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Stephan Gehling
- Dokumentenmanagement, KI
Im Rechnungswesen sprechen wir längst nicht mehr nur darüber, Belege digital zu erfassen. Es geht um mehr: um intelligente Verarbeitung, automatisierte Prüfmechanismen und belastbare Entscheidungsgrundlagen. Was bedeutet das konkret? Und wie verändert sich dadurch der Arbeitsalltag in Finanzabteilungen?
Wir haben mit Martin Leitner, Geschäftsleiter bei H&S und technischer Experte für digitale Rechnungsverarbeitung, gesprochen.
Inhaltsangabe
Was ist der Status quo im Rechnungswesen bei KMU?
Martin Leitner:
„Vor Kurzem habe ich mit rund 120 berufsbegleitend studierenden Wirtschaftsinformatikern an der FH Wiener Neustadt diskutiert, wie künstliche Intelligenz die Rechnungsverarbeitung verändert. Viele von ihnen arbeiten bereits in Finanzabteilungen. Das Bild war eindeutig: Das Interesse an Digitalisierung und KI im Finanzwesen ist groß – die Realität ist jedoch häufig noch stark manuell geprägt.
In vielen Unternehmen werden Rechnungen nach wie vor positionenweise geprüft, kontiert und abgeglichen. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig und führt zu langen Durchlaufzeiten, fehlender Transparenz über offene Verbindlichkeiten und einer verzögerten Liquiditätssteuerung. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance und Governance. Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung sind Pflicht. Manuelle Prozesse geraten hier schnell an ihre Grenzen”.
Wie sieht die Digitalisierung im Rechnungswesen heute aus?
Martin Leitner:
„Sobald eine Rechnung im DMS eingeht, startet automatisch eine mehrstufige Verarbeitung:
- Extraktion von Kopf- und Positionsdaten
- Abgleich mit Kreditoren- und Stammdaten
- Dublettenprüfung
- Vergleich mit Bestellung und Wareneingang
- Plausibilitäts- und Betragsprüfungen
Rechnungen werden nicht mehr nur gelesen, sondern sie werden inhaltlich eingeordnet von der Bestellung über den ersten Rechnungseingang bis zur finalen Buchung. So digitalisiert und optimiert moderne Technologie den gesamten Procure-to-Pay-Prozess”.
Warum reicht klassische OCR-Technologie nicht mehr aus?
Martin Leitner:
„OCR erkennt Zeichen. Aber OCR versteht keinen Kontext. Das System weiß nicht, ob ein Betrag logisch ist, ob eine Rabattlogik korrekt angewendet wurde oder ob eine Position zur Bestellung passt. Es liefert Rohdaten, aber die Interpretation erfolgt weiterhin über Regeln oder manuelle Prüfungen. Das führt zu einer begrenzten Automatisierungstiefe, denn eine autonome Verarbeitung ist mit reiner OCR nicht möglich. Wenn Unternehmen ihr Rechnungswesen digitalisieren wollen, brauchen sie mehr als Texterkennung. Sie benötigen Systeme, die Bedeutung erfassen und Zusammenhänge bewerten können”.
Was unterscheidet KI-gestützte Rechnungsverarbeitung von klassischer OCR?
Martin Leitner:
„KI in der Rechnungsverarbeitung ist kein einzelnes Modell, sondern ein Zusammenspiel mehrerer Komponenten wie Texterkennung, Content Understanding, Validierungsmodelle, Lernende Vorschlagsmodelle oder Regel- und Vergleichslogiken.
Das System erkennt mit KI nicht nur Beträge oder Rechnungsnummern. Es versteht beispielsweise Netto- und Brutto-Logiken, implizite Rabatte, Positionsbezüge über mehrere Seiten oder Abweichungen vom üblichen Lieferantenverhalten. Je mehr Belege verarbeitet werden, desto präziser werden die Vorschläge. Das System analysiert kontinuierlich historische Rechnungen und Kontierungsentscheidungen, lernt und entsteht eine intelligente Automatisierung”.
Welche Vorteile bietet KI im Rechnungswesen konkret?
Martin Leitner:
„Der größte Vorteil von KI im Rechnungswesen liegt in der Automatisierungstiefe. Standardrechnungen können vollständig automatisiert verarbeitet werden – bis hin zur Dunkelbuchung.
Der Grad der Automatisierung hängt dabei natürlich mit einigen Voraussetzungen zusammen. Zum Beispiel, dass Rechnungen in strukturiertem Format vorliegen oder die Bestellung mit Wareneingang vorhanden ist. Bei unseren Kunden sehen wir dann deutlich: Je höher die Anzahl an Rechnungen mit Bestellbezug, desto höher auch die Dunkelbuchungsrate, also dass Rechnungen den gesamten Prozess ohne manuellen Eingriff durchlaufen. Meist zu 80 %. Wenn es bei den restlichen 20 % Abweichungen gibt, wird die Rechnung aber automatisch zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
Das System markiert präzise die Auffälligkeiten und schlägt mögliche Lösungswege vor. Mitarbeiter konzentrieren sich ausschließlich auf diese Ausnahmefälle und so gewinnen Unternehmen deutlich kürzere Durchlaufzeiten, eine geringere Fehlerquote und höhere Transparenz”.
Bedeutet KI im Rechnungswesen, dass Entscheidungen künftig automatisiert getroffen werden?
Martin Leitner:
„Nein. Und das ist ein zentraler Punkt. KI im Rechnungswesen ist keine Entscheidungsinstanz, sondern eine Vorbereitungsebene. Sie strukturiert Informationen, reduziert Such- und Prüfaufwand und macht qualifizierte Vorschläge – etwa bei Kontierung, Bestellabgleich oder der Bewertung von Abweichungen.
Die Verantwortung bleibt bewusst beim Menschen. Fachabteilungen behalten die Kontrolle über Freigaben, Buchungen und Bewertungen. KI schafft dafür die Grundlage, indem sie Daten zusammenführt, Auffälligkeiten transparent macht und Entscheidungsoptionen aufzeigt.
Gerade diese Zusammenarbeit ist der eigentliche Fortschritt: maschinelle Effizienz bei Routineaufgaben kombiniert mit fachlicher Expertise bei Ausnahmefällen. So entstehen kürzere Durchlaufzeiten, eine höhere Datenqualität und mehr Sicherheit in der Prozesssteuerung – ohne dass die Entscheidungshoheit aus der Organisation verschwindet.“
Wie verändert KI dann den Arbeitsalltag im Rechnungswesen?
Martin Leitner:
„Im Idealfall erreichen wir hohe Automatisierungsquoten. Standardrechnungen laufen automatisiert durch Plausibilitätsprüfung, Bestell- und Wareneingangsabgleich, Budgetprüfung und Freigabelogik. Nur Abweichungen oder Sonderfälle werden manuell bearbeitet. Das verschiebt den Fokus der Mitarbeitenden: Weniger Datenerfassung, mehr Analyse und Qualitätssicherung. Das Rechnungswesen wird datengetriebener und strategischer. Transparenz in Echtzeit wird zum Standard – nicht zur Ausnahme”.
Wohin entwickelt sich KI im Rechnungswesen?
Martin Leitner:
“Fünf Entwicklungen zeichnen sich klar ab:
- Strukturierte E-Rechnungen werden zum Standard.
- Die Automatisierungsquote steigt weiter.
- Echtzeit-Transparenz wird selbstverständlich.
- Archivierung und Governance sind direkt in den Prozess integriert.
- Insellösungen verschwinden – Integration entscheidet.
Und für mich zeigt sich in der engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden: Diese Transformation ist keine Zukunftsvision. Sie findet bereits statt”.
Fazit: Rechnungswesen digitalisieren heißt Prozesse neu denken
„Wenn Rechnungen denken lernen“ ist kein Marketingbild, sondern beschreibt eine technologische Entwicklung für weniger manuelle Routinen, bessere Datenqualität, schnellere Prozesse und fundiertere Entscheidungen. Wer seine Rechnungsverarbeitung konsequent digitalisiert, schafft die Grundlage für Effizienz, Compliance und strategische Steuerung.
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