SAP Archivierung effizient und revisionssicher umsetzen

SAP hat sich über die Jahre hinweg als unverzichtbarer Akteur in der Welt der Geschäftsprozesse etabliert. Das SAP ERP unterstützt Unternehmen durch vielfältige Anwendungen dabei, Ressourcen effizient zu verwalten und Prozesse zu optimieren. Durch die Integration verschiedener Bereiche im Unternehmen in einem System steigt die Menge an gespeicherten Daten exponentiell an. Darunter fallen insbesondere Transaktionen, Dokumente und Berichte. In diesem Kontext drängt sich die Notwendigkeit der Archivierung von Daten und Dokumenten auf. Denn die SAP Archivierung ist entscheidend, um die Systemleistung zu optimieren und die Datensicherheit zu gewährleisten. 

Es stellen sich also die Fragen: Welche Archivierungsstrategien ermöglichen es, sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten als auch historische Daten sicher zu speichern? Welche effizienten elektronischen Archivsysteme können eingesetzt werden, um sowohl die Komplexität als auch die damit verbundenen Kosten zu bewältigen?

Inhaltsangabe

Grundlagen der SAP Archivierung

In der Welt der SAP Datenarchivierung stehen verschiedene Instrumente bereit, um die Herausforderung der Datenverwaltung zu bewältigen. Der SAP Content Server fungiert als Knotenpunkt im ERP-System, verknüpft Module und bietet kostenlose Speicherung. Jedoch ist dieser keine ausreichende Archivierungslösung, da eine revisionssichere Archivierung nicht gegeben ist.

Externe Archivsysteme wie DMS und ECM treten auf den Plan, um die Prozesssteuerung zu erleichtern und eine effiziente Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Doch welche Rolle spielen sie in der SAP Archivierung, und wie ergänzt das hierarchische Speicher-Management diese Landschaft?


– ECM (Enterprise Content Management):

Bei ECM handelt es sich um eine umfassende Strategie, um sämtliche digitale und physische Inhalte eines Unternehmens zu verwalten. Dazu zählen Dokumente und Daten über die gesamte Firmenentwicklung hinweg. ECM zielt darauf ab, die Verfügbarkeit relevanter Informationen zu verbessern, die Compliance zu fördern und die Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu optimieren.


– DMS (Dokumentenmanagement-System):

Ein DMS ist eine Softwarelösung für das Erstellen, Verwalten, Organisieren und Speichern von elektronischen Dokumenten zu erleichtern. Es ermöglicht effiziente Verwaltung von archivierten Dokumenten, unabhängig von ihrem Format oder ihrer Herkunft. Dazu werden oft Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle, Workflow-Integration und Archivierung unterstützt.

Warum ist SAP Archivierung wichtig?

Die elektronische Archivierung von Daten ermöglicht es Unternehmen, wertvollen Speicherplatz in Ihrem SAP-System freizugeben. Dies wiederum führt zu einer verbesserten Systemleistung, da weniger Daten verarbeitet und gespeichert werden müssen. Dieser Prozess wirkt sich positiv auf die Antwortzeiten von Daten und Dokumenten Ihrer Systeme aus.

Somit wird die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse gesteigert und die Nutzerfreundlichkeit erhöht. SAP Archivierung hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Daten gemäß Vorschriften aufzubewahren und zu verwalten.

Gesetzliche Vorgaben zur Datenarchivierung im DACH-Raum

Im DACH-Raum müssen Unternehmen gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung beachten. Diese betreffen die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten und den Schutz persönlicher Daten. Dazu zählen:

1. Gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung in Deutschland:

  • Handelsgesetzbuch (HGB): Gemäß § 257 HGB sind Unternehmen verpflichtet, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. 
  • Abgabenordnung (AO): Der § 147 AO legt fest, wie steuerliche Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren sind. Es ist erforderlich, dass deutsche Firmen bestimmte Dokumente für 10 Jahre aufbewahren, darunter Bücher, Abschlüsse, Lageberichte und sonstige steuerrechtlich relevante Dokumente, die sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG): Das KonTraG legt Anforderungen für Risikofrüherkennung und -steuerung fest, enthält jedoch keine klaren Aufbewahrungsfristen.
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Sowohl das BDSG als auch die DSGVO setzen Regeln für die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Besondere Bedeutung haben dabei Art. 5 und Art. 17 der DSGVO sowie § 38 BDSG (alte Fassung).
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): GoBD legt konkrete Anforderungen für die Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff fest.

2. Gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung in Österreich:

  • Aufbewahrungspflicht in Österreich: 7 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege gemäß § 132 Bundesabgabenordnung.
  • Verlängerte Aufbewahrung: bei anhängigen gerichtlichen/behördlichen Verfahren oder Abgabenverfahren (§ 212 UGB, § 132 Abs. 1 AO).
  • Geschäftsunterlagen können in Papierform oder digital aufbewahrt werden.
  • Bei digitaler Aufbewahrung: Vollständige, geordnete, inhaltsgleiche, urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist erforderlich.

3. Gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung in der Schweiz:

  • Aufbewahrungspflicht in der Schweiz: Geschäftsbücher und -korrespondenzen, sowie Buchungsbelege müssen laut Obligationenrecht Artikel 958f Ziffer 1 für 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen verbunden sind: Aufbewahrungspflicht von 20 Jahren.
  • Mehrwertsteuergesetz (Artikel 70): Untermauert die Aufbewahrungspflicht.
  • Bei ausstehender Steuerforderung dauert die Aufbewahrungspflicht bis zur Verjährung.
  • Schriftliche Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen: Jahresrechnung, Revisionsbericht, Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen digital aufbewahrt werden.
  • Digital archivierte Dokumente müssen durchgehend lesbar und manipulationssicher sein.

Die gesetzlichen Vorgaben für die Dokumentenaufbewahrung im DACH-Raum zielen darauf ab, durch eine revisionssichere Archivierung stets einen einfachen Zugang zu wichtigen Unterlagen zu ermöglichen.

Herausforderungen in der SAP Archivierung

Die Datenarchivierung in SAP-Umgebungen stellt Unternehmen vor eine Reihe von Problemen. Diese umfassen technische Aspekte bis hin zu Compliance-Anforderungen. Im Folgenden werden einige zentrale Punkte aufgezeigt:

  • Datenmenge und Wachstum: Im Laufe der Jahre sammeln sich in SAP-Systemen große Datenmengen in Unternehmen an. Dadurch wird die Systemleistung beeinträchtigt und höhere Speicherkosten verursacht.
  • Komplexität im Archivierungsprozess: In SAP-Systemlandschaften mit einer Vielzahl von Archivierungsobjekten ist eine präzise Planung und Umsetzung von Archivierungsstrategien entscheidend.
  • Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung von Gesetzen und branchenspezifischen Compliance-Anforderungen ist eine wichtige Herausforderung. Besonders in Bezug auf Datenschutz, Aufbewahrungspflichten und Datenzugriff.
  • Technologische Kompatibilität und Integration: Die Integration von Archivierungslösungen in bestehende SAP-Systeme und die Sicherstellung der technologischen Kompatibilität können komplex sein.
  • Kosten und Ressourcenmanagement: Die Umsetzung und Pflege von Archivierungslösungen erfordert beträchtliche finanzielle und personelle Ressourcen. Dies stellt viele Unternehmen vor Probleme.
 

Die Auswahl des richtigen Archivsystems für SAP-Systeme ist entscheidend für die Optimierung von Performance, Compliance und Kosten. Kann es daher sinnvoll sein, eine Drittanbieter-Lösung für die SAP Archivierung in Betracht zu ziehen?

Warum sind Drittanbieter relevant?

In der Datenarchivierung werden externe Anbieter zunehmend wichtiger. Sie bieten spezialisierte Funktionen und Vorteile jenseits der SAP-Standardfunktionen. Besonders das Fachwissen und die Expertise für revisionssichere Archivierung sind hier hervorzuheben.

Jedes Unternehmen besitzt eigene Anforderungen und Geschäftsprozesse, auf die flexibel mit maßgeschneiderten Lösungen eingegangen werden kann. Durch regelmäßige Updates wird eine hohe Zukunftssicherheit gewährleistet, indem auf aktuelle Problemstellungen oder rechtliche Änderungen reagiert wird. Drittanbieter-Lösungen bieten oft eine nahtlose Integration mit SAP-Anwendungen, wodurch eine reibungslose Implementierung und Nutzung ermöglicht wird. Durch die gezielte Ausrichtung gewährleisten SAP-zertifizierte Anbieter wie H&S eine Kompatibilität und Interoperabilität mit bestehenden SAP-Landschaften.

Wie eingangs beschrieben, spielt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben in der Datenarchivierung eine zentrale Rolle. Drittanbieter unterstützen Unternehmen zusätzlich bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Compliance-Anforderungen, indem sie zuverlässige Archivierungsrichtlinien implementieren.

Eine solche Lösung bringt nicht nur mehr Effizienz, sondern auch Möglichkeiten zur Kostensenkung. Die Gesamtkosten werden durch intelligente Prozesse und flexible Skalierbarkeit minimiert. Diese effizienten Abläufe und Compliance-Optimierungen tragen zu einem positiven Return on Investment (ROI) bei. Eine Archivierungslösung schafft nicht nur finanziellen Spielraum, sondern steigert auch den Wert Ihrer SAP-Investition.

 

Mehrwert von inPoint Content Server für SAP® (CSS)

Der inPoint Content Server ist eine zertifizierte SAP-Lösung für effizientes Dokumentenmanagement und Archivierung. Es eignet sich für mittelständische Unternehmen und Konzerne. Es bietet eine schrittweise Erweiterung von grundlegender Archivierung bis hin zum umfassenden Enterprise Content Management (ECM).

Unser Angebot reicht von Grundmodulen wie SAP® archive basic bis hin zu erweiterten Funktionen wie SAP® archive plus. Diese Module fügen sich perfekt in SAP-Systeme ein. Es erleichtert die effiziente Verwaltung von archivierten Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten.

Hier sind einige Funktionen, die inPoint CSS von anderen Lösungen abheben:

Automatische Belegerfassung

Unsere automatische Belegerfassung für SAP Businesslösungen optimiert Ihre Prozesse. Scanner erfassen Ihre Belege und wandeln diese in ein maschinenlesbares Format um. Belege werden dem SAP System (z. B. FI) übergeben, wodurch Ihr Arbeitsaufwand drastisch reduziert wird.

Übergreifendes Workflow System

Unsere kostengünstige Lösung in inPoint Enterprise für SAP ermöglicht die einfache Integration von Mitarbeitern in SAP Business Workflows. Ohne hohe Lizenzkosten und Schulungsaufwand.

inPoint überall nutzen

inPoint CSS fungiert als Ihr Backoffice Assistent, wo Dokumente entstehen und genutzt werden. Nutzen Sie unsere Apps – inPoint Outlook, inPoint Office, inPoint Explorer und inPoint Desk, um SAP Dokumente auf vielfältige Weise zu verwenden.

Nahtlose Integration

Mit inPoint CSS garantiert Ihnen die H&S Heilig und Schubert Software AG die technische Konformität von inPoint CSS ILM basic 2021 und inPoint CSS AL basic 2021 mit den SAP-Zertifizierungsverfahren. Dazu zählen unsere folgenden zertifizierten Integrationsmöglichkeiten:

  •  SAP S/4HANA 2020 über die SAP-Integration mit S/4-BC-ILM 1.0
  • SAP S/4HANA 1909 über die SAP-Integration mit S/4-BC-AL 7.20
  • SAP NetWeaver 7.50 über die SAP-Integration mit BC-AL 7.20
Dokumentenverwaltung für SAP. Mit inPoint abgelegte Dokumente werden direkt in der SAP Fachapplikation aufgerufen und im SAP Viewer angezeigt.

Schlussfolgerung für Unternehmen

inPoint CSS, der Content Server für SAP, ist ein vielseitiges und zertifiziertes Dokumentenverwaltungs- und Archivsystem. Es fungiert als unverzichtbarer BackOffice-Assistent für Ihr Unternehmen. Die schrittweise Erweiterung von grundlegender Archivierung bis zum umfassenden Enterprise Content Management System (ECM) bietet Ihnen eine skalierbare Lösung. inPoint CSS passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an.

Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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Stephan Gehling

Stephan Gehling

Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.

Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.

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