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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
In vielen mittelständischen Unternehmen ist die Bearbeitung von Eingangsrechnungen nach wie vor durch manuelle Arbeitsschritte geprägt. Unabhängig davon, ob Belege per Post oder als PDF-Anhang eingehen, folgen auf den Empfang meist zeitintensive Prozesse: Die Daten werden händisch erfasst, zur sachlichen Prüfung an die Verantwortlichen weitergeleitet und anschließend manuell kontiert und gebucht. Diese lineare Abfolge führt in der Praxis häufig zu langen Durchlaufzeiten und einer erschwerten Statuskontrolle.
Wenn Unternehmen ihren Rechnungsworkflow optimieren, lösen sie diese starren Strukturen auf. Das Ziel ist es, den gesamten Weg von der Erfassung bis zur Archivierung zu beschleunigen und Fehlerquellen durch Medienbrüche zu eliminieren. Eine digitale Rechnungsverarbeitung sorgt dafür, dass Daten automatisiert ausgelesen werden und jedem Verantwortlichen exakt die Informationen vorliegen, die für die nächste Freigabe notwendig sind.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Rechnungsworkflow: Definition und operative Bedeutung
Ein moderner Rechnungsworkflow umfasst die Gesamtheit aller Schritte, die eine Eingangsrechnung innerhalb einer Organisation durchläuft – vom physischen oder digitalen Posteingang bis zur finalen Buchung im ERP-System und der gesetzeskonformen Archivierung. In der Fachwelt wird hierbei oft vom „Purchase-to-Pay“-Prozess (P2P) gesprochen, wobei der Fokus im Dokumentenmanagement speziell auf der Validierung und Freigabe liegt.
Die bloße Umwandlung einer Papierrechnung in ein PDF greift dabei zu kurz. Eine professionelle digitale Rechnungsverarbeitung zeichnet sich dadurch aus, dass sie unstrukturierte Daten (wie eingescannte Belege oder einfache PDFs) und strukturierte Daten (wie ZUGFeRD oder XRechnung) vereinheitlicht. Die Definition einer optimierten Prozesskette beinhaltet heute zwingend die automatisierte Extraktion von Kopf- und Positionsdaten. Erst wenn das System den Rechnungssteller, die Beträge und die Steueranteile selbstständig erkennt und gegen die Stammdaten im führenden System abgleicht, ist die Grundlage für eine echte Prozessoptimierung geschaffen.
Wie sieht das in Ihrer Praxis aus? Oft scheitert Effizienz an der fehlenden Verknüpfung zwischen dem Rechnungseingang und den vorhandenen Bestell- oder Stammdaten. In einem DMS wie inPoint mit digitaler Rechnungsverarbeitung können Unternehmen den kompletten Rechnungszyklus digitalisieren.
Der Rechnungszyklus: Von Beschaffung bis Buchhaltung
Trifft die Rechnung schließlich ein – sei es per Scan, E-Mail oder in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD – beginnt die operative Bearbeitungsphase. Der entscheidende Vorteil der digitalen Verarbeitung in einem System wie inPoint DMS liegt hier im automatisierten Abgleich: Das System erkennt die Daten auf dem Beleg und ordnet sie sofort der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang zu.
Dieser Prozessschritt minimiert den manuellen Prüfaufwand erheblich. Statt Rechnungszeilen händisch mit Lieferscheinen zu vergleichen, meldet das System lediglich Abweichungen. Sind die Daten konsistent, kann die Freigabe und anschließende Zahlung medienbruchfrei erfolgen. Alle beteiligten Dokumente fließen am Ende des Zyklus automatisch in die digitale Akte ein. Dies stellt sicher, dass der gesamte Vorgang auch Jahre später für Wirtschaftsprüfer oder interne Revisionen lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Messbare Vorteile: Warum sich die Optimierung Ihres Rechnungsworkflows auszahlt
Weniger Büro- bzw. Lagerflächen
Durch die Umstellung auf digitale Rechnungen und eine digitale Rechnungsverarbeitung benötigen Sie keine Ordner, Aktenschränke und Lagerflächen mehr, wodurch ihre Bürofläche anderweitig genutzt oder sogar reduziert werden kann.
Kosteneinsparungen
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihre Bürofläche zu reduzieren, profitieren Sie von Mieteinsparungen. Selbst wenn Sie Ihre Bürofläche nicht reduzieren, können Sie durch die digitale Rechnungsverarbeitung Papier-, Druck- und Portokosten einsparen. Hinzu kommen Kosteneinsparungen durch das Wegfallen von analogen Arbeitsabläufen.
Schnelle Abwicklung
Im Regelfall dauert die Durchlaufzeit einer Rechnung — vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe — mehrere Tage. Hierbei ist jedoch festzuhalten, dass die analoge Rechnungsverarbeitung mehr Tage in Anspruch nimmt, als die digitale Rechnungsverarbeitung. Grund hierfür ist meistens die Fragmentierung der Prozess- bzw. Arbeitsschritte.
Gesteigerte Transparenz
Die papiergebundene Rechnungsverarbeitung hat den Nachteil, dass Sie nur schwer einen transparenten Überblick über Ihren Rechnungsworkflow erhalten. Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht Ihnen jedoch, den Status von Rechnungen in Echtzeit einzusehen und sorgt für ein einheitliches und übersichtliches Arbeiten
Remote Work
Viele Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung ermöglichen Ihnen auch, von mobilen Endgeräten, wie Tablets oder Smartphones, auf Ihren Rechnungsworkflow zuzugreifen. So sind Sie stets in der Lage, ortsunabhängig an der Rechnungsverarbeitung teilzunehmen — vom Rechnungseingang bis hin zur Rechnungsarchivierung.
Intelligente Suche
Die meisten Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung verfügen sowohl über eine Texterkennung als auch eine integrierte Volltextsuche. So können Sie beispielsweise gezielt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen und die dazugehörige Rechnung oder damit verbundene Dokumente, , schnell finden und bearbeiten.
Mehr Zuverlässigkeit
Softwarelösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind zudem meistens mit einer Wiedervorlagen Funktion ausgestattet, welche Ihnen alle relevanten Fristen und Stichtage zeitgerecht anzeigt und meldet. Nicht eingehaltene Zahlungsfristen und entgangene Skonti können Sie so stets vermeiden, welches Ihre Organisation zu einem zuverlässigen Geschäftspartner macht.
Datenschutz und Compliance
In einem elektronischen Archiv, das mit Softwarelösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung verbunden ist, können Ihre Daten und Dokumente über den gesamten Zyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt werden. Datenverluste werden so minimiert und sämtliche Voraussetzungen nach GoBD und DSGVO werden eingehalten. In Verbindung mit der automatisierten Archivierung halten Sie zudem alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für eine rechtskonforme Archivierung von Rechnungen ohne manuellen Aufwand ein.
Rechnungsworkflow optimieren mit inPoint
Mit inPoint automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow von der ersten Datenerfassung bis zur Übergabe an Ihr ERP-System oder Buchungsprogramme wie DATEV.
Die Software sorgt für einen reibungslosen Datenfluss und steuert Freigabeprozesse exakt nach Ihren Vorgaben – inklusive mobilem Zugriff für ortsunabhängiges Arbeiten. Durch die lückenlose Versionskontrolle und ein detailliertes Berechtigungskonzept sichern Sie höchste Compliance-Standards, während die automatisierte Datenextraktion manuelle Fehler minimiert.
Sie möchten erfahren, wie Sie Ihre Prozesse konkret beschleunigen können? Einen Überblick über alle Funktionen und Integrationsmöglichkeiten finden Sie auf unserer Seite zur digitalen Rechnungsverarbeitung.
Und in einem unverbindlichen Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen gerne live, wie schnell Sie mit inPoint Ihren Rechnungsworkflow digitalisieren können!
DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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