließend in einer digitalen Akte archiviert wird).
Im nächsten Schritt befasst sich der Rechnungszyklus mit der Rechnung der erhaltenen Dienstleistungen / Produkte, die entweder zeitgleich zum Lieferschein oder etwas verzögert, eingeht.
Dieser Schritt verläuft vom Rechnungseingang im ERP System bis zur Zahlung der Rechnung (welche anschließend in einer digitalen Akte archiviert wird).
Ziel einer Rechnungsverarbeitungs-Software ist es, den gesamten Rechnungszyklus von Anfang bis Ende digital abzubilden, zu verfolgen und zu verwalten.
Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten für Rechnungen?
In Deutschland, Österreich und der Schweiz unterliegen Rechnungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
Aufbewahrungspflichten definieren, welche Geschäftsunterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen.
Der Gesetzgeber verfolgt hier zwei Ziele:
- Eine ordentliche und gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht Ihnen stets einen einfachen Zugriff auf relevante Dokumente.
- Eine ordentliche und gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht dem Finanzamt einen unkomplizierten Zugriff auf Geschäftsunterlagen – was besonders im Falle einer Betriebsprüfung wichtig ist.
Mit einer ordentlichen und gesetzeskonformen Aufbewahrung meint der Gesetzgeber die revisionssichere Archivierung.
Details zu den spezifischen Aufbewahrungspflichten- und fristen in Deutschland, Österreich und der Schweiz finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema Aufbewahrungspflichten.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Vorteile
Weniger Büro- bzw. Lagerflächen
Durch die Umstellung auf digitale Rechnungen und eine digitale Rechnungsverarbeitung benötigen Sie keine Ordner, Aktenschränke und Lagerflächen mehr, wodurch ihre Bürofläche anderweitig genutzt oder sogar reduziert werden kann.
Kosteneinsparungen
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihre Bürofläche zu reduzieren, profitieren Sie von Mieteinsparungen. Selbst wenn Sie Ihre Bürofläche nicht reduzieren, können Sie durch die digitale Rechnungsverarbeitung Papier-, Druck- und Portokosten einsparen. Hinzu kommen Kosteneinsparungen durch das Wegfallen von analogen Arbeitsabläufen.
Schnelle Abwicklung
Im Regelfall dauert die Durchlaufzeit einer Rechnung — vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe — mehrere Tage. Hierbei ist jedoch festzuhalten, dass die analoge Rechnungsverarbeitung mehr Tage in Anspruch nimmt, als die digitale Rechnungsverarbeitung. Grund hierfür ist meistens die Fragmentierung der Prozess- bzw. Arbeitsschritte.
Gesteigerte Transparenz
Die papiergebundene Rechnungsverarbeitung hat den Nachteil, dass Sie nur schwer einen transparenten Überblick über Ihren Rechnungsworkflow erhalten. Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht Ihnen jedoch, den Status von Rechnungen in Echtzeit einzusehen und sorgt für ein einheitliches und übersichtliches Arbeiten
Remote Work
Viele Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung ermöglichen Ihnen auch, von mobilen Endgeräten, wie Tablets oder Smartphones, auf Ihren Rechnungsworkflow zuzugreifen. So sind Sie stets in der Lage, ortsunabhängig an der Rechnungsverarbeitung teilzunehmen — vom Rechnungseingang bis hin zur Rechnungsarchivierung.
Intelligente Suche
Die meisten Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung verfügen sowohl über eine Texterkennung als auch eine integrierte Volltextsuche. So können Sie beispielsweise gezielt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen und die dazugehörige Rechnung oder damit verbundene Dokumente, , schnell finden und bearbeiten.
Mehr Zuverlässigkeit
Softwarelösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind zudem meistens mit einer Wiedervorlagen Funktion ausgestattet, welche Ihnen alle relevanten Fristen und Stichtage zeitgerecht anzeigt und meldet. Nicht eingehaltene Zahlungsfristen und entgangene Skonti können Sie so stets vermeiden, welches Ihre Organisation zu einem zuverlässigen Geschäftspartner macht.
Datenschutz & Compliance
In einem elektronischen Archiv, das mit Softwarelösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung verbunden ist, können Ihre Daten und Dokumente über den gesamten Zyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt werden. Datenverluste werden so minimiert und sämtliche Voraussetzungen nach GoBD und DSGVO werden eingehalten
Digitale Rechnungsverarbeitung mit inPoint
Wir stellen Ihnen mit inPoint eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung zur Verfügung, die in mehreren Stufen bis zur komplexen vollautomatischen Belegverarbeitung mit Anbindung an FI Systeme ausgebaut werden kann.
inPoint ermöglicht Ihnen auch, Rechnungen auf Ihrem Tablet oder Smartphone zu bearbeiten.
Durch den mobilen Zugriff bleiben Sie auf dem Laufenden und der Rechnungsworkflow in Ihrer Organisation verläuft stets reibungslos.
Hinzu kommt, dass Zugriffsrechte in inPoint bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden können.
So können unbefugten Zugriff jederzeit vermieden und Compliance-Richtlinien gewahrt werden.
Des Weiteren unterliegen alle Rechnungen in inPoint einer Versionskontrolle und der exakte Versionsverlauf kann zu jeder Zeit eingesehen werden.
Fazit
Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen bearbeiten Rechnungen, die per Post oder als E-Mail eingehen, nach wie vor analog.
Das liegt unter anderem daran, dass viele Organisationen der Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe mit viel Skepsis gegenübertreten.
Die analoge Rechnungsverarbeitung ist jedoch zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig.
Deshalb setzen immer mehr Organisationen auf eine digitale Rechnungsverarbeitung.
Die digitale Rechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile mit sich, wie beispielsweise Kosteneinsparungen, eine schnellere Rechnungsabwicklung und einen besseren Datenschutz.
Mit inPoint stellen wir Ihnen die optimale Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung zur Verfügung.
Wir zeigen Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie auch Sie mit der inPoint Lösung Ihren Rechnungsworkflow digitalisieren können!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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